办事处日常工作行为规范.docx
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办事处日常工作行为规范
办事处日常工作行为规范
签发：
SD2005818-01
为了明确日常工作，规范工作行为，工作责任到人，同时为公司对职员的考核提供依据，特制定本规范：
一、办事处日常工作行为规范：
1、依照公司目前市场状况，办事处的设立以省级为单位，再依照网络分布情形，设立办事点。
2、省级办事处设立助理一名（能够由市场人员兼任，但必须由公司指派），负责协助办事处经理处理日常事务。
3、办事处作息时刻：
每周一至周六为正常工作日，每日工作时刻为：
上午8：
30－12：
00、下午1：
30－6：
00，工作时刻内，办事处必须保持有工作人员在岗。
4、办事处日常行为规范：
1、事处每日上班、下班必须进行卫生清理，以保持室内的整洁。
2、办公地点内的各种物品必须摆放有序、整齐。
3、工作人员接人待物必须使用文明语及礼貌用语，接听必须使用统一开场白：
您好！
飞鸽药业，请问有什么能够关心您的吗？
4、工作人员着装必须大方得体，保持整洁，男士不得穿短裤、背心及拖鞋，不得蓄发及胡须；女士不得穿奇装异服及过分暴露的服装，不留长指甲、不穿拖鞋、不得佩戴夸张饰品。
5、办事处内人员必须保持团结，不准打架、斗殴、赌博、喝酒、在规定的作息时刻内不准打牌以及进行他娱乐活动。
必须注重与邻里间的公共关系，不得做出阻碍邻里生活的情况。
6、办事处不得逗留无关人员或办事处工作人员的亲属。
7、办事处经理负责办事处财产的治理工作，若属人为损坏或发生丢失则由办事处经理负责照价赔偿。
8、办事处所有职员必须保证24小时开通，每月规定时刻内需按工作安排递交各类表格及相关文件。
5、办事处日常工作：
1、月27日为月度会议时刻（或遇节假日，可顺延）。
2、每月28日，办事处必须向营销中心上报下月工作打算。
（附一）
3、每月2日，办事处必须向营销中心上报上月工作总结。
（附二）
4、因某事需临时沟通时，办事处需以工作联系单的方式上报。
5、关于办事处所有上报文件，必须在得到批复后方可执行。
6、关于突发事件，需紧急处理而不能及时以工作联系单（附三）进行上报的可直截了当通过汇报，得到承诺后执行，事后得补办工作联系单。
7、办事处对各类文件需分类汇总、存档。
8、办事处对下属职员组织定期培训。
9、办事处对下属职员的工作进行指导、监督与考核。
10、办事处不定期对各地区市场进行走访、了解网络情形（包括经销商、销售终端的运行、建立等）。
11、办事处除产品样品及赠品外，不得存放产品，若因存放产品而受到当地检察机关的查处，后果由办事处人员承担。
12、办事处负责产品与物料的统筹与治理。
13、办事处负责区域市场推广活动方案的拟定、实施与监督。
14、办事处于每月2日，上报竞争产品信息及行业动态报告（附四）。
15、每个职员日常工作日清日结，做好工作日志。
16、每个职员制定周工作打算与周工作总结。
二、办事处人员岗位职责：
1、省级经理
1、负责日常事务的和谐、处理工作。
2、负责办事处主管级以下人员的聘请、培训、考核及治理。
3、负责省区内的区域划分。
4、负责按照营销中心的营销方案完成各项指标与任务。
5、负责区域推广活动方案的拟定、实施与监督。
6、不定期走访市场，了解市场动态。
7、收集市场信息、汇总整理上报营销中心。
8、爱护处理各种公共关系。
9、各种市场费用的复核。
10、媒体广告的监控。
11、市场费用的操纵。
2、商务主管
1、区域内经销售（代理商的建立）
2、招商信息的传递。
3、经销商（代理商）关系的爱护。
4、经销商（代理商）产品的进、销、存跟踪。
5、经销商（代理商）的回访跟踪。
6、招商推广会的组织与和谐。
7、商务信息的收集与整理。
8、经销商（代理商）的综合评估。
9、回款任务的达成。
10、销售任务的达成。
3、地区主管（临床主管）
1、制定本区域月度工作打算。
2、对月度工作进行总结。
3、执行公司营销方案。
4、本区域工作人员的聘请与治理。
5、市场信息收集、整理与上报。
6、销售网络的建立与爱护。
7、了解产品流向、确保减少（杜绝）窜货。
8、推广方案的执行、监督与治理。
4、OTC业务人员（临床代表）
1、开发销售终端网络。
2、销售终端的客情爱护。
3、市场信息的收集与反馈。
4、推广活动的执行。
5、销售终端的进销存跟踪。
6、制定周工作打算与总结。
5、办事处助理
1、各种资料的汇总、统计、分类、归档。
2、各种费用的初步、审批。
3、协助办事处经理处理日常事务。
日常事务审批治理规定
签发：
SD2005818-02
为了明确各环节责任，保证市场与公司间沟通的顺畅，使营销中心决策快速的下达，促进市场正常、良性的进展，特制定本规定：
一、月度打算的上报与审批
1、各办事处于每月28日，上报本办事处的各种工作打算，本工作打确实是依照各地区办事机构的实际情形，综合各地区主管的意见而形成。
2、工作打算的内容：
1、广告宣传打算
2、促销活动打算
3、物料领用打算
4、回款打算
5、需货打算
6、出差打算
7、费用预算
8、网络开发建设打算
3、依照工作打算内容，后附相应表格：
1、广告宣传打算审批表（附五）
2、促销活动审批表（附六）
3、物料申请表（附七）
4、回款、需货打算表（附八）
5、出差打算表（附九）
6、网络开发打算表（附十）
4、针对相应需回复的表格，营销中心必须在2日内予以批复，并于3日回传各办事处，以免阻碍市场工作的开展。
5、媒体广告需提供媒介评估报告。
6、工作打算的上报审批程序。
汇总
地区主管办事处经理大区经理营销部经理营销总监
二、月度总结的上报
1、各办事处必须于每月2日前上报上月工作总结（附二），以便营销中心对办事处的考核。
2、工作总结的内容.
1、实际回款额
2、广告宣传执行
3、促销活动的评估
4、物料使用及库存情形
5、出差执行情形
6、网络开发情形
3、依照工作总结内容，后附相应表格：
1、回款、发货统计表（附十一）
2、广告宣传执行表（附十二）
3、促销活动评估表（附十三）
4、物料库存表（附十四）
5、网络资料表（附十五）
4、工作总结作为营销中心对办事处考核的重要依据，经营销中心对各项表格及数据统计后，进行评估，并将统计结果传给办事处。
5、工作总结上报程序。
汇总统计
地级主管办事处经理大区经理营销部营销总监
三、工作联系单的上报与审批
1、工作联系单适用于临时或突发性的事务上报（见附三工作联系单）
2、工作联系单的审批程序。
地级主管办事处经理大区经理营销部营销总监
广告推广执行行为规范
签发：
SD2005818-03
为了规范宣传、推广的执行行为，营销中心对宣传推广活动的监督与核查以及对办事处人员的考核，特制定本规定：
一、媒体广告的执行
1、关于电视及报纸媒体的广告，应第一对媒体进行评估，包括时段、受众目标、发行量（收视率）及覆盖面积、投放费用等。
2、依照综合评估结果确定媒体。
3、制定媒体投放排期。
4、签订媒体投放协议：
（协议必须通过营销中心审核批准后，方可签订）。
5、媒体投放监测。
（电视广告的收视率、播放时段、报纸广告的投放日期、内容等）
二、宣传终端与销售终端的推广执行
1、宣传终端（社区）
1、宣传终端的选择：
目标群体相对集中的社区；
销售终端同类产品销量较大的临近社区；
老式住宅的社区。
2、宣传方式
产品试用活动＋物料宣传（鼓舞以此方式进行，也可依照专门缘故单项进行）
3、宣传步骤
A、与居委会联系、沟通、表达公司的公益意愿，进而确定产品试用活动的时刻。
B、产品试用活动的前期铺垫：
居委会信息的传递、张贴产品海报及活动信息。
C、借助居委会发放试用产品（活动当日应对居委会进行简单布置，使用一些形象宣传物料，如：
X展架、横幅、POP等）
D、收集使用试用产品患者的资料。
E、坚持社区内公司宣传物料的使用，并对试用客户进行回访。
2、销售终端
1、销售终端的选择
A、人流量专门大的药店。
B、同类产品销量较大的药店。
C、对产品及公司专门支持的药店。
D、比较适合做形象宣传的药店。
2、宣传方式
各种物料组合使用，形式集中式包装（依照药店环境，可选择1种或多种物料）
3、宣传步骤
A、对药店进行综合评估，选择适合进行包装的药店。
B、与药店进行沟通，确定包装时段。
C、选择适当物料，进行组合包装。
D、物料爱护，关于破旧物料及时更换。
3、宣传物料的作用
X展架
内容
企业简介及产品简介（5个为一组，企业简介一个，4个要紧
产品各一个）。
用途
整组可用于社区活动推广，产品简介单独使用于销售终端。
大致位置
社区活动时，应在工作台的一侧，终端包装时，立于药店入口醒目位置。
喷绘
内容
产品简介。
用途
用于终端包装。
大致位置
终端的橱窗或终端货架上方广告位。
折页
内容
以产品简介为主、企业简介为辅。
用途
用于社区活动的发放及终端的包装。
大致位置
用于社区活动时，可摆放于工作台或由工作人员流淌发放。
用于终端时，放置于产品一侧。
健康手册
内容
产品简介、治疗方法、健康知识。
用途
用于对准客户以及购买产品患者的发放。
大致位置
活动时，摆放于工作台，发放给有产品治疗病状并登记在册的准客户。
四开招贴
POP
内容
产品简介。
用途
用于社区宣传及终端包装。
大致位置
社区宣传时，应选择人流量大，又醒目的位置，并至少使用两连贴，用于终端包装时，可选择橱窗下部，店内墙体，货
架上方广告位等。
社区公益牌
内容
产品的简历及公益标语（治疗寒痛、关爱健康）。
用途
用于社区宣传，树立产品及公司良好的公众形象。
大致位置
选择人流量大，又醒目的位置。
楼层贴
内容
楼层显示；产品简介；公益标语。
用途
用于楼层的提示。
大致位置
每层楼上楼梯对面的正中，高度约在2米左右。
展现架
内容
产品简介。
用途
用于大店的形象展现和社区推广活动。
大致位置
终端货架两端，社区活动则放置于工作台的一侧。
展现盒
内容
为产品包装的放大，分为大小两种样式。
用途
小盒用于展现架，大盒用于终端包装。
大致位置
大盒可选择橱窗、货架上端无货品处或做专柜展现
横幅
内容
治疗寒痛，关爱健康大型公益活动＋公司名称＋；
产品广告词。
用途
用于社区推广活动和社区宣传或终端包装。
大致位置
挂于工作台上方和人流量大、醒目的位置，如社区路口、终端路口。
粘贴式立牌
内容
产品简介＋公益标语（治疗寒痛、关爱健康）。
用途
用于终端包装，并与社区公益牌遥相呼应。
大致位置
选择醒目适合于粘贴的位置。
塑料袋
内容
公司产品简介。
用途
用于药店公关，送给药店。
大致位置
收银台。
笔
内容
产品名称及公益标语（治疗寒痛）。
用途
用于爱护与店之间的关系及终端促销用品。
人事治理规定
签发：
SD2005818-04
一、工作人员聘请
1、因工作需要扩充市场人员时，应以人员聘请申请表（附十六）向营销中心提出申请。
2、通过营销中心研究通过后，主管级（包括主管）以上人员由公司人事部负责和谐、聘请；主管级以下人员由办事处自行聘请。
3、被聘用人员的个人档案，一律上报交由人事部整理存档，个人档案包括：
个人简历、身份证、学历证、其他证书的复印件及照片。
4、试用人员薪资按正式职员下浮50元－100元。
5、试用期三个月，成绩优异者可适当缩短适用期。
6、转正必须按人事部规定填写转正申请表逐级上报。
二、工作人员的离职与辞退。
1、工作人员离职必须提交辞职报告，无辞职报告不发放薪资。
2、辞职报告必须经逐级审批，主管级以下人员报告至营销部长，主管级以上人员必须报告至总经理审批。
3、辞职人员必须提早递交辞职报告，试用期人员提早半个月，正式职员提早一个月。
4、离职人职员资按实际工作日发放，试用期人职员作日未满七个工作日不发放工资。
5、辞退人员必须按7日交接进行工作交接程序的办理。
6、辞退人职员资按一下比例执行，辞退日期未满半月的按半月工资发放，超过半月的，按整月工资发放。
7、不管离职或辞退人员都必须交接清晰；离岗档案必须上报人事部归档。
三、职员休假制度
1、职员请假必须填写《请假单》，专门情形同时请假时刻在一天内的，可先执行请假，再进行补单；
2、职员请假三天以上的，必须填写《请假单》并经办事处经理审批后，方可休假；
3、职员请假在七天以上的（含七天），必须上报营销中心，经批准后方可休假；
四、节假日加班制度
五、申请程序
办事处经理人员聘请申请表至大区经理签署意见营销中心人力资源部
出差治理规定
签发：
SD2005818-05
1、办事处每月制定出差打算。
（见附9出差打算表）
2、出差打算经审批后即可执行，若因工作需要临时调整，费用应操纵在『出差打算』额度之内，且需在月出差总结表（附17）中予以说明出差缘故。
3、办事处出差人员在公司设有办事处或有租房的地区出差，应住自有房屋，若属专门局限或其他专门缘故（如不能提供住宿或有接待活动）则承诺住招待所或宾馆，住宿、交通及用餐标准参照方案相关规定执行。
4、大区经理、省级经理、业务人员在享有市内交通补贴的情形，跨区域出差的，区域间的往返车费实报实销，属包干区域的则在包干总费用支配。
5、属公司新开区域，跨区出差的，其费用标准参照营销方案的差旅标准执行，新开区域的业务代表跨区出差，其出差费标准按营销方案中办事处主任的规定执行。
6、费用核销见费用治理规定。
7、程序
样品、赠品治理规定
签发：
SD2005818-06
一、样品治理规定
1、办事处因工作需要样品时，必须提交样品、赠品审批表（附十八）。
2、经营销中心批准后，由营销中心赶忙组织发货。
3、用于政府行政主管部门存档备案的；应提供行政主管部门的样品使用说明。
4、用于客户存档备案的，应提供其收据说明。
5、用于招商使用及宣传的，应注明样品批号、规格、数量，并选择适当位置摆放于办事处（点），摆放整齐、陈设展现。
6、样品核销见『费用治理规定』。
二、赠品治理规定
1、办事处因工作需要使用样品时，必须提交样品、赠品审批表（附十八）。
2、经营销中心批准后，由营销中心赶忙组织发货。
3、赠品的使用必须进行严格的登记备案，以赠品使用表（附十九）说明流向。
4、赠品不得由经销单位发放，只能由公司工作人员执行。
5、赠品必须存放在办事处（点），由专人负责治理，领用赠品必须登记，见赠品领用表（附二十）。
6、每批赠品使用完毕，办事处必须将赠品使用表赠品领用表整理成册，上报营销中心。
7、程序：
退换货治理规定
签发：
SD2005818-07
一、退货治理制度
1、公司产品非质量问题，一律不予退货。
2、产品显现质量问题，业务人员必须第一时刻向上级领导汇报，并迅速前往现场，对产品进行鉴别、检验。
3、产品鉴别、检验后应赶忙向主管领导汇报并提出解决意见，得到批示后赶忙解决。
4、需退货的，业务人员必须填写『退货清单』（附二十一），由双方签字确认；并传回公司；同时补批『工作联系单』。
5、公司同意后业务人员即可办理退货的运输，公司将凭『退货清单』核验退回产品，货单不符的，公司视为无退货。
二、换货治理规定
1、公司产品的换货，只限定于包装破旧及销售缓慢的情形下距有效期尚有半年以上的产品。
2、关于需换的产品，业务人员必须进行认真检查，填写『换货清单』（附二十二），并上报营销中心。
3、经营销中心批准后，业务人员与客户协商，客户签字确认后办理换货手续。
4、营销中心凭批准后的『换货清单』予以办理换货。
5、换货程序。
窜货治理规定
签发：
SD2005818-08
一、窜货的说明：
1、窜货是指发往某区域销售的产品因某种缘故在另外的区域销售。
2、窜货分为恶意窜货和非恶意窜货。
恶意窜货是指某区域的产品以低于其他地区供货价的价格冲入其他区域市场，造成对其市场的冲击，扰乱价格体系，阻碍其正常销售的行为。
非恶意窜货要紧是指跨区连锁零售企业，因总部产品配送缘故，导致产品流向其他区域市场销售的行为。
二、窜货的治理规定
1、某市场发觉有其他区域市场的产品在本市场销售，应赶忙收集证据资料，包括产品、销售地点、产品已销数量及库存数量等。
2、取证后，以工作联系单的形式连同取证资料上报营销中心，并将窜货样品寄至营销中心。
3、营销中心对资料进行复核后，对窜货行为进行界定，分别按相应处理规定进行处理。
4、恶意窜货的处理规定。
1、窜货区域不享有窜货金额的业绩及提成，此业绩及提成划归被窜货区域。
2、窜货区域负责人及业务代表分别处以窜货金额（按出厂价运算）10％～20％的罚款。
3、窜货单位将予以窜货金额30％的罚款，连续两次窜货则扣罚全部保证金，并停止发货，取消其代理或经销资格，不享受公司的各项返利及优待政策。
4、营销中心将对窜货行为及处理结果进行全国通报。
5、连续两次窜货的区域，其负责人及业务人员将给予降级及降薪处理。
5、非恶意窜货的处理
1、窜货区域不享有窜货金额的业绩及提成，此业绩及提成划至被窜货地区。
2、窜货区域应与窜货单位协商，幸免此种窜货行为。
3、关于不能幸免的，则必须将被窜货区域市场的产品价格调至当地产品价格。
招商治理规定
签发：
SD2005818-09
一、代理商资格
1、具有药品销售经营资历两年以上。
2、具有正规的相关证照及经营资质。
3、具有一定的市场网络及销售团队。
4、具有良好的资信度，在业内具有良好声誉。
二、经销商资格
1、具有一定的资金实力。
2、具有药品销售资历两年以上。
3、具有一定的市场网络及销售能力。
4、在业内具有良好声誉。
三、开发治理规定
1、对商家进行详细调查，包括资信程序、网络、销售能力、业内声誉等。
2、依照调查结果，选定符合公司要求的商家，填写『开户申请表』（附二十三）同时，与商家进行磋商，确定合同条款。
3、合同条款确定后，连同开户申请一并上报营销中心审批。
4、开户申请及合同通过审查批准后，营销中心将审核批准后的合同条款的合同盖章、签字，与开户申请的复印件一并寄至办事处。
5、待商家签字盖章后的合同，办事处留档复印件，原件则寄回营销中心存档。
6、若遇经销商与代理商在同一区域的，经销商必须从代理商处转货。
7、代理商及经销商返利及营销政策严格按照营销方案执行，专门政策必须报经公司总经理批示。
四、经销商代理商开发程序。
发货治理规定
签发：
SD2005818-10
一、信息到达公司后，营销中心必须与当地业务人员及时沟通，予以确认。
二、营销中心得发货确认后，赶忙组织发货。
三、营销中心制作商品调拨单，经主管负责人签字后组织发货。
四、产品出库时，应由仓库治理员，承运人签字确认。
五、物资发出后，营销中心应及时与当地业务人员联系，告知产品发出以及估量到达时刻，并将产品调拨单及客户签收单（附二十四）至客户，以便在收货时进行确认。
六、业务人员应及时与客户联系确认产品是否到达。
七、产品到达后，业务人员应赶忙赶到客户所在地，与客户一同对产品进行检验与确认，确认、检验无误后，由收货单位填写客户签收单并签字盖章。
八、业务人员需将客户签收单待收货单位签字盖章确认后复印留档，并回营销中心。
九、运输途中发生的产品损坏，在运输治理法规定比例之外的缺失由承运人承担。
十、发货程序。
兼职人员治理规定
签发：
SD2005818-11
一、兼职人员包括终端兼职促销员、临时宣传推广人员等。
二、兼职人员不享有公司的工资福利待遇，其费用纳入市场推广费用，不作为销售费用。
三、办事处必须建立兼职人员档案，兼职人员资料表（附二十五）。
四、兼职人员上岗前必须通过公司当地业务主管级以上人员的培训。
五、兼职人员的聘请必须由业务人员提出申请，递交人员聘请申请表（附十六）逐级审批至营销部部长批准后由业务人员在当地聘请。
六、兼职促销员应每月组织一次培训。
七、兼职人员聘请申请审批程序。
费用申请及核销治理规定
签发：
SD2005818-12
一、费用的申请
1、营销人员只有在关系到费用的报告、文件等得到营销中心的批准后，方能提出费用申请。
2、费用申请时，必须填写『费用申请表』（附二十六），并逐级上报。
3、单笔费用在10000元以下的必须通过营销总监审批，单笔费用在10000元以上的必须通过总经理审批。
4、费用申请程序：
二、费用的核销
1、广告推广费用：
需提供的核销依据
A、电视报纸媒体：
菲林（电视）、报纸实物、广告合同、发票、监播单（电视）、批复文件；
B、终端包装（包括社区）：
终端包装明细表（附二十七）、包装合同、背注照片（照片后注明哪里哪家终端）、批复文件、费用发票；
C、促销活动：
批复文件、费用明细表（附二十八）、费用发票或收据、活动现场照片。
2、备用金：
需提供的核销依据
A、房租：
租房合同、费用发票（收据）、房主资料；
B、水电：
发票；
C、办公用品：
发票。
3、其他费用：
需提供的核销依据
A、通讯补助：
话费发票（机主必须是报销人员）；
B、差旅费：
本票。
4、以上费用依据必须附在相应的报销单据之后
三、费用核销程序
物料使用治理规定
签发：
SD2005818-13
一、申请物料时，如需直截了当发往办事处所辖各办事点的话，请在『物料申请表』中注明，若无说明，则所有物料将直截了当发往办事处所在地。
二、物料的储备与发放必须设专门人员治理。
三、业务人员需要物料时，必须填写物料领用单（附二十九），由物料治理人员负责发放，其他人不得私自使用物料。
四、物料在使用过程当中，必须填写『物料使用清单』（附三十），在物料使用完毕后『物料使用清单』上交业务主管存档。
五、关于能够反复使用的物料必须注意保管，延长期使用寿命。
六、关于社区及药店内的宣传物料，如展现架、立牌、灯箱等，要注意经常爱护，损坏的及时更换，保持宣传物料的洁净及使用成效。
七、物料费用纳入使用区域促销费用，各领用区域按需领取。
渠道治理规定
签发：
SD2005818-14
一、关于经销尚（代理商）的治理规定
1、业务人员每周必须拜望当地经销商（代理商）1次。
2、业务人员必须及时了解经销商（代理商）的进、销、存。
3、业务人员必须要了解产品走向，并对其销量有大致了解，同时建立产品流向档案，上报营销中心。
4、业务人员要及时注意经销商（代理商）动态，了解其思想，把握其心理，为产品的顺利销售解除障碍。
5、业务人员每拜望一次，必须填写『客户拜望记录表』（附三十一）每月集中一次，上报办事处，遇紧急事件或动态，必须以第一时刻以形式上报营销中心，事后补登『客户拜望记录表』。
6、依照进销存情形，及时督促经销商（代理商）进行销售行为调整，促进该区域的销售与回款。
二、关于销售终端的治理规定
1、关于重点销售终端（形象店或销量大的店）每周至少拜望两次，一样终端一周拜望1次。
2、拜望终端时，应及时了解其进、销、存。
3、关于终端的包装，每次拜望时必须进行爱护。
4、搞好与药店营业员之间的公共关系，
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