综合管理部规范化管理工具箱完整版.docx

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综合管理部规范化管理工具箱完整版

综合管理部规范化管理工具箱

目　　录

第一节综合管理部的职能与责权ﻩ５

一、综合管理部的职能5

二、综合管理部的组织结构５

第二节综合管理部的责权6

一、综合管理部职责6

二、综合管理的权力8

第三节综合管理部的岗位职责ﻩ8

一、高层管理岗位职责ﻩ８

第二章　总经理办公室规范化管理ﻩ14

第一节总经理办公室岗位职责14

一、总经理助理岗位职责１4

二、总经理办公室主任岗位职责ﻩ14

四、办事专员岗位职责１6

第二节　　总经理办公室管理制度1６

一、公文管理制度16

二、印章管理制度ﻩ１８

第三节总经理办公室管理表格ﻩ２０

一、发文登记表ﻩ20

二、发文处理单２１

三、来文登记表ﻩ２1

四、来文处理单ﻩ21

第三章人力资源规范化管理ﻩ22

第一节　人力资源管理岗位职责ﻩ2２

一、人事主管岗位职责２2

二、招聘专员岗位职责22

四、绩效专员岗位职责23

第二节　人力资源管理制度24

一、人员招聘管理制度2４

二、员工培训管理制度3０

三、绩效考核管理制度34

第三节人力资源管理表格3７

一、人力资源状况统计表ﻩ３7

九、员工外派培训申请表ﻩ38

十五、员工岗位调动审批单39

十六、员工离职面谈记录表ﻩ4０

十八、作业人员加班申请表ﻩ４0

第四章　日常事务规范化管理42

第一节日常事务管理岗位职责42

二、监察主管岗位职责ﻩ42

三、行政助理岗位职责ﻩ43

四、行政专员岗位职责４4

第二节　日常事务管理制度ﻩ4５

一、文件管理制度４5

二、档案管理制度49

四、会议管理制度５3

一、文件目录清单ﻩ5９

二、文件发放清单ﻩ59

三、文件回收清单ﻩ６0

四、文件作废申请单ﻩ60

五、档案存放备查表ﻩ60

六、归档案卷目录表６１

七、文件档案明细表ﻩ6１

八、档案调阅记录单ﻩ6１

第五章总务后勤规范化管理ﻩ6２

第一节　总务后勤管理岗位职责ﻩ６２

一、总务后勤主管岗位职责62

第二节　总务后勤管理制度63

二、环境绿化管理办法ﻩ６3

六、安全保卫管理制度65

第三节　总务后勤管理表格６７

五、公司环境卫生检查表ﻩ67

六、员工宿舍分配申请表6８

七、餐厅管理状况稽核表ﻩ6８

第一节车辆管理岗位职责ﻩ70

一、车辆主管岗位职责ﻩ７0

二、司机岗位职责７0

一、车辆使用管理办法ﻩ７1

二、车辆维修管理规定ﻩ７3

三、司机日常行为规范ﻩ7５

四、车辆肇事处理办法ﻩ77

一、车辆管理登记表ﻩ７9

四、车辆派车说明单８0

五、车辆作业点检表ﻩ81

六、车辆使用统计表81

七、车辆维修说明表82

九、车辆费用月报表ﻩ82

第七章　媒介公关规范化管理ﻩ84

第一节媒介公关岗位职责ﻩ84

二、公关主管岗位职责ﻩ８４

三、媒介专员岗位职责ﻩ85

四、公关专员岗位职责86

二、媒体关系处理办法９1

第三节媒介公关管理表格ﻩ93

二、公关计划检查表93

三、公关接待日程表ﻩ9４

四、公关宴请申请表9５

五、危机调查报告表９５

七、媒体选择调查表ﻩ95

第八章　网络信息规范化管理ﻩ97

第一节　　网络信息管理岗位职责ﻩ9７

一、网络主管岗位职责ﻩ97

二、网络专员岗位职责ﻩ９7

第二节　　网络信息管理制度98

二、网络维护管理办法ﻩ１0１

二、计算机自查记录表ﻩ１０3

三、计算机故障报修单ﻩ１0４

四、计算机维修记录卡１05

五、机房出入证申请表ﻩ105

第九章　法律事务规范化管理１06

一、法务主管岗位职责ﻩ１06

第二节法律事务管理制度ﻩ１０7

二、合同管理制度ﻩ１０7

二、法律事务登记表114

第一章综合管理部组织结构与责权

第一节　综合管理部的职能与责权

一、综合管理部的职能

综合管理部在企业内主要承担的职能是在总裁（或总经理）的领导下,积极贯彻本企业的管理方针与经营政策，负责本企业经营管理的整体协调与综合事务的运作,协调各部门之间和不同层级人员之间的关系，以提升企业内部经营管理效率,降低企业运营成本。

具体来说，综合管理部主要负责本企业各类经营会议、固定资产和低值易耗品、后勤保障事务、公关接待事务理、通讯网络事务、文书档案、人事劳资、法律事务、监察事务等综合性事务的组织开展与管理事宜．

二、综合管理部的组织结构

综合管理部组织结构的设计受企业所在行业、企业规模、组建形式等的影响.

1．所在行业.企业所在行业不同,则对业务部门具体支持工作的内容就不同。

如电力企业的综合管理部和房地产企业的综合管理部就存在较大区别.

2．企业规模。

规模大的企业与规模小的企业相比,在综合管理部的职位设置和职能发挥上也存在较大差异。

3．组建形式。

上市集团公司和一般单一股份公司的综合管理部承担的职能也不尽相同。

（一）中小型企业综合管理部组织结构

中小型企业综合管理部的组织结构设置如图1-1所示.

综合管理部经理

人事主管

综合管理主管

后勤主管

前台

公关专员

人事专员

综合管理专员

后勤专员

公关接待主管

图1-1中小型企业综合管理部组织结构图

（二）大型企业综合管理部组织结构

大型企业综合管理部组织结构设置如图１-2所示.

行政总监

行政助理

行政

秘

书

媒介专员

公关专员

法务专员

人事专员

监察专员

后勤专员

网络专员

网站编辑

综合管理部经理

执行总裁

行政

主管

公关

主管

人事

主管

监察

主管

车辆

主管

法务

主管

后勤

主管

网络

主管

司

机

绩效专员

培训专员

招聘专员

总裁办主任

总裁助理

图1-2　　大型企业综合管理部组织结构图

第二节综合管理部的责权

一、综合管理部职责

综合管理部的主要职责是做好企业内部的上传下达沟通方面的工具,具有综合协调的职能。

其具体职责如图1—3所示。

职责1

拟订本企业的总体发展规划及其实施方案、各项计划及执行工作（政策），报总经理审批后组织执行

职责3

组织建立并完善本企业的工作程序和规章制度

职责4

提请本企业组织结构系统表、人员编制和工资总额计划，报总经理审批后执行

职责5

制定各项人事制度，包括员工手册、规章制度、福利薪金、各岗位职责等

职责6

向总经理提出企业年度经营状况和财务状况报告，接受质询，将决议事项转达所属人员，并执行该项决议

职责7

按制度规定做好人才招聘、录用、考核、培训与调整工作，做好薪资管理、考勤管理和员工社会保障工作

职责8

负责企业内部的文秘工作，做好有关文件、资料及制度的起草工作

职责9

负责报刊杂志的征订、图书资料购置及管理工作

职责10

加强文书档案管理，负责文件资料的收发、登记、传阅、催办、立卷、归档工作，以及各种文件资料的打印、复印、发放及部分接待工作

职责11

承办董事会、经理层等有关会议，并形成、整理和发布会议纪要

职责2

协助财务部向总经理提出经营预算和费用预算，制定企业办公费用总开支计划

职责12

大型会议、庆典、公益活动及对外接待工作（包括内部单位、部门的接待工作）

职责13

负责办公用品、设施、设备、器材、耗材的购买、登记、发放和使用管理，按规定发放办公用品、劳保用品，搞好后勤保障工作

职责14

负责企业网络及计算机系统管理工作，会同相关部门做好收集、积累、整理、保管公司史、大事记等方面工作

职责15

搞好本企业的安全保卫、保密、卫生等管理工作

职责16

负责本企业小车维护保管工作，负责小车调度工作，保证业务部门用车

职责18

负责企业文化建设、实施管理工作

职责17

企业营业执照等相关工商、税务证照的管理和年审，企业资质的管理、年审以及新资质申报，代表企业所有合法、有效法人身份的印鉴、证照的管理及检审

职责19

负责企业公共安全的管理，及时处置突发事件，负责与司法、公安部门的联络事宜

职责20

完成（或总经理）交付的其他事务

图1—3综合管理部的职责

二、综合管理的权力

综合管理部与本企业的各部门在相关业务上有协调、配合的关系,其在履行职责的过程中所享有的权力如图1-4所示.

权力1

权力3

权力4

权力5

权力6

权力7

权力8

权力9

权力2

情况发生变化时，有对综合管理部原订的工作目标提出更改意见的权力

有权对本部门员工有行使考核、对优秀员工有提出奖励意见、对不符合要求的员工提出处理意见

对人员聘用、解聘、辞退、离职、薪金、福利等人力资源事务有审批权

有组织企业各部门编写和修改各项规章制度的权力，对规章制度的执行情况有监督的权力，对违反公司规章制度的员工有提出处理意见的权力

有权组织召开员工满意度反馈会议，要求相关部门制定整改措施并跟踪考核

有权跟踪、考核企业经营管理计划中各项工作内容的实施和落实情况

有向各部门催办上级限期完成的工作任务的权力

有权统一指导、协调和管理企业各部门人力资源管理工作的落实情况

对综合管理部各岗位的工作内容有分配的权力

图1-4综合管理部的权力

第三节综合管理部的岗位职责

一、高层管理岗位职责

（一）执行总裁

执行总裁在企业里主要全面负责本企业的生产经营及日常管理工作,组织、培养高效的管理和业务团队,实现企业经营管理目标和发展目标.其具体职责如图1-5所示。

职责1

协助董事长主持召开股东大会和董事会议，负责上述会议决议的贯彻落实

职责3

负责审批投资、营销、生产、人力资源、财务等各项经营决策和费用预算方案

职责4

定期审阅企业的财务报表和其他重要报表，全盘监控企业的财务状况和管理状况

职责5

根据董事长授权，代表企业签署对外合同、协议和参加重要外事活动

职责6

处理企业重大突发事件，并及时向董事会汇报

职责7

提名企业高层管理人员的聘用、决定高层管理人员的报酬、待遇以及解聘事宜，并报董事长批准和备案

职责2

协助董事长召集和主持企业管理会议，组织讨论和决定企业的发展规划、经营方针、年度计划以及日常运营工作中的重大事项

图1-5　　执行总裁岗位职责

（二）营销总监

在企业里，营销总监的主要职责是根据企业总体经营目标和经营方针，制定并推进实施本企业的市场营销战略,实现年度市场开发和销售目标。

具体职责如图１－6所示。

职责1

协助总裁（或总经理）组织制定企业发展战略，负责组织制定和实施营销战略规划

职责3

负责审核各项营销规章制度和下属各营销部门的年度，季度、月度营销计划，并

监督制度和计划的执行情况

职责4

负责重要市场营销方案和市场开发方案的审批、监督与执行

职责5

组织实施重要的营销谈判和合同签署工作

职责6

组织编制营销费用预算，监督和控制营销费用的使用

职责7

负责下属市场经理和销售经理的绩效考核工作

职责2

负责监督、检查营销战略实施流程进度，负责组织、控制、分析、掌握市场行情和发展趋势，向执行总裁定期提供市场和营销发展重要信息

职责8

完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务

图1-6营销总监岗位职责

（三）生产总监

生产总监的主要职责是根据企业总体战略,完成总裁（或总经理）下达的年度经营指标;在生产、安全、质量、能源、设备和技术改进方面,建立和完善管理体系,构建良好的沟通渠道，组织完成生产部门的工作目标和任务。

具体职责如图1-7所示。

职责1

根据企业的经营计划，主持制定生产战略规划，制定年度、季度、月度生产计划

职责3

组织制定和完善生产管理、车间管理等各项管理制度，并进行监督实施

职责4

参与审核新产品开发方案，并组织试生产工作

职责5

负责生产系统的空间和时间的组织、计划、控制与管理

职责6

负责生产部门的人员配置、组织管理、设备配备及工作进度安排

职责8

组织拟订生产部门内部机构设置和制定内部管理方案，提高管理效率

职责9

每月听取月度质量工作报告，指导产品质量控制工作，及时处理产品质量方面

存在的重大问题，组织生产部参与全面质量管理体系、ISO管理体系的建立

职责10

组织实施生产成本控制工作，做好成本统计工作，配合财务总监实施成本考核

职责10

协调生产部内部的关系、生产部与企业其他部门的关系，保证生产流程的顺畅

职责2

组织制定生产、质量、安全、设备与技术改进等年度工作计划、目标及任务

职责7

进行生产调度、管理的控制，负责生产能力与营销需求能力平衡控制

职责12

指导制定生产系统内部的工作绩效考核方案

职责13

完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务

图1－７生产总监岗位职责

（五）财务总监

财务总监的主要职责是按照企业财务战略要求，对企业的财务活动和会计活动进行管理和监督，为企业经营战略提供财务决策支持，实现财务管理目标．其具体职责如图１—9所示.

职责1

组织制定、调整企业年度总预算、季度预算和月度预算

职责3

审核下级部门上报的月度预算，召集并主持企业月度预算分析与平衡会议

职责4

审核企业财务收支计划、成本费用计划、信贷计划、财务报告、会计决算报表、

会签涉及财务收支的重大业务计划、经济合同、经济协议等

职责5

负责企业资金使用、调度、贷款担保、产权转让、资产重组等重大活动

职责6

主持对投资项目和经营活动的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制

职责7

协调企业同银行、工商、税务等政府部门的关系，维护本企业的经济利益

职责8

完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务

职责2

组织建立并完善本企业的财务管理各项管理制度和财务核算体系

图1-9　　财务总监岗位职责

（七）行政总监

行政总监的主要职责是全面负责企业各项行政事务的处理，指导下属部门开展工作，为企业的良好运营提供服务支持和后勤保障。

具体职责如图1—11所示.

职责1

参与制定企业年度总预算和季度预算调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算

并参加企业月度预算分析与平衡会议

职责3

负责企业行政管理流程优化和人力资源规划工作

职责4

负责企业行政方面的重要会议和重大活动的组织筹备

职责5

负责安排企业后勤保障工作，并审批各项改善员工工作、生活条件的意见、建议

职责6

负责组织编制企业行政性财产、物资采购计划及预算，严格控制行政办公经费支出

职责7

审核、审批企业办公用车、基础建设、固定资产购买等的申请

职责8

掌握企业行政系统运作情况，适时向总裁（或总经理）汇报

职责9

完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务

职责2

负责对各类行政管理制度的审核工作，并指导下属部门依照制度开展工作

图1—１１行政总监岗位职责

（八）人力资源总监

人力资源总监的主要职责是规划、指导企业人力资源管理与组织建设，保障企业人力资源供给,提高员工工作效率。

其具体职责如图1—12所示.

职责1

根据本企业的发展目标，制定并实施人力资源战略规划

职责3

组织制定、审核企业各项人力资源管理制度，及时修订和完善

职责4

组织指导和监督下属开展各用人部门的人才招聘、员工培训、绩效考核、薪酬福利等工作

职责5

负责本企业高级管理人员的引进、培养和调配

职责6

监督企业人才库建设及人才储备管理，保证企业所需各类人才的及时到位

职责7

及时向高层决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议

职责8

及时处理管理过程中的重大人力资源管理问题

职责9

完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务

职责2

结合企业发展战略，推动与之相适应的企业文化建设

图1—1２人力资源总监岗位职责

二、综合管理部管理岗位职责

（一）综合管理部经理

综合管理部经理的主要职责是负责规划、指导和实施日常行政人事管理、网络管理、后勤服务管理、法律事务管理及公关事务管理等事项,保证企业各项经营活动的顺利运行。

其具体职责如图1-13所示.

职责1

组织制定综合管理部工作发展规划、计划与费用支出预算方案

职责3

组织协调本企业的员工活动、公关类活动及各类会议，负责外联工作及办理企业

所需的各项证明

职责4

制定企业人力资源发展的各种规划，并监督各项计划的实施

职责5

主持企业重大经营决策的法律论证和法律保障活动，审核企业各类合同及制定

标准的合同文书

职责6

规划、指导企业网站及局域网的组建与调试工作，确保各项设施设备的顺利运行

职责7

指挥和安排部门员工落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障

职责8

在行政总监的领导下，组织开展企业文化建设工作

职责9

完成行政总监交付的其他工作

职责2

组织制定、修订和完善部门相关管理制度，监督和检查制度执行情况

图1-13　综合管理部经理岗位职责

（二）综合管理部主管

综合管理部主管的主要职责是协助综合管理部经理做好行政、后勤、网络等相关管理工作，协调各部门的合作关系,保证企业各项工作顺利运行。

具体职责如图1—14所示。

职责1

协助部门经理制定、监督和执行部门相关管理制度

职责3

协助部门经理做好相关部门的人才招聘、培训与考核等人事工作

职责4

组织企业办公费用计划制定、办公用品购买、保管和发放工作

职责5

协助管理企业的法律事务，组织做好知识产权管理、工商事务、仲裁诉讼等方面的法律事务工作

职责6

组织提供宿舍、办公区环境卫生、安全、车险等必要的后勤服务和后勤保障工作

职责7

职责8

协助监督、策划及主持重要的公关专题活动，协调各方面的关系

完成部门经理交付的其他任务

职责2

协助部门经理进行会议接待与安排、娱乐等各项活动

图1—14执行总裁岗位职责

第二章　总经理办公室规范化管理

第一节总经理办公室岗位职责

一、总经理助理岗位职责

总经理助理的主要使命是协助总经理制定、贯彻落实各项经营发展战略与计划,实现企业经营管理目标，其具体职责如图2-1所示。

职责1

协助总经理制定战略规划、年度经营计划及各阶段工作目标分解

职责3

协助总经理对企业运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系

职责4

配合总经理处理外部公共关系（政府、重要客户等）

职责5

参与组织公司重大活动

职责7

在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案

职责8

撰写和跟进落实公司经营办公会议、专题研讨会议等公司会议纪要

职责9

协助总经理进行公司企业文化、发展战略规划，配合开展企业文化工作

职责10

完成总经理临时交办的其他任务

职责2

协助起草企业各阶段工作总结和其他正式文件

职责6

协调业务部门间的日常工作关系以及事务处理，召开业务沟通会议，跟踪公司

经营目标达成情况，提供分析与改进意见

图2-1　总经理助理岗位职责

二、总经理办公室主任岗位职责

总经理办公室主任在企业里主要承担着上通下达、内外联系及相关的服务与管理职能，具有参谋、协调、综合、办文、督查、信息等工作职责,其具体职责如图2—2所示。

职责1

负责公司基本制度和总经理办公室相关制度的建立和完善

职责3

负责企业重要报告、（半）年度工作总结等综合性材料的组织起草工作

职责4

职责5

职责6

负责股东会、董事会、总经理层议定事项的督办工作

职责7

负责企业印章使用管理和档案管理保密工作

职责8

完成总经理临时交办的其他任务

职责2

负责总经理办公室费用预算的制定与执行

负责监督文电、信函、请柬等外来文书的收取、送阅和分发，负责审核与印发以

企业名义印发的公文

负责董事会、总经理办公会议以及年度（半年度、季度）工作会议等会议的组织

和会务工作，负责起草会议有关文件

图2—2总经理办公室主任岗位职责

三、行政秘书岗位职责

总经理办公室行政秘书的主要职责是根据公司各部门的需要，通过行政性支持工作,为公司员工做好行政服务，支持和保障公司战略和发展目标的实现，其具体职责如图2-３所示.

职责1

协助总经理办公室主任做好总经理办公室各项工作的管理工作

职责3

负责总经理办公室的各类文件、报告的收集、分类、打印、复印、装订、建挡

职责4

为总经理参加各种会议准备资料、会议报名、会议通知、会务联络、信息反馈等

服务工作

职责5

协助了解市场，进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理

职责6

完成领导临时交办的其他任务

职责2

负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办

图2—３行政秘书岗位职责

四、办事专员岗位职责

总经理办公室办事专员的主要职责是,在总经理办公室主任的领导下，负责日常办公事务的具体执行工作,包括办公用品、设备、档案的管理等工作，其具体职责如图2-4所示.

职责1

协助总经理办公室主任做好相关管理制度的草拟工作

职责3

统计汇总总经理办公室办公用品和办公设备需求

职责4

负责办公用品、设备的领取、登记、发放

职责5

根据领导安排，列席各种日常会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要

整理及下发等工作

职责6

对企业全体员工日常工作行为进行监督检查，保证日常办公管理规定的实施

职责7

完成领导临时交办的其他工作

职责2

协助总经理办公室主任制订工作计划并贯彻执行

图2—4办事专员岗位职责

第二节总经理办公室管理制度

一、公文管理制度

公文管理制度

第1章　　总则

第1条为规范公司公文管理,提高办事效率,特制定本制度。

第2条公司各部门公文收发相关事项均按本制度办理。

第2章　公文保密管理

第3条公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。

文件机密级数由发文部门负责人根据文件内容确定。

第4条　绝密文件打印用专用磁盘,只能打印一份，由起草人呈送有阅文资格的人员。

第５条　机密文件打印用专用磁盘,按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。

第６条秘密文件由阅文人妥善保管。

第３章公文收发管理

第7条　部门相关人员草拟公文应注意以下事项。

（1）内容符合国家政策、法律、法令及地方性行政规章。

（2）反映情况客观，实事求是。

（3）文字准确、精炼,条理要清楚，层次要分明,结构要紧密，用语要规范。

（4）人、地、物名、引文及时间要具体、准确.

第８条　　草拟的公文应经部门负责人审核后方可上报总经理办公室.

第9条总经理办公室及时登记公文,并报公司相关领导审批后打印签发。

第10条　各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

第1１条各级领导对送来的公文要及时阅批,急件应当天给出批复，一般文件应于3天内给出批复。

第12条公司所有发文的发文部门应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总经理办公室存档。

有领导指示的,还应附批复件。

第１3条收文工作由总经理办公室统一负责。

总经理办公室收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容，分送有关领导阅示.阅示完毕后,由总经理办公室收回归档。

第１4条所有公文发放，一定要有登记、签收手续。

第１5条公司发文,须由总经理办公室统一编号,具体如下所示。

（1）以公司名义对外发文，一律×××字（××年）××号.

（２）公司监事会发文,用××监字（××年）××号。

（３）董事会发文,用××董字（××年）××号。

（4）其他管理部门的发文,用×××字（××年）××号.

第16条董事会或相关经营管理部门在对外发布公文应按照以下方式办理。

（１）董事会对外发文，须经经营办公会同意后，由总经理办公室向外发布。