各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表Word文档下载推荐.docx

各部门归档范围及档案保管期限和移送归档时间一览表Word文档下载推荐.docx

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组织宣传档案11中层干部教育培训计划及执行情况材料30不定期

室12中层干部考核、轮岗交流、民主评议情况的材料30不定期13干部队伍和后备干部队伍建设规划和结构状况30不定期

14党群系统科级干部任免决定、通知等有关材料永久不定期组织宣传档案

室15发展党员、预备党员转正或取消预备党员资格及党员退党处理等材料永久不定期16党内奖惩材料永久不定期17重要会议形成的文件材料30不定期18党校培训的计划、总结、人员名单、考试成绩等材料30不定期19党总支、直属党支部换届选举的有关材料，党建材料永久不定期

党员报表及材料、党总支活动材料2030不定期21党内表彰材料永久不定期22学院重要活动及有关工作的照片、录音带、录像带、光盘等重要永久23有保存价值的宣传品和展览会材料永久不定期

24学院党建课题开题、结题、评奖等材料永久

25学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料永久组织宣传档案26其它重要的文件材料永久室27校内文件3028上级机关下发的文件、党内统计报表、永久次年3月底前文书档案室

纪检办、审计处

次年3月底1纪委、监察、审计统计报表永久

前2纪委、监察、审计会议记录

上级机关对我院纪委、监察、审计工作的指示、决定、通报等及学院贯彻落实情

3永久

况的有关材料

4党员处分决定、备案、复查及其他有关材料永久5纪委、监察、审计工作计划、总结、报告、工作会议纪要永久

6纪委、监察、审计调查材料永久部门归档7纪委、监察、审计调研材料30不定期8部门工作规章制度、岗位职责309重要的群众来信来访及处理意见永久10纪检、监察、审计重要会议形成的文件材料永久

次年3月底11教职工、学生申诉材料永久

前12校内文件30不定期

13上级来文

永久不定期文书档案室

14委托审计合同书、各类审计报告等相关材料

学生工作部、学生处

保管期序号归档档案类目名称归档时间移交

限1学生名册永久

有关学生素质教育材料（包括优秀班主任材料、政治队伍工作人员名单、工作230

条例计划总结、典型材料、调研报告等）及学生工作通讯

3学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）永久4学生处分材料（归原始材料及上级批复）永久

不定期5学生获国家奖学金、励志奖学金、助学金等有关申报材料及批复永久6班级永久性材料档案（入学登记表在内）永久学生档案室

7心理咨询工作规章制度、计划、总结、调查报告及有关材料308学生管理专项或阶段性工作计划和总结309团委会、团委扩大会等重要会议纪要3010团内奖惩材料3011学生中的社团组织材料30

12团内专职团干部和教师兼职团干部登记表、名册30

13批准入团、离团的通知和名单永久

团代会、学代会工作报告、决议、候选人名单及情况介绍、选举结果、分工、

14永久

上级批复、大会发言稿、议程等

15有关学生工作的各种规章制度、岗位职责30

16各类统计报表永久

17全校性学生工作会议材料30

18校内文件30不定期部门归档19上级来文永久不定期文书档案室

招生就业处

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1招生录取名册永久9月底前

文书档案室2上级来文30不定期3校内文件长期不定期部门归档4招生工作计划、报告、批复、总结及有关材料永久

5招生简章、宣传材料和专业介绍永久次年3月底

前6毕业生就业工作总结永久

7毕业生就业名册永久

8就业工作实施办法、总结30

9高等学院毕业生登记表永久

10毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料30部门归档11规章制度、岗位职责30

12其它重要的文件材料永久

保卫处、武装部

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交

上级机关对安全稳定保卫、消防和社会治安综合治理工作的指示、规定、通报及

1永久不定期

通知文书档案室2与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久次年3月底前3校内文件30

4案件侦察、调查、处理报告及上级批复材料永久

5各类统计报表永久

6非正常死亡人员的材料永久

部门归档7重要的安全保卫消防工作材料永久不定期8学院安全保卫稳定社会治安综合治理工作方面的规章制度及岗位职责、责任书30

9各类请示报告和批复、执行结果30

10本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖30

状、证书等，个人奖状、证书交复印件）

11武装部工作计划、总结、规章制度、调查报告、统计报表3012其它重要的文件材料永久

工会、离退休工作处

限1工会工作简报102工会组织活动的计划、总结及财务情况材料303表彰先进集体、先进个人的材料和上级批复永久4上级工会对本校工会工作的指示、决定、批复及重要通知永久

不定期部门归档学院召开教职工代表大会、工会会员代表大会的有关材料（通知、名单、报告、决5永久

议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿等）及党委对大会的批复

6工会委员会会议记录、决议等重要材料307教职工代表大会会议记录、决议等重要材料永久8工会、离退休工作计划、总结及汇报材料30

9工会委员会候选人名单、选举结果及分工材料永久10选举出席上级工会代表大会代表的材料永久11离退休人员年度花名册永久12工作规章制度、岗位职责30

本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及奖状、

1330

证书、奖牌等，个人交复印件）

14校内文件30

15上级来文永久不定期文书档案室

人事处

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1教职工花名册，人事工作方面的各种统计表、工资报表次年3月底前

永久文书档案室2上级来文不定期

6月20日3教职工奖惩材料永久

前归上年材料

6月20日4本校教职工培训、进修工作的计划、总结永久

前归上年材料人事档案室

6月20日5各系列职称评定的全部材料及上级批复永久

前归上年材料6年度机构、人员变动情况（包括机构成立、合并、撤销、更改名称和人员录用、职永久6月20日

务及专业技术职称晋升与聘任、出国、离退休和死亡说明等）材料前归上年材料

6月20日7教师队伍建设与人事分配制度改革相关材料永久

6月20日8学院人事工作规划、计划、总结30

6月20日9重要的人民群众来信来访及处理材料30

前归上年材料10人员招聘有关材料30不定期11使用合同工、临时工的有关材料30不定期12人员聘用协议永久不定期13工作规章制度、岗位职责30不定期14与有关单位签订的合同、协议及相关资料永久不定期

15永久不定期

证书等，个人奖状、证书可为复印件）

16其它重要的文件材料永久不定期17校内文件30部门归档

教务处

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1上级来文不定期

文书档案室2与有关单位签订的合同、协议及相关资料、教学设备招标采购的合同书永久次年3月底前

12月20日前3学生学籍材料（包括休、退、复、转、升、留级等文件材料）永久

归上学年材料

12月20日前4各专业教学计划、人才培养方案、教学大纲（不定期）、教学检查永久

12月20日前5校历表、课程表30

6学生成绩单永久

不定期7各系、各专业课程试题库材料（全套）永久

12月20日前8各系、各专业使用的教材目录（包括成人教育）永久归上年材料

12月20日前教学档案室9教学督导相关文件材料30

6月20日前10专业目录（包括专业名称、所属院系）永久

归上年材料

6月20日前11各种统计报表永久

归上年材料12师资培养、管理工作计划、规定、总结306月20日前

归上年材料13教师工作量的规定及汇总材料30

关于专业设置、专业调整、专业方向及培养目标、方案的有关材料及上级主管部门14永久

的批复（包括新增专业申报、上级批复）

15教学改革方案、计划、总结及教改立项、检查、成果材料永久

不定期16学院关于课程建设规划及有关材料3017国家、市、院级精品课程有关材料永久18教学规划的实施计划及有关文件永久

19工作规章制度、岗位职责30教学档案室20有关教学工作的简报10

21获国家级、省部级优秀教材奖目录及报批材料和样书永久22院级优秀教材目录及简介永久23校外教学实训基地建设与管理材料，教学实习、社会实践计划、总结及有关材料永久

24教学检查评估的文件材料及报告和优秀教学质量评奖材料永久25学院关于教学检查评估的自评材料及结论3026有关专业评估办法、自评报告、评估结论永久27优秀教学研究成果申报与评审材料永久28典型教案、讲义永久29自编、主编教材、教学指导书、习题集永久

教学设备招标采购的合同书大型仪器设备档案（包括上级或主管领导批复和准购批

示，招标文件、定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，

30永久

安装调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件

及结果文件，维修记录、报废材料）

重点专业、实验室、实训基地建设材料（包括计划、论证、申报、审批、总结和评

31永久不定期

估等材料）教学档案室32重要会议的文件材料30不定期

33永久不定期

证书，个人交复印件）

34关于网络信息工作的请示、报告和上级批复和执行结果永久不定期教学档案室35校园网规划、计划和总结永久不定期

36工作规章制度、岗位职责永久不定期37校园网络建设的技术性资料（包括网络拓扑图）永久不定期38校园网络升级、维修、更换的技术资料永久不定期39其它重要文件及材料永久不定期40校内文件30部门归档

继续教育学院

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1录取新生名单、转入学生审批表、函授站建立的合同、协议书等材料永久次年3月底前

文书档案室2上级机关下发有关继续教育工作的文件不定期3招生计划、招生简章、培养方案、专业设置材料、教学计划永久部门归档

4学生学习成绩单永久12月20日前归

当年毕业生材料5学籍管理表、学籍变动表永久6颁发毕业证书名单永久7颁发结业证书名单永久8非学历教育的培训班、进修班材料309专项、阶段性工作计划和总结永久10各类统计报表永久11规章制度、岗位职责3012成人教育教学评估材料永久13组织召开会议的文件材料1014重要工作请示、报告及上级批复和执行结果永久不定期15校内文件长期

本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料

16永久

及奖状、证书、奖牌等，个人交复印件）

17其它重要的文件材料永久

校企合作处,示范建设办公室,

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1科研项目材料（包括申请书、协议书、结题材料，按课题组卷）永久次年3月底前文书档案室

科研成果材料（包括论文、译文、研究报告;

专著、译著、编著、工具书、辅导书、

2永久次年3月底前技术档案室

专利）

3科研成果汇编永久次年3月底前文书档案室4校内科研机构材料永久

5简报10

6大型科学研究专题报告会及科研论坛材料30

不定期部门归档7工作规章制度、岗位职责30

8科研管理文件材料30

9专项、阶段性科研工作计划和总结永久

10科研成果奖励申报、审批材料永久次年3月底前文书档案室11科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或复印件及获奖成果实物永久次年3月底前组宣档案室12组织召开的全校性会议材料30不定期部门归档13示范建设申报、评审、批复材料永久

14示范建设项目建设方案、任务书永久次年3月底前文书档案室15示范建设项目检查、总结材料永久

证书等，个人交复印件）

部门归档17其它重要的文件材料

长期不定期18校内文件

19上级机关有关科研工作的指示、规定及重要通知和执行结果永久不定期文书档案室

20上级针对我校编辑出版工作的文件

21院内文件长期

22学报合订本永久

23学报原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）及样刊永久

不定期24统计报表永久

部门归档25出版刊物及集体或个人校外获奖或受查处情况的文件材料长期

26本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录长期

27本校编辑出版工作规章制度、岗位职责长期

28主持召开的学术研讨会材料长期

次年3月底前29开办新刊物的请示报告和上级批复以及新刊物的样刊、正刊、创刊号永久文书档案室30其它重要的文件材料长期不定期部门归档

国际交流合作处

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1本校与外国专家签订的合同、协议书、聘请书、简历表及其他证明材料永久次年3月底前文书档案室2上级机关对本校外事工作的指示、规定及重要通知和执行结果不定期3院内文件长期4本校出国代表团的计划、报告、批复、出访总结、重要讲话稿及照片永久

5本校教职工出国学习培训的全部申报和审批材料30

6外事工作规划、计划、总结、简报307本部门工作规章制度、岗位职责30

部门归档不定期8外事工作统计报表永久

9外国专家来校讲学的讲稿、教材等永久10国际比赛、竞赛、会议发言材料永久

11出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书影印件永久次年3月底前技术档案室12中外合作校际交流协议、合同、备忘录永久

13中外合作项目成果等材料永久不定期部门归档14授予外籍人员名誉称号的材料永久

15对方赠予的礼品永久不定期组织宣传部

证书等，个人交复印件）部门归档17其它重要的文件材料永久

财务处

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1学院预算、决算报表永久

2工资发放名册永久

3涉及外事的会计账簿和凭证永久

4总账、明细账、日记账（现金、银行存款日记账）永久

次年6月205涉及债权、债务及未清理完毕的凭证永久

日前6各种凭证30文书档案室7银行存款余额调节表108各种统计报表永久

9单位撤并时会计资料归档清册永久

10工资转移证明、通知存根永久

11财会档案销毁清册永久

12基建财务决算报表、帐簿、凭证永久次年6月20

日前13基建工程竣工决算材料永久

14部门工作规章制度、岗位职责30

部门归档本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及

1530

奖状、证书，个人交复印件）

16院内文件30部门归档

17上级来文永久不定期文书档案室

18其它重要财务资料永久部门归档

后勤处

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1上级对本校后勤、基建工作的指示、通知、决定

永久重要事项的协议、合同及相关材料

次年3月底前文书档案室

招投标文件、开工审批文件、永久

设计、施工合同书

2院内文件长期

不定期部门归档3后勤、基建工作规章制度、岗位职责永久

4后勤、基建工作专项获阶段性计划、总结永久

5基建工作总体规划、设计总平面图永久

6水、电、气管道分布图永久

次年3月底前技术档案室7地质勘探、地形测量材料永久

8交付使用的固定资产清册永久

9后勤、基建工作向上级的请示、报告和上级批复和执行结果永久

10公费医疗、防疫、计划生育方面的文件材料永久

部门归档11阶段性或专项工作调查材料、简报30

12部门内部各项规章制度、岗位职责30

13房屋管理、固定资产调配使用、人防、物资采购等各种材料永久

14住房改革有关材料（如住房补贴等）、教职工住房档案、分配补贴材料永久

15各类统计报表永久次年3月底前文书档案室

单价在5万元以上的大型仪器设备档案（包括上级或主管领导批复和准购批

示，定购合同，进口设备过程中有关技术商务文件，开箱记录及装箱单，安装

16永久次年3月底前技术档案室

调试记录和双方签字归档文件、保修单，验收报告及文件材料，索赔来往函件

本部门集体或个人获校级以上（不含校级）奖励材料（包括申报、审批材料及

17永久部门归档

奖状、证书等，个人交复印件）

18基建立项有关文件永久

次年3月底前文书档案室19建设用地、征地、拆迁文件永久

20勘察、测绘、设计文件永久

次年3月底前技术档案室21监理规划、计划（进度控制、质量控制、造价控制等）永久

22其它重要文件及材料永久部门归档

新校区建设指挥部

序号归档档案类目名称保管期限归档时间移交1上级来文不定期文书档案室

永久

2各种合同、协议不定期文书档案室3校内文件长期4部门工作规章制度、岗位职责

不定期部门归档5校区前期工作有关材料30年

6校区工作有关材料

室外各种专业图、平面布置图、竖向布置图、室外管网综合图、电气综

7永久工程结束后技术档案室

合图、设计说明

8建筑竣工图

9结构竣工图

10装修工程（装饰）竣工图工程结束后技术档案室

永久11电气工程（智能化工程）竣工图

12给排水工程（消防工程）竣工图

13采暖通风空调工程竣工图

14燃气工程竣工图

15市政基础设施工程竣工图

16工程竣工总结

永久工程结束后文书档案室17工程概况表