word技巧Word下载.docx

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对于重复性的工作，请使用键盘上的F4键。

当你按下该键时，最后一次操作将重复一次。

例如，你可以重复添加边框的操作，重复向所选文字添加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作。

注意:

格式刷适合于添加复杂的格式，但如果你只需重复简单的操作，还是使用F4键吧。

该技巧同样适用于以下程序:

Excel、PowerPoint。

:

在Word文档中，如果你试着打入“:

（”，看看是不是变成了哭丧脸符号;

打入“:

）”，是不是变成了笑脸符号，另外，输入:

-）、:

-（、:

|、:

-|都可以呈现不同的表情符号，非常有意思（注意:

此功能必须在英语输入法状态下才有效）。

这是为什么呢？

其实这是Word利用自动更正功能进行替换。

要启用或关闭此功能，可以单击“工具→自动更正选项”命令，在打开的窗口中单击“自动更正”选项卡，将“键入时自动替换”一项选中或取消即可。

选择你想要更改大小的文字并按下“Shift+F3”键，每次按下“Shift+F3”键时，文字格式将在全部大写和小写之间切换。

Word提供了进行语法错误和拼写错误检查的功能，对于一些常用英语词汇有一定作用。

但是，当遇到一些专业性较强的词汇时，它也会自作聪明，在它认为输入错误的词条下添加波浪线条来提醒你更正。

一般情况下，我们只能用鼠标选中一个词条，然后鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“全部忽略”命令进行更正，之后再选中另一个词条进行更正，这样一条一条的进行操作，方法比较繁琐。

其实我们可以用下面的方法来加快操作:

鼠标左键双击下面状态栏的“拼写和语法状态”标志，选择“全部忽略”进行更正，就可快速执行整个Word文档的语法错误和拼写错误检查。

Word中提供了多种艺术字格式，为用户建立漂亮的文档提供了帮助。

如果将艺术字功能与三维及阴影功能相结合，会使艺术字的形式更多样。

具体操作方法为

1.首先把鼠标移动到需要插入艺术汉字的位置，然后用鼠标单击“插入→图片→艺术字”命令，出现“艺术字”库窗口，然后选中一种艺术字样式，在文档中插入艺术字

2.用鼠标单击艺术字选中它，然后将艺术字作为图片进行编辑，单击“绘图”工具栏中的“阴影样式”或“三维效果样式”按钮对艺术字进行三维或阴影效果处理

3.如果大家对三维效果的深度、照明角度及表面效果或阴影的位置、颜色等不满意，可点击三维（阴影）效果按钮，进行三维（阴影）设置。

2.选择需要查看其格式的文字，格式信息将出现在显示格式任务窗格中

◆若要更改格式属性，例如字体，可单击带有超链接的文字，然后在出现的对话框中作出更改

◆要确定格式源，例如格式是否来源于样式，请选中“区分样式源”复选框

◆要显示格式标记，例如段落标记和制表符，请选中“显示所有格式标记”复选框

◆要将所选文本格式设置为周围文本的格式，请选定该文本。

然后在所选文字框中，单击箭头，再单击应用周围文本的格式。

要想快速增大或减小Word中文字，首先选中要更改的文字。

如果要加大文字，按下“Ctrl+Shift+>

”;

如果要减小文字，按下“Ctrl+Shift+<

”。

该技巧在PowerPoint、FrontPage中同样适用。

我们一般都是用一段文字替换另一段文字，但是你想过用图片替换文字吗，可能你以前没试过，因为你无法在“替换为”框中输入图片，事实上这是可以实现的。

它的操作方法是，首先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”（注意:

输入的一定要是半角字符，c要小写），单击“替换”即可。

如果你想为Word的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加注释，而又不想让注释出现在文档中，下面3种方法中的任意一种可以帮你实现

1.先选中需要注释的文本，单击“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方

2.将光标移至需要加注释的文本后面，单击“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）

3.如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非Word格式也行），然后建立一个链接:

选中要加注释的文本，单击“插入→超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键人文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），按住Ctrl键，点击该文本则可直接打开注释文本所在的文件。

Word中表示字体大小时，通常采用的单位是号（一号、二号）和磅（16磅、28磅）。

如果我们希望设置一种既比某磅（如24磅）稍大一些，又比某磅（如25磅）稍小一些，我们可以选中字形窗口，直接在其中输入24．5即可。

此法只支持半（即0．5）磅字体，不支持如0．2磅、0．7磅等字体。

这一技巧适合于Word和Excel中任何字号的TrueType字体（比如28.5）。

在平时的替换操作中，我们一般都是进行不同内容的简单文字替换，对文字的格式没有特殊的要求。

如果要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式，比如将“电脑报”改为红色、斜体、下划线，一个一个地改当然费时费力。

用下面的方法可以轻松实现批量替换:

打开“替换”对话框，在“查找内容”中输入“电脑报”，在“替换为”中同样输入“电脑报”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置为红色、斜体、下划线，单击“全部替换”即可。

我们将网页保存为文本文件后再用Word打开后发现有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行，用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。

利用Word的“替换”功能，可以快速删除换行符。

方法是:

单击“编辑→替换”命令，在弹出的替换窗口中单击“高级”按钮，在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”，然后单击“全部替换”按钮，数千个没用的空行瞬间清理完毕。

如果你有特殊的语法和风格的规则，并且想把它应用到每个Word文档中（例如:

句子间只要一个空格或者在列表的最后一项前面加逗号），你可以对Word进行定制，让它为你自动检查这些规则。

自定义语法和写作风格的操作是

单击“工具→选项”命令，然后点击“拼写和语法”选项卡，点击“设置”按钮，在“写作风格”框中选择你想为语法和风格这二者还是单单只对语法自定义设置，在“语法和风格”选项框中进行下面的步骤

1.在需要下面为连续逗号、引号中的标点符号以及句子间的空格数选定你想要的选项

2.在语法和风格下面,对于那些你希望语法检查器检查或忽略的规则，选中或者清除规则旁边的复选框。

如果要想恢复选中的语法和写作风格的原始设置，点击“全部重设”按钮。

通配符可以进行模糊匹配，提高效率，在查找文字中得到大量应用，例如要将全文引号中的内容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致，这就需要我们使用通配符。

通配符有两个:

“*”号和“?

”号，“*”表示多个字符，“?

”表示一个字符。

操作方法如下:

单击“编辑→替换”命令，打开替换对话框，单击“高级”按钮，在“使用通配符”前打钩，在“查找内容”中输入通配符，在“替换为”中用鼠标点一下，什么也不输入，直接打开“高级”选项，设置好格式后全部替换。

有时我们打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。

如果打开的文档中包含这样的字体，Word会将字体替换为机器中已安装的字体。

如何来控制要替换的字体，将其设置为自己希望出现的某种字体呢？

单击“工具栏→选项”命令，选择“兼容性”选项卡，单击“字体替换”按钮，在“字体替换”下，在“文档所缺字体’中选择所缺少的字体名称。

在“字体替换”列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次“确定’，系统就会按要求进行宇体的转换。

当你在Word中对长文档进行操作时，要想记住某个特定信息出现在什么地方是很困难的。

但当你使用隐藏书签时，就可以快速导航到该信息。

隐藏书签容易添加和使用，你可以把它们放在你想要的任何地方，方法如下

将鼠标移到文档中要插入书签的位置，单击“插入→书签”命令，打开书签对话框，在其中为你的书签命名，点击“添加”按钮即可。

单击“编辑→定位”命令打开定位对话框，在“输入页号”域中键入书签名，然后单击“定位”按钮，就可以到达你用书签标记过的文档位置。

有时为了美化文档，我们要给文字添加下划线，一般是横线或波浪线，但除此而外，我们还可以给文档添加更丰富多彩的下划线，方法是:

选中文字，单击“格式→字体”命令，出现字体设置对话框，在“下划线线型”下拉菜单中可以选择需要的线型，有十多种样式供你选择。

3.单击“文字效果”标签，在“动态效果”下拉列表框中选择所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等），然后单击“确定”按钮即可。

若要取消动态效果，可选中“动态效果”下拉列表框中的“无”选项，再点击“确定”按钮。

在编辑过程中我们难免要对于某些文字下方加上着重号加以显示，以使读者们阅读时引起注意。

具体操作方法是:

选择需要加上着重号的文字，单击“格式→字体”命令，弹出字体对话框，在该对话框中的“着重号”下选择“.”，单击“确定”按钮即可完成设置过程。

先画出一个文本框并在其中输入文字，设好字体、字号，设定好字体颜色，如红色，然后在该文本框上右击，选“设置文本框格式”，将填充颜色设成无;

接着选定该文字框，按住Ctrl键并用鼠标左键拖动它以便复制一份;

再将复制得到的文字选中，修改其颜色为蓝色，不要修改字体和字号;

选中红色文字所在的文本框，将它移到红色文字框附近，注意不要重合，使它们稍有位置偏移以产生阴影效果（调整时可以按住Ctrl键再用光标键来微移）;

按住Shift键再选中这两个文本框，点击右键，从快捷菜单中选择“组合”命令将它们组合在一起，这样，阴影文字效果就做好了。

在Word2002中，要将多个不同位置的对象（可以是文字、图片等）移动到某一位置，不必再像以前那样对每一个需要移动的对象依次进行选择、剪切、粘贴了。

你可以先选中一个希望移动的对象，然后按住Ctrl键，再依次选取其它需要移动的部分，然后剪切，最后在希望插入以上对象的目标位置单击，执行“粘贴”命令，则所有在前面选中的部分就在指定位置连续排放了。

单击“视图→页眉和页脚”命令，屏幕上就出现“页眉和页脚”工具条，开始时光标位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域，要切换到页脚区域，请点击“页眉和页脚”工具条上的“在页眉和页脚之间切换”按钮。

要为页脚（页眉）加上页号，首先请切换到页脚（页眉）设置模式，然后单击“页眉和页脚”工具条上的“插入页码”按钮，就可以在页脚（页眉）区看到插入的页码。

如果你想把页号设置成“第X页”这种形式，可以直接在页号前后加上“第”和“页”即可，以后再增加页面时，系统就会自动把你添加的文字显示出来。

利用这种方法你可以把页号设计成你想要的任何形式。

另外，你还可以用鼠标选中页号，然后为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。

在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为“第X页共Y页”这种形式。

要实现这一点，请单击“视图→页眉和页脚”命令，然后切换到页脚区域。

接下来不要点击“插入→页码”命令，而是单击“插入→自动图文集→第X页共Y页”，“第X页共Y页”的域代码就会出现在页脚之中。

对于任何文档，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。

具体方法是:

单击“视图→页眉和页脚”命令，切换到页脚，单击“插入→自动图文集”，然后从菜单选择“文件名”。

如果你希望文件路径也一同出现，请用“文件名字和路径”代替“文件”。

对于大型文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚。

你可以用以下方法来实现:

在“页眉和页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“版式”选项卡，选中“首页不同”，然后单击“确定”按钮即可。

取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要给文档重新排页码，以便后面的页号从第一页开始。

要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击“设置页码格式”按钮，把起始页号设置成0，然后点击“确定”，这样，文档第2页的页号就变成了1。

在文档中可以输入①②⑧④之类的序号，如果你想给文字也带上圈，该如何做呢？

选中要加上带圈的文字，然后单击“格式→中文版式→带圈字符”命令，在出现的“带圈字符”对话框中选择好“样式”及“圈号”类型，单击“确定”按钮即可。

在字体设置对话框中只要把字体设成“@字体”，如“@宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了，这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用的。

提示:

如果通过“文字方向”命令修改文字的方向，则会自动添加一个“下一页”类型的分节符，而本方法则可以将不同方向的文字在同一段落中显示。

这是一个非常方便的函数，当你需要使用伪文本来填充某页面时，就可以使用它。

使用方法如下

在Word文档中键入“=rand（4,5）”，然后按下回车键。

括号中的4代表段落数，5代表每段的句子数。

你可以更改括号中的数字，以便限定每页中文字的多少。

如果需要一个较长的段落，你可以仅在括号中放置一个数字，用于指示每段中应该出现的句子数。

单击“窗口→拆分”命令，将当前文档窗口分割为两个子窗口，分别显示长文档的不同内容，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。

要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口→取消拆分”命令。

选中英文字母，按“Ctrl+Shift+K”组合键，将小写字母转换成大写字母，再按一次大写字母变为小写，这是一个开关键。

当我们打印一个由多篇文章组成的小册子时，为了使小册子装订更完美一些，要在小册子的最前面加上所有文章的标题及页码作为目录，而要对齐右侧的页码则需一次次地调整字号大小、插入空格键，非常费劲。

其实利用样式来进行目录的添加非常方便，它用不着再向文件中输入任何文字，而且操作更简单，修改更方便。

具体做法是这样的

先选定文章中的任意一篇的标题，对标题进行字体、字号、加粗、颜色等字体格式的定义及居中、左右缩进、行距等段落格式的定义。

然后选择“格式”菜单中的“样式和格式”，新建一个样式。

在文件中选中第一个目录标题的文本，从“格式”菜单中选取“样式”选项，并从中选取刚才定义的样式,其它的目录标题文本也采用相同的方法处理。

将光标移到要插入目录标题的位置，从“插入”菜单中选取“索引和目录”项，并选取“目录卡”，确定是否显示页码、前导符样式及显示级别。

这样，在光标处就产生我们所需要的目录，该目录包含有所选文本的目录标题并产生相应的页码。

如果以后在文章中的某处插入了新的内容，则其后的所有页码将全部发生变化，如果没有采用样式产生相应目录，还需将目录的页码全部手工更改一遍，使用以上方法后，只需选取目录，点鼠标右键，选择更新域，则目录的目录标题及相应页码将全部被更新。

以前，在长文章的编辑中，要将光标移动到文章某处，需要移动滚动条或通过定位方式来完成，非常繁琐。

而采用样式添加目录，只须用鼠标点击所产生目录的某个标题，光标就会快速定位到相应标题的页码上，实现了光标的快速移动。

打开Word，新建一文档，调整一下窗口的大小（注意窗口一定不能在最大化状态），然后从桌面或其它地方把一个BMP或JPG图片拖放到文档中，你将发现该图片被自动插入到文档中了;

拖放一个通用文件，比如TXT、HTML或ZIP文件等，你将发现这些文件的名称和图标被插入到Word中了;

如果你拖动的是Word文档，它会变成一幅图片插入在文档中。

我们在打印文件时正文往往使用仿宋字体，有时文件中会包含有很多数字和英文，用仿宋体便感觉不好看。

英文和数字一般用英文字体比较好，例如“Arial字体”，这样文档就显得美观大方了。

但是如何快速让文章中的数字及英文都变成英文字体而汉字采用中文字体呢？

其实很简单，先按“Ctrl+A”全选整篇文章，选择自己想要的中文字体，然后再选择相应的英文字体，如“Arial字体”，你就会发现所有的数字和英文都变成了“Arial字体”，而汉字却保留了原来的字体。

此技巧对于其它的英文字体也适用，但对于在英文中替换想要的汉字字体却不可以。

Word默认的字体是宋体五号字，如果你感觉宋体过于呆板，五号字稍小，则可以将默认的字体改为自己喜欢的设置，步骤是

3.最后单击“默认”按钮，系统弹出确认对话框，请单击“是”按钮，就可以更改Word对字体的默认设置。

在用Word编辑一篇长文档时，若想快建定位到某页，只要按下F5键，在弹出的对话框中输人页码即可。

在Word文档中选中需要“剪切”移动的内容，按下F2功能键（不需要按“剪切”和“粘贴”按钮），然后将光标移至需要插入“剪切”内容的地方，按下“Enter”键，即可快速实现内容的准确“剪切”移动。

我们在用Word编辑文档时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错。

利用Word“剪贴板”功能，可以实现特定短语的一次性输入，方法如下

1.单击“视图→任务窗格”命令，打开任务窗格，然后打开“剪贴板”任务窗格

2.选将特定的短语（如“电脑报编辑部”）输入到文档中，然后选中，用“复制”命令将他们添加到“剪贴板”中，如果有多条短语，可以重复以上操作

3.在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。

如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，就会显示出短语的内容，点击你需要的短语即可。

可执行菜单“工具→自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。

在Word中，可以在插入表格、图表、公式或其它项目时自动添加题注，也可以为已有的表格、图表、公式或其它项目添加题注。

下面介绍插入项目时自动添加题注的方法

1.单击“插入→引用→题注”命令，打开“题注”对话框，单击对话框中的“自动插入题注”按钮，打开“自动插入题注”对话框

2.在“插入时添加题注”列表中，选择要用Word插入题注的项目。

如果要在插入表格时自动添加题注，则选中“MicrosoftWord”复选框

3.在“标签”框所带的下拉式列表中选择相应的标签。

如果“标签”列表中没有想要的标签，单击“新建标签”，打开“新建标签”对话框，在“标签”文本框中输入想用的标签如“附表”，然后单击“确定”按钮

5.Word一般是以阿拉伯数字1，2，3，…来为题注编号的，如想使用其它编号方式，单击“编号”按钮打开“题注编号”对话框，在“格式”框所带的的下拉列表中选择一种编号方式

6.单击“确定”按钮。

这样，每次在文档中插入表格时，Word就会按刚才所选择的方式为其添加题注。

首先，输入一个需转换的字符。

接着，将光标移至它的右边。

最后，按下组合键“Alt+X”，此时，Unicode字符便展现在你眼前;

反之，若需将Unicode代码转换为字符时，和上述操作一样。

先输一组Unicode字符，还是将光标移至它的右边，按下组合键“Alt+X”。

记住某些特殊字符的Unicode代码是有用的，一般也可以在插入符号的对话框找到。

而查阅Unicode代码，则很难找到更简单的方法了。

你是否已经厌倦了通过层层迭迭的菜单命令来修改你的Word文档中的编号方案了呢？

如果是，那就跳过菜单，转而使用快捷方式吧:

要想打开“项目符号与编号”对话框并调整编号方案，请双击编号列表中的一个编号。

想快速找到你需要的单词吗？

无需使用同义词库命令，你也可以查找某个单词的同义词。

只需用鼠标右击该单词，并用鼠标指向快捷菜单中的“同义词”命令，然后单击你需要的同义词，它将自动替换原先的单词，这个只适用于英文。

Word有时也为选定的单词提供反义词，请注意不要搞错了。

你可以单击快捷菜单中的同义词库命令，以访问同义词库。

当你在编辑文档时，是否对一遍又一遍地键入相同的内容（如单位名称）感到厌烦，怎样才能通过简单的几次敲键输入这些文字呢？

使用Word中的“自动图文集”词条吧。

1.选择需要存储在自动图文集中的文字（或图片），如果要在词条中保存段落格式，请将段落标记包含在选定内容中

3.单击“插入→自动图文集→自动图文集”命令，你将在此看到刚才选择的文字

4.单击“添加”按钮，Word将存储该“自动图文集”词条，以备日后之用。

2.当Word提示完整的“自动图文集”词条时，按下回车键或F3键接受该词条。

如果要拒绝该“自动图文集”词条，请继续键入。

要使用自动图文集，你必须打开记忆式键入功能。

要打开记忆式键入功能，请单击“插入”菜单“自动图文集”子菜单中的“自动图文集”命令，选择显示有关“自动图文集”和日期的“记忆式键入”提示复选框。

在输入文章时，你肯定会经常遇到“XX公司”之类重复性高、字数又很多的词句。

如果整篇文章中它们出现的几率很高，用传统的复制、粘贴等方式来解决就会很麻烦，如何能快速输入呢？

下面就是具体的方法

1.单击“插入→自动图文集→自动图文集”命令，在打开的“自动图文集”对话框中输入一条你常用的短语，如:

“电脑报编辑部”，单击“添加”按钮，再按“关闭

2.单击“工具→自定义”命令，在打开的对话框中单击“键盘”按钮，打开“自定义键盘”对话框

3.在“类别”中选“自动图文集”，在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“电脑报编辑部

4.在“请按新