接听电话注意事项Word格式文档下载.docx
《接听电话注意事项Word格式文档下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《接听电话注意事项Word格式文档下载.docx（13页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
在这种情况下，可以将所有的电话全部据实记录下来，等会议完毕之后再转交。
8．修正习惯性口头禅
很多人在说话过程中都习惯性地带有口头禅，在通话过程中应该努力加以修正和克服。
因为口头禅听多了容易让人产生疲劳而导致精神不集中，这对交流的顺利进行是很不利的。
9．断线应马上重拨并致歉
如果在通话过程中突然发生意外情况而导致通话中断，那么就应该按照对方的电话号码迅速重新拨打过去，不要让客户以为是你故意挂断了电话。
电话重新接通之后，应该立即向客户致歉，并说明断线的原因，从而赢得客户的理解。
10．勿对拨错电话者咆哮
如果对方不小心拨错了电话，那么记住不要对拨错电话的人大呼小叫，而应该礼貌的告知对方电话拨错了。
因为电话接通后已经报上了公司名称，如果此时对人不礼貌的话，等于破坏了公司的形象。
11．转接电话应给同事预留弹性空间
转接电话时，不要因为对方所找的人不是自己就显得不耐烦，不要以所找的人“不在”为理由打发对方，而应该友好地答复：
“对不起，他不在，需要我转告什么吗？
”不要询问对方与其所找之人的关系，当对方希望转达某事给某人时，不要把此事向他人传播。
12．勿同时接听两个电话
在接听公司电话的同时，常常会遇到手机铃响的情况，如果同时拿起两个电话讲话，很容易造成声音互相交错，结果两边都无法听清楚。
因此，遇到这种情况时应该选择先接听比较重要的电话，尤其要注意在办公室场合做到“以公为主，以私为辅”。
13．帮助留言应记录重点
帮助同事留言时，要注意记录电话内容的重点，应该包括：
来电者公司、部门、姓名、职称、电话、区域号码、事由、时间等内容。
此外，还应该记录留言者的部门和姓名，以方便问题的了解。
14．不要将电话当烫手山芋到处转接
经常会遇到这样的情况：
电话接听后发现不是自己的，就把电话转接到同事那边，同事又将电话转接到其他同事那里。
这样将电话当作烫手山芋到处转接，很容易让客户产生不愉快的感觉，对公司印象不好。
15．不口出秽语，不论客户是非
在与客户通话的过程中，不管遇到任何情况，都不允许口出秽语，也不要随意讨论客户的是非。
否则很容易得罪客户而使公司的生意受到损害。
因此，不要在第三者面前传话，要维护同业之间的良性竞争。
16．请教来电者的姓名
通话的时候一定不要忘记请教来电者的姓名，这样便于日后的联系和交流，有利于培养固定的客户群。
通常来说，请教来电者称呼可以采用类似的语句：
“请问您尊姓大名”、“请问贵公司宝号怎么称呼”。
本文来自:
中科软件园（）详细出处参考：
即使你不看到和你通话的人，你也要像他们就在你的面前一样对待他们。
他们一直在注意着你的声音，包括语调和心情，你需要把你全部的注意力投入在电话中。
你的态度应该是有礼貌的，声音是适中的、清晰的，柔和的，不要在电话里喊叫或声音很尖。
有趣的是，如果你要使你电话里的声音好听，你试一试带着微笑，但他听到你的声音时就像你在微笑。
这个试验你不妨试试，非常有效，人们能通过你的声音辨别你的心情是快乐还是烦恼。
2、办公室电话礼仪
（1）接听电话
在一个跨国公司的办公室里，来电必须在第二声铃响之后讯即接听。
公司接电话应该是非常正规的，在礼貌称呼之后，先主动报出公司或部门的名称。
如：
“您好，建龙公司。
CanIhelpyou?
”如果是一位秘书，则应说：
“您好！
这里是（某先生∕小姐）办公室，我是（名字）。
”切忌拿起电话劈头就问：
“喂！
找谁！
”
如果一时腾不出空来，让电话响了四次以上，拿起电话就应先向对方致歉：
当来电话的人说明找谁之后，不外乎三种情况，一是刚好是本人接电话；
二是本人在，但不是他接电话；
三是他不在办公室里。
第一种情形，说：
“我就是，请问您是哪位？
第二种情形，接话人说：
“他要旁边，请稍候。
第三种情形，接话人则说：
“对不起，他刚好出去。
您需要留话吗？
”切忌只说一声“不在”，就把电话挂了，打电话人需要留话，应清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言，但要注意言语简洁，节约时间。
我常要从美国打长途电话到国内找朋友，但因为他的同事或家人没有礼貌，我不能留言，浪费了很多钱和时间，需要再拨一遍找人。
替你的同事留个言是很容易做到的事，这不难，而后这个举手之劳同时帮助了两个人，为什么不做呢？
最好在别人方便的时候打电话给他，而不仅只是你方便的时候。
谈话可以这样开始：
“现在与您交谈合适吗？
”_____你还要考虑到别人是否方便与你在电话中长时间交谈。
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
无论什么原因，电话中断，首先打电话的人应该再拨。
如果你和某人在他的办公室谈话，而他突然接到了一个紧急电话，你应该问：
“我该出去一会吗？
”而他在接电话的时候也应该说：
“对不起，我一定要接这个电话。
当你通话时，注意背景不要太吵。
有太闹的电视或收音机，请尽量调轻一点。
当你打长途电话给别人请求帮助，正好对方不在，你应该选合适的时间再打去，最好不要让对方回电，因为对方可能会顾虑到昂贵的电话费。
如果打电话拨错了号码，应当说一声：
“对不起，我拨错了号码。
”如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，请他重拨，不要使对方难堪。
Ml
我们日常生活中都会打电话，不管在哪种场合，我们都应该掌握下面这些打电话的技巧，掌握了打电话技巧后，你将在以后的处事，交往中发挥的淋漓自如。
那样你将会非常的出众！
形体语言和面部表情为我们与别人进行面对面沟通提供了一些帮助，但是在打电话时，我们却失去了这些视觉方面的帮助，而纯粹依靠我们使用的语言，再就是彼此说话之间的沉默了。
因此，我们应该像塑造我们的视觉形象一样，塑造我们打电话时的形象。
说话使用的词汇、语音和语调都能帮助我们传递信息，并有助于我们抓住语言背后所蕴涵着的说话人的状态和情绪。
以下是一些有用的打电话技巧：
●说话时略带微笑能使你的语调更加动听。
可以在打电话时看着在镜子里的自己，注意不要阴沉着脸，或缺乏生机；
●如果想宣传某个主张，可以站起来说，这样语气更有力而热情；
●在打电话前先罗列一下要点，然后看着电脑里或手上的要点清单打电话；
●养成一种在24小时之内一定回电话的习惯；
●尽量在电话机振第一次或第二次铃的时候摘机应答；
●当你和某个人谈话时，尽量不要接电话；
●当你打电话的同时，尽量不要和屋里的人说话；
●挂电话时不要嗲声嗲气地说“再见——”，也不要矫揉造作，除非你和电话那边的人很熟并有着共同的幽默感；
●俗话说，好记性不如烂笔头。
对重要的电话号码，不管你自认为自己的记性有多好，都不要试着用脑子去记，总有一天会搞混了记不清的；
●要有原因地打电话，不要只是为了聊聊天；
打电话技巧中这点似乎很重要
●要想给对方留下好印象，就不要在结束前还在谈论着另外一个人。
专线电话：
如果你是在自己家里工作的个体劳动者，或者在家里上班，那就得装一部工作用的专线电话，这样可以使电话费单独结算，而且能使你更具有专业形象，另外也能使你的工作和生活彼此之间少干扰一些。
同时要告诉你的家人怎样清楚而有礼貌地接电话，告诉他们不要弄出太多的噪音。
提示：
如果你找不到另外一家公司里的某个重要人物，因为他总是很忙，或者门卫不让你进去的话，可以设法搞到这个人的直线电话，在上班前或下班后给他打电话试一试，通常，位居高职的人总是比其他人工作时间长一些。
利用高超的打电话技巧
通常情况下，你和客户交流史通过电话进行的，因此要掌握一定的打电话的技巧。
要想成功的利用电话，关键是要记住你的客户是看不到你的。
而你面临的挑战是有效的利用自己的声音弥补非言语交际的缺失可能给你带来的负面影响。
1.将你的名字告诉接电话者。
让接电话的人知道你是谁，就好像你在和他面对面交谈一样。
2.对着话筒微笑。
在某些情况下，人们能够通过话筒听到对方的微笑！
有些习惯于给别人打电话的人在打电话时往往在面前放一面镜子。
3.打电话的过程中，要让接电话者时时刻刻知道你在做什么。
打电话时，假如你需要查阅信息，我建议你把自己的做法告诉顾客。
切记：
不要让你的客户手握着话筒鸦雀无声。
不知道你究竟是否还要与他通话。
4.诱导接电话者切入正题。
你可以向对方提出一些问题，诱导对方切入正题，比如，你可以问对方：
“我今天应该如何帮助您？
”或者“您需要我为您做些什么吗？
”本文来源：
5.牢记接电话者的需求。
详细告诉接电话的人你要做些什么，以及你什么时候在和他进行联系，比如，你可以说“我接下来要检查一下这个问题。
”今天下午五点钟我再与您联系，好吗？
6.对接电话的人表示感谢。
这样做会让接电话者意识到你们之间的谈话马上就要结束了。
7.让你的声音在语调、语速和音高方面显得富于变化。
你应该往自己声音中注入一点儿活力，从而使接电话者对你保持注意，如果你想作出诚恳的反应，一定要富有表情，使你的语调显得自然而又亲切！
8.谨慎使用“稍微等一下”。
接电话的人一般都讨厌对方让自己等一下，假如真的有必要使用稍等这个字眼，那么尽量向对方讲明原因，并不时的插入一两句话，让接听电话的人知道他并没有被你所遗忘，假如你手头的事情所需要的时间并不止几分钟，那么我建议你征求一下对方的意见，看对方是否同意你给他回电话，将对方回电话的承诺写下来并且千万不可失约！
9.使用友好而得体的字眼。
决不可以任何理由对客户进行指责，也决不可向客户表示他所提的要求不合情理。
打电话技巧新手入门
电话是目前最方便的一种沟通方式，具有省时，省力，快速沟通的优点，在目前全国3亿电话用户的时代，电话销售已经越来越显现出起重要性来。
电话沟通究竟要如何才能做的更好呢？
在电话销售的前期必须要做好以下几个方面的准备，否则你的电话销售工作就是一个失败的过程。
一：
准备..
心理准备，在你拨打每一通电话之前，都必须有这样一种认识，那就是你所拨打的这通电话很可能就是你这一生的转折点或者是你的现状的转折点。
有了这种想法之后你才可能对待你所拨打的每一通电话有一个认真.负责.和坚持的态度，才使你的心态有一种必定成功的积极动力。
内容准备，在拨打电话之前，要先把你所要表达的内容准备好，最好是先列出几条在你手边的纸张上，以免对方接电话后，自己由于紧张或者是兴奋而忘了自己的讲话内容。
另外和电话另一端的对方沟通时要表达意思的每一句话该如何说，都应该有所准备必要的话，提前演练到最佳。
在电话沟通时，注意两点：
1
注意语气变化，态度真诚。
2
言语要富有条理性，不可语无伦次前后反复，让对方产生反感或罗嗦。
二：
时机...
打电话时一定要掌握一定的时机，要避免在吃饭的时间里与顾客联系，如果把电话打过去了，也要礼貌的征询顾客是否有时间或方便接听。
如您好，王经理，我是***公司的***，这个时候达打电话给你，没有打搅你吧？
如果对方有约会恰巧要外出，或刚好有客人在的时候，应该很有礼貌的与其说清再次通话的时间，然后再挂上电话。
如果老板或要找之人不在的话，需向接电话人索要联系方法请问***先生/小姐的手机是多少？
他/她上次打电话/来公司时只留了这个电话，谢谢你的帮助。
三：
接通电话...
拨打业务电话，在电话接通后，业务人员要先问好，并自报家门，确认对方的身份后，再谈正事。
例如：
您好，我是***公司，请问**老板/经理在吗？
**老板/经理，您好，我是***公司的***，关于.......
讲话时要简洁明了...
由于电话具有收费，容易占线等特性，因此，无论是打出电话或是接听电话，交谈都要长话短说，简而言之，除了必要的寒暄也客套之外，一定要少说与业务无关的话题，杜绝电话长时间占线的现象存在。
挂断前的礼貌...
打完电话之后，业务人员一定要记住想顾客致谢，感谢您用这么长时间听我介绍，希望能给你带来满意，谢谢，再见。
另外，一定要顾客先挂断电话，业务人员才能轻轻挂下电话。
以示对顾客的尊重。
挂断后...
挂断顾客的电话后，有许多的业务人员会立即从嘴里跳出几个对顾客不雅的词汇，来放松自己的压力，其实，这是最要不得的一个坏习惯。
作为一个专业的电话销售人员来讲，这是绝对不允许的。
四：
接听电话的艺术....
有时一些顾客图省力，方便，用电话也业务部门直接联系，有的定货，有的是了解公司或产品，或者是电话投诉，电话接听者在接听时一定要注意，绝对不能一问三不知，或敷衍了事推委顾客，更不能用不耐烦的口气态度来对待每一位打过电话的顾客。
本文来源：
1：
电话接通后，接电话者要自报家门如：
您好这里是全程管理公司业务部或您好我是很高兴为您服务绝对禁止抓起话就问喂，喂你找谁呀；
你是谁呀？
这样不仅浪费时间还很不礼貌，让公司的形象在顾客心中大打折扣接听电话前一般要让电话响一到二个长音，切忌不可让电话一直响而缓慢的接听。
2、记录电话内容
在电话机旁最好摆放一些纸和笔这样可以一边听电话一边随手将重点记录下来，电话结束后，接听电话应该对记录下来的重点妥善处理或上报认真对待。
3、重点重复
当顾客打来电话订货时，他一定会说产品名称或编号、什么么时间要或取。
这时不仅要记录下来，还应该得利向对方复述一遍，以确定无误。
4、让顾客等候的处理方法
如果通话过程中，需要对方等待，接听者必须说：
对不起，请您稍等一下之后要说出让他等候的理由，以免因等候而焦急。
再次接听电话时必须向对方道歉：
对不起让您久等了。
如果让对方等待时间较长接听人应告示知理由，并请他先挂掉电话待处理完后再拨电话过去。
5、电话对方声音小时的处理方法
如果对方语音太小，接听者可直接说：
对不起请您声音大一点好吗？
我听不太清楚您讲话。
绝不能大声喊：
喂喂大声点；
要大声的是对方，不是你。
6、电话找人时的处理方法
苦遇找人的电话，应迅速把电话转给被找者，如果被找者不在应对对方说：
对不起现在出去了，我是XX，如果方便的话，可不可以让我帮你转达呢？
也可以请对方留下电话号码，等被找人回来，立即通知他给对方回电话。
无论是拨打电话，还是接听电话，都可以反映出一个人或公司的形象。
电话是公司对外交流的一个窗口。
一个好的拨打电、接听电话过程，传递给对方的是一个好的印象，反之亦然，因此在电话方面无论是拨打或接听，都应该特别注意你的言词与语气，一个电话可能可以改变你目前境况甚至是一个人的一生。
打电话技巧|2007-3-1714:
50:
00
左手听筒右手笔
拨电话前，除应权衡对方目前的情境之外，请保持以左手持话筒，让右手来拨电话号码的姿势。
如此一来，当欲详细记载电话内容之种种时，就可以拨电话号码后空下来的右手，逐一详细记载了！
通话完毕后，也请以左手将话简挂好，以待下次电话的来临。
挺直背脊来说话
不知你是否做过这么一项试验，当我们站立说话时，其声音较坐立时更为清脆悦耳。
因此，站着打电话比坐着打电话更为合宜。
然而，为打电话，而特地自座位中站起，似乎有所不便，且不利于作记录。
是故，请你打电话前，务必尽量挺直背脊，再拿起话筒，拨上号码，以清脆悦耳、甜美愉快的声音说话。
通话重点一一列
打电话前，也应先将欲告诉对方的事项内容做成重点一一排列下来，如此，方不致事后因有所疏误而悔恨不已！
所以，就职后务必先向总务处领取一本备忘录，以便详载去电要项与来电注意内容。
这对于事务的处理是极其重要的。
拨电话前先“清场”
着手打电话时，也请先环顾四周情况，是否嘈杂不安。
因为，电话本身的性能好时，4米方圆内的细微声响，都能使对方察觉。
是故，拨电话前，当先“清场”，以免对方深受干扰。
平日置放物品时，也应极力避免将可能发生声响之物品，诸如茶杯、胶水与花瓶等物品，置放于电话旁边，否则，匆促举起话筒之时，极有可能使电话线碰到上述诸项物品，导致翻覆，而弄得满桌狼藉。
因此，请切记务必将上述诸项物品，置放于不致发生任何危险的地方。
而对于卷起的电话线，也请务必于拨话前将其拉直，以免有碍通话。
电话“说法”应注意事项：
1、认清电话有“开放性”、“社会性”。
打电话等于在众人面前与对方会晤。
因此，你必须注意到“情报外泄”的问题。
例如，对方打电话来找A，接电话的是B，B问A“要不要接”，A说不要，这时候的“私语”如果不小心被对方听到，就会引起各种误解。
又如，用公用电话打给对方说：
“我还在衡阳路，赶不上约定的会晤时间，对不起……。
”这时候，旁边正好有一辆广播车驶过，大声广播说：
“我们是台北县交通队，前面发生车祸，请各车辆绕道行驶……。
由于没有掩住话筒，这些声音都被对方听到，这也会引导起误解。
2、注意“时机”。
凌晨或是半夜打电话给对方，通常都不受欢迎。
又加，上午八时到十时左右（尤其在星期一）的时段，是一班族最忙的时候，打电话最好错开这个时段。
因此，有必要洞悉对方“何时比较空闲”，以免引起对方的困扰或是反感。
某推销能手的工作手册上，就有这样的记录：
“某某公司某某经理：
星期一：
9枣11时（部门主管会报）。
星期三：
10枣12时（经营团会议）。
3、注意自己的声音与心态。
电话只靠声音传达消息，因此开口的第一句话，以及语调、语气都相当重要。
如果心无诚意，对方多少也能听出来。
接到电话应该专心聆听，且把要点记下，切莫一边听一边做其他工作。
4、通话以简洁为主。
每一句话都要有适当的问隔，并且主旨明确，不要拖泥带水，说了半天也没有直入核心。
养成在打电话之前，先写下要点的习惯，就不会有这种现象。
5、避开电话的高峰时段。
若在对方的公司最忙碌的时段打电话给对方，会经常由于“通话中”而无法通话。
因此，必须有一套避开电话高峰时段的方法。
一般公司的高峰时段是这样的。
上班后的一二小时内。
午间休息后的一二小时内。
即将下班的时间。
无论如何，在打通的时候别忘了说一句；
“对不起，在您工作忙碌的时候打扰了您……”。
升级会员 