财务部管理手册Word文件下载.docx
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一、费用支出报销制度·
二、财产管理制度·
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三、采购管理制度·
51
四、财务管理制度·
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第一章部门概述
财务部是酒店经营管理和总经理决策与管理的重要参谋职能部门，在财务部总监的直接领导下，为酒店增收节支、提高经济效益当好管家。
财会部在酒店的经营中起着财务和计划管理、会计核算管理、资金管理、外汇管理、固定资产管理、家具用具设备管理、物料用品管理、费用管理、成本管理、利润管理、合同管理和商品、原料和物料的采购管理、仓库物资管理的重要作用。
通过财务部门进行上述有效管理，能使酒店的经营活动获得更大的经济效益，从而促进企业不断向前发展。
第二章组织架构图
财务部总监
采购经理
财务经理
采购员
财务主管
第三章岗位职责
财务部经理
岗位名称：
直属上级：
财务总监
岗位提要：
协助酒店决策层进行企业财务战略、经济任务指标制定及成本控制工作；
组织、监督执行酒店计划财务管理工作，有效筹集、管理企业运营资金；
编制各项财务报表，主持财务预决算、财务审核、会计监督和财务管理工作；
坚持“依法纳税、合理避税”原则执行国家财务税收政策；
组织协调、指导监督财务部日常管理工作。
具体职责：
1、根据《会计法》及现代企业财务管理规范，完善企业各项财务管理制度，建全内部控制和审核机制。
2、根据酒店中、长期经营计划和战略，组织编制酒店年度综合财务计划和控制指标，为财务总监决策做好参谋。
3、有效做好资金的组织管理，参与审批重大资金流向，组织实施有效、经济的资金筹集工作，督促做好企业的应收账管理工作，负责组织对企业债权、债务的清理工作，确保经营资金的正常回笼。
4、负责监督企业内部的财务制度执行情况，协助各部做好财务服务工作。
5、密切企业与财政、税务、金融部门的联系，对酒店税收进行整体筹划与管理，按时完成税务申报以及年度审计工作并为此负责。
6、审核编制企业各项经营、财务报表，向决策层提交相应财务管理工作报告。
7、负责组织、指导、审定各部经营中的财务计划，指导并督促各部建立和实施定期财务分析制度。
8、组织建立成本控制、成本管理制度，协助做好物资采购和使用的管理工作，定期做好财产清理工作。
9、在财务总监的指导下组织对重大投资项目和经营活动的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制。
10、组织、协调、指导、督促本部门日常管理工作，确保财务资料完整、安全。
11、负责本部门及内部相关部门财务专业知识培训，提高财会人员的业务素质和管理水平。
12、完成总经理、财务总监临时交办的各项工作任务。
财务部主管
负责财务部的日常行政管理，建立核算制度与流程，审核其他会计编制的会计凭证，编制财务报表，及时准确进行纳税申报，定期进行经营活动分析。
1、在财务经理领导下，贯彻执行国家经济政策，财经制度和企业财务会计制度，贯彻酒店经营方针、各项规章制度和领导决策，负责酒店财务部的各项管理工作。
2、组织财务收支核算工作，建立收入、成本、费用和利润核算制度，拟定会计科目，保证各级财务核算工作的正确性。
3、严格审核会计凭证，保证每份会计凭证的科目使用正确，数字准确，附件齐全，批准手续完备。
4、按照规定提取或摊销有关费用，计算并缴纳保险费用，按照税法规定如期计算并缴纳各种税款。
5、根据工程的完工情况及时结转在建工程账面可结转的全部内容，避免因为结转不及时而影响费用的提取和摊销。
6、定期编制会计报表，保证会计报表真实准确。
7、随时搜集资料掌握企业的经营情况，按时编写当期财务分析，为改善企业的经营管理提供选择方案。
8、负责财务部的日常行政管理工作。
9、完成财务经理以上人员交办的其他工作。
成本费用会计
成本会计
直属上司：
完整、真实、及时记载原始资料，定期编制成本、费用分析，具体负责酒店所有资产管理工作。
具体职责:
1、参与制定并完成酒店的食品、蔬菜等物品的询价工作。
2、根据收入会计传递的招待用餐等审批单及时分类汇总，按时上报。
3、根据仓库传递的领料单，按各部门分类计入成本明细。
4、每月审核各相关部门提供的工资表、水电费、燃料费等费用，并编制会计凭证。
月末打印账页并装订成册。
5、每月月末对各餐饮原材料进行盘存，据实办理假退库处理，正确核算成本支出。
6、参与制定、修改、完善饭店的成本控制制度，建立健全各项原始记录，及时编制成本费用表，进行成本、费用的分析考核，并提出积极建议。
7、负责职工餐的成本核算工作。
8、严格控制费用和非营利性用品的支出，培养节能降耗意识。
9、按部门、分类别建立固定资产明细账，定期对各部门存放或使用的固定资产进行盘点，保证固定资产的安全。
10、按照既定的固定资产折旧率按时提取固定资产折旧，并据此编制记账凭证。
11、对增加或减少的固定资产，必须严格审核有关审批程序，按规定办理固定资产报废手续，并做出相应的账务处理。
12、定期组织对酒店固定资产和流动资产的清算、核实，确保财产的准确性，加强对固定资产和流动资产的日常管理，提高资金利用率。
13、对资产在各部门之间的调拨情况，按规定程序填写调拨单并制定表格。
14、对其他资产进行管理，并按时计提、摊销各种费用。
15、对资产使用部门的资产移交工作进行监交。
16、完成财务主管以上人员交办的其他工作。
出纳
出纳
负责整个酒店的现金及银行转账票据的收付情况。
1、按照规定分别清点信用卡、支票和现金，并与交款报表、投币记录相核对，将每天所收款项记录备查。
2、将清点无误的信用卡、支票和现金填写交款单送存银行，并银行存款回单送交收入会计作账务处理。
3、掌握酒店的现金和转账票据的收付情况，认真签发现金、转账支票。
4、正确登记现金和银行日记账，做到日清月结，保证账账相符，账款相符。
5、负责酒店的日常报销工作，根据审核签章的会计凭证办理收付款事项，并在收付款凭证上加盖收、付款戳章。
6、严格执行外汇管理制度，不得套取外汇，不得私自套换外汇。
7、根据审核批准的工资表，按时准确的发放工资，做好工资卡的登记和发放工作。
8、指导收银员对人民币及外汇的真假识别，会同银行人员指导收银员按照信用卡、支票、汇票等结算程序进行规范操作。
9、随时将对账单与银行存款进行核对，月末编制银行存款余额调节表，对不正常的未达账项必须立即采取措施进行处理，避免造成不良后果。
10、妥善保管银行印签片、公司法人章及其他有价证券，确保其安全完整。
11、统计日、月优惠券发放回收，做好发票的领用、发放和登记工作，月末统计向财务主管汇报领用情况。
12、完成财务主管以上人员交办的其他工作。
收入会计
审核酒店当日的账单、单据、营业收入并登记收入明细账，负责应收帐款明细核算工作。
1、审核酒店当天各营业点的原始单据与结账单是否相符，原始单据填写是否规范。
2、检查酒店当天各营业点的转账单据所列单位有无串户，是否按有关规定或协议执行。
3、审查接待输入电脑的房价、菜品价格、商品价格是否正确，签章、折扣是否符合权限的规定，并做出记录。
4、审核客房房态与相关报表是否相符。
5、审核无误后过夜审，并打印相关报表。
6、把核对后的账单按结算方式加以分类存放，签单挂账的账单要按序号保存，为以后结账的快捷做好准备。
7、根据审核无误的数据登记入账。
8、从实际工作出发，对收银人员的工作进行业务指导和监督。
9、定期负责召集由总台领班及全体收银人员参加的差错分析会。
8、根据营销部报送挂账协议，审核营销员创建的商务协议是否正确及各项优惠是否符合规10定。
11、负责对团队、会议、长包房、签单单位等挂账单位的财务结算工作。
12、按照合同规定及时与营销人员对欠账单位进行催收，避免造成损失。
13、每月终了，编制应收款项账齡分析表，反映结算余额的清偿经过情况及存在的问题，每月向财务部主管汇报往来账户结算情况并提出处理意见。
14、妥善保管与客户签署的各项协议资料。
15、完成财务主管以上人员交办的其他工作。
库管
库管员
负责做好物品日常的收、发、保管工作。
1、严格按照规定要求做好物资保管的入库、存放、管理发出物资管理。
2、完成直接上级领导指派的各项工作，做好物品日常的收、发、保管及放置工作。
入库物资到货后，按工作程序办理验货手续，根据入库单，发票或验收单，认真进行数量和质量的复验，做到入库单与实际收货记录一致，及时填制入库单。
3、负责物资的保管、发放工作，做到保证供应，合理储备，安全卫生，合理利用仓库，分门别类保管好各类物品保持库房整洁、卫生、要做到先进先出，防止损耗变质，每月向领导报告呆滞物品信息。
4、严格执行领发制度，发放物资一定要凭手续齐全的领料单，如发现手续不完备时，应拒绝发货；
直接进厨房的鲜活货要负责落实收货人签字认可。
5、与物供部门及时沟通信息，制订各种物资存量的最高、最低储备定额，并及时根据定额督促申购进货。
6、建立一物一卡制度和永续盘存制度，根据入库单和领料单及时登记货卡，经常核对实物，做到日清、旬对、月盘，保持卡、物相符，月底与材料核算员核对做到账物相符，清仓盘点中如发现差错、盈损应及时查明原因，上报处理，按要求上报库存报告书，向财务及时提供单据、报表。
7、积极提出改进工作设想建议，协助本部门主管做好仓库储备管理工作。
8、负责编制年度、季度、月度物资申购计划。
9、按时完成领导交给的其它任务。
采购部经理
制定公司的采购方针及相关制度，全面负责酒店的采购管理工作。
1、根据现行酒店业状况，制定酒店采购物品的统一标准，严格按统一标准开展采购工作。
2、主持采购部全面工作，提出物资采购计划，报相关领导批准后组织实施，确保各项采购任务完成。
3、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况。
指导并督促下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。
4、审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确保采购内容。
减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。
5、熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。
检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。
6、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。
并不断开辟和优化物资供应渠道。
8、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。
9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理及财务总监，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。
10、及时完成上级交办的其他任务。
采购专员
全面负责酒店的采购工作，认真执行酒店的各项采购方针，规章制度，按质按量，准确及时地满足酒店的一切物品要求。
1、接受采购部经理的指令，按酒店的各项规章开展采购工作。
2、分析采购申请单，确定所购物资的名称、规格标准、单位数量及上次购买情况。
3、遵照酒店物资的质量要求，同种品牌规格要求三家以上供应商定期或不定期提供书面报价。
4、根据质优价廉服务好的原则，选择供货商。
逐级递交审签，批准后制作订单，再逐级递交审签，批准后订货。
5、不定期的对供货商的供货能力、供货质量、卫生环境及状况进行实地考察，对供货商进行甄选。
6、有针对性的进行市场调查，利用现代通讯设备，扩大对外交流与联络，收集相关信息资料。
7、协助使用部门、收货部门及时做好物资的收货工作。
所有物品没有特殊情况，先办理入库再领用。
8、建立并维护相关的文件档案系统，属于酒店资产，注意其保密性，未经许可任何文件资料不得外传、外借。
9、及时完成上级领导交办的其他任务。
第四章工作程序和标准
一、会计工作程序与标准
一）发票管理
工作项目程序
标准
1、计划
①了解、掌握各种发票的单位时间耗用量；
②根据发票耗用情况和存量制定购买、印制计划，报部门经理。
2、验收、保管
①严格验收购买、印制的发票，如发现有缺页、缺号或印制错误的情况要及时与有关方联系解决并向上级领导汇报；
②对验收无误的发票仔细登记册数、编号；
③登记完毕入库存放，并做好防火、防盗、防霉、防鼠咬虫蛀工作。
3、领发、缴销
①根据各收银点发票用量核发适量的发票；
②发出的发票按编号在领用册、卡上准确登记；
核准签字；
③监督领票人在发票报销联上加盖财务收费专用章；
④仔细检查使用后缴销的发票是否有总收款出纳认盖章，作废发票是否有经理经检查无误的使用后缴销的发票按编号在发票领用册、卡上登记注销，换领新票。
二）报帐审核
1、审核原始报帐
单据
①首先审查报帐原始单据（发票）是否合法，除酒店自制单外，所有发票应具税务机关的有“全国统一发票监制章”“×
×
税务局监制”的椭圆形红色印章，除特殊专用发票外，通用发票应有底纹图案；
②审核报帐发票的购货单位（抬头）、日期、收费项目（品名规格或加工修理）、计量单位、数量、单价、金额、合计金额大小写是否填写齐全、准确；
③审核报帐发票上是否盖有出票单位的财务专用章。
2．审核报销单
①审核报销单所附发票的金额总计是否和报销单所填写金
额吻合；
②审核报销单上是否有有效签署，包括报销人、验收人、部门经理、总经理、财务负责人；
③审核报销单项目填写是否齐全、正确；
④审核报销单所发附发票、单据的张数是否填写准确。
3、根据报销单的业务性质输入电脑编制会计凭证
①按正确的会计处理和电脑输入方法输入电脑，编制凭证；
②打印会计凭证连同报销单及附件交出纳或复核。
4、修改并更换会计凭证
①对经审查出有问题的会计凭证按正确会计处理方法作修改；
②重新打印修改正确后的会计凭证，替换原错误的会计凭证。
三）收入核算
1、审核原始报帐单
①所有收入缴款凭据金额必须准确，各项目金额必须与发票相吻合，各项总和必须与总计金额相等；
②所有收入缴款凭证项目填写必须正确、齐全；
③附件必须齐备。
2、编制会计凭证
依照审核无误的缴款凭据填列的经济业务性质，按正确的会计处理方法分科目准确录入电脑编制会计凭证。
3、打印会计凭证
打印会计凭证，连同缴款凭据、原始票据交复核审查。
②重新打印修改正确后的会计凭证，替换原错误的会计凭证；
5、月末对帐
①月末汇总收入数据，与有关的业务部门进行核对；
②发现问题须查明原因，并作相应的处理，该补记的补记；
该冲转（减）的作冲转（减）；
该调整的作调整。
四）成本、费用核算
成本、费用核算
1、依照审核无误的报销凭据填列的经济业务性质，按正确的会计处理方法分科目准确录入电脑编制会计凭证；
2、月末对帐：
①月末汇总数据，与有关的业务部门进行核对；
该冲转（减）的冲转（减）；
该调整的调整；
3、每月指导、监督盘库，认真审核其当期进、出、存数据，并按正确无误的金额结转成本、费用并录入电脑编制会计凭证；
4、每月认真审核所有部门的能源消耗数据，正确无误地分摊成本、费用并录入电脑编制会计凭证；
5、每月正确计算、提取固定资产折旧并录入电脑编制会计凭证；
6、每月正确计算、提取银行贷款利息并录入电脑编制会计凭证；
7、打印会计凭证，连同报销凭证、原始单据交复核审查；
8、修改并更换会计凭证：
五）往来帐核算、管理
1、开设帐目
严格按照业务内容和对口单位、责任人开设往来帐目。
根据有明确业务性质和有关人员有效签署的原始凭据准确录入电脑编制会计凭证。
3、提取坏帐损失
按季或年度计提坏帐损失，编制会计凭证。
4、打印会计凭证
打印会计凭证，连同报销凭据、原单据交复核审查。
5、修改并更换会计凭证
6、月末对帐
该调整的调整。
7、清帐
定期进行往来清理，根据客观实际情况仔细分析、督促结帐。
六）税金核算
1、月末对帐
①月末汇总计税收入数据，与有关的业务部门进行核对；
②发现问题须查明原因，并作相应的处理，该补记的补记，该冲转（减）的冲转（减）；
2、填写纳税申报表
准确填写纳税申报表，按时申报。
3、缴 税
将税务局已审核受理后开具的纳税缴款书交出纳下帐。
4、编制并打印会计凭证
①根据纳税缴款书的税种、金额及部门编制会计凭证；
②打印会计凭证，连同报销凭据、原始单据交复核审查。
七）工资核算
1、收集通知并登记
对收到的人事、福利、质管等部门关于人员工资、津贴、代理扣款的通知认真登记，妥善保管。
2、审核
按规定标准审核各种通知的标准、金额是否正确，如有疑问，及时向有关方征询求证或请其更正。
3、数据处理及备份
①严格按照各项通知和计算机操作提示对工资数据进行增、删、改、汇总处理；
②对已进行处理的通知作标记。
③用软盘作好工资日备份。
4、工资支取及发放
①按实发金额算出现金面额配置额，提供数据交出纳开出支票；
②协助分发现金；
③对有关疑问进行合理解答，不能解释的及时商请有关部门作答。
5、编制并打印会计凭证
①根据工资发放表编制会计凭证；
6、修改并更换会计凭证
八）会计凭证收集、整理、登记存档
1、收集资料
①完整收集经审核后的会计凭证及其附件，必须做到完备无缺；
2、整理、分册
①将收到的会计凭证仔细地进行整理，要无皱折、叠码齐整；
②按编号顺序和适当的厚度分册，做到厚薄均匀。
3、装订、登记、存档
①将已经整理分册的会计凭证加装封皮；
②封皮装好后在凭证正面左上角距边缘2~3厘米的位置打两个装订孔，孔眼要正；
④将装订线加封条并在骑缝处加盖名章；
⑤在封面填写日期、本月凭证总册数、本册凭证起止号、本册号数加盖装订人员名章；
⑥逐册登记，做到时间、册数号、凭证号齐全；
⑦交档案库存档保管。
九）会计帐薄收集、整理、登记存档
①将已经整理分册的会计帐簿加装封皮；
②封皮装好后在凭证正面左边齿空处用粗线将凭证订牢固，注意不要将纸张拉破；
③将装订线加封条并在骑缝处加盖名章；
④用专用书皮纸打印帐簿封机，要时间、户名（科目）齐全；
⑤交档案库存档保管。
十）会计档案调用管理
1、收档
将收到的凭证、帐薄及其他财务资料进行逐册登记，做到时间、册数号等齐全；
2、查档
根据主管领导指示查正所需调阅会计档案的准确位置。
3、调档
①凭据有效的证书到档案室提出所要的档案，并在登记簿上签字；
②将档案当面交给使用人并作详细登记，限定时间，同时请其签收。
4、收回、入库
①收回档案时按登记内容仔细检查验收，并在登记簿上注销；
②及时将收回的档案送回档案库；
③对超期未还者要进行催收，催收超过三次未还者及时向领导汇报。
二、出纳员工作程序与标准
一）班前准备
1、例行安全检查
到岗位后查看办公室及室内的保险柜、抽屉等有无被动过的迹象。
2、开保险柜
①拨对正确的密码；
②插入钥匙，打开暗锁；
③扭转手柄，打开保险柜。
3、取备用品
取出当日要用的支票及印章、帐簿。
二）现金收付
1、现金收付
根据主管领导签署和会计人员所制的收（付）款凭据，准确无误地收（付）现金。
2、盖章
对已经作好收（付）款处理的原始单证及时、逐一加盖“收讫”、“付讫”；
戳记。
3、记帐
根据收（付）款凭据逐笔登记现金日记帐。
三）鉴定人民币真伪
1、肉眼观察
①看水印是否清晰、有无层次感和立体效果。
②看安全线。
③看光变油墨。
④看票面图案是否清晰，色彩是否鲜艳，对接图案是否可以对接上。
⑤看图案线条、缩微文字是否清晰干净。
2、触摸手感
①摸人像、盲文点、中国人民银行行名等处是否有凹凸感。
②摸纸币是否薄厚适中，挺括度好。
3、听
通过抖动钞票使其发出声响，根据声音来分辨人民币真伪。
人民币的纸张具有挺括、耐折、不易撕裂等特点。
手持钞票用力抖动、手指轻弹或两手一张一弛轻轻对称拉动，能听到清脆响亮的声音。
4、测
借助一些简单工具和专用仪器来分辨人民币真伪。
如借助放大镜可以观察票面线条清晰度，胶、凹印缩微文字等；
用紫外灯照射钞票，可以观察
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