公司文件管理办法(正本)资料下载.pdf

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（六）请示用于向集团公司请求指示、批准。

（七）批复用于答复分公司或部门的请示。

（八）条例用于制定规范管理工作、活动和员工行为的规章制度。

（九）手册用于文件、资料的汇集形式（十）守则用于向所属成员发布的一种要求自觉遵守的约束性文件。

（十一）规定（办法）用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十二）函用于对外之间商洽联系工作、询问和答复问题，向无隶属关系的公司请求批准等。

（十三）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

第三章文件格式第八条公司文件由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、印发传达范围。

主题词、抄送单位、印制版记组成。

（一）版头由发文单位全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在文件首页上部。

（二）密级文件的秘密等级，标注于版头左上方（三）紧急程度对文件送达和办理的时间要求，标注于版头的右上方。

紧急程度为“特急、加急、平急。

（四）发文字号由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。

（五）签发人上报文件应当在发文字号右侧标注签发人，签发人后面标注签发人姓名。

（六）标题由发文单位名称、文件主题和文种组成，位于发文字号下方。

（七）主送单位主要受理文件的单位。

主送单位名称必须是全称，位于正文上方，顶格排印。

（八）正文文件的主体，用来表达文件的内容，位于标题或者主送单位下方。

（九）附件文件附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文单位署名之前注明附件的名称。

（十）发文单位署名必须用全称，位于正文的右下方。

（十一）成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；

特殊情况署印发日期。

成文日期应当写明年、月、日，位于发文单位署名右下方。

决议、决定、条例、规定等不标明主送单位的文件，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

（十二）印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性文件外，文件应当加盖发文单位印章。

（十三）印发传达范围加括号标注于成文日期左下角。

（十四）主题词标注位于抄送单位上方。

（十五）抄送单位指除主送单位以外的其他需要告知文件内容的上级、下级。

抄送单位名称标注于印制版记上方。

（十六）印制版记由文件印发单位名称、印发日期和份数组成，位于文件末页下端。

第九条文件的汉字从左至右横排。

文件用纸幅面规格采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。

左侧装订。

第十条文件编号为区别便于查询，编码设在文件封面左上角。

如“MC-CW-070706”，第一区码：

“MC”为公司文件固定码，为“美臣”的第一个拼音字母；

第二区码“CW”为财务部门固定码，除人力资源部为“HR”外，其他部门均取部门简称拼音第一字母为固定编码；

第三区“070706”为发文时间的年月日。

（详细部门发文编码录附后）第四章行文规则第十一条文件起草应当首先确认行文的必要性，确有行文必要时，要注重实效、坚持少而精。

可发可不发的文件不发，可长可短的文件要短。

第十二条分公司向下的重要行文，应当同时抄送集团公司总裁办和行文内容相关的部门。

第十三条总裁办根据总经理授权，可以向各分公司下行文；

第十四条向集团公司请示问题，应当一文一事，不得在非请示文件中夹带请示事项。

第十五条上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在正文尾注明联系人的姓名和电话。

第十六条文件除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

第十七条电报以发出日期为准（生效时间）。

第十八条对不符合行文规则的上报文件，总裁办指导其纠正。

第五章文件起草办理第十九条起草文件应当做到：

（一）符合国家相关政策法规，完整、准确地体现总裁意图，并同现行有关文件相衔接。

（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。

（三）开门见山，观点明确，文字精练，内容充实，条理清晰，结构严谨，表述准确，力求篇幅简短。

（四）文种、格式使用正确。

（五杜绝空洞、形式主义和繁琐。

第二十条行文审批程序公司行文：

起草人起草初稿任务下达领导审初稿修改返回再审（直至通过为止）改稿初校再校三校附上文件签发笺，呈总经理审核审批总裁办制作发文（发文前必须再核无误方可）。

由部门起草业务文稿：

部门起草人起草初稿部门负责人审稿修改返回再审部门分管副总审阅起草人修改返回再审（直至通过）修改附上文件签发笺，呈总经理审核审批总裁办制作发文（发文前必须再核无误方可）。

第二十一条起草重要文件应当作好调查研究和充分论证，广泛征求有关部门意见。

第六章文件的制作（校对、签发、审核）第二十二条公文送总裁签发前，由总裁办进行审核：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十三条公司文件必须由总裁（或者总裁授权的负责人）签发后，方可制作；

第二十四条公文正式印制前，起草部门应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十五条已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。

经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。

第七章文件办理和传递第二十六条文件办理分为收文和发文办理。

第二十七条发文办理，指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

总裁办在文件制作完毕后，发出之前必须再审阅一遍。

第二十八条收文办理包括文件的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办督办。

第十九条文件管理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。

需要送请领导人阅批的传真件，应当复制后办理。

第二十条秘密文件应当通过机要交通（或机要通信）传递、密电传输或者计算机网络加密传输，不得密电明传、明电密电混用。

第八章文件管理第二十一条集团公司文件由总裁办统一管理，分公司应明确专人（兼职）管理，登记造册。

各部门应根据工作需要建立（备份）一份文书档案，登记造册，专人管理。

第二十二条复制重要（密级）文件，须经部门负责人报总经理批准。

复制的文件应当与正式印发的文件同样管理。

第二十三条文件查、借阅。

查、借阅部门密级文件，应经部门经理同意，并作登记，限期归还；

查、借阅密级文件，必须经部门负责人和总经理批准，方可查借阅。

绝密文件一般不得查借阅，特殊情况必须经总经理批准。

第二十四条公司文件应当定期收集、整理，每年归档一次，入档案库管。

文件入库后按档案管理办法管理。

第二十五条入档案库管理的文件，应按照档案管理要求，分门别类，登记造册，分密级、保存期限进行管理。

第二十六条各部门的电脑数据、文件电子版，应由信息部定期进行一次备份，交总裁办入库管理。

第二十七条文件柜应注意作好防火、防潮。

第二十八条对已过保密期限和保存期的文件，进行清理、清退、造册，报总经理审批后，有二人以上在场监督销毁。

个人不得擅自销毁文件。

第二十九条分公司的文件每年清理归档上交集团总部一次。

需要注销的，必须及时作好档案数据资料的完整封存，由集团公司派专人登记接收。

第三十条员工岗位变动或离职，必须将本人保管、借用的文件按照有关规定移交、清退，方可办理变动离职手续。

第九章文件保密第三十一条公司所有员工必须严格遵守公司保密规定，任何人不得利用接触秘密文件之便，泄露公司秘密。

第十章附则第三十二条本办法适用美臣集团公司各级单位。

第三十三条本办法由集团公司总经理办公室负责解释。

第三十四条本办法自发布之日起施行。

后附文件样式：

编码：

MC-CW-070706美臣发200XX号文签发人：

正文标题正文标题：

正文、发文单位（部门）发文单位（部门）发文时间（此处加盖印章）发文时间（此处加盖印章）特急绝密主题词：

发放范围：

抄送部门：

印发单位名称：

印发日期份数中国中国XXX集团有限公司集团有限公司文件处理文件处理笺笺来文单位文件字号收文日期文件标题拟办意见：

年月日承办人签收：

年月日领导审批：

年月日督办人签名：

年月日登记处理时间：

年月日中国中国XXXXXX集团有限公司集团有限公司文件文件起草签发起草签发处理笺处理笺文件编号文件编码文件名称（全称）总经理签发：

年月日部门负责人签名：

年月日会签人签名：

办理结果：

年月日年月日拟稿人（签字）：

年月日文件发放范围：

主送：

抄送校对签字：

发出时间：

共（）份（）页