SAP财务操作要点.docx
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SAP财务操作要点
SAP财务操作要点
第一部份采购与物流核算2
第二部份销售及应收账款核算9
第三部份成本核算13
第四部分固定资产核算27
第一部份采购与物流核算
一、日常业务处理
编号
项目
执行人
频次
备注
1.
采购合同控制
商务财务综合会计
每天
2．
已收货采购订单价格修改控制
商务财务综合会计
每天
3.
普通采购业务报账控制
商务财务报账会计
每天
4.
寄售、供方库结算
商务财务报账会计
每天
5．
凭证正确性控制
商务财务报账会计
每天
6．
盘点差异控制
商务财务稽核会计
每月
日常偶有发生
7.
物料账差异控制
管理会计部工程师
每月
8.
成本中心领料稽核
商务财务稽核会计
每天
9．
应付预付重分类
商务财务综合会计
每月
10.
采购付款计划
商务财务稽核会计
每月
11．
公司内利润中心间结算
商务财务稽核会计
每天
12.
集团内公司间结算
商务财务稽核会计
每天
13.
风险管理
商务财务综合会计
每天
1.采购合同控制
财务对合同审核分两种，一种是合同条款的合理性审核，包括付款条件、开具发票形式等，该审核在OA中实现；二种是合同维护正确性审核，主要是审核在SAP中维护的合同价格、数量是否与纸质合同一致。
1.1合同维护正确性审核
1.1.1业务描述
商务本部合同维护入SAP系统后，将纸质合同传递至商务财务综合会计处，综合会计收到纸质合同，将合同价格、数量与系统维护数据相核对，一致时审核通过。
1.1.2要求:
（1）商务本部合同维护入系统后，及时传递纸质合同至财务；
（2）财务收到合同后，当日处理完毕；
1.1.3SAP系统控制
未经财务审核，业务部门维护入SAP系统的合同不能生效。
1.22008需加强控制
寄售库采购模式下，无需合同审核，系统采购价格直接采用信息记录价格，商务本部2008年将大力扩充寄售采购模式，因此，需对信息记录的审核设置财务审核节点，以保证寄售信息记录的正确性。
2.已收货订单价格修改控制
在半年度、年度合同转换时，偶尔出现新合同尚未签订完毕，采购下单时采用旧合同，收货后报账前签订完新合同，需对收货价格进行修改。
2.1价格修改正确性审核
2.1.1业务描述
目前由商务本部报账专干根据采用新合同，修改订单价格后交财务报账。
2.1.2要求:
（1）商务本部报账专干修改完价格后，在订单“文本中”注明修改情况。
（2）财务收到报账单据后，结合新的合同核对报账。
2.1.3SAP系统控制
现SAP没有有效控制方法，采用报账专干附合同报账、报账会计复核的方式人工控制。
SAP未能实现有效控制在于，订单的修改，无法明确区分修改事项类型，也就无法根据修改事项设置审核节点。
如订单日期、数量等修改商务本部领导审批即可，订单价格修改需要财务核对合同后审批，但目前系统无法区分修改事项。
2.22008需加强控制
与业务部门和项目组物流工程师沟通，区分修改事项类型，设置财务控制节点。
3.普通采购业务报账控制
普通采购业务是相对于寄售、供方采购等业务而言，通过建立标准采购订单采购，结合供应商开具发票、应开发票清单、验收小组收货数据和系统数据报账的采购业务。
3.1报账数据一致性控制
3.1.1业务描述
商务本部报账专干根据系统未报账清单，通知供应商开具发票，并将有验收小组签字收货单据、应开发票清单、供应商开具发票提交财务报账会计报账。
3.1.2要求:
（1）报账数据一致性包括发票数据、清单数据、纸质收货数据、系统收货数据四者之间数量、单价、金额相互匹配，核对一致，方可报账。
（2）报账清单中物料凭证号须与系统记录物料凭证号一一对应。
3.1.3SAP系统控制
系统订单收货记录与应开发票清单订单行记录一一对应，且临时合同采购订单系统无法报账，保证了报账数据采用合同的准确性；报账账的收货记录无法再次报账，保证了报账的唯一性。
3.22008需加强控制
该部分应用频繁，控制较为成熟。
4.寄售、方库结算
为降低库存，节约资金，公司现在大力发展寄售、供方库采购方式。
寄售库指供应商将物料寄存在重工库房，重工以领用量作为结算依据，未领用不结算，不作为重工库存；供方库指供应商在重工设置库房，供应商自行管理，重工以领用量作为结算依据。
4.1结算正确性控制
4.1.1业务描述
商务本部业务员根据系统领料记录，核对领料单后，将领料清单发供应商，供应商根据清单开具发票。
商务本部业务员将发票、应开发票清单交商务财务会计报账。
商务财务会计收到报账单据，将单据与系统记录进行核对，核对一致时，执行结算程序，系统批量处理报账。
4.1.2要求:
（1）寄售的结算在SAP系统中批量处理，因此对前台业务数据要求非常高：
领料部门收货时，必须严格核对实物与领料单是否一致；商务本部业务员在向供应商出具应开发票清单前，须仔细核对系统记录与领料单是否一致。
（2）财务报账会计报账时，须仔细核对系统清单与供应商应开发票清单、发票内容。
（3）每月月末盘点，业务部门须将盘点结果送供应商确认并反馈商务本部，对盘点差异进行核查、调整处理。
（4）物料单价的控制在合同审核中已经描述。
4.1.3SAP系统控制
SAP系统对其控制主要体现在库存和领料结算上。
通过的库房属性的设置，该类物资可以不计入重工库存；通过数据集成，领用清单与系统结算清单做到一致，保证了报账的一致性。
4.22008需加强控制
在合同控制中已经提到，与业务部门和项目组物流工程师沟通，对寄售库采购信息记录设置财务审核节点，在财务审核后方可下单。
5.凭证正确性控制
SAP系统中，会计凭证没有设置审核节点，所有须审核凭证的审核通过纸质凭证审核来完成。
5.1凭证正确性控制
5.1.1业务描述
每月所有须打印凭证（包括所有手工凭证）打印后均由专门财务人员审核签字方可结账。
5.1.2要求:
（1）准确定义须打印凭证类型。
（2）各做账会计严格按照定义选择正确会计凭证记账，以便打印出来得到审核。
5.1.3SAP系统控制
打印凭证类型和流水编码能严格防止凭证漏打漏审。
5.22008SAP需加强控制
完善SAP系统凭证流水号定义。
6.盘点差异控制
每月末对库房进行盘点，盘点差异处理后进入材料成本差异。
6.1盘点差异控制
6.1.1业务描述
盘点差异处理分为两种：
一种是库位管理类，盈亏处理分为两步，实行库位管理的盘盈亏，仓管员将盘点差异转入差异存储类型，并提交盘点报告，经相应权限领导审批后交财务在系统中确认，生成差异凭证；另一种为非库位管理类，盘盈亏处理同时生成会计凭证，一步到位。
6.1.2要求:
（1）物流部门必须对盘点的实物负责，针对实物情况在系统中作相应物流调整。
（2）审批报告须按照相关管理制度提交具有相应权限领导审批。
（3）财务根据审批报告，严格核对报告与系统记录，报告审批人权限充分，报告与系统记录一致，方可确认。
（4）由于非库位管理库房物料盈亏处理一步到位，所以交由财务作清除操作，仓管员只需提交报告明细即可。
（5）作相应确认后，生成材料差异凭证，由于该块差异没有进入物料账核算，财务应及时将所处理差异转入相应科目。
6.1.3SAP系统控制
对于实行库位管理的物料，通过系统两步确认设置，能实行财务核对盘盈亏报告后进行确认的控制；对于未实行库位管理的物料，通过权限限定，将处理权限设置在材料会计处，同样可以实现财务会计对报告的把握和差异的处理。
6.22008需加强控制
差异处理流程和系统管控已经比较成熟。
7.物料账差异控制
物料账差异产生的业务很多，必须保证物料账明细与总帐差异金额一致。
7.1物料差异控制
7.1.1业务描述
物料账差异产生的业务很多，如公司内利润中心间发料、向成本中心发料、跨公司发料、让售、盘盈亏等等。
部分差异系统能准确计算物料账差异，还有部分差异必须通过人工以开发程序或手工方式进行结转。
现在系统中公司内利润中心间发料的物料账差异、发票校验二次差异的结转均不能彻底，还需加强核算和管理。
7.1.2要求:
（1）必须对业务部门尤其是商务本部的物料价格维护严格把关，防止价格错误，否则导致莫名的差异。
（2）管理会计部需加强对标准价格的审核，防止标准价格错误，杜绝差异结转成本时不得不手工干预。
（3）对已有差异结转程序进行提升，如发票校验二次差异，须明确区分材料成本差异、汇兑损益产生的差异等，进而结转入不同科目。
（4）必须严格控制在物料账差异科目中手工记账，如有特殊情况需要手工干预的，需提交管理会计部SAP工程师处理。
7.1.3SAP系统控制
月底按照月结流程，逐步结转各项差异。
结转后将物料账总帐与系统明细相核对，一致时表明差异结转彻底；根据结转明细，分析结转成本科目是否正确。
7.22008需加强控制
完善公司内利润中心间发料差异结转，扩充跨月校验二次差异功能，使之明细分别物料差异、汇兑损益差异等。
8.成本中心领料稽核
成本中心领料多为费用类领料，无法通过MRP形成配送。
为加强该类领料管理，现由商务财务稽核会计手工稽核。
8.1领料正确性控制
8.1.1业务描述
商务财务稽核会计根据手工领料单，核对系统领料记录，准确无误后，将单据与系统明细清单一起交领用部门财务。
8.1.2要求:
（1）物流管理人员领料下单前，必须对领料单进行必要的审核，审核内容包括签字人员权限等。
（2）商务财务稽核会计每天到库房收单。
（3）稽核会计收单后须对单据进行仔细审核，包括手工领料单据与系统数据的一致性，手工单据的领料、签字权限是否充分，物料价格是否正确等。
（4）领用部门收到稽核会计交来单据，须仔细核对单据和系统记录，把握领料实际业务，核对系统记账科目。
8.1.3SAP系统控制
系统通过成本中心和物料类型、领料代码来实现发料账务控制。
8.22008需加强控制
系统通过成本中心和物料类型、领料代码来实现发料账务控制，该规则由财务制订，但由仓管人员实现。
所以对于业务的真实性和财务处理的正确性均须加强手工稽核来加强控制。
9.应付预付重分类
应付预付重分类涉及到GI/IR重组数据、外币重估数据、用友遗留暂估数据等，情况较为复杂，通过开发实现系统重分类。
9.1付款计划控制
9.1.1业务描述
每月底，财务处理完当月账务。
由于系统标准的局限，应付预付款的重分类通过二次开发在系统中完成。
运行重分类程序，系统取出各供应商重分类往来明细，汇总后重分类。
9.1.2要求:
（1）财务严格按照月结程序，重分类程序一定在GI/IR重组、外币重估之后执行。
9.1.3SAP系统控制
该程序主要为满足核算功能，控制在于财务人员将程序结果与系统标准结果的核对。
9.22008需加强
1、能满足目前要求，以后只需根据核算需要，如增加重分类内容等进项相应调整。
10.采购付款计划
每月采购资金计划均通过SAP系统计算得出。
10.1付款计划控制
10.1.1业务描述
每月底，商务财务处理完当月账务。
商务本部根据系统采购订单情况（包括下单、收货、报账），通过开发程序，运行出下月付款计划。
10.1.2要求:
（1）商务本部必须严格规范前台业务操作，如按时下单，及时销账等。
（2）商务财务及时准确处理账务。
（3）系统参数设置精确，如付款条件、下单日、装船日、收货日等。
（4）严格依照系统计划付款。
10.1.3SAP系统控制
SAP系统对其控制主要体现在利用系统综合数据，如某供应商的付款条件、下单情况、收货情况、预计收货情况、结算情况、已付款情况等，加上特定参数，如报账付款周期、装船日期等。
订单情况通过业务部门业务人员和各主管控制，付款条件等在业务部门维护后经财务审核，双方共同控制。
已实现部门控制环节已经较为成熟。
10.22008需加强控制
1、功能扩充，功能扩充包括横向和纵向两个方面，横向的扩充主要是在SAP中实现更多业务的系统控制，已实现的有预付款、款到订货、款到发货、货到付款、信用证付款等，余下如TT等需扩充进来；纵向的主要是向前后端业务的延伸和对接，如与拜特资金系统的对接等。
2、参数质量提升。
经过2007年的实践，对业务参数进行提升，不断提高系统计划的精确度。
3、严格按照系统要求，规范下单、收货等业务处理和报账、付款等财务处理，使资金计划更准确。
11.公司内利润中心间结算
公司内利润中心间结算，一般费用的划转由手工控制，SAP控制主要涉及利润中心间的物料转储。
11.1公司内利润中心间结算控制
11.1.1业务描述
公司内利润中心间结算，物料转储时，系统自动按照标准价格实现双方转账，月末根据当月收发料记录和结算价格规则结算加乘部分的内部成本和内部收入。
11.1.2要求:
（1）前台业务部门严格按照系统要求下单、转储。
（2）对于实行合同价结算的物料，如驾驶室自制件、电子车间自制件，须及时在系统中维护经管理会计部核定的合同价格，避免系统采用价格出错。
11.1.3SAP系统控制
SAP系统对其控制主要体现在结算价格规则上。
通过对收发双方、物料类型等要素建立结算价格机制。
11.22008需加强控制
1、对于同一对交易双方（以收发货工厂定义）、同一物料类型中不同物料需采用不同价格时，系统设定取价优先级别来实现交易价格。
如重工本部工厂1805向重工内其他工厂发料，同属自制半成品，电子车间自制半成品采用合同价，其他自制半成品采用标准价或标准价加乘。
系统设定从1805发出自制半成品首先搜索合同价，合同价格明细中没有时，采用标准价或标准价加乘。
如果电子车间新品没有及时在合同清单中及时得到维护，系统将会取标准价格结算。
此处需优化并加强控制，去除优先原则，采用惟一原则，没有正确价格系统业务无法进行。
12.集团内公司间结算
集团内公司间结算按照不同维度可分为不同类型。
按照业务来分，有采购和销售，其中采购又可分为普通采购和代理采购，销售可分为代销、按揭等等；按照交易内容来分，有材料购销（包含配件）、主机购销；按照结算方式来分，有SAP系统结算和手工结算。
集团内公司间交易业务繁杂，流程和处理方案颇多。
12.1往来一致性控制
12.1.1业务描述
公司间的往来一致性控制包括业务一致性，即购销数据的一致性，目前绝大部分业务采取转储方式，保证发货与收货一致；结算数据的一致性，在购销业务一致的基础上，核对交易价格，保证结算金额的一致性；资金往来的一致性，双方购销通过开票和发票校验后，通过划转内部存款结算往来。
12.1.2要求:
（1）对业务部门要求：
前台物流部门在收发货时，采取转储订单形式，保证收发货一致；同时也能使销售方开票与购货方校验明细保持一致。
（2）对财务要求：
鉴于销售方开票系统依据是交货单，购货方发票校验依据为采购订单，为防止销货方开票后购货方校验前出现后续交货，导致开票数据与校验数据不一致，流程规定由销货方开具发票后在购货方帐套中作发票校验处理。
（3）购销双方财务定期核对往来和内部存款，保证一致。
12.1.3SAP系统控制
关于一致性控制，系统通过以下几个方面来实现：
（1）采用转储订单，同时控制缓冲库存，保证发货与收货一致；
（2）由销售方会计负责同时开票和校验，保证核算时点交货与收货一致；
（3）财务开票和校验时，通过开发报表ZMIRO1，对开票和校验数据进行比较，保证挂账金额一致；
（4）通过SAP合并报表监控器，核对应收、应付；其他应收、其他应付等往来，对不一致项目进行核对调整。
12.1.42008需加强控制
该部分结算流程和系统操作已经较为成熟，需要加强的是某些较为复杂的流程和系统处理方案的优化，如长沙工业城外围关联公司配件直发工地流程等。
12.2关联交易价格控制
12.2.1业务描述
公司间交易的业务内容多种多样，其价格机制也是五花八门，结算价格机制总的原则是依据预算价格，维持一年不变；同样的购销双方，同样的业务内容，往来价格一致。
12.2.2要求:
（1）对业务部门要求：
前台物流部门在收发货时，采取转储订单形式，以使系统能根据设定的相应的价格机制取价。
（2）对财务要求：
新品出现时，销售方财务及时提交管理会计销售价格，管理会计部核定价格后，交商务本部维护入系统。
12.2.3SAP系统控制
关于价格控制，系统通过以下2个方面来实现：
（1）根据公司确定的价格机制，在系统中设定该价格机制，当前端业务违反设定价格机制时，业务将无法操作；
（2）价格的维护由商务本部统一进行，保证价格的惟一性；
12.2.42008需加强控制
目前仍有部分业务采用销售订单和收货订单两步进行，导致业务数据无法对应，合同多头维护（须分别维护销售合同和采购合同），给业务的一致性和价格的惟一性带来了潜在的风险。
2008年需对部分业务流程进行优化，对相应SAP系统处理方案进行提升。
13.风险管理报告
采购类风险报告管理包括预付款风险管理、退货风险管理、委托加工物资风险管理、收货未报账风险管理、进项发票风险管理（包括进项海关税金管理）、成本中心领料风险控制等。
13.1风险控制
13.1.1业务描述
风险管理多通过报表形式来实现，报表一般随系统实际业务调整而进行调整，如系统参数改变，机构调整等。
13.1.2要求:
（1）如遇系统调整或参数更改，需及时设定更改风险参数。
13.1.3SAP系统控制
风险报告主要通过系统取得报表数据，通过报表数据人工进行分析。
系统报表已经比较成熟。
13.22008需加强控制
1、功能增强。
变通过定期系统报表数据手工分析为系统实时预警风险，如预付款逾期预警、委外物资逾期预警、进项发票抵扣逾期预警等。
2、范围扩大。
将更多的风险管理纳入到SAP系统中来，通过系统实现预警和控制。
第二部份销售及应收账款核算
一.日常业务
编号
项目
执行人
频次
备注
1.
检查销售订单发货过账
主机、配件销售会计
每天
重点关注销售订单各相关信息与合同是否一致；销售订单发货过账科目、利润中心
2．
对销售订单开票、批准至会计
主机、配件销售会计
每天
重点关注开票计划与付款条件是否一致；确认收入科目、利润中心
3．
特殊业务处理
主机、配件销售会计
及时进行
确保手工凭证科目、金额、利润中心等正确
4.
库存核对
产品会计
每周至少一次
抽查
5．
公司间结算
主机会计
每月
重点关注往来是否结平
6.
内部存款核对
责任会计
每周
与结算中心内部存款核对一一致
7．
个人借支、费用报账、反馈
报账会计
及时进行
关注利润中心归属是否准确
8．
划转往来、费用
报账会计
及时进行
关注利润中心归属是否准确
9．
划转分公司抵减费用、个人往来、分公司往来
报账会计
每周一次
应注意是否已划平
10.
检查往来科目、费用科目、成本中心
报账会计
及时进行
1.检查销售订单发货过账
1.1销售组织、销售办事处、以及订单类型是否正确；
1.1营销代表、回款方式、内部结算价格是否正确；
1.1发货过账成本科目是否正确；利润中心是否为发货利润中心。
2.销售开票批准至会计
2.1开票计划与合同付款条件是否一致、开票计划总额与销售总额是否一致。
2.2批准至会计形成的利润中心与销售组织是否对应；会计科目使用正确。
2.3严禁对跨月发票进行取消；原则上需要对当月发货过账的所有销售订单进行开票批准至会计（除国际未报关订单外）。
2.4对出具发票日期在当月，但未发货过账的销售订单必须将出具发票日期更改为下月或是9999
3．特殊业务处理
3.1调价订单根据订单业务类型确定调整收入的利润中心；
3.2特殊业务的会计科目使用正确，按照新会计科目体系做账；
3.3损益类科目正确填写获利能力段，具体操作参照《获利能力分析报表操作手册》；
3.4正确修改ZKJPZ1表格；
4．库存核对
4.1通过zmm102导出系统库存报表，与仓库报表核对；
4.2通过CO报表导出库存值与总账科目余额核对一致；
4.3月末对实物进行盘点。
5．公司间结算
5.1参照《公司间结算程序操作手册》；
5.2与各公司、各利润中心核对往来，并且结平；
6.费用报账
6.1存在两个或两个以上外币结算的个人、客户往来，需要用07年年底导入的平均汇率进行清账；
7.划转往来、费用
7.1对于跨利润中心报账凭证，原则上在费用归属利润中心做账，往来通过内部存款结转至个人所属利润中心。
二.曾出现的问题及解决方法
1．问题：
国际主机、配件销售订单销售开票确认利润中心产生在原LR1001
1.1产生原因：
销售订单为08年1月以前下达，下达时订单上的开票利润中心已为LR1001
1.2财务影响：
国际销售收入确认在LR1001
1.3解决方法：
1.3.1将已经形成在LR1001的国际收入通过CATT转至LR1801
1.3.2对于以前的销售订单在开票之前检查行项目上的开票利润中心是否为LR1801，否则需要删掉该行项目，重新创建行。
1.4后续控制措施:
由国际本部发票管理专干以及国际销售会计共同兼管。
2.问题：
国际本部、重工本部销售主机，随机附件通过泵送营销工厂发货时，配件成本形成在销售组织对应的利润中心
2.1产生原因：
SAP系统在通一个公司代码下不同利润中心之间的业务，成本确认的利润中心不能带出发货工厂对应的利润中心，而是取销售组织对应的利润中心。
2.2财务影响：
成本的利润中心与存货减少的利润中心不一致。
2.3解决方法：
通过每月月末执行公司间结算程序，将本月所有销售组织为1001和1005，但是发货工厂为1802的业务，将其成本转至存货减少的利润中心。
3.问题：
国际本部配件销售从泵送服务发货时形成的成本不为LR1803，而是LR1801
原理同以上第2点。
4．问题：
个人往来如有两种或两种以上外币清账时，出现汇兑损益
4.1产生原因：
由于往来切换利润中心时，并不是用挂账时的汇率导入，而是以平均汇率导入。
4.2财务影响：
清账时如果用当时关帐的汇率清账，则会产生汇兑损益，并且无法核实个人未清项目的汇率。
4.3解决方法：
清账时用12月底导入的平均汇率进行清账，确定外币、本币金额。
5．问题：
手工输入集团内客户、集团内总账科目时，提示需要维护伙伴利润中心
5.1产生原因：
利润中心合并报表启用。
5.2财务影响：
手工输入集团内的收入等总账科目需要输入伙伴利润中心。
5.3解决方法：
在总账科目屏幕“其他”－“所有科目的分配”中输入“伙伴利润中心”，而不是在获利能力段中输入，也不是在“其他数据”中输入。
6.问题：
08年1月1日前下达08年完工的搅拌站国内销售订单，销售组织仍为1001，收入确认在LR1801
6.1产生原因：
水泥搅拌站是根据销售订单下达生产订单，因此在系统切换时，对于已经下单的搅拌站销售订单因与生产订单关联而无法删除，因此在08年发货过账时，其销售组织仍为1001，开票利润中心为LR1801。
6.2财务影响：
①导致泵送营销1002销售组织销售的水泥搅拌站，开票时收入确认在国际本部销售组织1001对应的利润中心L
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