商务英语合同编写.ppt

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ContractsandAgreements,PartTwo:

AimsandRequirements:

TolearnaboutwhattheContractisandwhattheAgreementis;TolearnabouttheTypesandStructureoftheContract;TolearnabouttheLanguageCharacteristicsoftheContract;Topracticereading,translatingandwritingtheContract,PartThree:

TeachingContents,I.WhatistheContractandwhatistheAgreement?

II.TheTypesoftheBusinessContractIII.TheStructureoftheBusinessContractIV.TheLanguageCharacteristicsoftheContractV.TheHandlingProcedureofS/CandP/CVI.WhataretobenotedwhenwedrafttheContract?

VII.HowtofillaContract?

PartFour:

StudyoftheContractandtheAgreement,I.WhatistheContractandwhatistheAgreement?

它们很相似，但仍然是有区别的，简单来说,contract要比agreement更加正式，更具有法律效力。

AContractisaformalwrittenagreementwhichsetsforthbindingobligationsofthepartiesconcerned.Itisenforceablebylaw.Onceacontractissigned,anypartyconcernedshouldfulfillhisobligations,otherwise,hewillbesuedandhastomakeacompensation.AContractisformedonagreement（协商）andagreementarisesfromoffer（要约）andacceptance（承诺）.Onceonepartymakesanofferandanotherpartyacceptsit,acontractisformed.,AnAgreementis:

1.anofficialdocumentthatbusinessmensigntoshowthattheyhaveagreedtosomething2.anarrangementorpromisetodosomething,madebytwoormorepeople,companies,organizations,etc.Asimple“agreement”isanarrangementbetweenthepartieswhichmayormaynotcontainthenecessaryelementstobeenforceablebeforeacourtoflawsuchas“offer”and“acceptance”.Thetermsaresometimesusedinterchangeably.Quiteoftenthewordcontractcanmeanthedocumentcontainingtheagreement,butagreementcanbeusedinthatsensetoo.Contractalsotendstobeusedtomeanabindingorformalagreement.Lawstudentsstudythelawofcontract,ratherthanthelawofagreements.,协议是合同的一种概念，即所有的合同都是协议，但并非所有的协议都是合同，所以说合同是具有特定内容的协议。

协议的定义:

机关、企事业单位、社会团体或个人，相互之间为了某个经济问题，或者合作办理某项事情，经过共同协商后，订立的共同遵守和执行的条文。

协议与合同的区别：

1、合同有违约责任的规定，协议书没有。

2、经济合同有“合用法”作为依据，协议书暂时没有具体法规规定。

3、协议书比合同应用范围广，项目往往比合同项目要大，内容不如合同具体。

因此，协议书签订以后，往往还要分项签订一些专门合同。

II.TheTypesoftheBusinessContract,Thebusinesscontractcanbedividedintothefollowingfivetypesaccordingtotheirdegreeofsimplicity:

1.Contract（正式合同）,2.Agreement（协议书）,3.Confirmation（确认书）,4.Memorandum（备忘录）,5.Order/Indent（订单）,etc.ThefirstthreearemorecommonlyusedinChineseforeigntradeenterpriseswhichgenerallyhavetheirownprintedsetformatofcontractorconfirmation.,III.TheStructureoftheBusinessContract,就外经贸合同的整体结构而言，首先要求合同的内容必须完整；其次要求合同条款中双方的责任要明确；再者合同条款的整体结构必须严谨（指章、条、款之间既条理清晰、又结构紧凑；内容的逻辑思维无懈可击，并且表达严密）；最后要求条款的语言应简明扼要、通俗易懂。

Asacompleteandeffectivebusinesscontract,itis,inmostcases,comprisedofthethreeprincipalparts:

1.TheHead（约首）（theeffectpart）2.TheBody（本文）（therightsandobligationspart）3.TheTail（约尾）（theeffectpart）,1.TheHead（约首）,1）TitleoftheContract合同名称2）Preamble:

前文/序言a.DateofSigning订约日期b.PlaceofSigning订约地点c.ContractNumber合同号d.SigningPartiesandtheirAddresses订约当事人及其地址e.RecitalsorWHEREASclause订约缘由约首又被称为效力部分。

其中，前言中载明当事人的名称及其法定地址、缔约目的和原则。

订约当事人及其地址（有些研究者称为当事人的合法依据）应以详细名称写出，不能用缩写形式。

订约缘由将在“语言特点”当中的“用语方面”第7点作介绍。

2.TheBody（本文）,1）DefinitionClause定义条款2）BasicConditions基本条款3）GeneralTermsandConditions一般条款a.Duration合同有效期限b.Termination合同的终止c.ForceMajeure不可抗力d.Assignment合同的让与e.Arbitration仲裁f.GoverningLaw适用的法律g.Jurisdiction诉讼管辖h.Notice通知手续i.“EntireAgreement”Clause完整条款j.Amendment合同的修改k.Others其它本文又被称作权利与义务部分，是合同的中心内容，在整个合同中所占的篇幅最长。

它明确规定双方当事人的具体权利和义务、违约赔偿、不可抗力、争议解决、适用法律等条款。

其中，完整条款即表明与涉及的现行契约条款的关系。

3.TheTail（约尾）,1）NumberofOriginals合同份数2）TheEffectivenessoftheLanguage（inwhichtheContractiswritten）合同文字的效力3）TheEffectivenessoftheContractAnnexes合同附件的效力4）Signature签名5）Seal盖印约尾同约首一样，也被称为效力部分。

对于东方国家来说除签署外还需要盖印，而西方国家则无此项规定：

一般在合同上进行了签署，该合同便具有了法律效力。

在国际经贸活动中，签名的字体与写法必须统一、固定，而且是他人难以模仿的。

尤其是在合同文本的页数很多（如技术贸易合同）时，更要注意，因为每一页都需要签署。

关于对外经贸合同的格式，目前流行的一般有三种：

1、条款式（或称条文式），2、条款、表格混合式，3、表格式。

条款式合同格式在涉外经贸合同当中使用最为普遍，几乎各种类型的合同均采用这种格式（如商品买卖合同，机械设备贸易合同、国际工程项目合同等），即合同当中的所有条款均用横式条文分项列出。

条款、表格混合式多用于商品买卖合同及加工贸易合同。

在商品买卖合同中，商品名称、规格、包装、数量、单价、总值等项目均用表格列出；在加工贸易合同中，由委托方向被委托方提供的原辅料、零部件以及后者向前者送交的成品的品名、数量、规格、包装、单价、总值等项目也用表格列出，其它条款则全部采用条文式。

表格式合同格式一般用于商品买卖合同。

如果交易商品数量不多，品种性能比较单一，交易金额数字不大，可全部采用表格式，如“售货确认书”、“购货确认书”、“订单”等。

IV.TheLanguageCharacteristicsoftheContract,

（1）.Wording用词方面1、常使用正式或法律上的用词。

例如：

1）Theauthoritiesapproved（the）saidapplicationof3rdNovember,2003.主管机关已批准2003年11月3日的上述申请。

（“thesaid”或“said”是公文体，意为“该”、“上述的”。

）2）ThisContractshallbegovernedbyandconstruedinaccordancewiththelawsofChina.本合同应受中国法律管辖，并按中国法律解释。

（“construe”为法律用词，较“explain”、“interpret”正式。

）由于合同是法律性的正式书面文件，所以使用法律的、正式的用词是必要的。

合同的草拟者应加强学习并正确使用这些诃语，以便草拟出来的合同能达到订约的目的和要求。

2、常在副词“here”，“there”,“where”之后加一个或两个介词，构成新的副词，使其成为公文用语。

例如：

1）ThisContract，madeasofthedayofJulyl，2003byandbetweenABCCo.（hereinaftercalledPartyA）andXYZCo.（hereinaftercalledPartyB）.本合同于2003年7月1日由ABC公司（以下简称甲方）与XYZ公司（以下简称乙方）签订。

（hereinafter=laterinthiscontract，意为“在下文”）2）ThedepositpaidbytheBuyersshallnotberefundediftheBuyersfailtomakefullpaymentwithinthetimehereinspecifiedandtheBuyersshallbeliableforalllossesincurredtherefromtotheSellers.如果买方在规定的时间内未付清货款,买方的保证金就不予偿还，而且买方应承担卖方由此引起的一切损失。

（herein=inthis，意为“此中；于此”；therefrom=fromthat意为“从那里”）类似上述的复合副词还有许多，诸如：

hereafter,hereto,hereby,therein,thereby,thereof,wherein,whereof”等。

由于这些词只出现在合同和公文中，初学时容易混淆。

但只要记住“here”代表“this”,“there”代表“that”,“where”代表“what”或“which”，便易于理解并掌握。

在合同中使用这些词，可避免重复、累赘，以期达到准确、简洁之目的。

3、常用成双成对的同义词。

例如：

1）ThisAgreementismadeandenteredintobyandbetweenABCCo.andXYZCo.ABC公司和XYZ公司双方签订本协议。

（同义动词与介词成对出现。

）2）ClaimsinrespectofmatterswithintheresponsibilityoftheinsurancecompanyoroftheshippingcompanywillnotbeconsideredorentertainedbytheSellers.属于保险公司或轮船公司责任范围内的索赔，卖方不予接受。

（同义动词成对出现。

）把两个同义词或非同义但起同样作用的两个词放在一起，也是合同英语的一个常见现象，其目的是要更加准确地表述某个概念，以避免诉讼时双方律师钻词义间的细微差别而大做文章，这是从多年的判例中总结出来的经验。

同时，成双成对用词还可起强调作用。

现代合同语言提倡简化，如无必要可以不必用成对词语；而如有争论之可能时，在重要合同中还应按习惯用词为好。

4、常用“shall”表示法律上可强制执行的义务或正式的规定。

例如：

1）TheSellersshallpresentthefollowingdocumentstothepayingbankfornegotiation：

卖方应向付款银行呈交下列单据进行议付：

2）TheL/Cshallbevaliduntilthel5thdayaftertheshipment.信用证有效期至装船后15天止。

在合同中，“shall”并非单纯的将来时，以“人”作主语时，一般用它表示法律上的义务和责任；以“事物”作主语时，用之表示应当执行的规定。

“shall”可译成“应”、“应该”、“必须”。

而“will”一般使用在没有法律强制的情况下，应译为“将”、“愿”、“要”。

“may”则用于表示契约上的权利（right）、权限（power）或特权（priviledge）的场合。

在表示权利的场合，如该权利在法律上可强制时,用“isentitled”更为合适。

5、常在两个名词、动词或动名词（即平行语法结构）之间使用“and/or”，以使法律性条文在措词上更为准确、严密。

例如：

1）ShouldtheQualityand/orQuantity（Weight）befoundnotinconformitywiththatoftheContract，theBuyersareentitledtolodgeaclaimwiththeSellers.如发现品质和/或数量（重量）与合同不符，买方有权向卖方索赔。

2）IftheBuyersfailtoopentheLetterofCreditintime,theSellersshallhavetherighttocancelthisSalesContractwithoutfurthernoticeandorclaimontheBuyersforlossesresultingtherefrom若买方未能按时开立信用证，卖方有权在不通知买方的情况下撤销合同和或向买方提出因此所造成的损失的索赔。

6、合同英语属法律英语的范畴，而法律文字中有一些专用词汇，源出拉丁语或法语，也有的是来自古英语（如第2点所谈）。

例如：

常用的拉丁语有：

basis，table，register，state，declaration常用的法语有：

proposal，effect，schedule，duly，policy，subject,terms，conditions，contract，accept常用的法律法语和拉丁语有：

feesimple（不限制具有一定身份的人才能继承的土地），prorata（按比例），proforma（形式上）,

（2）.WaysofExpressing用语方面,1、用语要求准确、明白、严密。

例如：

1）TheSellershalldeliverthegoodsbeforeJuly31，2003.这句话似是而非，因为我们都理解为包括7月31日在内，而英语国家则理解为只包括7月30日却不包括31日。

此句若改为：

TheSellershalldeliverthegoodsonorbeforeJuly31，2003.就不会引起买卖双方的争论了。

2）PaymentshallbemadebyPartyBinaweek.这句话模棱两可，因为它既可理解为在一个星期之内，又可理解为在一个星期之后。

因此，如果我们想说前者就应用withinaweek；想说后者就应用afteraweek。

2、多用现在时态，少用将来时态。

尽管合同的条款是规定签约以后的事项，通常仍以使用现在时态为原则。

例如：

TheperiodofLeaseistwoyearsbeginningfromthedatetheLesseeacceptstheequipmentonexamination.租期为两年，从承租人验收设备之日起算。

3、多用主动语态，少用被动语态。

例如：

A、Therulesandregulationsoftheworksiteshallbeobservedbyworkers.工地的规章应被工人遵守。

B、Workersshallobservetherulesandregulationsoftheworksite工人应遵守工地的规章。

试比较以上两句，意思虽然相同，但因表达方式不同，B句比A句更佳，因为主动语态比较自然、明确、直接和有力。

4、多用直接表达方式，少用间接表达方式。

例如：

A.ThisArticledoesnotapplytobondholderswhohavenotbeenpaidinfull.本条款不适用于尚未全部偿付的债券持有者。

B.ThisArticleappliesonlytobondholderswhohavebeenpaidinfull.本条款只适用于已经全部偿付了的债券持有者。

上述的A句采用否定的间接表达方式，然而却没有B句的直接表达方式那么明白、直截了当。

5、能以一个动词表达者就用一个动词，而避免使用“动词+名词+介词”之类的同义短语。

例如：

PartyAshallmakeanappointmentofitsrepresentativewithin30daysaftersigningtheContract.甲方应于签约后30天内指定其授权代表。

如我们用“appoint”取代上句中的“makeanappointmentof”，这句话便变得更为简洁、有力。

6、常用“should，where，provided（that）,incase,onconditionthat，intheevent（that）”引导条件状语从句。

例如：

1）WhereProvided（that）Incase/Intheevent（that）nosettlementcanbereachedthroughnegotiation,thecaseshallthenbesubmittedforarbitration.倘若协商不能解决，该争议应提交仲裁。

2）ShouldthecontentofTribasicPhosphateofLimefallbelow70，theBuyershavetherighttorefusethecargo.如磷酸三钙含量低于70，买方有权拒绝收货。

上述引导词短语中,“should”之后的谓语动词只能用其原形；为了简洁，可将“incase（sth.happens）”和“intheevent（that）”分别换成“incaseof（sth.）”和“intheeventof（sth.）”的结构来使用。

7、多用法律文件中使用的某些专用词语。

例如：

1）WITNESS证明它是在合同前文中常用作首句的谓语动词。

其古体WITNESSETH是第三人称单数现在时，即等于WITNESSES。

例如:

ThisAgreement,madeby，WITNESSWHEREAS，itisagreedasfollows：

本协议由签定证明：

鉴于特此达成如下协议：

2）WHEREAS鉴于有鉴于它是在合同前文中用作引出签约由来和目的的连词，由它引出的条款因而被称作“说明条款”或“鉴于条款”。

正式而重要的合同，尤其是英美法系的合同，多有此条款。

例如：

WHEREASAdesirestoexporttoBthegoodsasspecifiedinExhibitAhereof（hereinaftercalledthe“Goods”）;andwhereasBdesirestoimporttheGoodsfromA；鉴于甲方愿意向乙方出口本合同附件A中所规定的物品（以下简称“货物”）;且鉴于乙方愿意从甲方进口上述货物；,（3）.TypesofSentences用句方面,1、使用陈述句，不使用疑问句。

（例句见以上用词用语方面的各个例句）经贸合同属于法律文件，它规定缔约双方应做些什么，而不是提出问题或进行商榷，因此协议中都是陈述句，而不是疑问句。

2、使用完整句，不使用省略句。

（例句见以上用词/用语方面的各个例句）经贸合同的制作是为了对交易各方协商妥当的每一事项用文字加以清楚地阐述，为了使规定明确，排除被曲解的可能性，合同使用的句子都是完整句，而不是省略句。

3、常用含有大量定语、状语结构的复合句，且句子都较长。

例如：

1）AnyawardrenderedbythearbitratorsoftheCommissionshallbeenforceablebyanycourthavingjurisdictionoverthepartyorpartiesagainstwhomtheawardhasbeenrendered,orhavingjurisdictionintheplacewhereasset