应用文相关知识要点DOCWord文件下载.docx
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会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。
它是会议的产物，是对会议成果的如实记录和集中整理。
•报告和请示的不同之处，有以下三点：
一是行文目的不同。
报告的主要目的是下情上达，向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，是一种呈报性公文，不需要上级机关批复；
请示的主要目的是请上级批准、指示或答复，是呈请性公文，需要上级机关批复。
二是行文时间不同。
报告是汇报工作和反映情况，当然在工作结束或告一阶段以及情况发生之后才能制发；
请示是请求批准、指示或答复，当然应该在工作或活动开展之前行文，不允许“先斩后奏”。
三是收文处理不同。
上级机关收到报告．只需了解情况以作决策参考,不需要答复；
收到请示，则要认真研究，尽快给予答复。
报告和请示是两种不同的公文，两者的功能不同，不能错用或连用成“请示报告”。
•会议纪要与会议记录的区别
会议纪要是在会议记录的基础上整理加工而成的。
两者虽然都是会议的产物，都能记载会议情况和会议议定事项，但两者在性质、内容、形式和发布方式上有很大不同。
在性质上,会议纪要是法定行政公文；
会议记录是机关、单位内部用于记录会议发言的事务文书，属于记载性的文字资料。
在内容上，会议纪要是经过整理加工的会议上达成的一致认识，是会议内容的要点；
会议记录是会议发言的原始记录，基本要做到有言必录。
在形式上，会议纪要是行政公文，会议记录没有统一格式，多是各单位自定。
在发布方式上，会议纪要按公文发文程序发，但它没有主送和抄送机关，只在抄送栏下有“发”字，发向机关内部的各处、部、室及其他直属部门，如要上报，按“报告”走，标题为《关于呈送XX会议纪要的报告》；
如要下发，按“通知”走，标题为《关于下发XX会议纪要的通知》。
会议记录仅作为内部资料保存，绝不公开发布。
四、行政公文的特点
（一）作者的法定性
行政公文撰写人与作者不是同一个概念。
其撰稿人只是机关里具体承担写作任务的工作人员，其撰写完成的，只是公文的草稿。
这个草稿只有经过机关领导人审核批准签发后，才成为定稿；
而定稿才是印制公文正式文本的标准本。
机关领导人代表机关审核签发文稿，他也不是公文的作者，公文的作者是机关领导人所代表的机关。
行政公文作者的法定性，得到国家的法律保护。
我国《刑法》第二百八十条规定：
伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文，“处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；
情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑”。
（二）体式的规范性
（三）功能的权威性
行政公文功能上的权威性除由制发机关的职权决定外，还受时间、范围、公文内容和形式的制约。
行政公文要生效，形式上必须有三个明显的标志：
一是必须有法定作者，公文上法定作者的名称见于公文版头、公文标题或公文的落款；
二是必须有机关公章或经领导人的签署；
三是必须有成文日期。
五、行政公文格式
（一）版头部分
行政机关公文首页第一条横隔离线（通常称为版头栏）以上的部分为版头。
版头，也称作文头。
它由发文机关名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人，份号等组成。
（二）行文部分
行文部分是从第一条横隔离线版头栏起，到第二条横隔离线抄送栏止的中间部分。
这是公文的主体，包括标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关、成文日期、印章等。
1．标题
公文标题就是公文名称，一般由发文机关名称、事项和公文种类三要素构成。
其中事项是公文主要内容准确而简要的概括，而不是某种精神的抽象。
如：
•《国务院关于进一步深化城镇住房制度改革加快住房建设的通知》
•《国务院办公厅关于青海省特大骗汇案件的通报》
•《北京市人民政府关于采取果断措施控制北京大气污染的紧急请示》
2．主送机关
主送机关即公文的主要受文机关，是负责承办或答复该文内容的机关，也称“上款”、“抬头”。
主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。
但不论上行文或下行文，都只能主送给某一机关而不是某一机关的领导人个人。
3.正文
公文的正文可分为开头、主体、结尾三部分。
（1）正文的开头可以概括为“凭”，即凭什么行文，就是制发该文的依据或理由。
大致情况有：
根据某些好人好事或不良倾向、突发事件、事故行文，根据事物的发展变化行文，根据国家的方针、政策和法令、法规行文，根据以往先例行文，根据某种理论、道理行文，根据上级或对方来文行文。
具体到某篇公文应如何开头，要根据发文意图、行文对象和文种来确定。
（2）主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项。
根据开头行文的目的和理由，经一定的过渡性词语，如“特作如下通知”、“特作如下规定”、“报告如下”、“请示如下”、“答复如下”转入公文的主体。
公文主体主要是列举材料，申述观点，叙事说理，尤其要把“事”说清楚。
内容较为复杂的公文，事项很多，要注意事项之间的逻辑顺序和层次安排。
（3）结尾部分可以概括为“断”，即论断、判断，也就是正文的结论部分，多数为提出要求、措施、办法等。
有些公文有规范的结束语，如“特此通知”、“特此报告”、“以上请示妥否、请批示”、“此复”等。
4．附件名称
附件是附属于正文的印证性、说明性或附带性材料。
公文如有附件，其名称应当在正文之后、制发机关和成文日期之上的左侧标注。
公文附件应当置于主件之后，与主件装订在一起。
5．发文机关
发文机关也称“下款”、“落款”或“署名”，表明公文的法定作者，在正文下方的右侧位置标示。
应当用全称或者规范化简称，在使用上和主送机关是对应的。
6．成文日期
成文日期必须写明年、月、日全称，位于发文机关署名右下方。
决议、决定、条例、意见、规定等不标明主送机关的普发式公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
成文日期用阿拉伯数字书写。
7．印章
在正文之后、成文日期上面应加盖机关公章。
公章是机关职权的象征，是公文生效的标志。
公章要上不压正文，下压成文日期，要骑年盖月。
即把年份的最后两位数字加年字、把月份的数字加月字全盖上。
公章要求盖得端正，显示职权的严肃。
庄重。
（三）文尾部分
文尾部分包括主题词、抄送机关、印制版记。
六、什么是事务文书
党的机关、国家行政机关和企事业单位处理行政管理和其他事务，除了经常运用法定机关公文外，还经常运用事务文书，以达到交流情况、维系工作的目的。
比如：
调查报告、计划、总结、简报、讲话稿、述职报告等。
事务文书广泛地运用于各行各业，通用性较强。
行政公文和事务文书是机关、单位行政管理的左臂右膀，常常是行政公文作为主件代机关作权威性的立言，事务文书作为附件，使文件内容更加具体、详实。
事务文书与行政公文相比，作者相对灵活，可以是法定作者也可以是个人作者。
内容上更注重事务性和过程性。
事务文书尽管也具有惯用格式，但这些格式不都是规范统一的定式，规范程度相对较弱。
七、应用文的语体规律
1、社会化
应用文的用语，尤其是在公务文书中，一般不用个人化的语言，不用某个地区的方言，不用超常规的用语句式和冷僻词汇。
汉语中有许多意义相同或相近的同义词和近义词，还有一词多义的情况，但在特定的语境中，表达某一概念时往往只有一个词是最贴切的。
在应用文写作中，要花力气辨析词义，多使用工具书，明确词义所表达的概念内涵，精选妥帖的词语，尽量使语言表达准确。
为了强化语言的表意功能，在应用写作中应选用短句、肯定句、常式句来表达。
这样，在严格的语法规范下，避免语言产生歧义。
2、稳定化
在应用文中，为了表达的简洁和庄重的需要，依然部分使用文言词汇，这些词汇不仅不会被淘汰，而且在语词的使用、位置的排放上基本固定，仍然显示出文言的生命力。
3、模式化
应用文语体的模式化与应用文文本结构的模式化，有着相辅相成的意义。
八、应用文常用特定用语
•开端用语（用于文章开头，表示引据、发语）:
为了、顷接、依照、按照、关于、遵照、兹定于。
•递送用语（用于表示文章的递送方向）:
报、呈、颁发、印发、发布、下达、送。
•拟办用语（用于拟办审批）:
拟办——责成、交办、试办，审批——照办、批准、可行、原则同意。
•过渡衔接用语（用于承上启下，结构连贯）：
为此、鉴于、有鉴于此、综上所述。
•期请用语（用于表示希望和请求）：
上行——恳请、特请，平行——拟请、如蒙，下行——希望、尚望、希予。
•结尾用语（用于结尾收束）：
上行——当否，请批示；
可否，请批示；
如无不当，请批转；
如无不妥，请批准；
特此报告；
以上报告，请批转；
以上报告，请审核。
•平行——此致敬礼；
为荷；
特此函达；
特此证明；
尚望函复。
•下行——为要；
为宜；
为妥；
希遵照执行；
特此通知；
此复；
现予公布。
九、会议通知的写法
包括召开会议或办培训班。
一般包括以下内容：
①会议的原因、根据、目的
②会议的具体内容概述。
有些会议应把议题概述出来。
③时间，包括报到时间、正式开会时间、结束时间。
④参加人员。
可根据具体情况直接写“请你单位某某参加”，也可写明参加人的身份、职位，由参加单位自定。
有时可附名额分配表。
⑤与会人员应作的准备，包括应携带的东西，如：
材料、证件、费用等。
⑥地点。
写清楚具体的路名、街道名、门牌号。
如地点难找，应写清路线、交通工具、运营班次，以及有无接站和接站时间。
⑦其他事项。
如会议联系人、联系电话、住房标准、返程交通问题，食宿及会议经费问题。
上述内容，并非所有会议通知都写，有些不写也可明白的事项，可省略不写。
一十、请示正文的写法
请示的正文一般分请示缘由、请示事项、结语三个部分来写。
•1、请示缘由。
即为什么要请示，这是请示的背景、依据、出发点和思想基础。
如原因比较复杂，必须把理由说充分，把依据提出来，使上级机关确信所请示的问题非解决不可。
这部分应该包括请示的必要性和可行性两个方面的内容。
•2、请示事项。
即请求上级做什么或示知怎样做。
内容简单的，可以全文一贯到底、篇段合一；
内容复杂的，采取分段表述。
要写得具体明确。
•3、结尾用语。
如“（以上意见）当否（或妥否，或是否可行），请批示（请批复、请批准、请审批等）”。
•如果请示有附件，正文写完后，就要标明附件名称。
十一、函正文的写法
函的正文由发函缘由、发函事项、结语组成。
1、发函缘由。
函的开头要说明发函的原因、意图、理由或根据。
复函的开头稍有不同。
复函的开头与批复相似，通常引叙来文字号或名称，如“[19xx]x字X号函悉”或“X年X月X日《关于xxx（事项）的函》收悉”，然后以“经研究，函复如下”过渡，引起下文。
2、发函事项。
具体写出需要商洽、询问、告知、请求答复或委托办理事项的内容，复函则写明答复意见。
发函事项与发函缘由可分开分段写，有时也可将二者融合在一起一段写到底。
3、结语。
商洽函、询问函、委托函可用“即请函复”、“请尽快回复”等作结；
请求函可用“当否，请回复”、“可否、请函复”等作结；
知照函可用“特此函告”、“专此函达”等作结；
答复函可用“特此函复”、“此复”等作结。
十二、自荐信的特点与写法
一、自荐信的特点
1、针对性
自荐信多数是针对用人单位对某岗位、某职务的需求而发的，这就是它的针对性。
2、展示性
人的素质大致包含思想政治、知识业务、道德品质、精神状态、性格特征、思维方式这六个方面的内容。
求职者就需要在这六个方面努力，表现自己有较高的政治理论修养；
有较强的业务能力，知识面较宽；
能与人为善，热爱社会、热爱生活、爱岗敬业，有较强的事业心和责任感；
有艰苦奋斗、奉献进取精神；
能团结人，有良好的人际关系；
有灵活、敏捷的思维方式，适应迅猛发展的时代需要。
3、求实性
二、自荐信的结构
（一）标题
（二）称呼
（三）正文
这是自荐信的主体，多数分为自荐目的、简介、展示、希望四项内容。
自荐目的，要写清楚自荐干什么，有的可自荐某岗位、某职务，有的可自荐承担什么工作。
自荐目的要明确、具体。
简介，即是向对方介绍自己具备的基本条件。
基本条件是学习经历（包括学习专业课程及成绩）和工作经历。
展示，是展示自己的才能和特长。
特长条件是指专业特长、工作特长以及音体诗书棋画等方面的特长。
音体等方面的特长稍一提及即可。
专业特长可写所学专业的特色、获得奖学金、发表的论文或其他文章等，工作特长可写实际操作能力或其他社会实践等。
这部分要力求写出自我的特色。
强调自己的与众不同之处，展现自己良好的个性。
与众不同之处，就是自己的特长，就是自己的能力所在。
良好的个性，就是在求职信的字里行间表现出自己的热情和活力，如克服困难的意志、助人为乐的品质、开拓创新的行为等。
这一部分是应该能够出彩的部分，不要写成刻板的经历的罗列，要讲究语言的感情色彩。
希望，是正文的结束语，多数是希望用人单位能予接纳。
不必过于谦虚，态度要不卑不亢。
（四）落款
如用打印机打出，则在自荐人姓名处仍需亲笔签名。
三、自荐信的写作要求
（一）突出针对性
自荐信内容的针对性，一是要针对所求职位的需要写；
二是要针对用人单位的第一读者写。
（二）突出重点
自荐信的重点在推荐自己的才能和特长。
个人的才能包括专业知识、工作经验和工作成果等。
在介绍自己的学历和专业知识时，要强调自己的专业特色。
工作经验和工作成果是信中的重要部分，也是用人单位非常看重的部分，因为任何单位都不会欣赏毫无工作经验的人。
即使是刚从学校毕业的学生，还没什么工作经验，也可以写上自己的生活经验，如与人相处或管理、组织人的经验（学生干部）、假期社会调查、毕业实习、教学实践和社会实践活动等。
但不要生拉硬扯，一定要围绕自荐信的要求来书写。
特长不仅是指自己的专业所长，也包括文体特长、语言特长、书画乐特长。
（三）情文并茂
求职信的情，一是内容上的真情，二是语言上的表情。
文，就是语言。
语言要美，要简练、准确、朴实，但不要用花言巧语。
句子要富于变化，不要死板呆滞.
（四）讲求书写的艺术
一是书写格式要规范；
二是字体工整并力求美观，没有错别字，标点符号使用规范。
十三、计划的概念与写法
一、计划的涵义和分类
计划是为了实现某一管理目标，完成特定的任务，开展某项工作而预先做好安排和设计，并用书面形式表达出来的一种事务文书。
计划性文体大概包括六个基本类型：
规划、设想、计划、安排、要点、方案。
二、计划的写法
1．制定计划的单位名称+计划适用期限+计划内容范围+文种名称
•如：
《国家八七扶贫攻坚计划》
2．计划期限+计划内容+文种
《2009年信贷计划》
3．制定计划的单位名称+关于+事由+文种
江苏省贸易促进会关于对外贸易联络工作计划
（二）正文
计划的正文一般分为前言、主体、结尾三部分。
1.前言。
计划的前言一般用简洁的文字阐明制定计划的指导思想、制定计划的依据，说明“为什么做”、“依据什么做”、“能不能做”的问题。
这一段是计划的纲领，不宜写得冗长，不能过多地论述制定计划的意义，应点到为止。
2．主体部分。
前言是说明“为什么要制定计划”，主体部分是回答“做什么”、“怎么做”、“何时完成”。
做到“定事、定人、定时、定量、定质”，这是计划的核心。
这部分包括目标、措施、步骤三个要素。
（1）目标。
目标是指计划提出的具体的任务和指标，告诉人们“做什么”。
（2）措施。
这一部分的主要内容常常包括：
组织领导、任务的分工、完成任务的物质条件、政策保障、采取的措施等。
（3）步骤。
步骤是指计划规定的进行程序和时间。
拟写计划，以上三个方面缺一不可。
实际写作时，三个部分可以分开写，也可以结合一起写。
可以分条分项写，也可以采用表格形式。
3、结尾部分
计划的结尾部分可以提一些希望和要求，或发出号召，以振奋精神，鼓舞斗志。
小型计划一般不写结尾部分。
（三）落款写明制定计划的单位和日期。
有的将制定计划的单位名称和日期列在标题的下面，文尾就不再重复。
十四、总结的概念与写法
一、总结的涵义
总结是对已经完成或告一段落的工作进行全面、系统地回顾检查，分析研究，找出经验教训，得出规律性的结论，用以指导今后工作的一种书面材料。
二、总结的类型
总结分为综合性总结和专项总结两种。
综合性总结，就是机关、单位或个人对一定时限内所做的本职范围的各方面的工作，进行全面总结；
专项总结，是就工作的某一方面或某一点内容所作的总结。
三、总结的基本格式与内容
1、单位名称、时限、内容和文种组成。
如《×
×
教委×
年度教育工作总结》
2、根据内容概括标题。
这类标题多用于经验性的总结，如《从落实责任制入手，加强企业管理的基础工作》
3、由正、副标题构成。
正标题概括总结内容，副标题标明单位名称和总结种类。
《加强医德修养树立医疗新风——南方医院惠侨科精神文明建设的经验总结》
（二）正文
总结的正文一般分为开头、主体和结尾三个部分。
1、开头
开头部分写法主要有以下四种：
一是概述式。
简要交代工作范围、时间以及背景、目的，概括地介绍工作内容。
二是结论式。
明确提出对工作的总体评价或工作中经验教训的核心结论。
三是提问式。
首先提出问题，点明总结的重点，使人关注总结的内容。
这种开头方式一般只使用于专题性总结。
四是对比式。
对与总结内容有关的、极能说明问题的情况进行比较，表明优劣，使人关注总结的内容。
这种开头方式多见于专题总结。
2、主体
主体部分是正文写作的着力点，它包括基本情况、成绩和问题、经验和教训、设想和安排等几个方面的内容。
常见的写法有以下三种：
一是分部式结构
这是综合性总结通常使用的形式，即按“基本情况、成绩、经验、存在的问题、工作意见和设想”几个部分来组织材料，分步叙议，
二是横式结构
即突破时空顺序，或以经验为纲目，或以工作类属为纲目来组织材料。
以工作类属为纲目来组织材料：
如《XX大学2011年度工作总结》，将学校整体工作归纳成“教学工作、科研及科技开发、学科建设、师资队伍建设、学生管理及招生分配、人事改革、财务工作、其它管理与服务工作”九个方面，列出九个小标题，分别予以叙述。
以经验为纲目来组织材料：
如《加强医德修养、树立医疗新风》，这篇总结在概括地说明了南方医院惠侨科精神文明建设的成效后，用“我们的主要做法如下”提起下文．接着写出三条经验：
一、把医德医风教育真正落到实处；
二、推行强有力的监控机制；
三、建立适应新形势和医德医风要求的激励模式。
各小标题是提炼出的规律性认识，下面用事实来印证。
三是纵式结构
即按事物发展顺序或时间顺序组织材料，总结工作的全过程。
纵式结构比较适合专题性工作总结。
如《XX局人事制度改革试点工作总结》，全文根据改革试点工作的酝酿、启动的过程，分为“背景、调查研究基本现状、制定政策和措施、精心组织试点实施、跟踪了解实施结果、总结试点经验及教训”几个部分，顺着时空顺序来组织总结材料。
3、结尾
结尾一般写今后的努力方向和打算。
这部分往往是主体部分自然发展的结果。
如果主体部分已经写到下一阶段的工作设想和打算，就无需再写结尾。
（三）落款
总结写完后，要在正文后面写出总结单位和总结写作的时间。
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