房地产公司有限公司档案归档范围、保管期限及分类表模版Word格式文档下载.docx

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名称预先核准通知书/备案书、企业登

绝密

记核准通知书、工商变更通知书（回

执单）等资料

行政管理

人资行政

2、股东会决议

证照档案

（A

企业证照

（A1）

工商注册变更

（A1.2

部/财务部

取得后24小时内

3、董事会决议

4、章程或章程修正案

5、企业住所证明或者房屋租赁合同

（含房产证）

6、股权转让合同

7、授权委托书

8、政府类批复

9、其他

其他注册变更

（A1.3

1、本公司在税务、质检部门、银行、建设局、国土局等政府部门办理相关资质证书等业务活动中产生的注册变更资料

相关部门

企业注册证照（A1.4）

1、营业执照（正副本）

普通

行政管理部/财务部

/资金部

人资行政部/财务部

2、组织机构代码证（正副本）及IC

卡

3、税务登记证（正副本）

纸质文件是否

扫描

4、外商投资企业批准证书（正副本）

5、外汇登记证（含登记表）

6、外商投资企业财政登记证

7、统计登记证（正副本）

8、报关登记证

9、集团证

10、开户许可证（含银行账号）

11、银行信用机构代码证

12、贷款证及贷款卡

13、房地产开发企业资质证书（正副本）

14、劳动保障年审登记证

15、社会保险登记证

16、法人身份证

17、其他

1、建设用地规划许可证（含附件及附图）

秘密

项目证照

（A2）

2、国有土地使用证（含附件及附图）

全宗号-项目号-分类号-卷号-件号

以项目为单位组卷

技术开发部

技术开发部（开发部）

3、建设工程规划许可证（含附件及附图）

4、建筑工程施工许可证（含附件）

5、商品房预售许可证

6、投资项目备案证

7、房屋拆迁许可证

8、建筑物名称核准证

9、房屋所有权证

10、人防工程建设许可证

11、建设工程规划验收合格证（含附件及附图）

12、工程项目竣工验收备案证

13、涉外安全合格证

14、施工项目纳税登记证

15、他项权证

16、其他未列入的项目证照

合同档案

（B

综合合同

（B1）

综合类

（B1.1

1、不能归入某一具体项目的合同：

战略协议、框架协议、投资协议、项目年度合同等

全宗号-年度-分类号-卷号-件号

以类别

+卷号为单位组卷

用印完毕后归档，我方先用印的合同须由经办部门跟进，对方用印完毕后及时归档

行政办公类

（B1.2

1、行政采购类：

各类固定资产及消耗品购置合同（办公用品、设备及各类礼品、消耗品的采购、车辆购置及租赁、家具家电购置、工装购置等）；

活

动举办、商务合作等合同

行政管理部

人资行政部

2、行政事务类：

办公楼租赁及装修、协议酒店合同、花卉租赁协议、安保、保洁、清运、外墙清洗合同、消杀

（除四害）合同、物业委托协议、维

保、维修等合同

3、其他有关合同

咨询顾问类

（B1.3

1、委托审计、法律顾问、财务顾问、咨询、评估等协议

财务部/资金部

财务部

、

人资类合同

（B1.4

1、招聘、培训合同（劳动合同、薪资保密合同等入人事档案类）

人力资源部

其它类

（B1.5

不能列入上述各类的其他相关合同

营销品牌合同

（B2）

1、户外广告类、媒体（网络、视频、短信、杂志等）宣传类、物料印刷类、营销、活动、联动等合同

营销管理部

营销部

融资合同

（B3）

1、借贷款合同、抵押合同、质押合同担保合同、服务费顾问费合同

资金部

2、授信合同（综合授信合同、最高额保证合同、最高额抵押合同、银行承兑协议、最高额质押合同、公司授信

补充协议复印件）

3、资产评估合同、资金监管协议、股权转让回购协议

4、其他融资性合同协议

项目合同

（B4）

土地类合同

（B4.1

1、项目投资框架协议、国有土地出让合同、合作开发协议、成交确认书、各类关于项目投资及土地出让的承诺函、备忘录等

以单个项目为单位立卷

投资发展部

2、土地开发建设补偿协议

3、土地转让、交易合同

备案合同

（B4.2

1、施工、监理等备案合同、招标代理合同及其他相关备案合同

工程合同

（B4.3

1、设计勘察类合同：

设计、测绘、勘察、测量、委托设计、技术咨询、评估等

造价管理部/精装组

造价部/技术开发部

2、采购类合同：

材料采购、设备购买

供货安装类、资产采购类合同

3、施工类：

建筑、监理、安装、装饰市政等承包、施工或安装合同

4、其他类：

项目配套（学校、交通、

医疗等）合同等

物业协议

（B4.4

1、物业服务框架协议、前期物业服务协议及备案表、案场/景观体验区/样板房/小区等物业服务协议、协议会签请示单（签批单和协议作为一件保存）

客服中心

其他协议

（B4.5

其他与项目相关的合同协议

业主合同

（B5）

1、商品房买卖合同、购销合同

以项目为单位

（一户一件

（卷））

房产证办理完毕后3日内归档

2、按揭贷款合同及附件（包括产权面积确认协议、身份文件、认购文件、产权证交接单、合同交接单、催办函、放款通知、发生违约的产生相关文件）

商户合同

（B6）

商铺租赁、意向合同

用印完毕后归档

其他合同

（B7）

其他相关合同

文书档案

（C

公文管理

（C1）

公司收发文

（C1.1

1、外单位及上级单位发至我方的重要公文及函件

纸质+电子

30年

月度/季度

2、以公司名义对外单位、上级单位发

出的重要函件

扫描签

字页

会议纪要

（C1.2

1、董事局/董事会/总办/经营高管办公会议纪要、年度年会议纪要等重要文件

扫描签字页

2、其他重要的公司级会议纪要、绝密

决议等文件

往来函

（C1.3

各种重要的请示、报告、批示

计划总结

（C1.4

公司年度经营计划、年度经营目标责任书、项目年度计划、月度经营计划、总结等

制度标准

（C1.5

公司及各部门制定的各种制度、办法、流程、管理规范、工作指引、标准化模板、专业表单、操作手册等

（C2）

行政类招投标及采购

（C2.1

公司日常经营管理（与项目建设无关）相关的招投标及采购资料

资产管理

（C2.2

1、公司资产盘点报告、盘点表、领用表、维修表、报损表等（分类装订成册，以册为一件）

2、礼品管理：

各部门礼品领用费用表礼品申购表、领用表、盘点表、出入库表等（分类装订成册，以册为一件）

3、办公用品管理、各部门办公用品费用表、领用表、盘点表、出入库表等

（分类装订成册，以册为一件）

办公物业管理

（C2.3

1、办公场地租赁、搬迁、装修（含装修图纸）

否

2、饭堂自建、租赁、装修、管理资料

（含装修图纸）

3、办公座位、办公室管理、维修、装饰、零星修缮、零星搬迁

10年

4、卫生清洁、绿化租摆、节日装饰、

员工着装检查

5、办公室/楼安全巡视检查、消防管理、门禁管理、办公锁匙管理台账

车辆管理

（C2.4

1、车辆购置：

车辆登记证、行驶证原件、购车发票、购置税票及证、出厂

合格证、购置保险等等

2、车辆管理：

车辆调度、保养、维修盘点、年检、报废、转让、变卖、交通事故处理等形成的文件

印章管理

（C2.5

1、印章审批资料：

分类装订成册，以

册为一件

2、印章外借资料：

分类装订成册，以册为一件

3、印章刻制资料：

4、印章作废、销毁资料：

档案管理

（C2.6

1、档案借阅台账

2、档案移交：

移交清单/档案移交审批表等移交相关资料

3、档案检查：

巡检报告、审计回复等

4、库房管理：

如档案室资产台账/物品清单/安全记录、温湿度记录等

5、档案销毁：

档案销毁清册、档案销

毁审批表等

品牌管理

（C3）

公司资料汇总

（C3.1

1、公司简介

营销管理部/行政管理部等相关部门

营销部/人资行政部等相关部门

2、荣誉资质：

奖状、奖牌、奖杯等

（此类入实物档案类）

实物

3、公司LOGO

电子文件

4、公司二维码

5、大事记

6、组织架构

7、企业宣传视频（入声像档案类）

声像档案

8、其他

项目资料汇总

（C3.2

1、项目介绍（WORD版、PPT版等）

2、项目LOGO

3、项目二维码

4、户型图

5、物料（传单、海报）

6、项目设计效果图

7、项目实景

8、项目楼书

9、项目宣传视频

10、其他

对外宣传资料

（C3.3

VI体系

.1）

1、集团VI

：

2、会VI

3、其他素材

新闻报道

.2）

1、公司新闻报道（含高层个人采访）报纸、杂志等

2、项目楼盘新闻报道：

报纸、杂志等

刊物

.3）

1、视