行政部岗位职责1文档格式.docx

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（一）

【独立项目物管中心财务管理规定

（二）物业收费员财务制度

（三）报销程序

（四）预付款程序

（五）常用工作表格

三、康乐中心工作管理规定

（一）、活动室管理规定

（二）康乐管理员服务标准

（三）工作常用表格

四、车队工作管理规定

（一）出车登记制度

（二）车辆维保规定

五、餐厅工作管理规定

（一）餐厅工作管理规定

（二）工作常用表格

第四章行政部员工考核量化制度

一、行政部奖罚制度

二、考评办法

第二部分商管部

第一章商管部组织机构

一、商管部组织机构图

第二章商管部岗位职责及工作制度

一、商管部主管岗位职责、权限

二、商官助理岗位职责、权限

三、各班组工作职责

（一）办公室

1、商管部内勤（收费）管理员岗位职责

2、商管部外勤管理员岗位职责

（二）游乐场

1、游乐场领班岗位职责

2、游乐场管理员岗位职责

（三）商管部环境班

1、环境班班长岗位职责

2、环境管理员岗位职责

（四）工程技工岗位职责

四、商管部工作制度

（一）商管部各岗位员工行为规范

（二）商管部日常巡视、巡查制度

1、商管部外勤工作人员巡视、巡查范围

2、物业巡查要求

3、物业巡视巡查工作制度

4、工作表格（略）

（三）游乐场工作管理规定

1、游乐场管理规定

2、商场营业时间及管理员每日标准工作流程

（四）商管部内勤文件档案、钥匙管理制度

1、商管部文件档案管理及借阅制度

2、商管部钥匙管理制度

（五）商场消防安全管理条例

第三章商场投诉处理程序

一、商场管理人员处理投诉的处事八条

二、对顾客的投诉处理流程及时间要求

三、处理商户（顾客）投诉的注意事项

四、处理投诉问题的一般方法

五、处理投诉及在困难情况下的技巧

六、处理投诉及在困难情况下的避讳

第四章商管部员工考核管理制度

一、商管部员工考核管理办法

二、商管部奖罚制度

三、网内电话及座机的使用、管理制度

1、行政部组织机构图

一、行政主管岗位职责、权限

1、直接向总经理负责，主持行政部全面工作，严格执行总经理各项指令。

2、负责安排公司相关文稿的草拟、审核工作，有权检查、督促岗位职责制在操作层的执行情况，及时发现问题并提出整改意见，落实奖惩制度。

3、将强与各部门的联系和沟通，对工作中的具体问题不扯皮、推诿，有权协助各部门工作运作和人际关系。

4、加强业务学习，提高管理能力，按照培训计划、工作规程促使各部门工作标准化、科学化、现代化。

有责任向公司领导提出创新改革的意见和建议。

5、恪守保密原则，督促有关部门及行政部人员加强文件管理，严格会议制度。

6、负责日常行政接待，协助总经理处理对内、对外协调关系，落实上传下达任务。

7、按公司人事管理制度，负责员工的招聘、考核、录用、辞退、员工调配等人事管理手续和员工培训、年度综合考评工作。

8、公司车辆的调度使用及维保工作。

9、管理各部门物品采购、库存盘点等执行情况。

10、监督财务人员严格按财务管理制度等工作流程开展工作。

11、按期向总经理提交工作报告吗，参加工作例会。

12、负责安排公司品牌策划、对外形象宣传、企业文化的营造及社区文化活动的组建等工作。

13、完成公司领导交办的其他工作。

二、行政副主管岗位职责、权限

1、协助主管向总经理负责，负责做好行政部分管工作，严格执行总经理各项指令。

2、负责做好公司相关文稿的草拟、审核工作，协助主管做好岗位职责制在操作层执行情况的检查和督促工作，及时发现问题并提出整改意见，落实奖惩制度。

3、加强与各部门的联系与沟通，对工作的具体问题不扯皮、推诿，有权协调各部门工作运作和人际关系。

4、加强业务学习，提高管理能力，按照培训计划、工作规程做好部门岗位的员工培训工作和品质管理工作。

5、按公司人事管理制度，协助主管完成员工的招聘、考核、录用、辞退、员工调配等人事管理手续和员工培训、年度综合考评工作。

6、完成公司领导交办的其他工作。

三、行政助理岗位职责、权限

1、协助主管做好行政部门各项工作，服从上级领导安排并协调各岗位日常工作。

2、加强业务学习，提高组织协调能力，善于及时发现、解决问题。

3、根据部门工作安排，有责任督促、检查各岗位人员的工作质量，并落实到位。

，

4、安排好公司各类会务工作，做好会议记录，按要求编写会议纪要或决议。

5、组织、参加部门例会，并做出会议纪要。

6、完成行政相关岗位的具体工作内容。

7、完成上级领导安排的其他工作。

四、办公室

（一）行政文员岗位职责

1、努力学习、积极工作，自觉遵守公司的各项规章制度。

2、遵照物业公司人事管理制度，具体负责做好员工的聘用、辞退等手续办理工作。

3、负责总经办各类文件、资料、档案的整理保管，并按保密原则查阅管理。

4、恪守保密原则，增强保密观念，严格按工程办事，不散布、传播在工作中属于保密事项的公司资料、决策等。

5、按有关规定保管、使用公司行政印鉴和专用印鉴。

6、按有关规定开具公司对内、对外各类介绍、证明公文，参与公司有关活动。

7、负责对外来公文签收、登记，并按总经理签署的处理意见分送有关领导和有关部门批示和传阅。

8、认真、仔细、不出差错，按时完成打印任务。

9、严格按操作规程使用电脑、传真机、打印机，保持电脑清洁，发现问题及时安排维修。

10、做好报刊、书籍、资料征订的安排共工作。

11、负责公司接待工作，做到仪表端庄，态度和蔼，热情大方，反映敏捷，处事稳健。

12、按月及时办理公司水电费、电话费等填写申请及其他临时性交费项目。

13、负责公司品牌树立、企业文化的营造及社区文化活动的方案策划与布置等。

14、各类节日庆典的气氛渲染及饰品悬挂。

15、对公司各部门的联系方式、员工流动及时掌握、更新，以便于各岗位工作的开展。

16、完成上级领导安排的其他工作。

（二）采购员岗位职责

1、在行政主管的领导下负责公司各部门、中心的物品、物资的采购任务；

认真执行公司相关规章制度，遵纪守法，努力钻研业务，熟悉各种材料，及时准确、保质保量完成各项采购任务。

2、发扬主人翁精神，增强主动服务意识，与库管员及时沟通，了解需求，协助库管员提示各部门制定采购计划。

不买劣质产品、超期或不用物品，既要满足需要又不造成积压浪费。

3、工作积极主动，经常了解市场行情，广开渠道，处处精打细算，货比三家，努力降低材料成本，本着保证供应及保证质量的前提下，就近购货，以节省运输费用。

4、及时开票转账，不得拖拉，及时向库管员提供物品的价格。

采购的物资必须及时入库，交库管员验质、检数，办理验收入库手续，并及时与供货单位进行结算。

5、采购物品必须保证批发价格，并需有供货人出据，采购的过程必须严格执行财务制度，必须2人同行购货，并予以签字报账，杜绝先开票后进货现象。

6、领用的支票及借用现金需妥善保管，不得转借他人或挪用，如有得失，除本人声明挂失外，并应承担一定的经济责任。

7、严格遵守公司的相关制度进行采购，要廉洁奉公，严禁与货主私下进行非法交易，不得损害集体利益。

8、对所购材料，要与库管员一起根据原始凭证和质量合格证，实地验收后办理材料入库等手续，以便把好材料质量、数量关。

9、对送货上门的，原则上要求对方货到付款，由送货人带发票完成审批程序后到财务结款。

10、如需申请支票的，采购物品后，两天之内须将发票返到财务；

如未使用支票，当天必须返回财务。

严禁发票或支票在个人手中存放，支票申请应在每周五前转到财务，周六、周日不作支票付款。

五、财务室

（一）财务会计岗位职责

1、工作概要：

负责物业公司的财务核算工作，制作放映物业公司资金运转情况的账目及报表，确保账证相符。

2、岗位职责：

1）建立、健全各项财务管理工作，负责公司的全面经济核算工作，按照管理需要建立完善的财务管理体系。

3）严格内部，管理制度，建立健全现金及各项存款的管理，负责公司全面资产管理工作。

4）不定期对各部门备用金、台账等进行盘点、抽查。

跟进公司各项费用的追讨工作，及时清理应收、应付来账款，防止拖欠款项。

5）严格控制费用的开支，认真执行费用报销制度，本着勤俭节约的精神监督各部门的物品采购及费用开支情况。

6）遵守国家有关财务制度、法规，按时交纳各项税费。

7）根据出纳做出的工资表，进行复核，并报总经理审批。

8）保守公司商业机密，确保公司财务资料不详无关人员泄露。

9）协调银行、会计事务所、税务等各职能部门的合作关系。

11）按规定使用财务印鉴，超出使用范围，须经总经理批准。

12）每月做出转账凭证，并根据出纳作完的收付凭证，进行审核、修改。

13）根据审核后的凭证完成各分类明细账、总账的记账工作。

14）每月根据银行对账单编制银行余额调节表，做到账实相符。

15）妥善保管记账凭证，及时整理装订、归档，做到有条不紊。

16）按月核算餐厅经营情况。

17）年末核算各中心的收费公示。

18）年末将所有账目进行合理调整。

19）上级所派的其他工作。

（二）出纳岗位职责

负责物业公司各项费用的收支与银行账户的管理及结算工作。

1）严格按照国家有关现金管理及结算制度，认真办理款项收付业务，根据审核无误的预算原始凭证收付款项，如不符合有关规定，出纳员有责任不予办理。

2）认真做好各项费用报销工作，杜绝假发票，空白条，杜绝不合理，不合法的费用支出。

3）每日逐笔登记现金日记账，银行存款出款日记账，做到账证相符，每日结出当日余额，并与库存现金核对，保证资金的准确无误，做到账实相符。

4）每日所收取的支票必须及时送存银行，对于支付款项已签批的支票应事先填写好付款日期、收款单位名称、金额或限额，并由领用人签字，退回的支票存根及支票应及时办理核销手续。

5）负责银行账号的管理，按规定与银行办理各项结算。

不准出租、出借银行账户。

6）在财务会计的监督下，每月盘点库存资金，并按现金管理规定及时补充备用金，以保证公司现金正常运转。

7）按已审批的考勤考核算员工工资（奖金），经会计审核，领导批准后按时发放。

8）当日收取的营业款、代理款一律当日送存银行，不得坐支现金。

9）对于费用支出发票额在1000元以下的零星支出可按规定用现金支付外，其余一律用支票支付，现金支付数额大的，须报总经理批准。

10）每日将收费员上交的单据复核、汇总，并填制记账凭证。

11）按既定时段将各物管中心所缴款项及单据复核、验收填制记账凭证。

12）每月定期到银行领取银行余额对账单。

13）每周编报资金收支情况报表，以便领导及时掌握资金使用情况，合理统筹资金。

14）按照餐厅每日采购单据的内容和数量，做好餐厅原材料的核算工作。

15）上级指派的其他工作。

（三）记账员岗位职责

1、工作概要：

负责与收费员核对业主的各项收费明细，录入相关凭证，做银行对账单，盘点固定资产，低值易耗品。

2、岗位职责：

1）每天根据收费员传过来的收据，经出纳核对后，录入软件，作出相关凭证，并核查所开数据的准确性。

2）每季将明细账与收费员台账核对，做到横向、纵向都能账账相符。

3）定期将入户通知单、特殊情况处理表、优惠单等相关资料进行整理、分类，以便被查。

4）每月根据银行对账单做银行余额调节表，并列出未达账项及说明。

5）做好停车小票的收发工作，根据票号进行登记，由安管部专人专领，每天安管员缴款时，将所用票号进行复核登记。

6）妥善保管凭证，及时整理装订、归档。

7）定期整理己用收据，做好存放保管工作。

8）每月配合餐厅做好盘点工作，定期与库管对低值易耗品、固定资产进行盘点，做到账实相符。

9）负责财务室办公用品的发放。

10）年未将所用明细账打印并装订、存档，以便备查。

11）做好上级指派的其他工作。

（四）库管员岗位职责

1、对物品出入、入库、发放要有严格手续，建立健全各部门用品保管账，日清月结，账物相符，每季未与各部门核对账目检查工作。

2、每月要对各部门申报的物品进行汇总，经总经理批准后及时购入并发放，绝不耽误各部门的使用，以免影响工作。

3、每月未配合财务点库一次，保证账物相符，协助领导做好其他工作。

4、严格执行物品领用制度，本着“勤俭节约”的原则，监督各部门的物品使用情况。

5、每季度初对【独立项目】物管中心的周转库材料发放情况进行盘点一次。

六、康乐中心

（一）康乐中心领班岗位职责

1、负责对康乐场所设施、设备进行管理。

2、负责对活动场所的有偿服务项目，按标准开票收费，按程序上交营业款项。

3、负责对每日服务项目的营业情况做好登记。

4、负责完成公司安排接待的检查、参观、来访等工作，圆满解答有关康乐中心的所有问题。

5、负责督导、检查活动场所以及有关设施、器具的维修、保养、清洁等工作。

6、检查康乐中心管理人员的工作态度、服务质量以及各项职责落实情况。

7、定期会同行政部对类设施、器材进行盘点、落实责任人。

8、负责完成公司交办的其他工作。

（二）康乐中心管理员岗位职责

1、遵纪守法，遵守公司各项规章制度。

2、上班着工作服，佩带工作牌，仪表整洁，精神饱满，文明服务，礼貌待人。

3、对所管理的场所、器材、设施负责，熟练掌握各种器材的使用方法，耐心解答活动者提出的问题，出现特殊情况及时汇报。

4、按工作程序、工作时间、准时进入岗位，服从管理，团结同事。

5、负责所管理场所、器材、设施的卫生保洁工作。

6、不做有损公司形象之事，严禁收取业主的钱、物或其他遗赠。

7、完成公司交办的其他工作。

七、车队

（一）车队队长岗位职责

1、在部门主管的领导下，全面负责公司车辆、司机的管理工作。

2、按公司要求，合理安排车辆，保证公司各项业务的顺利开展。

3、按车辆使用情况，提交车辆维修、保养计划、批准后，组织实施。

4、按交通、驾驶规程，严格管理驾驶人员遵章行驶，安全、正点、文明驾车，杜绝事故发生。

5、按月提交物料采购申请单。

6、按公司规定提交周、月、年工作报告，参加部门工作例会。

7、做好周四普法日的材料学习及人员安全思想工作。

8、上级指派的其他工作。

（二）司机岗位职责

1、敬业守业、服从分配、尽职尽责，作好本职工作。

2、树立良好的职业道德，严格遵守交通规则，严禁酒后驾车。

3、严守纪律，认真填写出车记录并准时到达预定开车地点。

4、熟悉车辆性能，按时清洗车辆，保证所用车辆处于良好状态。

5、按要求维修保养车辆，保证正常出车，发现不安全因素及时排除，提前呈报维修计划，以便公司统筹安排。

6、认真遵守公司规则制度，严禁公车私用，以车谋私，向外借出车辆应履行正规程序，办理必备手续。

7、上级指派的其他工作。

八、餐厅

（一）餐厅领班岗位职责

1、在行政主管领导下，对员工餐厅的工作进行全面负责，对业务进行指导，对工作质量把关，并对食品及物品采购进行监督。

同时要做好员工的思想工作。

2、指导餐厅员工的工作质量情况，负责制定每日、每周、月、季、年餐单、菜谱的印制工作。

督促厨师认真落实“餐饮五四制”，杜绝食物中毒现象。

3、督导和巡视重要宾客的送餐服务工作。

并在送餐前检查送餐用具看，确保一切工作就绪。

4、控制营业所需的餐具，定期参加盘点，及时补充。

5、编制员工编制员工排班表，负责做好日常考勤、考核工作，并提出奖惩意见。

抓好员工思想和岗位技能的学习，做好员工培训工作，解决各方面的服务问题，并处理客人的投诉。

6、负青年、节期间聚会工作的组织和安排，并负责对工作人员的培训工作，使之不断提高业务水平和工作能力。

7、服从领导分配，及时完成领导交给各各项任务。

（二）厨师岗位职责

1、厨师必须严格遵守公司各项规章制度，遵守作息时间，服从领导，听从分配，积极完成工作任务，努力专研业务，熟练掌握主、副食品的加工技术。

2、严格执行饮食卫生“五四制”，工作时间禁止吸烟并统一工服、佩带工帽；

注意仪容仪表及个人卫生的日常清洁，工作时禁止戴戒指等金银首饰，不涂指甲油。

3、及时跟进餐饮具的消毒情况、使用情况。

爱护餐厅设施、设备；

节约用水、用电、用料，做好“开源节流”的具体设施。

4、养成良好的工作习惯，随时对厨房工作环境进行清理，食品要摆放整齐，保持卫生清洁，做好防虫、防鼠、防潮防霉、防污染工作。

下班后应对厨房设施一一检查管好门窗，方可离开。

5、提高烹饪技术，讲究色、香、味、行，做到质优、量足、物美，价格合理，营养丰富；

对厨房设备、器皿及食品、调味品、损耗情况进行管理。

6、广泛听取就餐人员意见，不断改善伙食及管理方法，并做到饭菜品种科学搭配，并及时提出整改意见。

7、热情为就餐人员服务，坚决禁止刁难就餐人员现象。

文明服务，热情周到，正确对待就餐人员的意见，自觉使用文明服务用语，努力提高服务质量。

8、未经领导同意，不得私自安排他人就餐。

9、随时完成领导交办的其他工作任务。

（三）餐厅管理员岗位职责

1、按时到岗，接受餐厅领班分配的任务。

做好开餐前的各项准备工作，及时按要求补充各种物品。

2、负责做好餐厅日常卫生清洁（包括餐桌、地面、食品用具等）、餐后清理、登记日物品消耗量、现金收款售卖及餐厅采购物品、库管等日常工作。

3、负责物品设备、餐具的卫生清洁工作。

餐具必须每日消毒，做到不消毒不使用，消毒后放入专用保洁柜。

4、现金售卖严格按照就餐标准认真执行，保证款项清晰、准确，并做到款项日结日清。

5、食品、蔬菜必须经验收合格后，方可进入餐厅仓库。

6、主动征询客人对菜肴和服务的意见，接受和处理客人的投诉并及时向餐厅领班汇报。

不断提高服务技能、技巧，提高自身综合素质。

7、做好与其他岗位的配合工作；

完成上级布置的其他各项任务。

（四）餐厅采购员岗位职责

1、负责各类食品、蔬菜的采买工作，保证食物新鲜程度，并货比三家降低采购成本；

进菜价格合理，成本核算正确，每日凭原始进料单进账，日结日清。

2、严格进货渠道，确保食品在进货、储藏、烹制、分发等各个环节符合《食品卫生法》有关要求，严格控制各类安全事故的发生。

3、负责餐厅设施、设备日常维修保养，做好设备正确使用的监管工作。

4、餐厅日常所需采购办公物品的核实、上报工作。

（五）餐厅工作人员行为规范：

1、工作人员上班不准戴戒指、手表等，不准留长头发、长指甲，要保持良好的仪容仪表。

2、在餐厅中不准大声讲话，不准有不雅之举，如用手触摸头脸或置于口袋中等。

3、在服务中不准背对客人，不准斜触靠墙或服务台，不准跑步或行动迟缓，不准突然转身或停顿。

4、搞好工作场所的清洁，避免在客人面前做清洁工作；

禁止将工作服当抹布，保持制服的整洁；

勿置任何东西在干净的餐桌上，以免造成污损，溢泼出来的食物、饮料应马上清理；

不可用手接触任何食物。

5、不准堆积过多的盘碟在服务台上，不准空手离开餐厅到厨房，不准拿超负荷的餐具；

在服务台时避免靠在客人身上。

6、在服务台时尽量避免与客人讲话，如果不得不谈话，则将脸转移，避免正对食物；

除非是不可避免，否则是可触碰客人。

7、在最后一位客人用完餐之后，不要马上清理杯盘，除非是客人要求才进行处理。

8、所有掉在地上的餐具均需更换，但需先送上干净的餐具，然后再拿走弄脏的餐具。

9、在餐厅中禁止与同事说笑打闹。

10、有礼貌的接待客人，口袋中随时携带开罐器、打火机及笔；

清除所有不必要的餐皿，但如有需要则需补齐；

确定所有玻璃器皿与陶瓷器皿没有缺口。

11、不可在工作区域内抽烟；

不得嚼口香糖等零食；

不得照镜子或梳头发、化妆。

12、工作时、不得双手交叉抱胸或者瘙痒；

不得在客人面前打呵欠；

忍不住打喷嚏或者咳嗽时要用手帕或面纸，并事后马山洗手。

13、不得与客人争吵，不得批评客人或强迫推销。

14、工作人员禁止从餐厅带出食品、用具、调料，一经发现，一律按偷窃论处。

15、发现蔬菜、肉类或其他副食品有异常，如有异味、变质、霉烂或变色等，应及时报告餐厅领班，在未得到领导的明确意见前不准擅自处理。

16、下班前必须严格检查各个用火点，保证油、气、电、水、火各个部位关闭，拴好门窗通道后方可下班。

一、办公室工作管理规定

（一）公文处理办法

为使公文处理规范化、制度化、科学化、提高公文处理的效率和质量，根据公司实际制定本办法。

1、公文的处理

1）公文处理注意包括：

公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。

2）公文处理的基本原则：

及时、准确、规范、保密。

3）公文种类：

物业公司的公文是在企业管理过程中形成的既有法律效力和规范格式的文书，是公司行使职能的重要手段和依据。

根据实际工作需要，按照公文使用范围和作用有以下几种。

●报告（总结、计划）

●请示（申请）

●备忘录

●函

●会议纪要

2、公文格式应遵守惯用格式，规范行文。

3、公文的起草和审批、签发

1）公文起草的基本要求：

●重点要突出，观点要鲜明，理论要清楚，文字要简练，用词要准确，篇幅要简短，结构要严谨，层次要分明。

●文稿应按公文的文种格式行文，用钢笔或签字笔书写，不得使用圆柱笔或红笔。

●文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿人员对公文进行认真核对。

2）公文审批签发的程序：

文稿打印、修改、核对完毕后，由部门主管或行政人员呈报总经理审批签发。

4、公文办理

公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。

1）登记公文应将公文的标题、密级、发文时字号、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚。

2）分发公文

●一切外来公函，统一由行政文员签收，登记并及时分送。

●根据公文性质和内容，由行政文员送领导审阅或根据需要交有关业务部门办理。

●凡经各部门办理的公文，由部门主要负责催办，并将落实结果报告分管领导。

●工作表格（略）

A．＿部＿月份（第＿周）工作总结（计划）

B．日樱物业各类公文签批表

C．备忘录

D．函

E．会议纪要

5、文书档案的管理规定

1）凡记叙和反应物业公司经营管理活动，具有备案价值的各种自制文件和已办理完毕的有保存价值的文件，均由行政文员负责管理。

2）各部门代表公