ERP系统供应链操作手册采购管理Word格式文档下载.docx

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日期：

系统默认服务器的当前时间，可修改

用户：

手工输入，建议使用数字和字母

密码：

手工输入。

连续三次密码输入错误，用户将被锁定，需要系统管理员解锁。

确认登录，如下图

1.集采操作使用说明

2.1物资需求申请

【操作岗位】：

采购业务员

【操作内容】：

物资需求申请单的填制、修改、送审

【操作方法】：

A、进入ERP/NC系统,双击【供应链】-【采购管理】-【物资需求申请】

B、点击【增加】，维护请购部门、请购人、所需何种物资及其数量等信息。

物资需求申请单内主要项目说明：

表头：

✧需求类型：

集采选择毛需求；

✧计划类型：

点击放大镜选择类型。

✧申请日期：

请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；

✧请购人：

参照点选相关请购人员，也可自动带入当前操作人所对应的业务员；

不能为空；

✧申请部门：

点选请购人后，自动带出；

表体：

✧存货编码：

参照点选需请购的物料，后面的存货名称、规格、计量单位自动带出；

✧数量：

所需物料数量；

✧需求公司：

默认为当前登录公司，可修改；

✧需求库存组织：

对应需求公司选择，不能为空（可以直接输入编号40201）；

✧需求日期：

默认为系统当前登录日期，可修改，不能为空；

✧采购岗位：

根据实际情况人员岗位可以录入。

C、请购单内信息维护完毕后，点击【保存】

D、单据保存完毕并确认无误后，点击【执行】下的【审核】，提交到上级领导那里进行审批

2.2需求汇总平衡

物资需求申请单审批结束后，由请购员参照物资需求申请单、修改、送审，相关领导审批后，需求汇总平衡库存即可生效。

A双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】。

【操作描述】：

按照上图所示1.、2、3、4

注：

以上为需求公司操作。

需求汇总平衡

双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】

参见上图1、2、3、4。

即可。

2.3请购

请购单维护

【操作方法】

A、双击【供应链】-【采购管理】-【请购】-【查询】-【确定】。

点击【审核】。

2.4采购订单

参照采购订单生成库存采购入库单，并确认入库数量

A、双击【供应链】-【采购订单】-【订单处理】-【维护订单】-【增加】-【请购单】

点击【确定】

点击【确定】。

点击【维护】-【修改】。

点击【保存】-【审核】

采购订单单内主要项目说明：

✧公司：

材料公司材料采购。

✧采购组织：

可选择相应的供应公司点击放大镜选择。

✧订单日期：

✧供应商：

参照点选相关供应商不能为空；

✧业务类型：

自动带出部门；

✧采购员：

点击放大镜参照，不能为空；

✧采购部门：

（或者完成采购员点击回车将会自动弹出）。

✧表体：

自动带出；

✧含税单价：

根据采购货物的价格输入，可修改；

✧使用部门：

✧扣税类别：

默认应税外加，可修改，不能为空；

✧到货信息-收货公司为需求公司。

✧采购政策-收票公司为需求公司。

备注：

以上为供应公司。

2.5采购入库

库房管理员

根据质量检验部门将采购物品入库。

A、双击【供应链】—【库存管理】—【入库业务】—【采购入库】，进入采购入库单维护界面，先选择业务流程

B、点击查询，录入查询条件，找到已签字的入库单据

采购入库单内项目说明

✧单据号：

可按用户定义编号规则自动生成，用户可修改。

✧单据日期：

自动带入系统日期。

✧仓库：

录入入库仓库。

✧库存组织：

必须录入业务所属库存组织，录入仓库后自动带出。

✧业务流程：

指定入库的业务流程。

✧收发类别：

指定入库的入库类别。

✧库管员：

可录入库管员信息。

✧采购部门、采购员：

可录入采购部门和采购员信息。

录入采购的供应商。

✧是否退库：

打勾表示此事务为退货事务，便于提供后续的退货统计。

参照输入存货编码，系统可自动携带名称、规格、型号、主计量单位等信息。

✧辅计量单位：

可参照输入该存货已有换算的辅计量单位，对于进行辅计量库存跟踪管理的存货必须输入。

系统自动查找换算率显示。

✧自由项：

参照输入该存货预定义的自由项及值，进行自由项跟踪。

自由项管理存货必须输入。

✧失效日期：

用户可输入入库批次的生产日期或失效日期，系统会根据存货保质期自动计算另一项。

用于进行效期的管理。

✧实收数量、实收辅数量：

录入入库数量或辅数量，系统会根据换算率自动换算。

当换算率为固定换算时，修改任意项，系统均计算另一项，公式为：

辅数量=主数量*换算率。

当换算率为可变换算时，修改其中一项不会引起另一项的修改。

✧单价、金额：

录入入库存货的成本单价或金额，系统会根据数量自动换算。

公式为：

金额=主数量*单价。

✧入库日期：

自动按系统日期显示，用户应录入实际入库日期，是系统先进先出的依据。

点击【保存】-【签字】。

2.6采购发票

采购结算员、会计岗

根据供应商开来的发票和实际入库数量，维护采购发票的相关信息

A、双击【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【维护发票】节点，进入发票维护界面，并且选择业务流程

B、点击【增加】下的【库存采购入库单】，进入采购入库单查询界面

查询界面中一定要注意选择，入库日期，最好控制在当日（查询范围最好不要超过一月）

点击【单据维护】-【修改】。

采购发票单据内项目说明

表头：

✧发票号：

按采购发票的编号规则生成一个默认的单据号，可以修改，采购发票号在公司代码内可不是唯一的。

✧发票日期：

是指供应商开出发票的日期，可修改。

✧票到日期：

是指系统收到发票的日期，采购日期将以此为准，系统取当前日期。

✧发票类型：

是为了报税而设置的内容，如普通、专用等，发票类型是用户定义的，此处参照输入。

发票类型对系统后续的处理不产生任何影响。

材料公司材料采购，系统自动带出。

输入，如输入的供应商为一次性供应商（散户），则必须为散户输入相关的名称等信息。

如为根据订单生成的采购发票，则取订单的发票方做为默认值。

如为根据采购入库单生成的采购发票，取采购入库单的来源采购订单上的发票方为默认值，发票方为空时，取订单上的供应商。

再此单据供应商是系统自动带出的。

执行采购任务的部门，参照输入。

如根据订单生成，取订单的采购部门。

执行采购任务的业务员，参照输入。

如根据订单生成，取订单的采购员。

参照存货档案输入，可以直接输入编码。

此单据自动带出。

✧存货名称、规格、型号、产地：

根据存货编码从存货基本档案中自动带出，用户不可修改此单据自动带出。

✧计量单位：

存货档案中定义的主计量单位，此数据项用户是不能修改的。

✧发票数量：

是指针对主计量单位的数量，输入，如根据订单生成，数量受订单数量容差控制。

数量不限制数字的范围。

当存货为非劳务或费用属性时，数量不可为零，此单据自动带出。

✧单价：

是针对主计量单位的单价，当数量为零时，单价可为零，如根据订单生成发票，系统取订单单价，否则输入。

不能小于零。

发票单价受订单单价容差控制。

✧金额：

单价*数量。

不能为空。

当数量为零时，可不遵守单价*数量。

是净含税单价，根据单价换算，可输入。

参照入库单生成采购发票时，如果入库单进行了价格结算，且采购发票的币种为本币，则取价格结算单上的“本币含税单价”作为发票的“含税单价”。

✧税率：

默认为表头税率，表头无税率，则默认为存货对应税率，可修改。

根据订单生成的发票，税率取订单税率。

✧价税合计：

是指此笔交易的总价款。

总是等于金额+税额。

E、采购发票维护完毕后，点击【保存】按钮，将单据保存

F、单据保存完毕并确认无误后，点击【审核】确认发票，系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单

2.7应付款单审核

财务负责人

应付款单据审核，并形成应付款挂账

A、系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单，双击【财务会计】—【应付管理】—【单据处理】—【单据管理】-【查询】，进行采购应付单查询

B、点击查询，选择查询条件，查询相应的采购应付单

C、将需要审核的应付单前面的勾打上，点击【审核操作】下的【审核】

应付单内项目说明：

✧单位、单据号、期初单据：

在系统自动填充不能修改。

✧交易对象类型：

下拉框进行选择。

✧客商、单据日期、部门、业务员：

点击选择按钮输入。

✧币种、本币汇率：

点击选择按钮选择输入或直接输入，不得为空。

✧收支项目：

为客户自己定义的费用收支项目，如有相关费用发生，可点击选择按钮输入，如没有相关费用发生时，也可不输。

✧原币金额、本币金额：

直接输入往来业务的金额。

✧存货相关项目：

如输入了存货相关项目；

则可建立往来款项与存货的对应关系，也可不输。

✧结算信息相关字段：

结算方式、票据类型、票据号、收款银行账号、付款银行账号、管理账户等字段是结算信息，在业务信息页签中可以录入，并支持带入结算信息页签。

2.8主付款单

出纳、财务负责人、采购负责人

付款单据维护

A、双击【财务会计】—【应付管理】—【单据处理】—【单据录入】，进入付款单录入界面

B、点击【单据类型】，选择付款类型

C、点击【增加】进入应付单录入界面。

D.参照应付单完成付款单。

点击保存。

付款单内项目说明：

✧公司、单据号：

✧结算方式：

票据类型、票据号、收款银行账号、付款银行账号、管理账户等字段是结算信息，在业务信息页签中可以录入，并支持带入结算信息页签。

E.点击【单据管理】-【查询】-【确定】

2.9单据核销

财务会计

应付单预付款单核销。

点击【财务会计】-【日常业务】-【单据核销】-【手工核销】

点击【查询】-【确定】。

点击【核销】

2.10凭证生成

凭证生成

3.自采操作使用说明

3.1物资需求申请

需求申请填报（领料员）

集采选择净需求；

3.2需求汇总平衡

采购业务员、采购主管、部门负责人、财务负责人

A、双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】。

3.3请购

领料员

3.4采购订单

C、双击【供应链】-【采购订单】-【订单处理】-【维护订单】-【增加】-【请购单】

3.5采购入库

根据质量检验部门出具的检验结果，参照库存采购入库单生成，进行入库。

自采与集采到采购入库单查询条件输入时是有区别的。

看上图与集采的查询条件进行对比。

3.6采购发票

点击【保存】。

点击【送审】。

3.7应付款单审核

3.8主付款单

B、双击【财务会计】—【应付管理】—【单据处理】—【单据录入】，进入付款单录入界面

D、点击【单据类型】，选择付款类型

E.再次点击【单据管理】-【查询】-【确定】

3.9单据核销

3.10凭证生成

青山埋白骨，绿水吊忠魂。