WORD 文档排版技巧.docx
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WORD文档排版技巧
Word2007、2010文档排版技巧
1.去除封面页眉横线,保留正文页眉的方法:
(1)在封面和正文间插入一个“分节符”,双击正文页眉,
(2)点击工具栏中的“链接到前一条页眉”
,
(3)断开链接,如图所示
。
(4)点击封面的页眉,选中页眉横线上的段落标记,如下图所示:
点击工具栏中
下拉按钮,选择“无框线”。
2.多级标题的切换:
ctrl+Alt+←→
3.连续使用格式刷:
双击格式刷按钮
4.压缩文档中所有的图片的方法:
(5)双击文档中任意一张图片,点击工具栏中压缩图片按钮“
”,
(6)选择应用于“文档中的所有图片”,更改分辨率“web/屏幕”,确定。
如下图所示:
5.word2007及word2011在页脚添加“第几页,共几页”的方法:
(1)双击页脚,在页脚中输入“第页,共页”;
(2)在第和页之间按快捷键“ctrl+F9”,在共和页之间按快捷键“ctrl+F9”,出现
第{}页,共{}页;
(3)接着在第{}页中输入page,在共{}页中输入numpages,如下:
第{page}页,共{numpages}页。
(4)按ALT+F9(更新域)。
6.标题样式格式设置
word2007和之前的Word2003存在很大不同,除了界面的改变影响较大的地方就是建立多级编号完全不同了,以往在2003中直接通过风格和样式中的编号菜单可以调整实现多级编号功能,但到了2007却实现不了,其只能调整一级菜单。
通过摸索我总结出了如下操作步骤来实现:
1、点击如下图所示的被红线圈中的位置。
2、系统将显示样式列表框(如下图),然后选择新建样式图片(如下图中被红线选中部分)。
3、在弹出的“根据格式设置创建新样式”窗口(如下图所示)中进行设置一些需要的风格。
注意要记住名称在后面我们设置多级列表时有用,因此要输入一个可以区分且好记忆的名称。
我在这里设置第一级的名称为q1,第二级的名称为q2。
4、设置完成样式后选中确定按钮完成。
在下图所示界面上选中“多级列表”按钮(如图中红线圈住部分)。
5、在弹出的窗口中选中红线圈住的部分。
6、此时出现如下窗口。
在此窗口中进行设置。
如果我们要设置第一级就用鼠标选中级别为1级,然后设置“将级别链接到样式”为前面设置的风格名为q1的样式;同样的操作,使用鼠标选中级别为2级,然后设置“将级别链接到样式”为前面设置的风格名为q2的样式;以后如此类推。
假设是设置第4级,则需要从第一级开始逐级选中需要调整的级别(关键看之前前三级的设置如何,如果前三级设置了将级别链接到样式XXXX,则这里也必须设置将级别链接到样式XXXX),然后设置“将级别链接到样式”。
7、最后只要在应用中使用。
7.查看和修改文章的层次结构
文章比较长,定位会比较麻烦。
采用样式之后,由于“标题1”~“标题9”样式具有级别,就能方便地进行层次结构的查看和定位。
从菜单选择【视图】|【导航窗口】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构,如下图所示。
在其中的标题上单击,即可快速定位到相应位置。
如果文章中有大块区域的内容需要调整位置,以前的做法通常是剪切后再粘贴。
当区域移动距离较远时,同样不容易找到位置。
从菜单选择【视图】|【大纲】命令,进入大纲视图。
文档顶端会显示“大纲”工具栏,如下图所示。
在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别,例如“显示级别3”,则文档中会显示从级别1到级别3的标题,如下图所示。
如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后,可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处,按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方,即可快速调整该部分区域的位置。
这样不仅将标题移动了位置,也会将其中的文字内容一起移动。
从菜单选择【视图】|【页面】命令,即可返回到常用的页面视图编辑状态。
8.对文章的不同部分分节
文章的不同部分通常会另起一页开始,很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页,这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。
另一种做法是插入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。
正确的做法是插入分节符,将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进行设置。
定位到第二部分的标题文字前,从菜单选择【页面布局】|【分隔符】|【分节符】|【下一页】命令,并单击【确定】按钮,就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符,这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节,还会使该节从新的一页开始,实现既分节,又分页的功能。
用同样的方法对文章的其他部分分节。
对于封面和目录,同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。
在文章的最前面输入文章的大标题和目录,如图所示,然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。
如果要取消分节,只需删除分节符即可。
分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中不显示。
在工具栏单击“开始”—“显示/隐藏编辑标记”按钮,即可查看隐藏的编辑标记。
在如图所示中,分别显示了不同节末尾的分节符。
在段落标记和分节符之间单击,按【Delete】键即可删除分节符,并使分节符前后的两节合并为一节。