文件资料整理整顿工作实施方案.docx

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文件资料整理整顿工作实施方案

文件、资料的整理、整顿工作方案

一、各部门抽专人负责组织本部门人员的文件、资料的整理整顿工作；

二、时间：

7月25日－7月30日

三、方法

1）将所有过期作废资料或已没用任何使用价值的资料清理出来，做销毁或作废留存处理。

文件的销毁和作废留存按照质量管理体系“文件控制程序”中相关规定执行。

2）将所有认为有疑问的资料（整理者不知是否有用）贴上标识（让知道的人或主管领导选择处理方法）。

3）将所有不再经常使用需要存档的资料按年代进行整理，建立档案方法见“四、档案管理方案”。

4）将所有正在运行的资料，按照类别，有规则的存放在文件柜内（文件柜的排放与编号见档案管理方案5.6），归档方法见“四、档案管理方案”

四、档案管理方案

1.说明：

本方案主要针对已归档保存失去现行作用的档案，对于处于现行状态的文件资料，如有不同，将在条目后以[]标示。

2.目的

加强公司档案的管理，尽快实现公司档案工作规范化、标准化和科学化以及检索规范化。

3.适用范围

适用于公司所有文档的管理。

4.职责

-各部门负责本部门文档的管理工作；

-办公室负责各部门文档管理的指导、监督、检查工作。

5.工作程序

5.1文件的归档

5.1.1归档范围

5.1.1.1凡是本公司工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料均应归档。

5.1.1.2其他外来，未经本公司办理的或参考性的文件材料，是否需要归档，视具体情况而定。

5.1.1.3日常使用的文件资料不作归档，包括质量、健康安全、环境体系文件、具有参考性的技术资料和图纸、未失效的法律法规、公司相关规定等。

5.1.2归档时间

5.1.2.1办理完毕的文件，一般在第二年内由各部门立卷后归档。

5.1.2.2工程项目文件按项目结束时间归档。

5.1.3归档案卷的质量要求

5.1.3.1归档案卷必须齐全完整

5.1.3.2归档案卷的“案卷封面”的各个项目应填写清楚，案卷标题要明确反应卷内文件责任者和内容，注明保管期限。

卷内文件按一定顺序排列并编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”。

-卷内文件目录

卷内文件目录应放在卷首，主要内容包括序号、文件或图纸编号、责任者、文件或图纸名称、日期、页号、页数、备注。

归档文件的卷内文件目录，应按格式要求打印出来，字体、大小应统一。

［现行文件的卷内文件目录，应采用空白表格，以手写形式填入，一个案卷内多类文件时，可估算每类文件的数量留出相应空格，无法估算或一类文件过多时，可采用一类文件留出独立的目录页，也可采用在每一类文件前面编制每类文件目录的形式，具体操作各部门根据文件特点和操作方便、易检索的原则可进行适当调整。

］

-卷内备考表

卷内备考表放在卷末，用于说明本卷内容变动和需要特别注明的事项等。

-案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表格式由办公室统一编制电子模板。

5.1.4归档案卷份数

一般归档一份，重要的、使用频繁的需归档若干份以备利用。

5.2档案的整理

5.2.1档案的分类

-各部门档案的一级分类按文件所形成年代分类。

-[还未完工工程项目的文件暂不作一级分类，只在案卷卷脊处标出年代，项目完成后再按开始年代归入所在案卷群体。

]

-二级分类在年代下可按所反映不同内容或问题分类。

每一类给予统一的类号。

如有需要可再进行细分。

例如：

经营采办部资料中合同为二级分类（类号可用HT），可在细分为：

承揽合同、采购合同、外协/外包合同、租赁合同等等（三级分类）。

-卷内文件按所反映不同内容或问题分类。

例如：

办公室的培训记录的卷内，可按照部门分类公司培训、办公室培训、车间培训、工程部培训、经营采办部培训。

-［现行文件可根据往年成文数量预先估计卷内文件每类可能形成的文件数量，将成文数量多的文件单独成类，成文数量少且有相关性的文件合并成类，以避免类别过多造成卷内文件目录页数过多。

］

例如：

工程项目资料中当图纸过多时应将图纸单独成类。

工程计划、变更计划、人力配置计划、设备使用计划成文数量少且文件具有相关性可合并成类。

5.2.2立卷

5.2.2.1组成案卷单位

按内容或问题组成案卷。

一个问题产生多个案卷时，在案卷背脊处标注“第一册”、“第二册”，以此类推。

5.2.2.2卷内文件排列与编号

a）卷内文件排列。

每一类按成文日期排序。

成文日期以批准人签发日期为准；经过会议通过的文件，以通过日期为准；由几个部门联合发出的文件，以最后签发部门签署日期为准；法规性文件以批准日期为准。

b）卷内图纸与文字材料不存在相互关系情况下，图纸在前，文字材料在后；图纸与文字材料成整体不可分割的情况，文字材料在前，图纸在后。

成套的图纸按总体图——局部图——细部图或其内在关系排列。

c）卷内文件有文字、图表、印章等标记的每个页面采用阿拉伯数字从“1”开始整卷编流水顺序号。

卷内文件类别较多，较复杂时或为更方便检索时，可适情节采用分类编页号。

单面书写的文件在右下角编号；双面书写的文件，正面在文件右下角编号，背面在文件左下角编号。

成套图样、计划、管理规定等成份文件不必每页编号，只在每份第一页编页号。

d）［处于现行状态的文件材料由于随时归入所在案卷，不采用整卷编流水页号的方法，在卷内文件区分类别后，每一类可用铅笔分别编流水页号，形成单独目录。

案卷归档后，可保持原状，或整卷重新编页号并将目录合并成整体。

］

e）文件发放登记表放在卷内文件目录后，文件前。

f）卷内文件目录、文件发放记录及卷内备考表不编号。

5.2.2.3案卷封面和卷脊（附表四）

a）案卷封面和卷脊使用统一字体、字号、颜色。

b）案卷题名概括反映案卷内容。

案卷题名要使用全称，有需要时可在全称下以单括号标明简称。

c）案卷号以便于管理为原则编制，案卷号具有唯一性，以字母和数字混合形式编号。

编号规则为：

案卷号=年度+部门代号+类号+案卷顺序号。

例如：

02（形成年度）－ED（工程部代号）－01（工程项目文件）－06（案卷顺序号）

［现行文件的案卷号待归档后编制。

］

5.3案卷排列和案卷目录（附表五）。

5.3.1案卷排列

类内案卷按汉语拼音字母顺序排列。

5.3.2案卷目录

-各个部门按年代分别编制案卷目录，一年所有内容的案卷编制一本案卷目录。

-案卷目录内容包括序号、年代号、案卷号、案卷题名、立卷时间、页数、保管期限、立卷人、备注。

5.3.2.1案卷目录一式数份，一份日常使用，其他份备用。

［现行文件没有案卷目录。

］

5.4档案的保管期限（附表六）

5.4.1由各部门文档管理人员和业务人员共同划分档案的保管期限，确定档案的存毁，并由主管负责人签字批准。

5.4.2文件产生第二年起计算保管期限，可分为永久、长期（五年以上）、短期（五年以下）。

5.4.3保管期限满后复查，发现有继续需要保存的档案可延长保管期限或转为永久保存。

5.5档案的销毁（附表七）

5.5.1已超过保管期限、失去保存价值、需要销毁的档案，由保管部门提出销毁报告，并附销毁清单，报主管领导批准。

5.5.2档案销毁时应指派两名以上专人监销，档案确已销毁后，填写档案销毁清册，由销毁人和监销人签字确认。

5.5.3整卷销毁只填写案卷号和案卷名称。

5.6档案柜的排放与编号

-档案柜自门口起从左至右编号，每个档案柜的每栏自上而下编号。

在档案柜较少情况下可不进行档案柜的编号。

-档案柜编号由办公室统一发放“口取纸”，均贴在档案柜的左上方。

-建立档案存放位置索引记录，包括内容房间、档案柜号、栏号、年代号、案卷目录名称。

5.7档案的检索

5.7.1档案存放位置索引（5.6）

5.7.2案卷目录（5.3.2）

5.7.3卷内文件目录汇集

主要形式是先列出每一个案卷的卷号、标题、起止日期、页数，在下面列出此卷的卷内文件目录。

5.7.4档案存放位置索引、案卷目录、卷内文件目录汇集可分别编制，互不包含，也可集中编制，装订成一册。

5.8档案的利用（附表九）

严禁将档案带出本公司或转借非相关人员阅看，严禁随意翻印或取出文件移往它处。