配送部管理制度.docx

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配送部管理制度

配送部管理制度

第一章规章制度2

一、管理制度2

二、工作制度2

三、库房管理制度3

四、车辆管理制度4

五、岗位制度4

第二章工作流程7

一、门店订货流程图7

二、商品出库流程图7

三、商品退货流程图9

第三章责任分划10

一、验货、收货责任分划10

二、订货过程责任分划10

三、配送过程责任分划10

四、退货管理责任分划11

五、库房管理责任分划11

第一章规章制度

一、管理制度

1.严格执行公司各项规章制度。

2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

3.加强对库存状况、库房卫生和库房码放的管理，库房订、收货及验收工作。

4.每月盘点严格按照流程进行。

对进货单据进行装订，并对进货数据和做账系统数据进行核对，由部门负责人妥善保管，杜绝丢失现象。

5.需从本部门用户名进入系统做账，严禁以其它部门用户名进入做帐系统，每天须按实收货物数量开进货单据，核对单据号、数量单位、单价、，无误后方能保存、审核，再进行打印。

6.以上条例即日起执行如有违反，按公司规章制度进行严惩。

二、工作制度

1.严格按照订货流程、订货数量下订货单。

2.订货单据及时归类整理，每月统一入档保存。

3.严格按照库存管理制度保存库存商品。

4.严格按照配送流程送发商品，其过程中造成的损失由配送部全部承担。

5.加强对配送人员及车辆的管理，加强车辆的卫生及日常保养工作。

三、库房管理制度

为了加强库房管理工作，降低储藏风险，特制定以下库房管理制度。

1.对于验收合格的商品在入库时要遵循以下原则;

1）按商品分类进入相应的库房。

2）对于入库的商品应按照对应的位置，隔墙、离地的码放整齐。

3）码放时，应将原有商品放在最上层或最外层，便于发货时遵循先进先出的原则。

4）对门店退回入库的商品，应将其包装好，放于明显位置并尽快将其出库。

2.库存商品的储存工作：

1）库管应时常关注库存商品的周期，检查商品的保质期，必须保证让所有商品在保质期到期前一个月内出库，对于临近保质期的商品应及时与供应商沟通更换事宜。

2）对于库存周期过长的商品，应加强检查，以防出现腐败、变质、酸败、生虫、霉变等商品质量问题。

如发现有出现质量问题的商品，应及时将问题商品清出库房并上报部门经理申请处理方案。

3.原辅料储藏环境的要求：

1）应经常开窗通风，定期清洁卫生，保持室内干燥。

2）要有相应的防鼠、防潮、防霉、防蝇、防蟑螂等措施。

4.库房纪律：

1）库房禁止吸烟，严禁酒后入库工作。

2）严禁堆放杂物、废弃物，禁止存放私人物品。

3）禁止在库房区域打闹、闲聊，与原辅料库房管理无关的人员，一律不准进入库房。

四、车辆管理制度

为了加强对公司车辆的管理，保障车辆的正常运转，特对司机班做出以下管理要求：

1.各车辆负责人时常自查车辆发动设备、管路是否正常。

2.各车辆负责人每日检查车辆外观是否完好，有无碰撞、刮蹭等现象。

3.各车辆收车后及时清洗车辆，保证车辆卫生。

4.各车辆负责人经常查看用油状况，严格控制车辆用油，将车辆油耗降到最低，保持在油耗标准以下。

5.各车辆负责人每次出车、收车时登记好里程数、加油数等相关数据（按出车登记表如实填写）。

五、岗位制度

配送部主管岗位职责

1.负责部门员工的管理，定期考核部门员工的业务水平和工作能力，有计划的进行培训工作，保证日常工作的正常运行。

2.负责检查库房验、收货制度的执行情况，实时监控库存商品质量、数量。

3.负责每日出库票据的核对和系统的审核过账工作。

4.负责新任门店主管对配送部相关制度的培训工作。

5.负责审核门店自行采购商品的出库录入核对。

6.负责与财务核对配送部的所有账目。

7.负责组织月度及年度在库物品的期末盘点，如盘点中发现问题，要查明原因，分清责任，做好原始记录，并报上级主管，账目数量差异须报领导批准后方可进行账目调整。

8.负责公司库房的门管理店库房监管，确保预订商品及时到货、包装完整、质量合格、商品上架码放、生熟分开、卫生达标。

9.负责监管公司车辆的卫生及日常保养工作。

10.加强对配送人员及车辆的管理，严格控制部门各项费用的支出。

11.负责部门办公纪律的监督管理工作。

配送部助理岗位职责

1.负责每日门店的订货及统计工作。

2.负责每日库房商品的订货、验货、收货工作。

3.负责实时监控查询库房商品的库存情况，及时与采购部下发订单。

4.负责每日对门店出库单的系统录入及打印工作。

5.负责每日采购部车辆钥匙的收、发工作。

6.负责每日接听配送部电话，登记来电信息和内容，及时解决门店所反馈回来的问题及建议。

7.负责每日采购部其它相关文件和报表的制作工作。

8.负责配送部《出库单》的整理及保管工作。

9.负责每月2号与门店主管的配送账目核对。

10.负责各门店台帐收发工作

发货员岗位职责

1.负责每日库房商品的订货、验收入库。

2.负责实时查询库房商品的库存情况，及时与部门沟通下发订单。

3.负责按订单发货数量准确，质量合格，及时送达门店。

4.负责公监管入库商品及时到货、包装完整、质量合格、商品上架码放、生熟分开、卫生达标

5.负责仓库商品的整理,陈列,随时掌握库存商品的数量,对商品的短,缺及时核对和纪录

6.协助主管负责仓库货物的安全管理工作（先进先出,及时补缺,数量准确）.

7.协助审核送货单的账目,确认品种,规格,数量,送货人后签字领单,当面点清装车送货.

8.负责对送货单的商品配齐,协助主客调货,对缺货或一次性未送齐的商品及时汇报出单人员并在出库单上注明,随时做好账目处理.

9.负责每日司机送货返回门店签收的出库单及门店退回的油桶、面袋、酱油桶、醋桶及其它废弃物统计整理。

第二章工作流程

一、门店订货流程图

营运部

配送部

配送部

电话订货

配送信息员记录

1　订货单交

给采购部

2　交给发货员

2、流程说明

1.所有营运店铺应规定专人进行订货作业，一般情况为该店铺主管；

2.店铺主管须于每日下午17：

30前向公司配送信息员进行订货；每日订货后将当日《订货单》妥善保存，以便备查。

3.配送信息员将供货商直送门店商品订货交给采购部订货，将库房发货商品订货单交给发货员发货。

二、商品出库流程图

配送部

配送部

配送部

配送部

配送部

营运部

配送部

配送部

财务部

商品

订货

发货员发货

打印四联出库单

交接装货

送货

确认收货

返回单据

统计

核算

结算货款

流程说明：

1.配送部信息员负责店内商品订货统计。

2.将订货单交给发货员进行发货，如临时出现库存不足现象，应在订货单注明实际发放数量并告知信息员。

3.库管员每日于配送信息员处领取当日机打四联《配送出库单》，进行发货，并及时登帐。

4.发货完毕后与配送司机办理验货交接，由司机在四联《配送出库单》上签定确认后出库装车。

出库单白联交配送信息员，其它三联由司机带到店铺与店铺办理交接手续，再将剩余一联返回公司配送信息员。

5.所有单据由配送主管进行统计，核算门店出库成本，最后汇报财务结算。

三、商品退货流程图

营运部

配送部

配送部

配送部

配送部

配送部

总经理

财务部

商品

退货

分类

收回商品

联系采购部

1退给供应商

2

退回库房

退回商品入库

打印单据

联系其他方式销售商品

分类统计核算单据

审批、处理责任人

结算

流程说明：

1.对于不合格商品或者门店主管需要退货的商品，需要及时处理。

2.配送部联系采购部，对于能退货给供应商的直接退给供应商，

3.对于大批量的退货、不能及时退给供应商的可以先放入库房，在1天内联系供应商看如何解决，对于不能退回的商品，应该联系其他客户，及时的处理。

4.按商品的处理将结果每周进行处理结果汇报，最后核算损失，向总经理汇报工作。

5.退货造成的损失按相关人的责任给予处罚。

6.最后汇报财务结算。

第三章责任分划

一、验货、收货责任分划

验货、收货时必须严格按照公司收货制度进行，如验、收货不仔细，将不合格商品收入库中，其经济损失由配送部、财务部全部承担。

二、订货过程责任分划

1.订货过程中，给门店漏订、错订商品的需及时解决，如未解决每次处罚责任人20元。

2.系统进、出库单录入打印时，商品、数量、单价等与供应商送货票、实际发货单出现差错，每次处罚责任人20元。

3.主管、发货员应时常检查供应商供货商品，公司检查过程中发现有不合格的商品，每次给予主管100元、发货员50元处罚。

三、配送过程责任分划

商品在装缷车辆过程中发生损坏、损失的由司机承担全部损失。

商品在装载到车辆上以后在运输途中因其他原因造成的丢失、或送错由司机承担责任。

四、退货管理责任分划

1.在退货运输过程中造成的损失由配送部承担全部损失。

2.在送货过程中因司机运输耽误时间影响商品质量、营运部提出退货的由配送部承担全部损失。

3.商品自身原因造成的损失由采购部、配送部、供应商共同承担。

五、库房管理责任分划

1.对库中储藏的商品应适时查看，检查保质期、防鼠、防虫害、通风防变质等，如因仓储管理不到位，造成库中商品无谓损失时，其经济损失由全配送主管承担。

2.每日发货时应严格按照订单数量发放，对于整进零出的商品活动上限不得超过3%，如因错发造成的亏库，其亏库金额由配送主管全部承担。

3.月底及时制作当月进、销、存、成本核算、各项费用扣除等报表，并于每月10号前上交总经理审核，如未按时上交报表，每延迟一日处罚50元。

4.库管员负责组织月、季、年度在库物品的期末盘点工作。

在盘点中如发现问题，要查明原因，弄清责任，做好原始记录，并报上级领导。

帐目数量差异需由部门主管填写《帐目调整申请单》报总经理批准后方可进行帐目调整。