行政后勤工作管理办法9修订.docx

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行政后勤工作管理办法9修订

行政管理制度

北京北方泓泰投资集团

2014年版

目录

第一章总则3

第二章办公室礼仪3

第三章办公室管理规定5

第四章会议管理制度6

第五章接待管理制度8

第六章物料采购管理规定11

第七章业务活动费管理规定13

第八章环境卫生管理规定14

第九章办公钥匙管理规定18

第十章办公耐用品管理规定19

第十一章办公用品管理规定20

第十二章员工宿舍管理规定22

第十三章车辆管理规定23

第十四章公章管理规定25

第十五章档案管理规定26

第十六章库房管理规定29

第十七章资产设备外借管理规定30

第十八章办公区内固定资产管理规定32

第十九章资产盘点规定35

第一章

总则

一、为使员工明确本集团总裁办管理的规定和程序、加强管理规范、合理控制费用，同时使公司的总裁办管理工作有章可循，结合本集团实际情况制定本制度。

二、总裁办管理制度的确立旨在增加管理力度、维护公司利益、保障资产设备完整、规范流程，从而提高总裁办工作效率，充分发挥沟通、协调的优势，为公司各部门有效的做好后勤保障工作。

三、总裁办管理制度的建立，可以加强总裁办人员工作责任心、增强服务意识、提高认真严谨的工作态度；

四、本制度各项规定，适用于集团各分子公司及项目公司全体员工（含临时雇用人员、试用人员），除另有规定外，均遵照本制度执行。

第二章办公室礼仪

一、职员必须仪表端庄、整洁。

1.头发：

职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜太长。

2.指甲：

指甲不能太长，应经常注意修剪。

女性职员涂指甲油要尽量用淡色。

3.胡子：

胡子不能太长，应经常修剪。

4.口腔：

保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。

5.女性职员化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。

二、工作场所的服装清洁、方便，不追求修饰。

1.衬衫：

无论是什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽。

2.领带：

外出前或要在众人面前出现时，应配戴领带，并注意与西装、衬衫颜色相配。

领带不得肮脏、破损或歪斜松驰。

3.鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。

4.女性职员要保持服装淡雅得体，不得过分华丽。

5.职员工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。

三、在公司内职员应保持优雅的姿势和动作。

1.站姿：

两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你的面孔。

两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。

会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。

2.坐姿：

坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。

要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。

3.公司内与同事相遇应点头行礼表示致意。

4.握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。

握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。

伸手时同性间应先向地位低或年纪轻的，异性间应先向男方伸手。

5.出入房间的礼貌：

进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。

进入后，回手关门，不能大力、粗暴。

进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看住机会。

而且要说：

"对不起，打断您们的谈话"。

6.递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。

7.走通道、走廊时要放轻脚步。

无论在自己的公司，还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。

在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

四、基本礼仪

1.不要过分注重自我形象。

办公桌上摆着化妆品、镜子和靓照，上班时间忙里偷闲照镜子、补妆，不仅给人工作能力低下和有伤大雅的感觉。

2.使用公共设施要注意公共观念。

单位里的一切公共设施都是为了方便大家，以提高工作效率。

打电话，传真、复印，都要注意爱惜公共设施。

也要注意别在办公室里打电话聊天，以免影响他人工作。

3.不吃零食、不抽香烟。

接听电话时，嘴里嚼东西是违反礼仪的。

4.形象得体，无论对上司、下属还是同级，都应不卑不亢，以礼相待，友好相处。

坐在办公室里，浓妆艳抹、环佩叮当、香气逼人、暴露过多，衣着不整、品味低俗，都属禁忌之列。

工作时，语言、举止要尽量保持得体大方，过多的方言土语、粗俗不雅的词汇都应避免。

5.别把办公室当自家居室，不高声喧哗。

有什么话慢慢讲，别人也一样会重视你的。

其实，你的文质彬彬，可以教会别人同你一起维持文明的环境。

6.不随便挪用他人东西。

随意挪用他人物品。

甚至用后不归还原处。

7.不偷听别人讲话。

偷听私下谈话，在别人在打电话时，你表现出好奇会使自身形象大打折扣。

尽可能的予以回避。

8.对同事的客人表现热情。

无论是谁的朋友踏进你的办公室的门，就是你们的客人，而你就是当然的主人。

做主人的，一言两语把客人推掉，或不认识就不加理睬，都有失主人的风度。

而客客气气招待同事的客人，客客气气地记录电话，改日你出外办事，你的朋友也同样不会遭受冷落。

第三章办公室管理规定

一、办公室规定

1.办公桌：

桌面除公司购置的办公用品及电脑外无其他物品；

2.辅桌：

桌面除放置办公所需的文具、书籍、资料外，不准堆放其他杂物；

3.电脑：

电脑显示器一律摆放于桌面，主机放于桌下；

4.坐椅：

靠背、坐椅一律不能摆放任何物品，人离开时，将坐椅靠拢桌面；

5.垃圾蒌：

罩塑料袋，摆放在桌子右前角；废纸、废品等及时投入垃圾桶，并及时清理。

6.饮水机：

放于指定地点，不得随意移动；

7.地面、桌椅、墙面保持干净整洁，室内设施摆放整齐。

二、办公语言规定

1.全体员工日常交往必须用普通话；

2.交往语言：

您好，早上好，再见，请问；

3.电话语言：

您好，请稍等我帮您转接，谢谢，再见；

4.接待语言：

您好，请稍后，我请示一下，请坐。

三、办公行为规定

1.坚守岗位，不要串岗；

2.上班时间不得做与工作无关的事情；

3.办公桌应保持整洁并注意办公室的安静；

4.接待来访和业务洽谈，须由专人接待；

5.不得因私事打公司电话，或长时间接听电话；

6.不得在电脑上做与工作无关的事情；

7.未经批准或同意，不得索取、打印、复制公司文件资料；

8.不得随意打听与自己工作无关的事情；

9.严格遵守考勤制度；

10.工作时间内办公区域严禁吸烟；

第四章会议管理制度

一、目的：

为了加强工作会议的管理，促进公司工作会议切实有效地进行，特制定本制度。

1.实现有效管理，促进公司上下级的沟通与合作。

2.提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。

3.集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。

4.协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。

5.为了规范会议管理，提高会议质量。

二、本规定适用于公司各部门的各类工作会议。

三、工作会议包括：

周会、月会、季度会议、年度会议、紧急会议、重要会议、临时会议等，行政文员应为会议召开作好准备工作：

安排会议地点，布置好会议室，会议室和接待室要随时保持清洁。

四、会议种类

1.定期例会，总裁办召集

1）年度会议：

年初召开，集团和各项目公司副总级上人员参加，对上年度的工作进行总结和对本年的工作进行目标定制

2）半年度会议：

每年7月份召开，集团和各项目公司副总级上人员参加，对上年度的工作进行总结和对本年的工作进行目标定制

3）年度员工大会：

每年年初召开，集团和各项目公司所有人员，本年工作总结和优秀员工表彰

4）季度会议：

每季度末，集团和各项目公司副总级上人员参加，对上季度的工作进行总结和对下一季度的工作进行目标定制

5）月度总结及下月工作规划：

每月最后一个工作日，各部门经理及以上人员，上月度工作总结及下月度工作规划报告，各公司总经办召集

2.非定期会议：

1）项目会议：

项目主管、项目主要相关人员，针对项目审批、设计、施工等沟通

2）公司发展研讨会：

总经理、部门主管、主要经营业务人员，就市场拓展、公司经营等相关事项的讨论

3）董事会临时会议：

总裁、副总裁、董事长、董事、总经理，公司经营的重大决定

4）其他临时会议：

总经理、部门主管、其他有关人员针对特殊事宜的沟通与讨论

五、会议纪律：

1.不迟到。

应提前五分钟入会场就座。

2.不早退。

特殊情况须经会议主持人同意方可离开会场。

3.不旷会。

如因故不能参加会议应提前向会议主持人书面请假。

4.保持会场安静。

会场内不得大声喧哗、说笑和闲聊。

5.会议开始后，不得在会场内随意走动，不得交头接耳。

要发言应举手示意，经会议主持人同意后方可起立发言。

6.在会议开始前，必须把所有的通讯工具全部关机或调成震动。

7.会议期间，不准在会场内接听电话，有紧急事情需要处理应同主持人请示，经同意后并且到会场外接听。

8.会议室内会议期间禁止吸烟。

9.会议开始前所有参会人员入会场应做好参会签到。

会后应将椅子归回原来位置并摆放整齐，并带走各自的物品，保持会议室整洁。

六、会议要求：

1.公司所有的会议，应指定人员做《会议记录》，并于4小时内整理出会议记要，并交由会议主持人签发，由有关人员负责对会议所定决议执行情况进行跟踪、督办。

2.与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作做好会议准备，按会议时间、地点准时出席会议；固定的例会不再另行通知。

3.所有参会人员，要严守会议秘密，不准向无关人员随意谈论会议内容。

4.所有的会议都应尽量在1小时之内最长不准超过2个小时，特殊情况除外。

七、会议安排

1.公司内会议由行政部安排，部门内会议由各部门自行安排。

2.主会人会前需提前几天向行政部告知会议主题，会议时间等。

3.行政部须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容。

4.行政部负责会场安排与整理。

5.开会期中，行政部（部门指定人员）负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给相关人员及总经理/副总经理备案。

八、会议执行流程

会议计划（发起人）

行政报备（行政人员）

会议地点安排（行政人员）

会议通知（行政人员）

开会讨论（参会人员）

会议记录（行政人员）

打印并备案呈报（行政人员）

跟踪会议结果执行（行政人员）

会议执行结果报告

九、罚则

1.对于会议迟到者予以相应罚款，经理以下员工20元/次，经理级以上员工50元/次。

2.在会议开始前，必须把所有的通讯工具全部关了或调成震动，违者处罚50元/次。

3.对于旷会无任何请假手续，处罚100元/次。

第五章接待管理制度

一、总则

适用于各分子公司及项目公司基础接待工作。

外驻机构及集团总部接待工作另作规定。

二、接待范围、费用标准

为规范业务接待管理，促进公司业务发展，本着节俭、适度的原则，制定本规定。

1.业务接待范围：

到公司视察、指导、交流、调研、业务接洽的上级主管部门、业务关联单位及公司领导同意接待的来宾。

2.业务接待点：

原则协议酒店（含用餐及住宿接待）

3.业务接待标准：

（1）用餐标准：

A.董事长、总经理主持的接待据实报销。

副总经理主持的接待：

接待对像为处级以上或VIP及专家教授级的按折后不超过80.00元/人标准（含菜、酒水等）；接待对象为科级或企业部门经理的按折后不超过50.00元/人标准（含菜金、酒水等）

B.部门负责人主持的接待按折后不超过50.00元/人（含菜金、酒水等）；

（2）业务接待一般不安排住宿，因会议、重要接待及特殊原因确需安排住宿的，必须经公司总经理或董事长批准，由总裁办统一安排。

市厅级以上领导及贵宾接待安排套间，县处级领导及来宾安排单间或标准间（一人一间），一般来宾安排标准间（二人一间）。

（3）接待须赠送礼品的，经总经理或董事长同意后由总裁办统一经办。

4.业务接待审批程序

（1）副总经理以上领导出面接待的，由公司安排人员经办接待事宜。

（2）部门业务接待由各部门负责人填写《接待用餐审批单》，分管总裁办副总经理或总经理审批，执行总经理核准。

（3）特殊情况超标准接待由总经理或董事长审批。

5.业务接待其它规定：

（1）各部门应严格控制接待范围和陪餐人数，原则上陪客人数不得超过来客人数。

（2）除总经理或董事长要求外，一律定点在协议酒店接待。

（3）对来公司承接业务或已承接公司业务的单位原则上一律不安排接待，如特殊情况须安排接待的应先经总经理或董事长批准。

（4）公司人员出差期间因业务需要接待宴请或赠送礼品的应事先经总经理或董事长批准，并按本规定标准执行。

未经批准的不得安排宴请或赠送礼品。

（5）所有宴请报销需附经审批的《用餐接待审批单》、发票、菜金明细。

6.原相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。

三、接待事务分类

1.A类：

贵宾接待。

指公司领导重要客人公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。

2.B类：

业务接待。

指营销客户的接待。

3.C类：

普通接待。

指一般来客的接待。

四、接待场所管理

1.公司基地设三个接待处所：

×××会议室用于贵宾接待，×××会议室用于业务接待，×××会议室用于普通接待。

2.其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所，待客必须在指定处进行。

五、接待职责分工　

1.接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现“先卖企业后卖产品”营销策略目标，具有十分重要的意义。

各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。

2.接待内容包括：

迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。

分工如下：

（1）接待中心：

提供一般接待良好环境的保障及备品准备，协理贵宾室、商务室定时进行“一般”清扫工作。

（2）警卫值班：

提供安全保障及来客导入。

（3）总台文员：

提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来客食宿。

（4）经办部门：

负责接待洽谈并陪同始终。

（5）秘书：

管理贵宾室、商务室、负责招待服务并陪同洽谈及参观介绍。

3.总裁办主任对接待工作负有全面责任。

六、接待方式

1.贵宾接待：

秘书迎接来客于×××入座，公司领导陪客接待，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果方式招待，如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐，必要时安排酒店就餐。

2.业务接待：

营销部门主办人员迎接客户于商务室洽谈，文秘员陪同并服务，以烟茶、饮料、糖果方式招待。

原则上安排工作餐，由秘书服务、营销经办人陪同。

如须安排外出就餐，由营销部长或指派人员陪同。

3.普通接待：

业务部门接待并服务，以普通香烟、茶水方式招待，由部门指定人员陪同于餐厅就餐。

七、接待规则

1.接待一般程序

（1）总台文员礼貌询问后让座于×××并通报接待部门及服务人员。

（2）接待经办人员请来客到专门接待室。

（3）接待洽谈，总台安排食宿。

（4）相关人员礼貌送客。

2.接待礼仪要点

（1）接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。

（2）总台文员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。

（3）接待过程中遇有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。

3.接待用品准备

（1）通用备品：

烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。

（2）特殊备品：

速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等。

（3）备品采购：

依物资管理制度进行，办理采购。

4.环境标准

（1）物品摆放整齐，且表面无灰尘；

（2）地面干净无脏物，空气流通清新；

（3）室温适度，灯光合适，电视调好；

（4）备品齐全。

5.参观规定

（1）决定参观须请示总裁办主任批准。

（2）参观介绍以秘书为主，接待部门配合。

（3）非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。

（4）参观进行时，原则上介绍者在先、接待经办在后。

（5）参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈。

如有必要可礼貌示意。

八、接待审批

用餐住宿接待须填写表格，履行审批手续。

第六章物料采购管理规定

为合理整合资源，对公司物料采购归口管理，经董事会研究决定如下：

采购部负责公司所有物料采购，包括：

工程所需物料、办公用品、DM单、画册、宣传品、礼品等（报媒、电视台、新闻媒体、户外广告由策划部负峡），需求部门按申购流程办理审批后交采购部办理。

一、物品采购及审批、报账流程

物品采购是指办公用品、低值易耗品、日用耗材及零星用品的采购。

1.报批：

由总裁办根据实物台账提出采购计划，按批次填制申购单报审批后，交采购部集中采购。

2.入库：

采购部采购完成后，所购物品交总裁办办理物品入库手续，填制入库清单，并登记实物台帐。

3.领用：

由使用单位部门负责人根据本部门实际情况报领办公用品，总裁办发出办公用品时，根据报领单及实际领用数量填制出库单，并登记实物台账。

4.管理要求：

（1）总裁办必须完善物品出入库手续，建立统计台帐。

（2）每次出入库必须及时登记，做到账实相符。

（3）每月26日，总裁办将实物明细台帐报财务部费用会计核审。

5.报账流程

（1）采购人员凭采购发票（附采购物品明细表）、申购单、入库单（注：

三类单据必须齐全）填制费用报销凭证，交财务部主办会计审核，审核无误后报呈总经理审批，报账人将审批完整的报销凭证交财务部出纳复核付款。

（2）管理要求

●主办会计必须对发票的合法性和单证的完整性进行审核。

●费用会计必须将本月的费用明细报表于次月5日前报财务经理。

●出纳员必须将当天的付款凭证及时传递给费用会计做账，日清日结。

二、业务招待费审批报账流程

审批：

由接待部门根据接待对象向执行总经理提出接待申请，获批准后方可对外

接待。

1.报账：

经办人凭用餐发票、酒水清单以及接待申请单等填制费用报销单，经财务部主办会计审核后呈报总经理审批，由财务人员将审核无误的报销凭证签批后交财务部出纳复核付款。

2.管理要求：

（1）只有公司部门经理以上职务的人员具有对外接待资格。

（2）业务招待费必须在三个工作日内办理报销手续，逾期自理。

（3）费用会计必须将本月的费用明细报表于次月5日前报财务经理，由财务经理在每月的总裁办会上通报各部门招待费用开支情况。

3.车辆使用费审批报账流程

（1）由总裁办负责公司车辆的年审、维修、保养、保险等费用的支出和报账。

（2）经办人凭合法有效的票据填制报销凭证交财务部主办会计审核，将审核无误的报销凭证送呈财务最高主管领导签批后交财务部出纳复核付款。

三、差旅费报账流程

员工因公出差，须在出差完毕的三个工作日内凭出差申请单及完整、合法有效的票据填制差旅费报销凭证，报呈财务最高主管签批后交财务部主办会计审核，将审核无误的报销凭证送财务部出纳复核付款。

1.个人借支审批报账流程

（1）备用金审批报账流程

●采购员

采购员采购备用金最高限额（见授权书），每个采购批次完成，采购员须按物品采购审批报账流程及时报账，每月30日前完成当月最后一个批次的采购报账手续，月清月结。

●司机

司机备用金按公司规定借支，备用金的使用必须严格按照车辆使用费审批报账流程的规定执行，报账人须在费用发生的三个工作日内办理好报销手续，逾期自理。

（2）业务活动费审批报账流程，业务活动费的使用必须严格遵循《公司业务活动费管理规定》。

●（见授权书）公关费用由责任人按公司管理规定自行处理解决，责任人凭合法有效的票据填制报销凭证，经执行总经理审批后交财务部主办会计审核，将审核无误的报销凭证送呈财务最高主管领导签批，到财务部出纳处报账核销。

●（见授权书）公关费用由责任人、财务部经理、财务部主办会计协调处理，报账流程与《（见授权书）公关费用报账流程》一致。

●责任人公关事务完成后，必须在8个工作日内完成报账手续，逾期自理。

2.水电费审批报账流程，公司水电费开支由各相关部门办理。

3.本细则之同内容如与《财务管理办法》相抵触的，以本细则为准。

第七章业务活动费管理规定

为进一步加强企业基础管理，严格控制和规范企业招待费的使用及审批程序以节省开支，特制定以下规定：

1.业务活动费定义：

业务宴请、赠礼或特殊情况下的支出。

2.公司所发生的业务活动费用，统一由公司总裁办归口管理，其他任何部门均无权擅自处理。

业务活动费的标准以公司办公室规定为准。

3.业务活动费用的开支必须是因公司与外单位业务和工作联系所需要的方可使用，严禁企业内部互相宴请或作他用。

4.每个部门凡因业务、工作需要接待外单位人员，除有签字权的人员外（定点单位），其他部门必须事先向公司办公室申报，经董事长或总经理审批同意后方可安排，否则一律不予记账。

5.各项业务活动费的报销，必须提供办公室审批单及相关附件，陪同人注明招待对象、时间，财务部门方能予以办理报销手续。

第八章环境卫生管理规定

“北京北方泓泰投资集团是我家”这是我们每一位北京北方泓泰投资集团工作人员的爱岗精神所在。

保证大家拥有一个干淨、整洁、舒适的办公环境，提高工作质量、树立公司形象。

一、卫生管理范围及主要管理单位

公司办公区内各办公室及角落、所有设施的卫生均列为保洁员服务之范围，总裁办主任应随时督导、检查其工作质量；

二、卫生清理的标准（责任落实到人）

1.前台（负责人：

前台、保洁员）

（1）桌面干净，东西摆放整齐；

（2）前台的后面不能存放任何物品；

（3）前台传真机上的传真件及时发放或通知；

（4）前台周边环境的保持与维护应随时整理；

（5）公司的书报刊架，前台应随时码放整齐；

2.会客室（负责人：

前台、保洁员）

（1）客人出来后，前台要及时把桌面擦干净；

（2）桌椅摆放整齐并随时关灯；

（3）会客室的门在无人时要打开；

3.各部门、总裁办（负责人：

各自工位自行维护卫生、保洁员）

（1）办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，不可摆放过多物品，不摆与办公无关物品；

（2）室内办公桌隔板夹缝或临近的墙面附近不得存放物品；

（3）档案橱内各类资料排列整齐；

（4）及时清理食物垃圾，尤其是汤汤水水食物，食用完毕后及时丢到垃圾箱内；

（5）室内各种线路要走向简洁、整齐、安全，并用护钉固定，不可乱搭临时线路；

4.总经理室（负责人：

秘书）

（1）每天早上提前将办公环境布置妥当，保证办公桌上无浮尘、物品摆放整齐；

（2）有客人进出总经理室后，应及时将所用茶杯清洗；

（3）保持室内空气清新，随时清理纸娄物品；

5.会议室（负责人：

总裁办主管、前台、保洁员）

（1）会议室使用完毕后及时清理桌面、白板；

（2）办公椅摆放整齐；

（3）关闭灯光、电源开关；

（4）会议室用品不得随意挪动，有损坏的现象，当事人按原价赔偿；

6.茶水间（负责人：

保洁员）

（1）严禁往饮水机台以及环保回收箱子里倒水；

（2）每周五下午3点前，将茶水间所有设备彻底擦试或消毒一次；

7.走廊（负责人：

保洁员）

（1）地面和文件柜上无浮尘、污迹；

（2）电脑、打印机、复印机等设备保养良好，无灰尘；

（3）橱顶以及公共走廊文件柜上无乱堆乱放现象；

8.门窗等办公场所（负责人：

保洁员）

（1）门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘，无手印、水印；

（2）海报，宣传物