行政管理制度范文文档格式.docx

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会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。

会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。

因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质量，提高会议效率，为此，特制定本制度。

1、会议构成

公司会议由每周例会、每月例会、年度例会构成。

2、会议内容

①讨论公司每周的经营与生产等事项做出研究、决策、部署和安排。

②研究、分析公司在近期在经营发展中出现重要问题，并制定解决措施与方案。

⑤部署各部门工作，并予以支持引导。

⑥贯彻落实做出的决议、安排。

⑦部门主管汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。

三日常管理制度

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仪表

仪表应端正、整洁。

头发要保持清洁，梳理整齐，请不要留怪异发型和怪颜色。

上班前不得喝酒或吃有异味的食物，口腔保持清洁。

任何人、任何时候都不得着如下装束进出公司、会见客户。

衣冠不整（不整齐、不整洁）。

员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。

1.基本要求在电话铃响三声之内接起电话；

接打电话，先说声“您好”，并主动报出部门、姓名。

2.通话言简意赅，时间不宜过长。

邻座没人时，请代接电话，有事请写留言条，并及时转告。

3.尽量减少私人电话，严禁拨打信息台电话。

4.公司电话主要用于业务开展与外部交流，禁止在电话中闲聊，严禁拨打私人电话、声讯和信息电话。

言语行为言语、行为、举止文明、礼貌。

严禁在公司内打架斗殴，互相吵骂。

请不要在办公区走廊或通道内奔跑、大声叫喊、高谈阔论。

办公时间内不得在电脑上玩游戏、看影碟、做与工作无关的事。

请爱护公司的办公用品、设备及其它财物，不得公私不分。

厉行节约，减少浪费。

严禁在公司上班时间内吃零食。

公共环境除指定地点外，在公司任何地方（包括卫生间）都禁止吸烟。

车辆请停至指定区域，不要随意停放爱护公共财物，使用办公设备要严格遵照使用说明操作。

下班前关好本办公区域内的门窗、空调、电脑及其他设备，随手关灯。

各个部门出现问题要及时上报给总经理或是董事长，实行当日事当日汇报，当日解决不了的由董事长或总经理二日内给予答复。

涉及与公司财务有关的岗位，因个人原因造成公司经济损失的，个人要按经济损失总额的10%赔付企业。

办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。

办公室环境卫生的管理由各办公室人员负责，每天清扫，消除卫生死角，销售部由徐继斌负责，各办公室有自己办公人员负责，公共区域由行政人员共同打扫。

负责卫生管理人员要严格执行卫生标准，分工合作、尽职尽责，到岗时间要求提前10分钟上班，离下班时间提前10分钟开始打扫。

卫生要求:

1.保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土。

2.办公桌椅及桌上的办公用品摆放整齐、有序、合理，桌椅随时保持清洁、无尘土、无破损。

3.电脑、打印机等办公设备表面无尘土，污垢，墙壁无灰尘，墙上不乱挂物品。

书橱、书柜内各类书籍、资料分类摆放整齐，便于检查。

附则：

1、本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理批复及修改。

2、本规定当中如果出现不可预见问题，如出现公司经济损失的有相关责任人做出相应赔偿。

3、本规定解释权归公司。

四、公文发放

公文发放按部门发放。

对内由各处室发放文件的相关人员签收。

公司级文件发放时只发到相关部门，部门内部的传达由各处室、部门自行管理。

五、公文的传阅

接收的文件需由多部门阅看时，由相关部门自行领取看阅，阅看人员要签字确认。

六、公文归档

公司发文由各部门自行归档。

七、印鉴管理

1.公司印鉴由财务室负责保管。

公司印鉴的使用一律由董事长或总经理许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

2.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

3.公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

4.盖章后出现的意外情况由批准人负责。

六公文打印管理

1.公司公文的打印工作由各部门负责。

各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字。

2.公司各部、室所有打印公文、文件，必须留底存档。

八、保密制度

1、公司的相关生产或销售内容要按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理，所有档案分为三类：

一般档案、保密档案、绝密档案。

必须要总经理签字同意，公司档案不准任何人带出公司。

2、在打印、复印文件或资料中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员，打印、复印错误的重要文件应及时销毁，不得乱丢乱放。

3、负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识，不得向任何人有意无意泄露公司的机密。

公司员工应做到“不该说的话不说”，“不该问的事不问”。

废旧文件不得随意丢弃，经公司认定作废的文件应定期销毁。

4、公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。

5、财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料，不得将公司机密泄露给予任何人。

6、合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则，各种资料应妥善保存，更不能泄露给其他人。

7、凡重要文件，未经上级允许，不得复制、抄录。

8、员工的薪金、奖金公司予以保密，严禁任何人互相打听、攀比。

9、不得向无关人员泄露商品进价和公司的重要数据资料，做好保密工作。

10、员工应尽忠尽职、努力工作，珍惜公司信誉，工作中不得泄露公司商业秘密或资料。

11、与企业签订劳动用工合同时必须签订保密协议，保障双方的合理利益。

12、员工如果泄露公司的各种资料，公司将采取法律途径并要求根据造成的损失多少做出相应的赔偿。

九、办公用品

购置领用规定办公用品分消耗品和管理品两种：

1、消耗品。

铅笔、油笔、胶水、胶带等。

2、管理品。

剪刀、裁纸刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、计算器等。

3、消耗品办公人员按需领用，注意节约。

4、管理品限人员使用，列入移交转送。

如有故障和损坏，可以旧品换新品，如：

遗失或人为损坏将由个人或部门自购。

5、各部门每月初前（遇节假日后延）报财务部办公用品使用计划表，总经理批准后采购，当时领取并发放。

各部门急需或临时性的采购需求，需各部门经理统一报采购计划，报总经理批准后，由财务部统一采购，并按要求流程发放。

6、办公用品由财务部负责管理，按工作需要发放。

7、设立“办公用品领用记录”，所需办公用品的部门到财务室领用，办理出入库手续，控制办公用品领用情况，节约办公费支出。

8、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

9、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

本规定从发布之日起生效，以上内容希望各个部门充分合作。

开发有限公司

行政管理制度

受控文件不得外传

持有部门：

持有人：

文件编号：

JLHT－XZZD-001

发布日期：

xx年5月30日

实施日期：

xx年5月30日

编制人：

郭宇审核人：

批准人：

1说明......................................................2行政事务管理..............................................

2.1工作环境管理规定......................................公司人员出入公司时间记录表...............................

来宾登记表...............................................

2.2考勤管理制度..........................................员工考勤统计表...........................................

员工请假单...............................................

2.3低值易耗品与办公用品管理办法..........................低值易耗品与办公用品需求计划表...........................

低值易耗品与办公用品采购申请单...........................

低值易耗品与办公用品领用登记卡...........................

2.4车辆管理规定..........................................车辆行驶记录.............................................

车辆使用记录.............................................

车辆报修单...............................................

2.5档案管理办法..........................................附件一：

文书档案管理细则.................................

附件二：

人事档案管理细则.................................

附件三：

经营档案管理细则.................................

附件四：

会计档案管理细则.................................

附件五：

工程技术档案管理细则.............................

附件六：

影像档案管理细则.................................

附件七：

实物档案管理细则.................................

文件移交归档登记表.......................................

借用档案登记表...........................................

2.6文件管理办法..........................................

外来文件登记表...........................................

文件评审、会签表.........................................

2.7出差管理规定..........................................出差申请单...............................................

2.8计算机及附属设备管理办法..............................

2.9印章管理办法..........................................公司及项目部印章保管清单.................................

用印申请表...............................................

印章使用登记簿...........................................

3信息管理..................................................

3.1会议管理制度..........................................会议签到表...............................................

会议通知.................................................

会议提案书...............................................

会议记录.................................................

3.2信息管理办法..........................................工作联络单...............................................

工作联络回复单...........................................

1说明

1、內容

——公司行政事务管理体系的范围；

——公司关于行政事务管理体系要求的关键制度、规程文件。

2、适用范围

本制度适用于公司行政事务管理。

3、用语解释（本手册出现的术语或简称）

公司、本公司——是指；

各部门、各职能部门——是指公司本部所属部门管理体系所覆盖的各职能管理机构；

高管层——是指公司总经理、副总经理和总工程师等高层管理人员；

分管领导、分管副总经理——是指公司分管或主管某项工作、部门的高管人员；

部门负责人——是指各部门部门经理；

4、本制度管理

本制度为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。

制度管理的所有相关事宜由公司总经理办公室统一负责，未经公司总经理批准，任何人不得将本制度提供给公司以外人员。

本制度持有者调离工作岗位时，应将本制度交还总经理办公室，办理核收登记。

本制度除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，办公室做好复印和发放登记。

本制度持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。

在该制度使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到办公室。

总经办每半年一次对该制度的适应性、有效性进行评审，必要时对该制度予以修改。

2行政事务管理

2.1工作环境管理规定

第一章总则

第一条

第二条

第三条

第四条

第五条

第六条

1

2

第七条

（草案）

行政部xx年

一、日常事务管理规定

考勤制度

办公环境及着装管理规定公关事务管理制度接待费用的管理

二、办公物品管理制度

办公物品的购买办公用品的申报及领用办公用品的报废处理办公用品的保管

公司固定资产的管理公司办公设备的使用电话使用规范电脑及网络使用规定办公室钥匙的管理

三、文书资料管理规定

文书管理体系图总则

文件收发文件管理

文件的邮寄的管理文件的领取

重要文件管理

带有公司标识的信纸、信封的使用：

公章及营业执照的使用

四、保密规定五、出差管理制度

六、安全管理制度

考勤制度：

1员工享受国家规定的假期。

如五一、十一、春节等，按国家规定休假。

2除公司高管成员外，全体员工均要求打卡，严禁代打卡

3工作时间周一至周五

9：

00——18：

00周六/周日休息

4旷工

4.1以下情况为旷工:

无故不到岗或擅自延长假期；

未按程序请事假；

未经批准的假期；

因私未打卡并未进行考勤记录；

当月迟到或早退累计三次的，记为旷工一天；

其他按考勤规定应列为旷工的行为；

旷工不足2小时按2小时计算,超过2小时按半天计算。

5员工要按时上班，并签到。

如在工作时间因故迟到或早退，须提前向本部门的负责人批准。

并至行政部进行考勤说明。

6门卡丢失、损坏、忘带等不能打卡时，应以登记进行考勤，但不可作为理由，事后进行考勤说明。

7午餐时间为12：

00——13：

00，如有因故不能按时须提前或延迟用餐，须经本部门的经理批准。

8如果因个人原因有可能迟到或早退，须提前通知行政部。

如果因急事或因病，须在9：

30之前通知前台，以便及时通知到部门，便于各部门工作的安排。

未经批准擅自不到视为旷工。

（事假/病假需至行政部填写请假单进行考勤说明）。

9如果因工外出，需经部门负责人批准并通知前台同时在外出登记表登记，以便公司可以及时联系到，并可做好考勤记录。

10加班

1员工加班单需交至行班部，以便行政部的考勤记录。

2特殊情况员工超长加班，可由部门经理安排补休。

（需报行政部备案，以便考勤记录）

11下班后，员工不得因私人事物而滞留在公司，并使用公司办公设备。

办公环境及着装管理规定

公共环境：

1禁止在指定区域内吸烟。

2禁止以涂抹、刻画、张贴等任何方式破坏公司办公环境。

3员工需将废纸、废物入篓，剩水、剩茶倒入指定地点。

4禁止在办公环境内扎堆、聊天、大声喧哗。

办公环境：

1员工需维护个人办公区域卫生，办公桌椅、办公设备表面不得附着尘土并且摆放合理整齐，

衣柜上方不得摆放物品。

2办公区内不得堆放大宗资料、纸箱等物品，该类物品应放置库房保存。

3下班离开办公室前，员工需关闭办公位所用设备的电源并将台面的物品归位，锁好个人物

品。

4禁止在办公区域内用餐。

特殊情况下员工用餐可在指定的公共区域。

5前台要时刻保持安静。

员工不可以在前台、会议室及在客人面前吃东西。

着装：

市场部及销售部人员必须注意着装。

男士需着西装，佩戴领带。

夏季男士可着衬衫，西裤，需佩戴领带，女士需着职业装，要做到大方得体。

1员工在周一至周四的工作时间内必须着正装。

2员工需着庄重、大方、得体的职业套装。

夏季不得着过露的服装。

3若无接待任务，每周五可着便装，但不得穿短裤、超短裙（超过膝上10CM）过露服装。

公关事务管理制度：

应接电话：

1响铃时，应尽快拿起话筒接听来电。

2对方说话声音小时，不能大声音叫嚷，而要有礼貌地告诉对方。

3找人时，来电话指明找人，应迅速把电话转给要找的人。

如果不在，应明确告诉对方，如果

需要留言，应做好纪录并即时将来电转告。

礼貌地说，“请您稍等”，然后捂住话筒，小声交谈。

5通话中突然中断，应该立即挂上电话再次接通后表示歉意，并说明原因。

6打完电话，不要自己先挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下。

7在业务通话高峰时，尽量不要往外打电话，不要占线时间太长。

公司参观管理规定：

1欲参观公司者，必须事先与行政部联系，填写“参观公司申请单”，转达相关负责人审批。

审批后方可参观。

2参观公司需由公司相关部门的人员陪同。

3一般情况下禁止外来参观者在作业现场拍照。

公司来宾接待管理办法：

1外客不得擅自进入公司，前台要做好来客登记工作及接待工作。

2公司内如有客人预约将至我司，请与前台联系将客人的姓名及单位告知，以便前台做好接待工作。

3接待程序：

来客登记（来客姓名，约见人等）。

内容仅供参考