电子档案管理系统功能介绍.docx
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电子档案管理系统
产品功能介绍
福州新世纪档案服务有限公司
福州新世纪档案服务有限公司
1系统特点
该系统针对目前档案业务的特点，从档案工作的实际需求出发，在吸取其他档案馆管理系统优点的基础上推出的新一代档案馆管理系统。
在功能上，该系统覆盖了档案的收集（包括接收、征购、捐赠、寄存、摸底等）、著录编目（包括文件、案卷及资料的著录、双机校对、各种目录报表制作、主题词批量标引及各项编研专题的制作），以及档案的保管、统计、鉴定（到期和开放），档案的检索和查询利用等
系统特点：
1.严格遵循国家档案局最新颁布的档案工作标准，支持最新的归档文件管理规则；
2.良好的可扩展性。
用户可根据工作实际灵活进行档案信息门类自定义、报表自定义和录入界面自定义，充分适应档案管理的多样性；
3.多层次检索途径，确保查全率和查准率：
系统提供多种检索途径，既然可实现简单查询，也可按不同
需求进行组合查询、快速检索、进阶检索，并独创"索引查询"和"特殊查询"功能，实现主题词、分类号等的索引检索和多个字段联合检索，保证了检索的速度、查全率和查准率。
4.轻松实现"馆室衔接"：
数据导入支持各种常用数据库，可以方便接收不同档案管理软件的数据和档
案馆以往录入数据，保证档案馆业务的无缝链接。
同时支持数据安全移出。
5.切合档案部门需求的利用管理功能：
结合档案管理的特殊要求，集利用者管理、检索查询、领导审批、库房调卷、自动计费于一体，实现档案利用的全计算机网络管理。
6.精确合理的权限管理，确保数据安全可靠：
对于基于网络的大型数据库软件，其工作模式突出各个工
作站共享数据，同时又具有各自的独立性，拥有不同的操作权限，因此，本系统给每一个用户分配精确合理的操作权限，确保各类数据稳定安全。
7.保证数据安全的可扩容存储空间：
系统提供周全的灾难恢复方案和备份方案，数据实时备份至大容量
硬盘、磁带机及光盘塔等外部存储设备上，并可及时进行灾难恢复，确保数据安全可用
8."所见即所得"的报表功能：
系统提供多种报表格式，用户可以轻松自如的选择所需要的内容，完全
按照自己的需要生成报表，将以往复杂的报表工作变的简单轻松。
同时系统还支持用户修改系统报表，让其变的更符合本单位的需要。
2系统功能设计
档案管理系统与文件管理系统相结合，配合部门分级权限划分，对企业文件档案进行统一数据管理、统一文件发布、分级授权、文件归档整理、查询检索等管理，确保文档统一规范、资源合理利用共享。
2.1文件管理
文件管理主要针对公文处理流程设计的，系统主要有文件登记、文件传阅、文件处理、文件分发以及与档案管理衔接的文件归档。
另外针对部门介于文件和档案之间的资料图书管理，在文件管理模块中新增加了资料登记管理。
2.1.1文件登记
根据文件生成渠道的不同，系统把文件管理分为：
来文、发文和内部文件，并提供给用户自定义文件类别的功能，用户可以根据实际需求灵活定义文件管理类别。
2.1.2文件处理
文件登记后进入文件处理流程，系统跟踪文件处理整个过程，用户可通过网络直接进行文件处理，也可打印文件处理单，进行手工处理。
产品功能介绍
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2.1.3文件归档
系统可直接把文件管理中的各类文件按照一定规则直接归档进入档案管理，不需要客户重新进行档案录入。
2.2档案管理
档案管理模块主要是进行档案的录入、归档整理、档案调整、打印报表、原文管理等，同时为了便于用户进行数据操作，系统在档案管理模块特别设置了查询、排序、批量修改、数据回收站、自动标引主题词、自动组卷、文件关联、提取、分页、目录序列、关联显示、界面调整等。
2.2.1档案录入
系统为用户提供的数据录入界面是卡片式界面，进行数据录入时，系统支持TAB键和ENTER键从左至右、从上至下的自动跳项；系统支持用户自行修改调整录入界面；系统支持自动增加新记录和自动生成档号，在卡片录入界面的工具条“选项”中，用户可调整是否进行自动处理，系统默认进行自动处理，自动增加新记录是指，当用户勾选时，在完成卡片界面的最后一个录入项目后按TAB或ENTER键时，系统自动保存数据并进行新记录录入状态，且自动跳转到卡片第一个录入项目；自动生成档号被勾选时，用户在进行数据录入时，系统会根据系统管理的档号格式中所设置的档号生成项目自动生成档号。
为提高
用户数据操作效率，用户可对每个管理项目字段进行“字段可空”、“值可重复”、“权限控制”、“自动加一”
、“值继承”等属性设置；系统支持自动标引主题词，系统除了用于数据录入的卡片界面外，还提供了大数据罗列的网格式数据列表界面，同时支持网格列表管理项目字段的调整。
2.2.2立卷归档
在档案管理中的归档子模块的功能和文件管理中的文件归档功能基本一致，均是对未归档整理的数据进行归档整理，不同之处在于文件管理中的归档是针对文件进行归档，而档案管理中的归档是针对在档案管理中录入的未归档档案数据进行归档整理，在档案录入时，用户可选择是否进行未归档数据录入，未归档数据录入时不能生成档号及件号，且数据状态自动为“未组卷”。
2.2.3档案调整
针对系统自动组卷错误或用户组卷错误，系统专门设置了档案调整子模块，用户可根据实际需要进行简化方法整理的件号调整、传统方法整理的案卷调整、卷内调整、拆卷调整、合卷调整、分卷调整等
2.2.4报表打印
系统提供各类型标准报表打印模板，以文书简化方法整理为例，输出目录包括归档文件目录、分类目录、目录封面等，系统支持多个条件的灵活打印输出，系统支持生成的打印报表另存为EXCEL文件，以便用户特殊调整或备份。
2.2.5原文管理
系统有一套完整的原文管理机制，用户可直接对每一条记录进行多页原文的扫描添加、去污、纠偏等，在线直接浏览。
针对用户不同的扫描仪器及扫描需求，系统在原文管理的“设置”中设置了“图像设
置”调整选择，用户可根据实际需要进行灵活调整。
2.2.6其他特定功能
a）查询：
系统提供简单查询和多个条件的组合查询，且用户可自行设置查询项目。
b）排序：
系统支持即点即排，在网格数据列表界面，用户只需点击任意字段名，系统即可按照该字段的数值进行升序或倒序排列，同时在排序设置界面，用户可以任意组合多个字段进行组合排序。
c）数据回收站：
在档案管理中可以进行回收站操作，系统默认开启数据回收站功能，用户也可关闭该功能，并可针对数据回收站设置密码管理，只有通过密码验证的人员才能进行数据回收或清空回收站的操作。
d）分页：
系统自动对当前管理数据进行分页显示，系统默认每页显示30条记录，用户也可自行设置每页显示记录数，分页显示能够极大提高用户的数据操作速度。
e）提取：
对于传统方法整理的档案门类，系统提供了自动提取功能，通过该功能，系统会自动获取卷内数据的文件形成时间、页数、份数等，自动生成案卷的文件时间跨度、总页数、总份数等信息。
f）目录序列：
系统提供灵活的数据分类显示功能，用户在档案录入的工具条“设置”中可把常用的全宗、保管期限、年度等进行目录序列设置。
下图为设置了全宗和年度作为目录序列时的显示图。
g）关联显示：
对于进行多层管理的档案门类，系统提供了关联显示的功能，以文书传统方法整理为例，用户选中案卷记录时，系统根据关联属性，自动获取与该案卷记录相关的卷内文件记录，并列表显示。
如果用户点击取消关联，则显示所有案卷的卷内记录。
2.3检索利用
系统设置了专门的检索和利用模块，检索子模块只要是针对检索用户设立的，用户不能进行数据增删改操作，通过用户的权限控制，可实现特定用户浏览特定数据。
为了实现特殊用户的特殊需求，系统在该模块设置了授权阅读管理。
同时，系统提供一套WEB版的查询利用系统配合C/S系统进行检索利用。
2.3.1检索
检索子模块提供给客户多种检索方式，包括分类查询、自定义查询、多表查询等，多表查询中的智能检索最简单易用，用户不需指定查询字段，只需提供查询值，系统自动进行多表多字段查询比对。
2.3.2借阅利用
系统提供了完善的文档资料借阅利用管理机制，包括借阅利用人管理、文档检索、借阅登记、借阅管理以及借阅统计。
借阅管理中提供催还、续借、归还以及打印借阅相关报表单据，为了便于管理员监控整个借阅数据，系统自动对借阅数据进行分色区别，到期未还记录红色显示。
2.3.3授权阅读
对于特殊人群需要浏览特定文件时，管理员可以通过系统的授权阅读功能，把部分条目或条目及原文单独授权给特点人员查看，系统可以授权给系统内部人员，也可自动生成临时账号以便外部人员查看，同时可以控制授权时间。
2.4保管鉴定
保管鉴定模块主要是针对档案库房管理、档案存放管理和档案鉴定销毁工作。
2.4.1库房及存放管理
为了适应当前档案库房管理的需要，系统设置库房温湿度登记，系统可根据用户登记的信息数据自动生成年、月、日温湿度变化曲线，以便用户及时掌握库房的温湿度变化。
针对库房管理，系统采用仿真显示虚拟库房，用户可根据自己库房情况进行虚拟库房设置。
2.4.2鉴定销毁
不同期限的档案资料到期后并不是直接销毁，而是要经过严格的二次鉴定，鉴定为销毁的档案材料必须要编目记录，以备查验。
系统专门设置了到期鉴定和销毁清册子模块，严格按照档案鉴定销毁流畅设计。
2.5编研统计
编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。
有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。
档案编研主要包括重要文件汇编、组织沿革、人事任免
汇编、基础数字汇编、大事记等。
为了配合档案编研，系统设置了专题目录子模块，用户可根据需要把查询率极高的文件做成专题目录。
国家档案局每年都会对基层档案数据进行统计汇总，为此，系统设置了基本情况年报子系统，用户可直接在此进行基本情况年报上报。
用户除了在档案管理和检索利用进行记录查询统计之外，系统专门设置了记录统计模块，用户可以对系统中所有的文件、档案及图书资料进行各种条件的统计，并形成报表输出。
2.6移交接收
系统的移交接收模块主要用于档案室向档案馆移交数据、分公司向集团公司移交数据等，移交数据支持多种格式：
txt，dbf，xml。
另外，系统支持档案系统内的内部移交接收机制，用户可机构部门单独立卷整理，整理完毕后通过内部移交机制移交到档案室再统一立卷整理，系统支持预立卷。
2.7移动档案
系统可根据用户需要定制主题，并从系统中提取部分数据制作成数据包，该数据包可直接在windows
环境独立运行，同时支持查询利用和报表输出，并且可直接把数据包中的数据回写到档案管理系统。
2.8扫描加工
2.8.1页码扫描
将批量扫描的原文按档案条目的（顺序号或页号，即档号组成项的最后一项）、页数依次分配挂接的过程。
单层门类：
只需要根据档案条目的页数即可分配挂接原文；
多层门类：
需要根据卷内的顺序号（或页号）和页数来分配挂接原文。
例如：
传统方法整理，它是以整卷为选择目标进行批量扫描挂接的，选择窗口中没有卷内的条目信息，因此需要按卷内条目的页号和页数来分配哪些文件对应哪些卷内条目。
2.8.2OCR识别
OCR识别即将电子原文提取成纯文字存储在数据库中，为全文检索提供来源。
本功能模块支持批量
OCR识别，支持的原文格式有：
TIF,PDF,WORD,EXCEL,TXT。
2.8.3OCR编辑
对于OCR识别精度不高的原文，我们提供了OCR编辑模块，用于手工编辑识别结果，确保全文检索的正确性。
2.8.4图像处理
本模块主要是针对已经扫描上传完成的原文进行图像处理的一个功能，
主要功能如下：
导入：
如果想将已经存在的电子文件添加到此次扫描任务中来，可以直接点击导入（系统只支持TIF
格式的导入文件）；
插入：
通过插入操作，可将其它文件插入到已扫描文件的任一位置，比如想在已扫描文件的第3页后插入一张已扫描好的图片。
剪裁：
鼠标在选定状态下选择所需部分，点击剪裁即可将不需要的部分清除掉；清除：
鼠标在选定状态下选择需清除部分，点击清除即可清除该部分；
纠偏：
对于显示不正的图片，可直接点击纠偏将图片摆正；
删除：
点击此按扭则删除当前选定的图片（按SHIFT或CTRL键可同时选择多个原文）；
上页、下页：
对于多页文件使用此功能翻页；
左旋、右旋：
默认状态下可左旋、右旋90度，或要旋转其它角度，可以按扭的中间输入框输入需旋
转的角度，再点击左旋或右旋。
撤销：
在非保存状态下可撤销当前操作。
注意：
所有编辑操作在完成后需“保存”才能生效。
拼接：
将已扫描好的图片进行拼接成一张图片，点击拼接时系统会提示选择接拼的方式（选择拼接页
码，即当前页要与哪一页进行接拼；当前页要放在接接页的左边还是右边）。
点击“保存”即保存拼接结果。
拼接只支持黑白文件。
2.8.5PDF转换
PDF转换支持将所有图片格式的文件转换成PDF文件，图片格式包括：
JPG,BMP,GIF,PNG,ICO,TIF等。
2.8.6全文填充
全文填充：
将OCR的识别结果建成全文索引目录，为全文检索提供引擎。
这是进行全文检索前必须进行的一项准备操作。
进行全文填充设置前需保证SQLSERVER有安装全文检索控件（即在安装过程中选择自义定组件安装，选择全文检索组件）。
调度模式分两种：
有户可根据实际需要进行设置。
完全填充：
每一次执行时都重新开始填充，不管上一次填充的记录；增量填充：
在上一次填充的基础上，将新增的记录进行填充。
2.8.7全文检索
全文检索即按原文内容进行检索。
上述操作中对原文进行了OCR识别，SQL会将该识别结果进行目录填充，以供全文检索能正常执行。
2.9数据管理
2.9.1导入导出
为解决不同系统、机器之间数据的传输问题，实现数据资源共享，从而减少不必要的重复劳动，提高工作效率，系统设置了导入、导出这两个模块，数据导入所支持数据格式包括DBF、ACCESS、SQL
ANYWHERE、SQLSERVER、SYBASE、ORACLE等。
导入数据时您可根据自己的需要选择导入字段，也可根据
提供的相应函数进行自定义导入字段。
您还可以查看目标表、源表和源表每个字段的数据，并可将当前的导入条件进行保存，以便下一次导入使用，系统还采用日志方式记录数据导入的情况。
2.9.2备份恢复
系统提供了三种不同的备份恢复模式：
1.门类数据备份恢复模式：
该模式只是针对某一个表的部分数据进行备份恢复，多层表结构的门类需要多次备份，支持数据重复覆盖，支持数据叠加，支持原文选择备份。
2.门类格式备份恢复模式：
该模式只是备份多个门类表的结构、相关报表等，不包括该门类的数据，备份恢复针对的是整个门类，而不是单个表。
注，该模式恢复后的门类为无数据的空门类。
3.门类数据格式备份恢复模式：
该模式可备份多个门类的所有信息，包括门类结构、报表、门类数据等，支持原文选择备份。
2.10系统管理
系统管理模块主要是为整个系统的管理维护而设置的，主要包括一下几个方面：
1.全宗管理：
系统支持多全宗（单位）管理，全宗号是档案馆分配给档案室的代码，如果没有可以采用拼音简写的方式代表。
2.实体分类：
因系统是多全宗（单位）管理机制，故在系统中每一个全宗（单位）均可设置自己的实体分类方案。
系统提供常用实体分类模板，用户可在该模板的基础上修改调整，同时，用户也可导出自己的实体分类方案。
3.档号格式：
系统是开放性的档案管理系统，用户可自行创建档案门类，因每种档案档号格式不同，故系统设置档号格式子模块，用户可根据自身档案特点，自定义相应档案门类的档号组成项、连接符、组成项字符长度。
4.辅助字典：
辅助字典是指系统为选择录入型字段专门设置的管理子模块，在辅助字典中用户可对所有选择录入型字段的备选项目进行调整，同时也可新增选择型录入字段。
系统支持选择录入字段设置默认值。
5.用户管理：
a）系统管理员：
该组内的用户拥有系统所有数据功能权限，且不能进行权限设置。
isa为系统默认用户，不能删除。
系统管理员可对非管理员组的所有用户进行权限设置，包括分级管理员。
b）分级管理员：
系统支持多全宗（单位）管理，故用户管理支持分级管理，在新建用户时指定全宗（单位），并勾选“全宗管理员”，则该用户为该全宗的全宗管理员，他负责该全宗的所有数据及人员权限的分配。
c）普通用户（组）：
系统管理员或分级管理员可对其进行特定权限的分配设置。
d）系统维护管理员：
sysisa是系统维护管理员，他只能进行功能性维护，不能查看数据。
6.原文管理：
系统支持多种方式的原文管理模式：
单机模式、网络共享模式、FTP模式和数据库存储模式。
同时，用户可选择针对原文的加密、压缩等安全机制。
一般单机版采用系统默认的原文单机管理模式，系统默认管理路径为“c：
\kydoc”，用户在安装完成后最好能重新指定新的原文管理路径；网络版用户最好采用FTP模式管理原文；oracle网络版的用户可考虑采用数据库存储方式，非oracle网络版不建议用户采用数据库存储模式。
7.日志检查：
系统针对每个用户的每个重要操作在系统日志中均有详细记录。
8.升级维护：
更新系统的接口，用户导入相应升级包，系统会自动升级所有客户端，并更新版本号。
9.门类定制：
用户可根据文件、资料、档案管理的需要，在门类定制中定义相应的管理门类。
10.界面设计：
用户可对每个管理门类的界面进行随意设计，包括网格浏览界面设计和卡片界面设计。
11.报表定制：
用户可在每个管理门类下添加、修改、删除报表模板。
2.11WEB查询利用子系统
该子系统是基于.NET开发的新一代web查询利用系统，具有数据录入、原文上传、多方式检索、借阅查询、借阅审批和借阅管理等功能。
1.主页式设计，即时消息提醒。
2.与C/S客户端相同的数据操作处理机制，系统自动检测每个字段属性：
非空、不可重复、值继承等，确保了B/S的数据操作与C/S客户端的数据操作具有相同的工作效率。
3.支持所有主流文件格式在线直接浏览、打印。
4.简单查询、组合查询、智能查询和进阶检索相结合，同时支持多表检索、分类检索和自定义检索。
5.检索到的记录可直接提交“借”（借出）和“查”（查看原文）申请。
6.用户提交借阅申请后，系统及时反馈借阅信息到管理员的“系统消息”，借阅申请需经过管理员和领导两级审批才能实现借阅，同时管理员可在线对借阅文件进行续借、催还、回收授权等操
作。
7.全面的借阅统计和报表输出。
3系统软件及第三方软件接口方案
3.1数据库管理系统软件
系统支持SQLSERVER，Oracle
3.2接口二次开发
与OA系统的归档接口、查询接口、利用接口、单点登录、用户同步的开发。
4世纪科怡的优势
具有档案领域的业务知识和先进技术。
具有成熟的、经过实践验证的系统构建策略和解决方案。
在相关标准的研究和实现上已有可实际使用的应用成果。
能够提供现成的产品和类似应用系统平台和成功经验。
能够给客户提供本地化技术服务上的快速反应。
认真、负责、合作、守信的经营理念。
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