应付模块操作说明.docx

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应付模块操作说明

XCMCMAS系统应付模块操作规程

（一）总则

为财务管理的需要，保证信息流、资金流的畅通，进一步提高往来款项及材料成本数据的准确性和及时性，使之完全应用于公司财务实际帐务处理，现根据MAS系统的规范及帐务核算的要求，制定如下操作规程。

（二）实施细则

一、基础数据

任务项目：

基础数据定义

执行部门：

财务管理部

目的要求：

按集团财务管理部颁布的帐目有关设置要求及时准确地维护MAS中所需的基础数据定义

操作规程：

1、有涉及到MAS系统的基础数据定义的内容及相关操作均由财务管理部负责完成，内容包括：

应付帐款期初【ACP107】付款类型维护【ACP110】

付款条款维护【ACP115】银行帐户定义【CSH101】

用途代码定义【GLD117】帐目用途定义【GLD127】

采购费用项目【ACP116】库存事务类型维护【INV190】

2、维护的信息根据物料配送部实际业务发生情况及财务管理部的帐务核算的实际需要，由财务管理部统一对其数据在MAS系统中相应的数据进行定义。

3、具体定义描述：

A．应付帐款期初数据维护

期初数据初始化数据维护是在ACP107完成，用于定义应付帐款、预付帐款中每一个供应商的期初数据。

B．付款类型维护

ACP110是用来维护付款的形式（如：

电汇、信用证。

。

。

等等），便于以后的付款数据统计。

C．付款条款维护

付款条款用不规定付款的类型所需付款的时间，便于统计到期的付款数据，以便于公司总体的资金安排。

D．银行帐户定义

在以下界面维护公司所需用到的银行名称、所对应的币种、所相对应的科目走向，定义出来的记录，用于制作付款凭证时，选择单据上所付款的银行时用。

E．用途代码定义

该程序用来定义科目的代码用于后边做帐目用途定义时用（如：

MM原材料、MW委托加工、ME制造费用。

。

。

等等）。

F．采购费用项目维护

该程序用于定义采购材料的运费、委托加工费等。

所定义出来的记录供物料配送部办理材料入库时有附加费用时用，其中定义借方用途代码为“MM”，贷方科目为预提费用。

下边以一个卷钢的运杂费科目定义其走向做例子（F007运费-卷钢类-（国内））。

表中定义项目时需注意的是：

借方的公司、利润中心、科目、用途代码；贷方的公司、利润中心、科目。

定义完之后存盘，即物料部在做采购入库时就有附加费用项目可供选择。

注意附加费用的项目数量是看公司原材料采购时所需提附加费用的材料大类多少而定。

G．帐目用途定义

GLD127是用来定义所发生的原材料进出时所涉及的科目走向下面以几个例子来做具体的解释。

a.原材料MM

以上是以“卷钢”为例，在界面的左方写入“利润中心”、“帐号”、“用途代码”之后在界面的右边“物品分类”中双击后在弹出的对话框中选择“科目”所对应的“物品类型”后“存盘”；另有一种是科目需要分材料的国内、外、以产顶进的，那可以在右边的界面中的“原因代码”中双击并在弹出的对话框中选择科目所对应的材料“国内”、“国外”或“以产顶进”类型。

需注意的地方是科目与对应的物品类型要一致不然以后科目的走向会出问题。

其生成的凭证为：

（AP凭证）

借：

原材料—明细（材料+运杂费）

应交税金—进项（进项税）

贷：

应付帐款—国内（外）

预提费用—备货运杂费（运杂费用）

委托加工定义方法如上：

只是用途代码改为“MW”。

b.应付帐款LI

以上是以“应付帐款-国内”为例，在界面的左方写入“利润中心”、“帐号”、“用途代码”之后在界面的右边“货币”中双击后在弹出的对话框中选择“科目”所对应的“币种”后“存盘”。

需注意的地方是科目与对应的“币种”要一致不然以后科目的走向会出问题。

其生成的凭证为：

（MP凭证）

借：

应付帐款

预提费用

贷：

银行存款（实付货款）

财务费用（折旧）

下面列出不同的费用的不同的用途代码定义方式：

H.库存事务类型维护【INV190】

该程序用于定义“材料核算转帐务”时的科目走向时用（如“WI”、“WR”、“CI”等等），以下以这三个类型为例。

下图是“WI”

定义时：

借方用途代码为MM（原材料），贷方用途代码为MW（委托加工）。

下图是“WR”

定义时：

借方用途代码为MW（委托加工），贷方用途代码为MM（原材料）。

下图是“CI”

定义时：

借方用途代码为ME（费用），贷方用途代码为MM（原材料）。

该程序中进行类型科目走向定义时最重要的是“会计分录源代码”、“反转标志”、借贷方的“用途代码”、“公司代号”、“利润中心”。

二、应付帐款核算

任务项目：

正确核算公司的材料采购往来款项及入库材料成本

执行部门：

财务管理部

操作者：

材料核算会计、往来核算会计

目的要求：

保证往来帐目的及时性和准确性

操作规程：

1、业务操作流程图

具体业务流程操作说明

2、应付帐款业务分如下几块

1>ACP621材料采购

2>ACP622委外加工

3>ACP645付款

A．ACP612材料采购业务操作：

首先进入ACP621，见到如下界面，确定所要操作的月份，再点击“确定”进入下一屏。

第二步，如下图所示，在鼠标点击左上方的供应商栏，接着按工具栏上方的查询，可按供应商编码或供应商名称进行查询，选出所需要进行操作的供应商记录。

第三步，用物料配送部提交的单据，从系统中按供应商查询出所入库的记录，按单据号码逐笔核对（价税总金额[该数据务必正确]、是否含税、税种、币种、数量、附加成本[预提运杂费]）如单据与系统记录无误，则在单据号码前“打勾”点击下方工具栏“过帐”（如下图一）；如该单据有发生附加费用的即需点击工具栏下方的附加费用进入下一屏审核物料配送部所维护的费用项目是否正确（如下图二）；如单据与系统记录数据不符，将有差异的单据返还物料配送部相关人员，责令其对单据重新确认。

图一：

图二：

第四步，执行ACP201应付款转总帐（事实表明该程序是否运行对于结果没有影响，可省略），接着在GLD810里面检查前边所生成的应付帐预备凭证（AP00XX）是否正确，如正确无误，则运行GLD201生成总帐正式凭证（J00XXX）；如发现生成的预备凭证有错误则要通过ACP661应付款取消程序回退，将该预备凭证退回初始单据状态，重新在ACP621中操作。

其生成凭证类型为（AP）

借：

原材料—明细（材料+运杂费）

应交税金—进项（进项税金）

贷：

应付帐款—国内外—XX公司（货款）

预提费用—制造费-备货运杂费（运杂费）

B．ACP622业务操作方法如ACP621

生成的凭证类型及凭证内容如上。

C．ACP645付款业务操作

首先进入ACP645，见到如下界面，确定所要操作的月份，再点击“确定”进入下一屏。

接着，在界面上选择“银行帐户”、“付款方式”、“收款单位”，付款日期必须按银行水单日期填写，确保以后查帐方便，金额必须输入应付帐款金额，不应该输入银行存款金额（在输入该金额时请新同事着重注意），各项数据选择及填写完成后按“存盘”，见下图。

第三步，再点击“分配”，进入下个界面，选出所要付款的单据，在其单据号前“打勾”，选择完成后点“分配”，结果如下图所示，如一次性付款单据较多，建议在分配后点击“选择排列”检验左右两方的平衡关系。

第四步，按“存盘”、“退出”返回上一界面，查看该记录的最后一栏是否已经划上“=”，如“=”则在该记录前“打勾”再点击“过帐”；如不是“=”千万不能过帐，再仔细检查一下是什么原因导致。

第五步，运行ACP202付款转总帐，生成付款预备凭证（MP00XX），接着在GLD810里面检查前边所生成的应付帐预备凭证（MP00XX）是否正确，如正确无误，则运行GLD201生成总帐正式凭证（J00XXX）；如发现生成的预备凭证有错误则要通过ACP661应付款取消程序回退，将该预备凭证退回初始单据状态，重新在ACP645中操作。

生成的凭证类型为：

（MP）

借：

应付帐款

预提费用

贷：

银行存款

财务费用

三、数据查询

数据查询的应用程序有【ACP361】、【ACP362】、【ACP363】

四、月末生成1.500应付帐款报表

在FRS510中刷新1.500报表，并将报表数据与应付帐款子系统、总帐相核对。

五、年末处理

任务项目：

年结、打印应付帐款报表

执行部门：

财务管理部

操作者：

往来核算会计

目的要求：

年结.是把今年年末余额转换为明年年初余额，为下年的核算作准备。

打印应付帐款报表.主要为审计用及财务资料保存。

操作规程：

1．月结，运行【ACP291】

2．打印应付帐款报表，运行【ACP462】

3．注意事项：

年结处理【ACP291】需注意：

本年所有的材料入库事务及付款事务（即银行帐关闭后）必须完全过帐并处理完毕。

六、材料核算转帐务

库存事务转帐务处理【INV290】

以下以“WI”委外加工出库，进入该程序后在如下界面中输入“过帐日期”、“事务类型”，再点“确认”进入。

进入后如下图：

再执行“全选”、“过帐”，生成的的预备凭证在GLD810中的“IR”凭证，检验无误后执行GLD201过帐生成正式记帐凭证。

需注意的是输入“过帐日期”时，一般是当前会计期间的最后一天，以免有记录漏掉。

生成的凭证类型为：

（IR）

WI事务生成的凭证为：

借：

委托加工

贷：

原材料

WR事务生成的凭证为：

借：

原材料

贷：

委托加工

CI事务生成的凭证为：

借：

XX费用

贷：

原材料-备品备件

七、强调事宜

1．每一位操作员在MAS系统应付模块流程中发现的任何错误问题，应在第一时间把情况反馈给信息管理部MAS系统维护员，协商解决方法，不能私自修改总帐凭证（私自修改凭证将导致总帐的应付帐款与子系统不符）。

2．应付模块是一个实时动态系统，对于数据的及时、准确有严格要求。

材料核算会计必须尽快完成物料部提交的所有材料入库单据的凭证制作，避免拖延往来核算会计的付款凭证制作。

3．本模块操作人员，如遇岗位调整，则该操作员有义务教会新接手人员，待新接手人员完全胜任后，持MAS权限申请表，通知信息管理部，为其开通用户或权限，方可使用本系统。

在新人使用本系统后，原岗位操作员仍有为新人答疑、解惑的义务；如遇离职，该部分工作须交接清楚。

（三）附则

本操作规程由财务管理部制定并负责解释。