礼品管理制度.docx

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礼品管理制度

礼品管理制度

本制度适用于有限公司对外会议或者经营活动中与礼品采购与制作、领用、赠送、收受相关的所有行为。

一、管理职责，公司办公室为礼品的归口管理部门。

1、负责礼品的采购、接收、发放，登记造册、保管、处理等项工作。

2、负责进行礼品集中制作、采购招标工作。

3、负责组织小批量、临时性使用礼品的采购。

4、负责按月度礼品预算计划审核礼品费用支出。

5、负责办理礼品费的请款、借支、财务报销审核手续。

6、负责礼品集中制作及采购工作，对本制度约定的礼品采购询价进行复核。

二、需求分析

1、内部客户需求沟通（通过礼品传递的信息），根据年度部门工作规划，了解会议信息及礼品需求情况，包括基本情况、文化特色、品牌信息、产品情况、市场情况等。

理解定做礼品传递信息，设计礼品方案。

2、分析定做礼品的用途（使用礼品要达到的目的），定做礼品的用途是个重点。

不同用途的礼品定做要达到的目标不同。

根据礼品需求不同，分为：

商务礼品、会议礼品。

三、礼品用途

1、商务礼品是指对外进行商务交流活动、加强协作和联系时使用的礼品。

细分为标志性礼品、交际性礼品二类。

1）标志性礼品：

用于品牌形象展示和宣传，礼品多为赠送形式，侧重公司理念形象展示。

具有强烈的公司礼品定做特色，刻有公司LOGO标志的礼品。

2）交际性礼品：

狭义的商务礼品。

用于日常的各种商务交际场合，提升送礼人与受赠者关系和情感的商务礼品，重点考虑受赠者对礼品个体需求，较为雅致又具有实用性的礼品一般都会受到欢迎，比如红酒、紫砂壶、茶叶、字画等。

2、会议礼品是指会议、周年庆典或年度表彰时使用的礼品。

会议礼品表示对与会者的关心。

受赠者多为活动或事件的参与者，根据会议的需求和参与者的需求确定礼品。

会议纪念礼品可分为三类。

1）周年庆典纪念礼品：

主要用于开业、周年庆典、典礼等重大事件。

表达庆典情感的载体。

对于参会人员来说不仅是简单的纪念品，还可以在日常生活中切实用得上。

2）会议纪念品：

主要用于各类业务会议、品牌推广会、产品推广会、患者会的礼品。

礼品价值相对不高，但是具备良好的传播展示性，同时便于规模发放。

比如广告类礼品。

3）商业学术会议纪念品：

主要用于论坛、讲座、学术交流场合，以表示感谢、拉近关系，巩固关系等。

会议多为高端的研讨会或半公开的高端学习形式，纪念品侧重于品位与实用性。

四、礼品种类

1、办公用品：

此类产品包括纸砖、本册、文件夹等，既可用于商务广告礼品赠送，也可在单位内部使用，特点是广告位置显著，本册、文件夹还可加公司简介，适合办公场合赠送。

2、广告笔：

小巧实用、功能多样，无论大量派发还是专门赠送，均有适宜选择包括：

圆珠笔、签字笔、造型笔、品牌笔等。

3、广告表：

在提醒人们关注时间的同时，也提醒关注你的品牌。

属中高档礼品。

包括：

塑胶壳表、金属壳表、多功能表等类型。

4、广告服饰：

真正的“亲密”接触，让品牌深入。

包括：

文化衫、T恤衫、夹克衫、马甲、广告帽、丝巾、领带等。

5、电子产品：

实用性和技术性，现代人自然偏爱科技化的礼品。

包括：

计算器、收音机、电子万年历、PDA、电子保健产品等。

6、皮制品：

皮革的魅力在于浑然天成与精巧，是常用的高档商务礼品。

包括：

名片夹、钥匙包、化妆包、银夹、票夹、公文包等。

7、案头精品：

具有华丽的外观与考究的品质，配合精美的广告标志制作，是流行的正式商务场合的高档赠品。

8、水晶制品：

本身透彻、晶莹，有品质。

采用人工水晶材料，可加工成多种形状，配以精美包装，适用于重要活动纪念与颁发奖项。

9、箱包制品：

实用型礼品，适用于会议、讲座、展览会等。

包括：

硬币包、笔袋、旅行箱、电脑包、休闲包、公文包等

10、家居用品：

让对企业品牌的记忆生活角落。

包括适合展会、促销赠送的低档礼品以及瑞士军刀、名牌电器等高档VIP礼品。

11、广告伞、帐篷：

实用性强，广告位置显著，作为夏季展会赠品。

12、胸徽匙扣：

树立公司品牌形象，适合展会，应用于商务场合。

13、POP、EVA：

价格低廉、色彩鲜艳，包括PVC笔筒、广告扇、气球、软胶笔、塑胶像框、鼠标垫等

14、塑胶制品：

有户外广告的效果，用于展览会和大型公共活动的会场布置。

包括：

大型充气物、造型充气物、自动充气气球等。

15、金箔古币：

文化品位，具有较高的艺术性和观赏性，高档赠品。

16、工艺制品及古玩：

具有较高的艺术性和收藏价值。

适用于重要活动纪念和高级商务活动赠送。

包括铜器、锡器、陶瓷等工艺品。

17、包装制品：

精美包装物品。

包括各种材料包装盒、包装袋、纸袋。

18、礼金卡。

五、采购制作

1、礼品集中制作与采购：

每年10月份由办公室组织“礼品采购计划分析会”，由会议需求部门填写年度礼品采购预算表附件1。

办公室根据礼品需要拟定公司“全年礼品集中制作或采购方案”，包括：

设计理念、图样（效果图），所用材料、规格、单价、数量等，由办公室按需求时间表进行招标制作和采购工作，礼品费用按需求具体使用计划分摊至部门。

2、日常礼品采购：

各部门因业务需要领用礼品的，原则上领用公司库存礼品，如果库存礼品不能满足需要，审批后单项礼品采购金额在1000元、总额50000元以上的，则根据附件1、2、3由办公室负责组织设计制作采购；

3、特殊礼品的购买制作：

针对公司重要客户，由公司办公室批准或高管安排紧急的重要礼品采购，按照附件2《礼品采购申请单》经过审批后由办公室负责采购落实。

4、日常礼品制作：

公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作，可根据会议活动组办部门与办公室共同组织设计、制作订购。

五、入库与使用

1、建立礼品接收与放发台账，每半月盘点一次，做到账账相符、账实相符。

2、价值在100元以下的礼品，按以下程序申领发放：

1）礼品使用人填写“礼品领用审批单”附件4，部门负责人审核后，报办公室负责人审批领用；

2）办公室负责审核赠送是否有重复交叉现象，并根据存货对各部门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排；

3、单件价值在201～1000元的礼品，由办公室分管领导审批后，按上述程序执行。

1000元以上礼品报总经理审批后执行；

4、外地、项目现场、应急性购买的礼品或特殊项目、特殊礼品，无论价值大小，统一由分管领导或总经理批准，直接办理。

经办单位或经办人及时到办公室办理有关入库、领取和登记手续，具体操作按上述程序执行。

5、公司批准组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等，作为专项费用，由会议主办部门在办公室领取发放，原则上使用库存礼品，需要特别制作时，按本程序审批执行。

六、费用控制

1、各相关部门将全年的会议计划、礼品预算报办公室备案。

2、礼品费用开支在部门全年资金预算中列支。

公司批准集体组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等经公司高管批准后申请专项资金，公司高管安排的会议（活动）礼品在高管专项资金中列支。

3、办公室在年度预算额度范围内安排制作或采购礼品的费用，根据礼品采购方案和礼品入、出库单，分摊计入各部门管理费用中。

4、在审批额度范围内的礼品领用，办公室即可同意发放。

超过当月额度范围的，按规定程序审批后执行。

费用将要超过年度预算的，财务部提示费用预警，办公室负责人应在“礼品领用审批单”上明确批示后，在不超过年度预算前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。

预期要超过年度预算的，应按年度预算增补程序报审后执行。

5、费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。

七、礼品接受

1、公司员工在经营活动中，严禁公开索要或暗示对方赠送礼品。

如遇对方赠送礼品而不能谢绝的，可以接受，必要时酌情回赠公司礼品。

2、按市价折合人民币200元以上的礼品，自接受之日起10天内，填写“礼品上缴单”附件6，由部门负责人签字后，将第二联与礼品转交办公室。

情况特殊时，上缴人可直接到办公室办理。

3、对已登记入册的礼品，有重复使用价值的，公司可以转赠宾客，或者按市价5折内部处理。

处理时，应优先照顾受礼人的需要，特殊情况下，经公司分管领导批准，可少收或免收价款。

礼品处理所得款项，一律入公司专门账户管理使用。

八、礼品赠送

1、赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样品种的更换。

2、避免礼品的重复赠送或漏送。

同一单位同一客户在同一次赠送活动中，要避免公司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要客户。

3、普通礼品赠送，目的是加强与客户沟通，给客户留下良好的印象和记忆。

赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格调，采取不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。

九、附件表单

附件1《年度会议礼品需求表》

附件2《会议礼品需求表》

附件3《礼品采购申请单》

附件4《礼品采购询价记录表》

附件5《礼品领用审批单》

附件6《礼品领用登记台帐》

附件7《礼品上缴单》

附件8《礼品上缴登记台帐》

附件1礼品采购预算表

会议类型/时间/名称

50人以下

及名称

100人以下

及名称

150人以下

及名称

200人以下

及名称

200人以上

及名称

合计场次

1月

2月

3月

4月

5月

6月

7月

8月

9月

10月

11月

12月

合计

单件礼品类型/标准/数量

50元以下

及数量

100元以下

及数量

200元以下

及数量

300元以下

及数量

300元以上

数量

合计费用

办公类礼品

广告类礼品

电子类礼品

皮革类礼品

案头精品

水晶制品

箱包制品

胸徽钥扣

工艺制品

陶瓷古玩

金箔古币

包装制品

户外广告品

礼金卡

合计

部门负责人：

统计时间：

附件2会议礼品申请表

会议（活动）礼品申请表

会议主办部门：

会议（活动）名称：

会议类型与礼品用途

□商务礼品□会议礼品

礼品选择

□办公类礼品□广告类礼品笔、表等□电子产品□皮革制品

□案头精品□水晶制品□箱包制品□胸徽钥扣□工艺品

□金箔古币□陶瓷古玩□包装制品□礼金卡□户外广告品

□

礼品单价标准：

时间要求：

会议部门申请人：

联系电话：

事项

内容

备注

一、嘉宾情况：

1、人数

2、单位

3、民族

4、性质

5、平均年龄

二、礼品数量

三、品牌或制作说明

五、费用总额

审批：

经办部门：

经办人：

附件3礼品采购申请单

部门：

申请内容

序号

礼品名称

规格

数量

单价预算

用途说明

1

2

3

4

5

6

7

8

合计　

申请人/时间

采购制作负责人/时间

办公室

负责人

办公室分管领导/时间

总经理审批

附件4

定制礼品采购询价记录表

供应商

型号

单价

型号

单价

型号

单价

型号

单价

价

格

汇总

合计

办公室

意见

采购部意见

办公室

分管领导

意见

总经理

审批

附件5礼品领用审批单

（两联单）

编号:

申请部门

申请时间

领用礼品

名称

规格

数量

单价（元）

总价（元）

礼品用途

经办人（签字）：

部门负责人（签字）：

办公室意见

领导批示

附件6礼品上缴单

（三联单）

编号:

序号:

上缴部门

上缴时间

序号

礼品名称

数量

预估价值

赠礼单位

赠礼人

上缴人：

管理员：

办公室：

附件7礼品领用登记台编号:

主管部门

序号

授受人

职务

单位

礼品名称

经办人

时间

礼品管理员

附件8礼品上缴登记台帐

编号:

主管部门

序号

上缴人

职务

礼品名称

赠礼单位

赠礼人

时间

礼品管理员