总经理采购管理文档格式.docx

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1.无论是直接调拔，还是入库的采购物资都必须由仓库管理员或验货员验收。

2.验货员根据订货的样板，按质按量对发票和实物验收，验收完后在发票上签字或发给验收单，需直接调拔的按手续直接调拔，需入库的按规定入库。

5.报销及付款：

1.付款：

①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监和总经理审核批准后方可付款。

②支票结账一般由出纳员根据采购员提供准确的数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定的范围内。

2.报销：

（1）采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单，填写报销单，经采购部经理.财务总监.总经理批准后方可给予报销。

（2）采购员向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货的证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

6.纪律与要求

1.管理公司总经理.各酒店总经理及各部门经理•各使用部门均无权自行进货和采购，只能推荐或见意采购，进货的经办由财务部的采购员负责，各级总经理负责对其进行监督.复核.批准。

2.各类酒水以及大宗商品的采购，应以名优产品为主，定点.批量采购。

设备.家私采购，尽量不买独家产品，应选用优质通用产品，使之换部件和维修方便。

物品采购杜绝杂牌•高价.质低假冒，关系进货。

3.财务部对物品采购不按流程，缺少经手.验收签字（各流程）的，有权拒绝付款。

4.本店所有经理及采购.验收人员，尽量避免接受供应商的宴请，更不能接受礼品或红包。

一经发现严肃处理，构成犯罪的，交司法机关处理。

5.定期或不定期，清理库存，把尚待销售的关系商品，一律退还。

无用积压的库存商品，转让或处理。

各部门今后不设二级仓库，只设周转仓。

总经理.财务部会同各部门按周期.数量.核定周转量。

多余的物品，划归总仓管理。

6.每月最少召开一次采购会议，对大宗商品和固定资产购置，以及维修购件及外委业务等，由各部门经理通过会议，对价格.数量.质量•结算方式等推敲研讨统一意见后，按采购流程执行，做到物品采购的民主化.透明化.制度化。

7.需要制定的各项制度及细则规章，由总经理.财务部会同各部门共同制定。

7.采购程序八.采购报销的会计核算程序采购回的商财务部采购员使用部采购部各公司总财务总收货员填制报销单门经理门经理经理审核监审核总会计总出纳总签理字验收签字签字签字签字品师制证审核付款填写要求：

1.由采购员按报销单的相应的格式填写，字迹工整，不得用铅笔。

2.报销单后要附有相应的验收记录及报销的原始凭证。

3.此单送交财务之前必须履行相应的手续方可报销。

《赠送和折扣权限的规定》总经理餐饮总监经销售总监.经大堂经理大堂副理理理Y客房客房客房餐五折YYY

YYYYYY六折YYY七折YY八折YYYY餐九折餐酒水赠送果盘赠送五折含早餐六折含早餐餐/房客房客客Y

YYYYY现将各店管理人员赠送和折扣权限规定如下：

1.餐饮赠送的金额不得超过该台（或包房）的3%,每天赠送的金额不得超过当日营业额的1%。

原则上打折后不得再抹零，如同时发生抹零情况，抹零金额限5元内，如超出权限需经总监同意并签字。

领班.主管无权打折或签赠送单，但可签退单。

原则禁止全单打折，特殊情况需全单打折的，必须请总经理签字。

任何人无权涂改帐单金额。

2.以上餐饮折扣不含海鲜.特价菜.酒水香烟。

赠送原则上只赠送果盘，不得赠送食品.酒水和香烟，特殊情况必须请总经理签批。

3.以上规定望各部门认真执行，如超出上述规定的，在月末发放工资时，财务部按个人挂帐款扣除相应工资。

4.各店的财务主管，有权监督此制度的贯彻执行。

《资金管理制度》

1.为加强管理公司对资金使用的监督和管理，加速资金周转，提高资金利用率，酒店公司决定各店资金实行收支两条线统筹管理，集屮使用，以充分发挥其经济效用，保证资金安全，特制定本制度。

2.管理机构酒店公司设立资金管理部门财务部，财务部具有管理和服务的双重职能。

在总经理的领导下，合理调配资金，统一管理公司各酒店（分公司）的资金调拔.结转和结算工作。

3.收入管理财务部对各店的收入实行集屮管理，各店的收入由财务部派专人统一收取，所有现金统一存入一个现金账户，收取的支票.信用卡根据日审的划分存入相应的银行账户，所有的挂账由财务部应收主管统一结算。

4.支出管理财务部对各店的支出实行预算管理和计划管理。

各店及各部门制定年度成本.费用预算；

根据年度预算制定月份成本•费用预算和采购•支岀计划；

根据月份预算和计划制定月/周采购预算和费用支出计划。

财务部审核月/周采购预算和费用支出计划的合理性，实行总量控制，由总经理签批。

财务总监统筹资金，合理调配，按照预算和计划支付资金。

预算外和计划外的支出由各店上报总公司必须财务总监和总经理审批后，方可支付。

5.存款管理

1.管理公司暂时保留各分公司各账套的银行账户，办理日常结算业务，银行账户中只留存一小部分存款，各公司必须将结余资金划拔（结余资金的划拔只适用于各酒店）财务部统一管理。

2.财务部必须在每月五日前，将上月的结余资金转入财务部指定账户。

结转资金时需财务总监.董事长签批。

3.结余资金内容包括：

每月完成的净利润.一次性付款按月摊销房租费•每月摊销装修改造费用.递延资产摊销•折旧费•月借款利息及其他应上交款项等（以前年度支付仍在每月摊销的费用.大额的预收预存款等）。

4.待管理公司整合到位，财务部重组完毕后，取消各店银行账户，总公司统一建立一个或两个银行账户，集中管理.统一调配使用资金。

加速资金周转，提高资金利用率，确保资金可控.安全。

6.内部借款的管理

1.管理公司内部借款的审批。

凡在管理公司内部借款的，由财务总监和公司总经理审批，报董事长签批。

2.内部借款利息的计算，凡在管理公司内部借款的，需在借款前填写内部借款协议，借款利息应按权责发生制计算，每月按1%计提利息。

7.资金管理和检查财务部以资金的安全性.效益性，流动性为屮心，定期或不定期开展资金检查和管理工作，并根据检查情况，定期向公司总经理.董事长专题报告。

1.检查现金库存状况。

2.检查资金结算状况。

3.检查预算和计划的执行情况。

4.对10万元以上大额款项支出，进行跟踪检查或抽查。

8.各类资金管理审批权限资金审批权限一览表工作事项有关部门分公司总经理财务总监核管理公司总经理董事长购置固定资产预算内预算外预算内预算外审核①审②审②审②审②批批批批准③准③准③准审④审④审④审④审③审④审④审④批批批批审核①核核审批⑤货款审核①费用支付审核①核③核②核③核③核③审批⑤所属企业借款审批①准批审批④差费旅分公司总经理审核①审批准批②公司总（监）审核审批②准批审批⑤经理①福利奖金工资A级经理以上审核①审批②准批审批⑤私人借款审核①审②批核③准审④批审批⑤非正常支出审核①审②批核③准审④批审批⑤说明：

1.审批权限分三类：

1.审核：

指有关部门及公司财务总监对该项开支的合理性提出初步意见。

2.审批：

指有关领导经参考“审核”的意见后进行批准，个别重大事项，还需经董事长办公会议讨论通过。

3.核准：

指财务总监根据财务管理制度对已审批的支付款项进一步审核批准。

2.审批顺序：

先下级，后上级；

先定性审批，后集中标准。

（按表屮所标号的顺序即可）《印鉴管理制度》

1.公章的管理经纬和的公章由各公司总经理秘书统一保

管，各部门使用公章必须填写使用申请单，经总经理批准后借用或加盖公章。

2.财务印鉴管理财务印鉴管理是财务内部管理的重要内容之一，财务印鉴管理的如何，直接关系到企业的利益。

为了更好规范管理财务印鉴，特做一下规定：

1.财务专用章由总出纳保管使用。

2.法人名章由财务总监保管使用。

注：

在任何情况下，任何人无权将以上两枚章交由一人保管。

3.现金收.付讫章由总出纳保管使用。

4.银行转讫章由总出纳保管使用。

5.各店前台的现金收讫和银行转讫章由前台收银员使用保管。

&

饮食服务业发票专用章.发票付讫章由当班餐饮收银员保管使用。

7.作废章，由资产管理员保管使用。

8.货已验讫章，由验货员保管使用。

9.已审核章，由应付主管保管使用。

10.印鉴实行预留管理。

1

1•借用印鉴登记管理。

12.预留印鉴规定为了严肃财务制度，加强财务责任意识。

就财务的各种印鉴及财务人员个人印鉴做预留管理。

a）建立预留印鉴簿。

财务部预留印鉴簿印鉴名称印膜预留日期变更日期经手人签字经手人签字复核人签字复核人签字变更印鉴名称变更后印膜b）由财务总监管理财务的所有预留印鉴。

c）财务预留印鉴应严密.妥善保管。

财务预留印鉴变更审批单申请人申请日期申

请事由

审核人总会计师审核日期财务总监d）预留印

鉴的变更必须有财务内部审批手续，旧印鉴保留备查。

e）抽查核对预留印鉴，发现问题及时处理。

f）财务专用章（）13.法人名章（）14..现金收.付讫章（样式）总出纳办理有关现金收付业务时使用。

总岀纳应在支付.收取现金时，在所有相关票据.记账凭证上加盖此印鉴。

15.银行转讫章（样式）总出纳办理有关支票收付业务时使用。

总出纳应在支付.收取支票时，在所有相关票据.记账凭证上加盖此印鉴。

16.发票现金收讫章（样式）收银员给用现金交押金.现金结账的客户开具收据.发票时用。

发票的记账联也应加盖此印鉴。

17.发票银行转讫章（样式）收银员给用信用卡.支票结账的客人开具发票时用。

发票的记账联也应加盖此印鉴。

18.作废章资产管理员办理报损.在作废的单据加盖此章，代金券.免费房券收回时加盖此章，前台收银开错发票或收据时加盖此章，在其他作废单据上加盖此章。

19.验货章由公司及各店验货员在验货完毕填制验货单后加盖此章。

1.审核章由应付主管在核对无误的结算票据上加盖此章。

2.饮食服务业发票专用章.发票付讫章收银员在餐饮发票上加盖发票章，在已付发票账单上加盖发票已付章。

《营业外收入管理办法》营业外收入包括瓶盖款.出租车停车费.干湿垃圾款.废品款.报损物品的变价收入等，收取的款项全部上交财务审计部，作营业外收入处理。

一.瓶盖款管理办法为了加强瓶盖款的控制和管理工作，减少流失，增加企业营业外收入，现制定本办法。

1.瓶盖的回收保管工作，由财务审计部设专人负责。

2.服务员每日将收回的瓶盖上注明台号.包房名称，如游客人带走瓶盖，须由主管或领班开具证明（酒水单一式两份），每天晚上营业结束后将瓶盖与证明交到吧台，吧台负责人核对后在瓶盖交接本上签收，并做统计表以备发放。

3.吧台负责人于次日13：

00-14：

30分前，将瓶盖和单据一同返到财务审计部，财务审计部与审核无误的酒水销售报表进行核对瓶盖数量，发现差错及时与吧台负责人查找原因，如有丢失瓶盖，必须按照瓶盖款全额由丢失的服务员赔偿，赔款立即上交财务审计部。

4.瓶盖的管理与审核：

成本员审核数量，编制统计表，验货员查验数量并保管。

资产管理员按照规定的日期到各店监督和参与兑换瓶盖款，按品种•数量开具收据，收据必须有成本员•验货员.资产管理员三人共同签字。

瓶盖款装入投保信封，投入投保箱中。

5.兑换瓶盖款时间：

经纬每月12S-13日；

每月150-16日；

诺曼蒂每月17S-18日。

不能及时兑换瓶盖款的供应商，财务审计部拒绝付货款。

6.瓶盖款的分配比例：

（酒店：

餐饮部：

服务员）3：

3：

4o

7.财务审计部按照分配比例记入相应账户，30%记入营业外收入账户，60%记入其他应付款账户。

8.服务员部分瓶盖款有餐饮部做发放明细表，经批准后到财务审计部领取，发放晚将服务员签字的发放明细表返回财务审计部备案。

9.餐饮部的瓶盖款，由餐饮部提计划，经财务总监审核.总经理批准后支用。

二.停车费的管理办法

1.门前出租车停车费由各店保安队长按规定时间向岀租车司机收取，白班停车费每月5日，夜班停车费每月15日交到财务审计部，不得拖延。

白班停车费每台50元，夜班停车费每台100元。

停车场夜间停车每台每晚收费20元，包月每台不少于300元，由保安开票把钱交到前台，白天停车场停车免费，严禁在酒店门前免费停车，杜绝人情车，总经理以上人员有批准免费停车的权利，但必须履行相关手续。

各店保安队长必须严格遵照执行。

3.干湿垃圾的管理办法收干湿垃圾的人必须交一个月额度的钱作押金，垃圾款必须提前收取，每次至少交一个季度的金额，额度由各店保安队长根据情况制定，经财务审计部认可，保安队长负责收取，交到财务审计部入帐。

于到期前10天收取下一季度的款项。

4.废品款.报损物品的变价收入管理办法任何部门和个人卖的垃圾款.废品款和报损物品的变价收入，无论金额多少都必须上交财务审计部入帐，不得私自留用，如有违反视金额大小按过失或严重过失处理。