总账操作手册v10Word下载.docx

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1.3.2.月末结转7

1.3.3.结账7

1.4.科目账簿7

2.期初余额8

2.1.启用年度期初余额的录入8

2.2.非启用年度期初余额的录入8

2.3.录入辅助核算科目的期初余额8

2.4.对期初余额进行试算平衡9

3.日常操作10

3.1.凭证管理10

3.1.1.制单10

3.1.2.签字14

3.1.3.审核17

3.1.4.记账20

3.1.5.查询21

3.1.6.冲销24

3.1.7.凭证整理24

3.2.期末处理25

3.2.1.自定义转账分类定义25

3.2.2.自定义转账定义26

3.2.3.自定义转账执行27

3.2.4.试算平衡28

3.2.5.结账28

3.2.6.结账状态检查29

3.3.账簿查询30

3.3.1.科目余额表30

3.3.2.三栏式总账33

3.3.3.日报表35

3.3.4.科目汇总表36

3.3.5.三栏式明细账37

3.3.6.日记账39

3.3.7.辅助余额表40

3.3.8.辅助明细账44

总账

功能概述

NC总账系统是NC财务会计系统的核心模块，它提供了非常强大的财务核算管理功能。

其他模块的业务单据通过客户化中财务会计平台生成会计凭证，传递、汇集至总账系统，再由总账系统进行后续财务处理，提供较为灵活全面的查询功能，实现完整的财务核算流程。

期初余额

刚建立单位账的单位，需要将旧系统账中各科目的余额手工录入到NC总账系统中，作为开始录入日常业务之前的准备。

此处需注意对于有辅助核算的科目需要按辅助项录入期初数据，同时需对录入数据进行试算平衡检测。

另外,在系统启用后的每一年的年初,通过年初重算将上年的余额对应结转至下一年，也可以通过手工输入。

凭证管理

系统在此进行与凭证相关的一切操作与管理功能，包括：

填制凭证、审核凭证、记账、查询凭证。

另外，记账后有错的凭证可通过冲销凭证功能进行回冲。

此部分主要有定制、制单、签字、审核、记账、查询、冲销和凭证整理8个功能节点。

制单

系统在此主要完成会计凭证的录入、修改、删除及打印，具体包括：

按列表查询凭证、增加、复制、修改、作废（恢复）凭证、删除凭证、联查原始单据、打印凭证等功能。

签字

主要实现出纳人员对已制单保存的凭证进行签字确认，可通过查询选项查询需要签字的凭证。

选择需要签字的凭证点击批签字选项即可，如果需要成批签字确认，用鼠标选择需要的凭证使其为选中状态后，点击批签字选项即可。

审核

系统在此审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，若启用出纳签字，则现金、银行存款、其它货币资金凭证必须在“出纳签字”功能中经由出纳签字后才能进行审核，此子节点一般由财务主管人员操作，具体操作步骤与签字子节点一致。

记账

系统在此根据已审核、已出纳签字、已授权的凭证登记总账、明细账等会计账簿，是进行财务账簿查询、分析的基础。

查询

系统可以根据各种查询条件从不同的角度查询凭证信息，包括跨单位查询、凭证状态、凭证类别、凭证号段、会计期间等等的查询，操作人员可根据具体需要选择明细项目。

冲销

本功能主要实现对错误凭证的冲销，通过“冲销---查询---浏览---冲销”路径即可实现。

期末处理

期末处理主要包括试算平衡、月末结转、结账3个功能，用以完成会计期末财务处理的过程，只有经过期末处理，才能进行后续的正常的财务处理。

试算平衡

结账前要在此节点进行试算平衡检查，检查本期发生额借方合计与贷方合计是否平衡，并出具试算平衡报告。

也可以在平时进行试算平衡，是一种简单的查错方法。

月末结转

本节点主要是根据定义好的转账设置自动生成会计凭证。

结账

NC总账系统在一个会计核算周期结束时，可提供期末结账功能。

系统能够自动进行结账检查，计算出本期发生额及期末余额，并将余额结转下期或新的账簿。

它是每月账务处理的最后一步操作，也是必须进行的一步操作。

结账时，系统可出示月末工作报告。

科目账簿

系统提供各种账簿的查询分析功能，包括科目余额表、三栏总账、三栏明细账、日记账、日报表、科目汇总表、序时账等，还可以联查相关的明细账表和凭证。

系统提供了强大的辅助项核算，用户可使用客商、部门等基础数据作为辅助项核算，也可使用自定义项进行辅助项核算，并在制单中录入日常业务发生的辅助项目、方便用户进行计划监督功能，同时提供辅助账的统计查询，包括科目余额表、辅助科目余额表等的查询统计功能。

按“财务会计—总账—初始设置—期初余额”路径录入各科目的期初余额，同时对期初数据试算平衡。

启用年度期初余额的录入

选择期初余额的“本币”，将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入期初余额数据，输入完毕后单击〖保存〗即可。

如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。

非启用年度期初余额的录入

在以非启用年度登录进系统后，进入期初余额功能，如果上年业务都已结账，则系统将自动显示出上年度的期末余额。

您可在此基础上进行调整，修改方法同"

启用年度期初余额的录入"

。

单击〖年初重算〗，系统自动将上年的年末余额重新恢复为本年的年初余额。

录入辅助核算科目的期初余额

辅助核算科目必须按辅助项录入期初余额，用鼠标点击要录入辅助期初余额的科目，单击〖辅助〗，屏幕显示辅助核算科目期初余额录入窗口。

增加：

用鼠标单击〖增加〗，屏幕增加一条新的记录，按顺序输入各项期初余额内容，如有多条辅助期初则按此方法进行连续增加，增加完毕后单击〖确定〗，系统将自动保存设置并返回期初余额录入界面。

●修改：

直接在列表中进行修改，修改完毕后单击〖确定〗进行保存，并返回期初余额录入界面。

●删除：

选择要删除的内容，用鼠标单击〖删除〗即可。

对期初余额进行试算平衡

单击〖试算〗，系统显示试算平衡窗，在试算平衡窗，可选择要进行试算平衡的币种，单击〖刷新〗，系统将对各科目已保存的期初余额进行试算，检查期初余额是否借贷平衡。

注意:

①在同一时间内，只能一人在线录入同一单位的同一总账科目期初余额；

②系统允许多人同时录入不同科目的期初余额；

③只能在末级科目录入金额；

④若本年度已经过账，则不允许调整期初余额。

⑤若本年度科目的辅助核算有变化，应在本功能中重新录入该科目各辅助项的年初余额。

⑥非启用年度的期初余额是从上年结转而来的，与上年年末余额一致，因此，如果要调整新年度的期初余额，最好采用调整当期凭证的方式进行，否则，在跨年查询时，将可能造成上下年余额的不一致。

⑦若上年度未完全结账，本年度进入后，将不能看到上年年末余额。

您可以手工录入本年度的期初余额，也可通过单击“上年重算”自动获取上年度各科目的余额。

建议尽量在上年业务结束后，由系统自动结转期初余额。

⑧若期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制未记账凭证。

⑨若期初余额不进行期初建账，将不能记账，但可以填制未记账凭证；

期初建账后，年度期初余额不允许修改。

日常操作

凭证管理是整个总账系统最主要、最常用的部分。

它主要包括：

填制或修改凭证、凭证的签字、审核与记账、冲销、凭证整理和凭证查询等，凭证管理除了可完成总账系统本身的业务，还可查询、处理通过财务会计平台生成和传递来的外系统凭证。

该节点主要完成会计凭证的录入、修改、删除及打印，具体包括：

按列表查询凭证、增加、复制、修改、作废（恢复）凭证、删除凭证、联查原始单据、打印凭证等。

点击进入〖财务会计〗－〖总账〗－〖凭证管理〗－〖制单〗节点，填制或修改凭证。

查询凭证

在凭证列表中点击〖查询〗即可，点击“常用条件”，可按照一些常用的查询条件进行查询，如果常用条件还不能满足查询要求，则点击“自定义条件”页签，选择要查询的项目，点击〖下一步〗，系统列出所选查询项目的页签，点击各查询项目的页签，录入相应的查询条件后，点击〖确定〗即可。

界面上“刷新”按钮与查询时默认条件查询结果一致。

增加凭证

进入"

制单"

功能，单击〖增加〗，屏幕显示出凭证录入界面。

请选择凭证类别，选择后系统将自动生成一个新的凭证号。

如果当前凭证附有原始凭证，可在“附单据数”下填写附带原始凭证的张数。

增加分录：

系统始终在凭证最后显示一条空白分录，您可直接在该分录中录入数据即可。

凭证分录主要由摘要、科目及其辅助项和发生金额组成。

辅助项录入时，根据参数设置，辅助项可以为空时，可以不选择具体的明细辅助项。

如果辅助项不可以为空，则必须选择明细辅助项。

注：

1、输完科目编码，直接回车，就会弹出辅助核算的输入窗口.

2、涉及到银行类科目，结算号与结算方式。

先选中相应银行类科目的分录，在“分录-辅助信息”下输入。

3、涉及到往来科目的核销号，先选中相应往来科目的分录，在“分录-辅助信息”下输入。

4、涉及到现金流量的科目，选择辅助核算的方式出现金流量表。

在录入现金、银行类科目时，还必须在辅助核算那录入现金流量项目。

现金流量表由IUFO出。

插入分录：

点击〖分录〗，按〖增行〗可在当前光标所在行之前插入一条凭证分录。

删除分录：

点击〖分录〗，按〖删行〗可删除一条凭证分录。

复制分录：

选择要复制的分录后，点击〖分录〗，点击〖复制〗，然后将光标移到要粘贴的位置，点击〖粘贴〗，系统将已复制的分录插入到当前光标所在位置前。

批选择分录：

当您要删除或复制一批分录时，可按如下方式选择分录：

1）点击第一条分录，然后在按住[Shift]键的同时点击最后一条分录，即可选中这两条分录中的所有分录；

2）按住[Ctrl]键的同时点击要选择分录，即选中所有点击的分录。

暂存凭证:

系统提供凭证没有录完也可以暂时保存的功能。

保存凭证：

凭证录入完毕后单击〖保存〗即可。

复制凭证：

点击〖凭证〗，选择〖复制凭证〗，然后修改保存即可。

放弃保存：

在增加凭证或修改凭证状态中，点击〖返回〗，系统提示是否保存当前增加或修改的内容，选择“否”即可。

修改凭证

功能，单击〖刷新〗，屏幕显示当月凭证列表，也可通过点击〖查询〗录入查询条件查询到要修改的凭证，选择要修改的凭证，单击〖修改〗或双击该凭证，屏幕显示出凭证录入界面，对该凭证直接进行修改后点击〖保存〗即可。

对于暂存的凭证修改后，先点击〖凭证〗后点击〖纠错〗，再保存修改正确的凭证。

自动显示借贷平衡差额

在凭证金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。

例如：

填制某张凭证时，前两笔分为借100，借200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到“贷方”处，按下“=”键，系统自动填写300。

自动改变金额方向

在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。

作废、取消作废凭证

在凭证列表中选中要作废的凭证，点击〖作废〗即可。

对于要取消已作废的凭证，点击〖取消作废〗即可。

删除凭证

在凭证列表中选中要删除的凭证，点击〖删除〗即可。

打印凭证

点击〖打印〗，可选择“打印列表”、“打印凭证”或“打印清单”。

以打印凭证为例，系统弹出打印选择对话框，此处可根据需要选择打印的最末级科目。

注意事项:

1）作废凭证与删除凭证的区别：

作废凭证后，该凭证仍然存在，在查询凭证时仍能看到，只是不再参与汇总记账，在任何查询总账数据的功能中不可见，该凭证的凭证号仍然被占用；

删除凭证后，该凭证已不存在，不能在查询凭证中看到，也不可能参与汇总记账，该凭证的凭证号被空出。

2）已经审核、出纳签字、记账、以及外部系统生成的凭证不能作废、删除。

3）对于外部系统生成的凭证，如果在动态会计平台设置了凭证编辑控制选项，则在总账系统的填制凭证中，也将根据这些凭证的编辑控制选项的设置值进行编辑控制。

4）增加凭证时可自动默认制单日期为当前登录日期。

操作技巧:

复制摘要：

点击“摘要栏”，选中激活的摘要内容，按CTRL+C到下一条空白的“摘要栏”处，按CTRL+V。

或者在即将输完的分录末端，按回车进入到下一条分录，即可将“摘要”带到即将输入的分录中。

暂存凭证：

在凭证录入状态，点击〖凭证处理〗-〖暂存〗，即可临时退出该凭证的输入状态。

在凭证列表中，该凭证会以红色标出。

进入修改凭证状态，将凭证完成后，点击〖凭证处理〗-〖纠错〗，然后再〖保存〗凭证，即可完成本张凭证的输入工作。

出纳人员对制单员填制的带有现金、银行类科目的凭证进行检查核对，凭证经出纳签字确认后，凭证方可审核记账。

是否必须经过出纳签字，是通过“客户化”中总账参数“是否需要出纳签字”决定的。

出纳签字由“财务会计－总账－凭证管理－签字”路径进入，进行签字。

对凭证进行出纳签字

签字"

节点，单击〖刷新〗，屏幕显示当月凭证列表，也可通过点击〖查询〗录入查询条件查询到要进行出纳签字的凭证。

点击要签字的凭证，单击〖批签字〗，可直接在凭证列表上对凭证进行签字。

点击〖浏览〗或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，可仔细浏览凭证内容，检查通过后，点击〖签字〗即可。

在凭证界面中，点击“上一页”、“下一页”可翻页浏览其他凭证进行签字。

取消凭证的签字

节点，点击〖查询〗，在查询条件对话框中选择"

已签字凭证"

，确定后屏幕显示已签字凭证的列表。

选中要取消签字的凭证，单击〖取消签字〗，可直接在凭证列表上对凭证进行取消签字。

点击〖浏览〗或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，点击〖取消签字〗即可。

在凭证界面中，点击“上一页”、“下一页”可翻页浏览其他凭证进行取消签字。

成批对凭证进行签字/取消签字

功能，点击〖查询〗查询出要进行成批签字（或取消签字）的凭证列表，在表格中，可按如下方式选择凭证：

1）点击第一张凭证，然后在按住[Shift]键的同时点击最后一张凭证，即可选中这两凭证中的所有凭证。

2）2）按住[Ctrl]键的同时点击要选择的凭证即可。

选中一批凭证后，单击〖签字〗（或〖取消签字〗）即可对选中的一批凭证进行签字（或取消签字）。

打印凭证

同制单。

注意：

①待签字凭证必须为有现金银行科目的凭证。

现金银行科目是指那些"

现金分类"

属性为"

现金"

、"

银行存款"

其他现金等价物"

的科目。

②若总账参数"

是否必须出纳签字"

为"

是"

，则有现金银行科目的凭证必须先经过出纳签字后方能审核记账。

③凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由签字人进行。

审核凭证是复核人员按照财会制度，对记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，只有具有审核权限的人员才能使用本功能。

按“财务会计－总账－凭证管理－审核”路径进入，进行审核。

对凭证进行审核

审核"

节点，单击〖刷新〗，屏幕显示当月凭证列表，也可通过点击〖查询〗录入查询条件查询到要进行审核的凭证。

点击要审核的凭证，单击〖审核〗，可直接在凭证列表上对凭证进行审核。

点击〖浏览〗或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，可仔细浏览凭证内容，检查通过后，点击〖审核〗即可。

在凭证界面中，点击“上一页”、“下一页”可翻页浏览其他凭证进行审核。

取消对凭证的审核

已审核凭证"

，确定后屏幕显示已审核凭证的列表。

点击要取消审核的凭证，单击〖取消审核〗，可直接在凭证列表上对凭证进行取消审核。

点击〖浏览〗或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，点击〖取消审核〗即可。

在凭证界面中，点击〖上一页〗、〖下一页〗可翻页浏览其他凭证进行取消审核。

对某一凭证进行标错

在审核凭证过程中，若发现当前凭证有错误，可单击〖凭证〗下的〖凭证标错〗，屏幕显示错误录入窗，您可录入错误原因，录入完毕后，单击〖保存标错〗即可。

对某一分录进行标错

如果要对某一条凭证分录进行标错，可单击〖分录〗下的〖分录标错〗，屏幕显示错误录入窗，您可录入错误原因，录入完毕后，单击〖保存标错〗即可。

成批对凭证进行审核/取消审核

凭证审核"

功能，点击〖查询〗查询出要进行成批审核（或取消审核）的凭证列表，在表格中，可按如下方式选择凭证：

1）击第一张凭证，然后在按住[Shift]键的同时点击最后一张凭证，即可选中这两凭证中的所有凭证；

2）按住[Ctrl]键的同时点击要选择的凭证即可。

选中一批凭证后，单击〖审核〗（或〖取消审核〗）即可对选中的一批凭证进行审核（或取消审核）；

３）用鼠标点住一张凭证，直接向上或向下拖动，即选中起始到终止之间的凭证。

项目说明：

审核人：

审核人员对凭证进行审核签字确认后，系统自动在"

处显示当前操作员的名字。

来源：

若当前凭证为其他系统生成的凭证，则此处显示当前凭证的来源系统。

有错凭证：

当审核人员在审核凭证时发现当前凭证有错误，则可对凭证进行标错，这样的凭证即为有错凭证，凭证右上角将显示"

错误"

字样。

对于有错凭证，在取消审核、取消签字后，在制单节点中，直接修改该凭证，单击〖凭证〗下的〖纠错〗后进行保存，即可消除该凭证上的错误标志，然后进行正常的签字、审核。

①总账参数"

凭证是否审核方能记账"

为"

，则所有会计凭证必须先经过审核签字后方能记账。

若该参数为"

否"

，则所有会计凭证可以不经审核即进行记账。

②若总账参数"

，则有现金银行科目的凭证必须先经过出纳签字后方能审核。

③凭证一经审核，就不能进行修改、删除、取消出纳签字等操作，只有被取消审核后才可以进行这些操作。

取消审核也只能由审核人进行。

④制单人不能审核自己填制的凭证。

即制单人和审核人不能是同一人。

财务人员根据已审核、已签字的凭证登记总账、明细账等会计账簿。

按“财务会计－总账－凭证管理－记账”路径进入，进行记账。

对单张凭证进行记账

记账"

功能，单击〖刷新〗，屏幕显示当月凭证列表，也可通过点击〖查询〗录入查询条件查询到要进行记账的凭证。

点击要记账的凭证，单击〖记账〗，可直接在凭证列表上对凭证进行记账。

点击〖浏览〗或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，可仔细浏览凭证内容，检查通过后，点击〖记账〗即可。

也可在凭证界面中，点击〖上一页〗、〖下一页〗可翻页浏览其他凭证进行记账。

取消对凭证的记账

功能，点击〖查询〗，在查询条件对话框中选择"

已记账凭证"

，确定后屏幕显示已记账凭证的列表。

点击要取消记账的凭证，单击〖取消记账〗，可直接在凭证列表上对凭证进行取消记账。

点击〖浏览〗或双击某凭证，屏幕显示出该凭证的内容，点击〖取消记账〗即可。

在凭证界面中，点击〖上一页〗、〖下一页〗可翻页浏览其他凭证进行取消记账。

成批对凭证进行记账/取消成批记账

同签字、审核节点。

①若总账参数"

，则所有会计凭证可以不经审核即进行记账，因此，为了避免凭证出错，您可在记账时采用单张记账的方式，将审核与记账工作同时完成。

②凭证一经记账，就不能进行修改、删除、取消出纳签字、取消审核等操作，只有被取消记账后才可以依次进行取消审核、取消签字等操作。

标错凭证不能被记账，必须经修改、纠错后方可签字、审核后记账。

③有错凭证不能被记账。

系统根据各种查询条件可查询所有已记账、未记账凭证的信息。

按“财务会计－总账－凭证管理－查询”路径进入，在凭证列表中点击〖查询〗即可，系统显示凭证查询条件窗，点击“常用条件”，可按照一些常用的查询条件进行查询，如果常用条件还不能满足查询要求，则点击“自定义条件”页签，选择要查询的项目，点击〖下一步〗，系统列出所选查询项目的页签，点击各查询项目的页签，录入相应的查询条件后，点击〖确定〗即可。

自定义条件查询：

如常用条件无法满足查询条件，点击“自定义条件”，见下图

将要选择的查询项目左边框中打勾，点击〖下一步〗，可按以下几个条件进行模糊查询。

摘要查询

摘要过滤，可以参照选择。

也支持手工录入，支持模糊查询，统配符为"

*"

，支持多条件，条件间用逗号"

"

分隔。

逗号"

必须是英文半角的，不支持中文或全角的"

，"

摘要是分录摘要，不是凭证摘要。

例：

要查询摘要是"

礼品"

或摘要以"

科研"

开头的可以写成：

“礼品,科研*”。

科目编码查询

科目编码过滤，支持手工录入，支持模糊查询，通配符为"

要查询科目编码是"

101"

或科目编码以"

111"

101,111*

币种查询

币种过滤，不支持手工录入，不支持模糊查询，支持多条件，条件间用逗号"

要查询币种是"

人民币"

或"

美元"

可以写成：

人民币,美元

数量查询（在自定义页签）

数量过滤，支持手工录入，支持双向查询。

在选择逻辑关系"

且"

和"

时，数据的大小范围要清楚，否则可能造成过滤条件无效。

要查询数量在"

100"

到"

200"

之间的，应该添成：

数量>

100且数量<

200

而要查询数量小于"

或数量大于"

的，应该添成：

200或数量<

100

原币金额查询

原币金额过滤，支持手工录入，支持双向查询。

要查询原币金额在"

原币金额>

100且原币金额<

而要查询原币金额小于"

或原币金额大于"

200或原币金额<

辅币金额查询

同原币金额查询

本币金额查询

结算方式查询（在自定义页签）

结算方式过滤，不支持手工录入，不支持模糊查询，支持多条件，条件间用逗号"

要查询结算方式是"

支票"

汇票"

支票,汇票。

辅助核算查询

勾选相应辅助核算前的

，点击

进入窗口，选择辅助条件如下图：

可对多种辅助核算进行复杂查询。

凭证冲销节点提供对已记账凭证进行冲销，自动生成冲销凭证的功能。

按“财务会计-总账-凭证管理-冲销凭证”路径进入。

只有已记账凭证方可进行冲销业务操作。

凭证整理

当用户对凭证手工编制凭证号、或经常进行修改、删除操作时，容易造成凭证号的顺序