广东省高标准基本农田建设项目档案资料收集、管理20151118PPT推荐.ppt

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2、招投标资料招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。

3、实施管理资料项目实施方案、领导机构成立文件、管理制度、会议纪要、项目建设大事记、竣工报告。

4、合同资料土地清查、勘测、设计、监理、施工、招标代理等合同文件；

拆迁补偿协议、管护协议等；

有关单位资质材料。

5、监理资料监理规划、细则；

月报、日记；

质量、进度、投资控制资料；

监理工作报告。

档案资料收集、管理整理基本要求,（五）项目档案归档文件6、施工管理资料施工组织设计、施工月报及日记、质量事故记录、单元工程质量检测与评定资料、施工质量检测资料、工程计量原始记录、竣工图纸、施工管理工作报告7、权属管理资料权属调整方案公告、方案、协议以及权属管理工作报告、土地权属界线图、地籍图。

8、财务档案竣工决算资料、审计资料9、验收资料工程复核报告、历次验收成果资料、竣工图10、影像资料照片、录像11、其他资料工程管护资料、稽查及核查资料、电子文档,档案资料收集、管理整理基本要求,备查资料表,档案资料收集、管理整理基本要求,（六）归档质量要求1、归档的项目文件应为原件。

2、归档文件材料的内容、形式及其深度必须符合国家及省有关项目设计及预算、制图、招投标、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、归案文件的内容必须真实、完整、准确、清晰、系统。

4、归档文件应文字清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

5、归档文件应采用能够长期保存，耐久性强不易褪色的书写材料书写、绘制，图纸为计算机出图。

6、归档的声像资料均应标注时间、地点、事由、记录人等内容。

档案资料收集、管理整理基本要求,（七）资料组卷及编码要求档案文件组卷应遵循下述要求：

（一）组卷方法卷盒内同一类型连续文件的排列严格按文件的时间自然形成规律排列。

卷内文件的排列原则：

文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。

图纸按专业排列，设计图中同专业图纸按图号顺序排列。

既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

档案资料收集、管理整理基本要求,（七）资料组卷及编码要求

（二）编制卷内文件页号应符合下列规定：

卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；

双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在下角。

成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

案卷封面、卷内目录不编写页号。

档案资料收集、管理整理基本要求,（七）资料组卷及编码要求（三）卷内目录的编制应符合下列规定：

卷内目录式样应写明序号、文件编号、文件题名、日期、页次。

序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

文件题名：

填写文件标题的全称。

日期：

填写文件形成的日期。

页次：

卷内文件次序页码。

卷内目录排列在卷内文件首面之前。

八、项目档案资料目录,八、项目档案资料目录,第二部分,项目档案资料收集的内容和要求,项目档案资料收集的内容和要求（6方面）,一、项目立项、规划设计预算审批资料二、项目实施前准备资料三、监理资料四、施工资料五、报验资料六、后期管护资料,一、项目立项、规划设计预算申报审批资料,广东省高标准基本农田建设项目和资金管理暂行办法（粤财农2012489号）、广东省高标准基本农田建设项目设计编制规程（试行）（粤国土资耕保发2012187号）明确规定了项目规划设计与预算的申报和审批程序，以及编制方法和材料要求等。

1、立项资料:

未作具体规定，仅提供一个编写纲要。

2、项目设计书、项目总体设计图和单体设计图册项目设计书包括项目设计文本和预算，装订一本成册；

编制格式和要求必须符合土地整治项目设计报告编制规程。

项目总体设计图、单体图必须符合土地整治项目制图规范的要求，总体设计图体现项目工程规划布局，制图符合制图规范，平原区项目根据规模大小，项目规划图比例尺不小于1:

2000；

单体工程制图中单项工程量要上图，单体图尺寸、制图比列要标注清楚，制图符合土地整治项目制图规范，签字为手签，并盖制图单位公章。

一、项目立项、规划设计预算申报审批资料,3、标注项目区的土地利用现状图；

（最新的变更调查成果）4、土地分类面积汇总表根据GB/T21010-2007，土地现状分类进行汇总5、项目坐标成果表（txt格式）（报备）。

6、有关农村集体经济组织的意见。

特别要注意收集项目规划设计编制意见征求和设计方案公告的影像资料。

一、项目立项、规划设计预算申报审批资料,

（二）项目立项批复、预算批复和拨付文件资料项目立项批复文件、专家评审意见（附专家名单）、预算批复、拨付文件。

二、项目实施前准备资料组织管理资料,组织管理资料主要包括：

项目承担单位编制的项目实施方案、项目领导、组织机构成立文件、各项规章制度文件、有关重大决策的会议纪要、会议记录文件、有关项目检查资料。

二、项目实施前准备资料组织管理资料,项目实施方案包括的内容：

1、建设任务目标：

项目范围、项目建设规模、投资规模、新增耕地面积、建设工期、建设任务目标等；

2、组织机构设置方案：

领导机构、项目管理机构、技术指导机构；

3、管理制度实施方案：

“七项”制度、现场管理制度实施方案等；

4、工程管理方案：

工程数量、质量标准、质量监督控制方案；

5、进度管理方案：

工程进度计划、资金使用计划等；

6、资金管理方案：

资金风险防范方案、资金管理机构建设方案、资金管理方式；

7、权属管理方案：

权属调整工作方案、权属调整协议等；

8、文件资料管理方案：

建立专管制度，落实专管人员；

9、工程后期管护方案：

确定管护主体、管护资金来源；

10、项目验收方案：

确定中间验收、初步验收、竣工验收、财务决算、竣工审计方案等。

二、项目实施前准备资料组织管理资料,项目领导、组织机构成立文件：

包括项目领导小组成立文件、项目具体指挥领导小组成立文件，应明确领导小组的职责和分工。

各项规章制度文件：

1、基础管理制度包括岗位职责、报告报表制度、会议制度、考勤制度、财务管理规定、固定资产管理制度等2、七项制度包括法人制、合同制、招投标制、监理制、公告制、村民监督制和审计制的执行的详细制度规定。

3、监督保障制度项目实施动态信息上报制度、招标监督制度、跟踪审计制度、廉政工作责任制、廉政建设规定等有关重大决策的会议纪要、会议记录文件主要是项目领导小组、项目法人在遇到重大需要商量决策时的会议记录。

有关项目检查资料主要是指国土、农业部门和镇政府等相关部门在项目实施期间进行了例行检查形成的资料。

二、项目实施前准备资料合同协议资料,涉及项目勘测、设计、招标代理、施工、监理、工程变更补充协议、验收资料编制、管护移交、补偿等合同协议。

二、项目实施前准备资料合同协议资料,根据以往验收、检查查看资料存在的问题，强调一下几点：

1、合同类型不全如缺少审计合同工程变更补充协议，凡是项目承担单位委托其他单位做的事情，都应有合同或协议。

2、合同双方签约代表的不具备资格3、合同内容的规范性根据中华人民共和国合同法规定，合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：

当事人的名称或者姓名和住所；

标的；

数量；

质量；

价款或者报酬；

履行期限、地点和方式；

违约责任；

解决争议的方法。

只有以上内容齐全才能算得上是一份规范的合同。

4、合同内容的齐全性如施工、监理合同中施工、监理内容比较笼统，施工时间、监理时间模糊、违约裁定不明、无合同签订日期、签字等。

要特别注意：

变更设计的问题工程变更导致的设计、施工维修期间的约定,二、项目实施前准备资料项目公告资料,包括：

项目招投标公告资料、项目基本情况公告资料、土地权属调整公告资料、拆迁补偿公告资料等。

1、项目招标公告包括招标人的名称和地址、招标项目的名称、内容、规模、资金来源、招标项目的实施地点和工期、获取招标文件或者资格预审文件的地点和时间、对招标文件或者资格预审文件收取的费用、对投标人的资质或专业技术方面的要求。

2、项目基本情况公告包括项目名称、建设位置、建设规模、新增耕地面积、项目总投资、建设工期、土地权属现状、主要工程内容、项目承担单位、项目管理单位、项目施工单位、项目组织单位、项目工程监理单位、项目设计单位等。

二、项目实施前准备资料项目公告资料,3、土地权属调整公告包括土地权属现状、土地权属调整原则、权属调整总体思路、权属调整步骤、权属调整具体要求、土地权属确认和土地权益分配等内容。

4、拆迁补偿公告包括项目名称、建设位置、建设规模、新增耕地面积、项目总投资、建设工期、土地权属现状、补偿主要内容、项目承担单位、项目管理单位、项目施工单位、项目组织单位、项目工程监理单位、项目设计单位。

项目标志牌的设定项目竣工后在项目区设立的标志牌制作一是要符合标志牌管理办法；

二是标示内容中项目区工程布局图应为竣工图，工程量应为竣工工程量。

二、项目实施前准备资料招投标资料,主要包括：

委托招标代理协议、代理单位资质证书、营业执照、项目批复文件、招标公告、招标文件、招标报名表、投标文件；

开标、评标、定标资料、评标报告、中标公告、中标通知书等。

要特别注意的是：

除招标办保存项目招标资料之外，我们自己也要存档招标的全部资料,二、项目实施前准备资料招投标资料,1、土地整理招标代理核备资料招标代理机构填写招标代理机构审核备案表，提供工程招标代理机构的资格证书、企业法人营业执照（初始登记时提供）；

加盖招标代理机构单位公章的拟派本招标代理项目的招标代理经办人员组成名单及有关资格证书原件及复印件（每个代理项目都必须提供）。

2、招标公告主要包括招标人的名称和地址；

招标项目的名称、内容、规模、资金来源；

招标项目的实施地点和工期；

获取招标文件或者资格预审文件的地点和时间；

对招标文件或者资格预审文件收取的费用；

对投标人的资质或专业技术方面的要求。

3、招标文件主要包括招标通告或投标邀请书；

投标人须知；

合同主要条款；

投标文件格式；

采用工程量清单招标的应当提供工程量清单；

技术条款；

设计图纸；

评标标准和方法；

投标辅助材料及其他。

二、项目实施前准备资料招投标资料,4、投标文件主要包括投标函；

投标人概况；

施工组织设计；

投标报价、报价细目及与报价有关的技术文件；

招标文件中要求的其他内容。

关键要件包括：

（1）投标报价书

（2）投标保证金（3）投标委托书（4）已标价的工程量清单（5）投标辅助资料（6）资格审查资料（7）投标人按投标须知要求提交的其它材料（包括工程建设的建议、创建文明工地的措施等）5、开标、评标、定标资料主要包括投标文件送达及开标签到记录、监督人员签到表、开标会议议程、会议纪律、投标文件密封确认表、评委抽取资料、评委签到表、评委打分表、评标报告。

二、项目实施前准备资料招投标资料,评标报告评标报告是定标的重要依据，包括以下主要内容：

（1）开标记录表，主要包括开标的时间和地点，开标会议召开情况等；

（2）对投标人承担能力与工作基础评价；

（3）投标人投标价格情况，以及修正后按投标价格的排序；

（4）评标的标准和方法，以及投标条件的具体规定；

（5）评标委员会的组建情况；

（6）具体评标过程和情况总结；

（7）经评审的投标价格的计算结果；

（8）对满足评标标准的投标人按照得分进行排序；

（9）推荐中标候选人及选定的原因；

（10）在合同签订前需解决和澄清的问题。

二、项目实施前准备资料招投标资料,中标公告和中标通知书,注意中标公告和中标通知书很重要,三、监理资料,

（一）监理资料的归档管理

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,

（一）监理资料的归档管理要求1、监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档，归档资料应真实完整、分类有序。

2、监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。

3、项目预验收合格后，项目监理机构应向项目承担单位提交完整的监理档案。

1、施工准备阶段的监理2、质量控制3、进度控制4、造价控制5、安全生产监督管理6、变更管理资料7、保修期监理资料8、其他监理资料,三、监理资料,

（二）监理资料归档的内容,1、施工准备阶段的监理,

（1）设计交底和图纸会审资料

（2）施工测量成果验收（3）监理规划和监理实施细则（4）审查施工组织设计（施工方案）（5）检查开工条件,三、监理资料,

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,1、施工准备阶段的监理工作

（1）设计交底和图纸会审资料设计交底由项目承担单位主持，设计单位代表、施工单位项目经理和技术负责人、总监理工程师及相关人员参加。

总监理工程师应组织监理人员熟悉设计文件，对于设计深度不满足施工要求以及图纸中存在的问题，项目监理机构应向项目承担单位提出书面意见和建议。

项目监理机构负责整理设计交底纪要，由项目承担单位、设计单位、施工单位和项目监理机构负责人签认。

（2）施工测量成果验收工程开工前，施工单位按有关规定或承包合同约定对原始地面以及计量起始位置地形进行测量，填写施工测量报验表（附录A.1.1），报项目监理机构审核。

监理工程师应按以下要求对施工单位报送的测量放线控制成果及保护措施进行检查，符合要求时，监理工程师对施工单位报送的施工测量成果申请表予以签认。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,1、施工准备阶段的监理工作（3）监理规划和监理实施细则监理规划编制内容主要包括：

a）工程概况；

b）监理工作范围；

c）监理工作内容；

d）监理工作目标；

e）监理工作依据；

f）监理机构的组织形式；

g）监理机构的人员配备计划；

h）监理机构的人员岗位职责；

i）工程质量控制；

j）工程造价控制；

k）工程进度控制；

l）合同与信息管理；

m）安全生产管理职责；

n）监理工作制度；

o）监理设施。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,1、施工准备阶段的监理工作（3）监理规划和监理实施细则监理细则编制内容主要包括：

a）专业工程的特点；

b）监理工作的流程；

c）监理工作的控制要点及目标值；

d）监理工作的方法及措施。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,1、施工准备阶段的监理工作（4）审查施工组织设计（施工方案）施工单位应在开工前报送施工组织设计（施工方案），并填写施工组织设计（施工方案）报审表（附录A.1.2）。

总监理工程师组织监理工程师进行审查，并提出审查意见，经总监理工程师审核、签认后报项目承担单位。

（5）检查开工条件施工单位完成开工准备后，应向项目监理机构提交开工申请。

监理工程师审查施工单位报送的工程开工/复工报审表，总监理工程师审批并签发工程开工令（附录A.2.1）。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,2、质量控制

（1）原材料、构配件和工程设备的控制对于工程中使用的材料、构配件和工程设备，项目监理机构应监督施工单位按有关规定进行检验，并将检验结果、材料合格证明等随材料/构配件/设备进场报验表（附录A.1.4）报监理工程师签认。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,2、质量控制

（2）施工过程质量控制1）对各道工序严格进行自检，自检合格后报项目监理机构签认。

2）项目监理机构应加强对施工过程的巡视和检查，；

对发现的质量问题或影响工程质量的行为以及各种违章作业行为发出调整、制止、整顿直至暂停施工的指令，并作好巡视记录。

3）编制旁站监理方案，明确旁站控制点和控制措施，对工程的重要部位、隐蔽工程的隐蔽过程、下道工序施工完后难以检查的部位进行旁站监理，及时发现和处理施工中出现的问题，并作好旁站记录。

旁站监理记录填写内容：

旁站记录按施工作业内容填表，开始和结束时间，填写年、月、日、时；

施工情况：

旁站部位（工序）的施工作业内容，主要施工机械、材料、人员数量，完成的工程数量，留置试块情况等。

监理情况：

施工质检人员到岗情况，特殊工种人员持证上岗情况；

施工机具和建筑材料检查情况；

施工过程执行施工方案及工程建设强制性标准情况。

发现问题：

建筑材料、施工机械、施工工艺、施工方法等各方面，凡发生不符合要求之处，以及施工安全出现问题时，均要作好纪录。

处理意见：

针对发现问题，如何处理的情况纪录。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,2、质量控制（3）质量验收1）项目监理机构对施工单位经自检合格后报验的工序质量，应按有关技术标准和承包合同约定的要求进行检验，检验合格后方予签认。

2）施工单位完成的合同工程均通过工程中间验收后，填报合同工程移交申请表，项目监理机构进行审核，符合要求的予以签认。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,3、进度控制1）监理工程师审查施工单位报送的工程开工/复工报审表，总监理工程师审批并签发工程开工令2）对可能造成质量事故或者已经造成质量事故的，由总监理工程师及时下达工程暂停令（附录A.2.2），整改完毕经监理人员复查符合规定要求后，由总监理工程师签署工程复工令3）工程延期事件发生后，施工单位应在合同约定的期限内向项目监理机构提交书面工程延期意向报告，并按合同约定，提交有关工程延期的详细资料和证明材料。

工程延期事件终止后，施工单位在合同约定的期限内将工程延期所有的细节材料和详细记录汇总，整理齐全，随工程延期报审表（附录A.1.6）报送项目监理机构审批。

项目监理机构根据承包合同中有关工程延期的约定以及工期拖延和影响工期事件的事实和程度评估出延期天数，在与项目承担单位、施工单位协商一致后，由总监理工程师签署工程延期报审表（附录A6），报项目承担单位审批。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,4、造价控制

（1）工程计量施工单位对已验收合格的工序（单元工程）应及时向项目监理机构提交工程计量报验单（附录A7），项目监理机构应对施工单位报送的计量结果进行审核，签署工程计量报验单（附录A.1.7）。

当施工单位完成合同内全部工程量后，项目监理机构应对历次计量结果进行汇总，核实合同工程的最终计量工程量。

对施工单位依据监理机构指示以计日工方式完成的工作内容，应填写计日工工程量签证单（附录A.1.8），报项目监理机构和项目承担单位签认。

（2）工程款支付1）工程预付款的审批和支付施工单位填写工程款支付申请表（附录A.1.9）报项目监理机构，由总监理工程师签发支付意见。

工程预付款应按合同约定及时扣回。

2）工程进度款的支付施工单位按承包合同约定的付款方式和时限，根据已签认的工程计量报验单（附录A.1.7）和计日工工程量签证单（附录A.1.8），填报工程款支付申请表（附录A.1.9），由总监理工程师审核、签署工程款支付证书（附录A.2.3），报项目承担单位审批。

工程变更费用随工程进度款一同支付。

施工单位应根据承包合同约定的工程变更造价的计算条款和现场签证费用的计算条款，填报工程款支付申请表（附录A.1.9），并附工程变更单（附录A.3.1），由项目监理机构审核签认后报项目承担单位审批。

3）竣工结算施工单位完成所有合同内容，经验收合格后，施工单位应按合同要求向项目监理机构提交竣工结算报表。

总监理工程师签署竣工结算审核意见书，并签署完工工程款支付证书，报项目承担单位审批。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,5、安全生产监督管理

（1）核查施工现场各种机械、车辆、井架等设备及其安全设施的验收手续，并签收备案，在施工机械、安全设施验收报审表中填写审查意见。

（2）对施工现场安全生产情况进行巡视检查，发现安全事故隐患，立即下达整改通知单，并督促其立即整改。

情况严重的，及时下达工程暂停令，要求暂时停止施工，施工单位拒不整改或者不停止施工的及时报告项目承担单位。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,6、变更管理资料1）在项目实施过程中发生工程变更时，应由施工单位提出申请，并填写工程变更单，经相关方审核签认后，按审批管理程序规定的最终审批人签认，应由项目监理机构提交给施工单位实施，监理机构监督管理。

2）施工单位申请工程款支付时，对因工程变更发生的费用变化，应按承包合同约定，编制变更工程价款，经项目监理机构审核后，报项目承担单位批准。

-变更申请、预算、位置图、变更会议纪要、审批（示范：

中山民众项目）7、保修期监理资料项目监理机构应按有关规定和承包合同约定，在合同段工程移交书中注明保修期的起算日期以及尾工项目清单。

（二）监理资料归档的内容,三、监理资料,8、其他监理资料

（1）监理日志全面记录，工程实施过程中的质量、进度、投资控制、安全管理、组织协调等情况以及存在的问题。

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