文件控制程序Word格式.doc

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2范围

适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3.1总经理负责批准、发布质量手册。

3.2管理者代表负责审核质量手册；

批准程序文件以及其它体系文件（包括质量记录表格）。

3.3办公室负责组织编制质量手册、程序文件；

负责对质量管理体系文件的发放、更改和管理。

3.4各部门经理负责组织本部门相关文件的编制、使用和保管。

3.5技术品管部负责技术文件与图样的编制、发放和保管；

负责与产品相关标准和法律法规的收集、整理与归档等。

4工作程序

4.1文件的编号

a）质量手册HT-SC-9001A-2008

实施年号

标准代号

质量手册

公司代号

b）程序文件HT-CX-4.2.3-2008

标准条款号

程序文件

c）作业文件HT-ZY-01-2008

文件顺序号

作业文件

d）记录HT-JL-4.2.3-01

记录顺序号

记录表格

4.2文件的编写、审核与批准

公司所有文件在发布前必须得到批准，以确保文件是充分与适宜的：

a）质量手册由办公室负责组织编写，管理者代表审核，上报总经理批准。

b）程序文件由办公室负责组织相关部门编写，相关部门经理审核后上报管理者代表批准。

c）各部门作业文件由部门经理组织编写、汇总，由管理者代表批准。

4.3文件的评审

a）根据各种情况的变化，文件应实施动态管理，相关部门应组织对原文件进行评审，以确定是否需要更改，若更改需得到再次批准。

如需更改，执行4.4条款的规定。

b）每年底由办公室组织各部门对现有质量管理体系文件进行定期评审，以确定其充分性与适宜性。

4.4文件的更改

a）质量手册、程序文件由办公室组织更改，填写“文件更改单”，经原批准人批准后实施更改。

b）其他文件的更改由各相应部门经理组织更改，填写“文件更改单”，经管理者代表审核、批准后实施更改。

c）技术性文件的更改由技术部经理审批。

d）文件更改时允许划改：

“==”，不许涂改和刮改，更改后在适当位置注明更改人和更改日期。

必要时采取换页或换版的方式。

4.5文件的发放

确保在使用处可获得适用文件的有效版本。

a）文件发放前对所有受控文件必须加盖表明其受控状态的印章，并填写发放号。

文件的发放、回收要填写“文件发放、回收记录表”。

办公室编制公司总的“受控文件清单”。

各部门编制本部门“受控文件清单”。

b）因破损而重新领用的新文件，发放号不变，并收回相应旧文件。

因丢失而补发的文件，应给予新的发放号，并注明已丢失的文件的发放号失效，发放部门作好相应发放签收记录并保存。

c）文件的持有人在调离本公司时办公室或部门相关负责人应及时收回其受控文件。

d）文件未经总经理或管理者代表批准不得翻印或向外提供，技术文件的复制执行《技术文件管理规定》。

4.6文件的使用和保存

确保文件保持清晰、易于识别。

a）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放。

b）各部门使用的文件由本部门保管。

c）任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和查阅。

4.7外来文件的控制

确保外来文件得到识别，并控制其发放。

a）办公室负责接收行政外来文件并安排转阅、承办等相关事宜，负责将所有外来文件填写在“受控文件清单”内。

b）技术部负责收集与产品相关的国家、行业、地方标准的最新版本，收回旧版本，加盖“受控”印章，并及时填写在“受控文件清单”内，按需控制发放。

4.8文件的作废与销毁。

a）所有失效或作废文件由主管部门及时从使用场所撤出，防止作废文件继续使用。

b）若因任何原因需保留已作废的文件，都应加盖“作废保留”章以防止误用。

c）对要销毁的作废文件，由主管部门填写“文件销毁单”，经管理者代表批准后，安排专人销毁。

4.9技术文件的控制

技术部编制并实施《技术文件管理规定》，以确保：

a）图样和技术文件按规定进行审签、工艺和质量会签、标准化检查。

b）图样、技术文件协调一致、现行有效

c）识别产品质量形成过程中需要保存的文件，并及时归档。

5相关文件

《技术文件管理规定》HT-ZY-02-2008

6记录

1）受控文件清单HT-JL-4.2.3-01

2）文件发放回收记录表HT-JL-4.2.3-02

3）文件更改单HT-JL-4.2.3-03

4）文件销毁单HT-JL-4.2.3-04