新编进出口英语函电译文Word文档下载推荐.docx
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所以如果你的信很长，你就得打算用两页信纸，而不要把所有的内容挤在一页信纸上。
但也不要将最后几行字单独地写到另一页信纸上去，这时最好将所有的内容写在一页纸上。
大部分的商业信函都是间隔一行，段落之间空两行。
但是，如果信函很短，则间隔两行就比较美观，段落之间可间隔两行或三行。
根据个人的喜好，段落的开头可用缩行的形式，也可以不用。
如果用缩行的形式，则每个段落缩进的距离都应相等，切不可某一段缩进一厘米而另一段却缩进两厘米或更多。
那样的话，你的信会给人一种粗枝大叶、凌乱无序的感觉。
4简短的段落
商业信函的应该内容明了，布局悦目。
字句冗长，词语拖沓的信是不会受人欢迎的。
所以必须尽量使语句和段落短小精悍。
每一段讲述一层意思，而意思的表述要尽可能地简明扼要。
5正确的语法、拼写、标点符号
决不应该让有拼写、打印或句子结构错误的信函寄出去。
如果你只关注信函的语气和内容，只在意信函能否完成你所赋予它的使命，那么，那些错误对你来说可能显得无关紧要。
其实你错了。
语法不通，拼写错误，标点符号遗漏或误用都会影响读信人对你的看法，结果你的信函徒然无效。
信函发出去以前均须仔细审阅，改正每个错误，否则读信的人既不会信任你也不会尊敬你。
这将是你为你信函里的错误所付的代价。
准确使用标点符号非常重要，因为这有助于表达或强调你的意思，使你的信件更易读、更受人欢迎。
二商业信函的七个主要部分
结构完整的商业信函有以下七个主要部分：
1信头即撰写信函的企业的名称地址
2日期即信函撰写或签署的年月日
3封内地址收信人的姓名地址
4称呼对收信人的称呼
5信函正文信函的内容或信息
6结束语信函中表示礼节的结束用语
7签名此部分可包括写信人的职务
1信头 此部分能显示企业特色，通常印在公司信笺上，可由下列部分组成：
1）公司全称 从企业的名称你可能知道那是家什么类型的企业。
2）司标 通常是企业的一个很醒目的徽记或商标。
3）地址 信头里的地址应该有发出信函的办公地点，此外，还可以包括公司总部的
地址或公司注册地址，如果企业有分部或其他办事机构，这些部门的地址也可列出。
地址部分还包括电话、传真、电传号码，电子邮件的地址，有些公司的信笺上还有电报挂号。
4）主要经管人员名称。
5）产品图象 这通常是企业所制造或销售的产品的微型图象，如一辆汽车、一台电脑或一辆摩托车。
人们一看到这样的图象就可以知道这家公司是经营什么业务的。
6）企业类型有些公司的信头里印有Importer&
Exporter（进口商与出口商），Distributor（经销商），或BuildingContractor（营造商）等字样，这样您就可以了解这是一家什么样的企业。
有时候你可以从公司信笺下面印着的商品、产品或服务项目的名称上了解这家公司的专营范围。
7）注册编号 这类编号一般是以较小的字体印在信头里的，有时候还包括计划某家公司注册地的国家或城市名称。
8）参照编号如果引用（YourRef.）你方参照编号，那是为了让对方在阅读信件时知道这一信件是讨论他们曾提及的某个什么事项的；
而如果使用（OurRef.）我方参照编号，则是为了让对方在写回信时提到我方的这一编号，以便我们方便地查寻带这编号的信函。
9）日期 有些公司的信笺上，DATE（日期）这个词印在信头部分的底下，这样日期就应该打在这个位置上。
2日期
如果在信头里没有提供写日期的位置，那么日期应打在信头下两至三行的地方。
日期可从左面页边写起，也可以置于中间，或置于右边；
置于右边时最后一个数字可作为右页边的起始符号。
然而最好还是遵循你所在单位的习惯办事。
日期应打在一行里面，星期几这样的字眼一般不用写。
日期最好以D/M/Y这样的次序来写，即日、月、年，因为现在以计算机进行文字处理的表格日期栏里日期通常都是这样排列次序的。
但是，实际上有不少人是用M/D/Y这样的次序来书写日期的。
日期可以用1、2、3、4……这样的基数词，也可以用1st、2nd、3rd、4th……这样的序数词。
如果使用序数词时，请特别注意个位有1、2、3这些数字的日期写法，因为初学者常常会错写成1th、 2th、
3th、21th、22th、23th、31th或者11st、12nd、13rd等等。
为避免写错，还是使用基数词为好。
月份名最好全部拼写出来。
不要用数字，因为这样会产生问题，譬如12/11究竟是11月12日还是12月
11日。
然而，由于文字处理器上广泛使用D/M/Y这样的排列，并且大部分欧洲人常常用缩略形式来书写日期，如-1.7.97-，因此如果你喜欢用数字来表示月份名，应注意两点：
（1）采用D/M/Y次序，
（2）用两位数字来表示日期，01/07/97。
此外，因为一年只有12个月，如果日期的数字是13以上，我们可以放心用数字来表示月份名，如：
13/01或者01/13将毫无疑问是1月13日。
如果日期是以M/D/Y的次序写的，那么在日后面（尤其当日是用基数词写时），应用逗号将表示日和年的两组数字分开，如：
January1,2000。
3封内地址
封内地址的内容应与信封上的姓名和地址的内容相同。
由于公司秘书或打字员每天可能要打几十封信，开几十个信封，因此封内地址能帮助她/他确定信件有没有放错信封。
就这样，封内地址逐渐成了商务信函不可缺少的一个部分。
封内地址应与左页边对齐；
虽然封内地址可用缩行式书就也可用平头式书就，但以平头形式为好。
日期与封内地址之间应留多少空间取决于信函的长短，一般长度的信建议空开两行。
寄往国外的商务信函封内地址可全部或部分包含下面内容：
1）收信人全名（如果您了解的话）
如果你知道收信人的全名，就把它写在地址的第一行。
这里所谓的全名是指一个人的名字和他的姓氏，也可以是他的名字（及他的中间名字）的首字母与他的姓氏，而姓氏应该全部拼写出来，在姓名前可加上该人的尊称，如应写：
Mr.JohnSmith或Mr.J.M.Smith而不是写成Mr.Smith。
2）收信人职务（如果你了解或你希望在信内地址里写上的话）
职称可打在收信人的姓名后面，也可在下面单独打一行，尤其是你发觉收信人尊称、姓名及职称都打在一行里显得太长的时候。
如果收信人在公司里担任某个公职，而你又不知道他的姓名；
在这种情况下，职称可写在封内地址的第一行。
3）收信人公司名称
公司名称一般应全部打出来，如果太长，其中有些单词也可用缩略形式，如可将ChinaInternationalTrustandInvestmentCorporation写成ChinaInt’lTrust&
InvestmentCorp.。
封内地址一般不写公司名称的首字母，如仅写CITIC来表示上述公司名称。
4）办公楼名字
封内地址可包括公司办公所在的楼宇名字，如：
ShanghaiCanter（上海商城）、SunPlaza（太阳广场）等。
如果封内地址这一部分占了五、六行以上，而在下面一行里街道的名称前写有楼宇的门牌号，这样的话，楼宇名称可以省略。
5）楼宇门牌号、街名、及房间号码（如果有的话）
楼宇门牌号一般写在街道名称前，但是房间号码（如果办公地设在某个房间内的话）应写在街名后，如：
1234St.RichardAvenue,#2105（圣理查德街1234号2105室）。
6）城镇名、邮政编码
一般大城市的名称后可不写该城市所在县、州或省份的名称，但是小城镇的名字后就应该写上。
英国有两个城市都叫Richmond（里奇蒙），一个在Surrey叟雷郡，另一个在Yorkshire（约克郡）而在美国有好多城镇都叫Washington（华盛顿）。
因此，如有邮政编码也应该写在封内地址里。
7）国名
对于寄往国外的信函，无论在信封还是信纸上，国名都是一个不可缺少的部分。
没有国名，许多信件就无法投递，有的可能会送错地方。
譬如，有两个城市的英文名字都是Tripoli，一个在利比亚（的黎波里），而另一个在黎巴嫩（特里波利）。
总之，无论你是写回信还是首次发信，对于对方的姓名地址应按照来信或你所找到的原来出处上所写的那样拼写。
拼写和打字一定要准确。
注意Iceland（冰岛）和Ireland（爱尔兰）就一个字母之差。
切勿因为你觉得对方名字似乎拼写不对就随意改动。
美国人的姓氏五花八门、各不相同，他们的少数民族用的不是英文姓氏。
即使有些典型的英国人姓氏从拼法上看来也有些与众不同。
Byrd、Smyth、和
Bird、Smith同样都是姓氏。
切勿随意将Y改写为I。
4称呼
如果在信中不用“经办人”与“标题”这两行文字，称呼的位置应该是紧靠左页边，应至少在封内地址两行以下，与下面信的正文的距离也是两行。
在英国，写给企业而不是给企业里个人的信，在称呼中用DearSirs;
而在美国最常用的是Gentlemen。
现在人们开始用DearSirsorMmes或Ladies/Gentlemen这样的称呼，以免有性别歧视之嫌。
写信给那些妇女社会地位得到公认的国家里的企业时，尤其要注意这一点。
DearSir是用来称呼其名不详的男性收信人的，而DearMadam则是用来称呼其名不详的女性收信人的，不论其是单身还是已婚。
DearSirorMadam可用来称呼一位其名不详且其性别也不详收信人。
如果已知收信人的姓名，则称呼的形式应该是Dear后跟上该人的尊称和姓氏。
称呼中一般不用首字母或名字，如应该写DearMr.Johnson,而不是DearMr.RJohnson或DearMr.RichardJohnson。
有些美国人喜欢别人用他们的名字称呼他们。
当你与通信对方通过长期业务联系而建立了友好关系，如果他们用你的名字来称呼你DearWeiming或DearYun,DearJack或DearMary（如果你有英文名），你也可以用他们名来称呼他们。
有些专门的头衔也可用在称呼里。
这些头衔前面也要写上Dear，头衔后面只能用姓氏，如Dear Dr.
Watson或DearProf.Young。
中国人习惯于用某些公职头衔来称呼人，如，王总，张经理，周厂长。
但是要注意在英文里边并不是所有的公职或官衔都可以后面跟上姓氏的。
如我们可称呼ChairmanMao（毛主席）、PremierZhou（周总理）、PresidentNixon（尼克松总统），但是象Minister（部长）、manager（经理）、director（主任）等头衔后不能跟姓氏，因此一般也不能用作称呼之用。
在上面所提到的那些称呼中，除了Gentlemen或Ladies/Gentlemen,Dear这个词以外，一般不能省去。
用这个词只是出于礼貌，而无其他的含义。
称呼里没有这样一个词，如Mr.Young或Helen,听起来有些唐突或不太礼貌。
因此当你写信给异性时，请放心使用这个词。
而当我们把称呼翻译成中文时，“亲爱的”这几
个字根本可不译。
另一方面，在DearSir这样的称呼中，如果你省略了Dear这个形容词，别人看来你是在称呼对方为“老爷”或“爵爷，而把自己贬到一个卑谦奴仆的地位。
英国人在称呼后习惯用逗号，而美国人用冒号。
在现代的商务英语信函中，称呼后可不用标点符号。
5信的正文
这是商务信函最重要的部分。
其位置在称呼两行以下，如有标题，就应该在标题两行以下。
如果信件长度一般，其段落内的文字以一行接一行往下写，而段与段之间空一行。
每一段落第一行可从左页边写起（也可以往里缩一些）。
记住，人们常常是在较紧张环境下阅读商务信函的：
他们工作繁忙，几十桩令他们感兴趣的事情在竞相吸引他们的注意力。
因此要把你的信函写得简明扼要，倍具效率。
文字要简洁、流畅，句子和段落都应短小精悍。
如果要强调一层新的意思，就应新起一个段落，但也不要养成习惯，一个句子就一个段落。
段落要按照逻辑次序来安排，这样你的信读起来就很容易，一步步达到你想要取得的目的。
信函第一段主要是起到与他人建立联系的作用，因此此段落一般应简短些—往往只含有一个句子。
此段可以：
（1）表明信函主题或写信目的
（2）致谢对方来函
（3）创造令人愉快的语言氛围结尾段落也应简短，可以：
（1）表示友好亲善
（2）给阅信人清楚的信息
（3）引发写信人所期待的行动或反应
尽量做到一封信讨论一个主题，但有时你必须在一封信里讨论几个话题，这样你就得在每个段落前用一个小标题来显示各个段落所谈论的问题。
小标题文字可全部用大写字母，也可用斜体字，或用粗体字来写，以引起阅信人注意。
小标题可写在段落的开头，与后面的句子空开几格。
6敬意结尾
与称呼一样，敬意结尾语只是一种习惯性的、表示礼貌结束一封信函的用语，与信函正文的最后一行隔开两行。
根据企业或你个人的喜好，敬意结尾语可齐着左页边写，或在信纸的右边或中间的位置。
敬意结尾语必须和称呼相配，如下表所示：
DearSirs
DearSirsorMmesYoursfaithfully\Faithfullyyours
Gentlemen
Ladies/GentlemenYoursverytruly\Verytrulyyours
DearSir
DearSirorMadamYoursfaithfully\Faithfullyyours
DearMrSeaver
DearMrsSeaverYoursfaithfully\Yourssincerely\Bestwishes\Kindregards,etc.（U.K.）
DearMsMalone
DearMissMaloneSincerely\verytrulyyours\Bestregards,etc.（U.S.）
注：
1敬意结尾语中从不用truthfully一词。
2整个敬意结尾语只有第一个字母大写。
7签名
签名部分包括公司名称、写信人手签的姓名、打印的姓名及职务名称，职称后有时候应写上写信人所代表的部门名称。
商务信件中的签名部分一般以平头式排列，即每行行首须对齐，整个部分一般在敬意结尾语正下方，隔开两行，可贴近左页边，可居中，也可位于信笺右部，视结尾语的位置而定。
由于公司名称已在信头中出现，因此有时在签名部分可不用写公司名称。
这样，在敬意结尾语下面应留有大约三到四行，让写信人或口授信件人有足够空间签上其姓名。
每一封商务信函须用钢笔手签。
如信函上只有打印姓名似乎有些不规范，而使用橡皮图章会使信函缺乏效力，用铅笔或蜡笔签名是对收信人不够尊重的表现。
签名人的名字是以首字母形式出现，如G.F.Smith还是全部拼写出来，如GeorgeF.Smith,在很大程度上可由个人决定。
但是签名的形式不宜变化多端，一次签了GeorgeF.Smith，以后应该一直用这个形式签名，不应该有时又签成G.FordSmith。
签名时最好把名也写出来，如DavisJenkins或DiannaJenkins,这样人家就可以了解写信人的性别，回信的时候就不会用错称呼。
手签的姓名下面应该将签名人的姓名打印出来。
这样无论你签名多么潦草难辩，都不会产生混乱差错。
现在有人习惯在打印姓名前面或后面用括号把尊称写也来，如：
（Ms）D.McCarthy,H.E.Morgan。
喜欢这样做法的女士比男士多，一半是因不少女士希望用Mrs让人家知道他们已经结婚了，而用Miss让人家知道他们还是独身，或者用Ms表示他们根本就不想让别人知道她们的婚姻状况。
一半是由于人们普遍认为公司里的重要职务只有男士把持着的，（而身居高职的女士想要收信人搞清楚他是在与一位女士打交道。
）
有些男士签名时喜欢用首字母，还有些男士所取的名字女士也能用，他们往往要求在信函的签名部分中打上Mr。
在签名部分把这些尊称打印出来对中国人来说很有实际意义，因为不懂中文的人从我们的名字上难以辩明男女。
在首封寄给客户的信中把尊称写明后，他们在回信中就能正确地称呼我们。
在首封寄往国外的信中如何签署或打印我们的姓名，使国外通信人搞清楚我们的姓氏、名字，这对中国人来说又是一个必须注意的问题。
解决这个问题的最好办法是将我们的姓氏全部大写，如GAOYuanhua.不少海外华人也象西方人那样，将名的首字母话在姓氏前面，如S.C.Leung；
可是当他们把名字全部拼写出来时，仍是姓氏在前，中文的名在后，如LeungSuetChan。
职务名称可跟在打印姓名后面，也可放在下面一行。
当姓名较长，或职务名称较长，或两者都较长时，职务名称最好另写一行。
如果签名人只代表公司的某一个部门，则签名部分也应包含部门名称，即打印姓名下面一行为职务名称，再下面一则是部门名称。
如：
FrederickB.PrenticeAssistantManagerOverseasSalesDepartment
三商务信函中可根据需要选择使用的部分
1经办人
如果你的信是专门写客户公司的某个人或某个部门的，但是你可能只知道该人的姓氏，因而无法在封内地址里写清楚（封内地址里要求连名带姓一起写）；
或者那位收信人不在公司，而您希望这封信能够马上交给公司里代为负责原收信人业务的其他人，那么你就可以在信里专门打这样一行文字，写明交某人经办。
经办人这行文字可贴着左页边向右写，也可以置于信笺中央，在封内地址下面而在称呼上面，与这两部分均隔开两行。
行首可以打上Attention一词，也可用其缩略式Attn,后面标上冒号，或者也可用Fortheattentionof这个短语，然后写上收信人姓名，如果知道其职务名称，也可写上。
通常，这行文字下面要划线，如果喜欢的话，这行文字也可全部用大写。
2标题
标题的作用是简短扼要地介绍信函内容，其位置在称呼语之下而在正文之上，与这两部分均隔开两行。
整行文字可从左页边开始往右写，也可以置于信笺中央，在下面应划线；
行首有无Subject一词均可，根据喜好，所有的文字可以大写。
3认辨代码
根据有些公司的行文风格，在签名部分以下两行，紧贴着左页边地方应打出信函口授人或撰写人与秘书或打字员姓名的首字母，这两组首字母可以斜杠或冒号分开，口授人或撰写人的首字母在前面。
各个公司有
自己的风格，有的要求这两组字母都大写JM/MM,而有的则要求小写js/mm，有的只有一组用大写JS/
mm,当然决没有这样的写法js/MM。
4附件
如果有汇票、支票、或别的信函抄件等附在信件中，就要在认辨代码下写Enclosure一词，如果有多份文件附着可写Enclosures,来提示收信人不要忽略有东西附着。
如果没有认辨代码时，这个词就应打在签名部分最后一行的左下角，与签名部分隔开两行。
该词可缩写为Enc或Encl,后面用句点或冒号均可。
如有必要，可列明所附的文件或物件，如：
Enc.BillofLading（6copies）附件：
提单（六份）Commercialinvoice（4copies）商业发票（四份）Insurancepolicy保险单
现在许多商务信函由传真发送，常常有文件随着信函一起传送出去。
在这种情况下，就不应再用
Enclosure这个词来表示，而应该写Attachment。
5副本抄送
如想告诉对方信函抄件同时将发送给第三方时，通常可打上cc或CC两个字母来表示，后面空两格后再写收件人姓名。
副本抄送位置通常是在信件的最后，与签名部分隔开两行，如信件中有附件提示的话，那么它就在附件提示之下，如
CCMr.WilliamCarter,Vice-President抄送 副总裁威廉·
卡特先生
MsFanZhonghui,Treasure财务总监范钟惠女士
有些美国人认为cc是carboncopy（复写纸）的缩写，但是现在已没有人用复写纸来抄写文件了，而都复印机来复制文件，因此他们就用Xerox（施乐）这个品牌名来取代cc。
但是不少商界人士仍写cc，他们认为这是copiescirculated（to）（抄送给某某人）这个短语的缩写。
第二单元询盘/价做生意时人们常常发出或收到询购货物的信函。
商界人士发询函的目的是想了解是否可供，或要求供货方提供产品说明书、商品目录、样品，或要求对方报价，或想知道价格、贸易条件、折扣、交货时间、运输方式、保险、付款条件等。
询购意味着潜在的生意，因此买卖双方都应重视撰写或回复询函。
潜在客户首次与卖方接洽时可将自己的业务范围、所需商品、商品的用途告知对方。
如果是长期客户订购或重复订购，询函可简单些，只要打个电话或填一张询购单就可以了。
写询函时，一定要具体说明想了解什么情况，譬如想
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