第七部分分项财务管理制度.docx

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第七部分分项财务管理制度

第七部分：

分项财务管理制度

一、货币资金管理

本制度所称货币资金，系指下列项目的人民币、国外货币：

“库存现金”指存放于出纳部门，以备零星支用的货币实物；

“银行存款”指存放于银行的货币资金；

“外埠存款”指存放于外地银行开立专户的货币资金；

“信用证存款”指存入银行信用证保证金专户的货币资金；

“在途资金”指公司与分支机构之间的汇、解款项，在月终时如有未到达的汇

入货币资金。

“银行汇票存款”指公司为取得银行汇票，按照规定存入银行的货币资金；

“银行本票存款”指公司为取得银行本票，按照规定存入银行的货币资金。

1、现金管理规定

1-1现金的使用范围

（1）职工工资、津贴；

（2）个人劳动报酬；

（3）根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各项奖金；

（4）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；

（5）向个人收购农副产品和其他物资的价款；

（6）出差人没必须携带的差旅费；

（7）结算起点以下的零星支出（结算起点为1000元）；

（8）银行确定需要支付现金的其他支出。

1-2库存现金限额

根据本公司业务范围和经营活动的特点，库存现金限额在开户银行的核定下，定为元人民币，超过限额部分，当天存入银行。

各业务部门的库存现金限额由业务部门提出限额意见，报财务部核准。

1-3不得“坐支”现金

公司支付现金时，可以从企业库存现金中支付，也可以从开户银行的存款中提取现金支付，但不能从本企业的现金收入中直接支付。

公司由于特殊情况需要坐支现金时，应事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支的额度和使用范围。

同时，企业应定期向开户银行报告坐支的情况和金额。

1-4其他有关规定

除上述主要规定外，公司现金管理还应遵守以下有关规定：

（1）现金收入应于当日送存开户银行。

当日送存如有困难，由开户银行确定送存时间；

（2）公司因采购地点不固定，交通不便以及其他特殊情况必须使用现金的，应向开户银行提出申请，经审核同意后，方可支付现金；

（3）公司从开户银行提取现金，应当写明用途，由本单位财会部门负责人签字盖章，经开户银行审核后，予以支付现金。

不能编造和谎报用途套取现金；

（4）公司不能利用帐户替其他单位和个人套取现金；

（5）公司不能利用支票等转帐凭证套取现金；

（6）公司不能用不符合财务制度规定的凭证，如借条、白条等顶替库存现金；

（7）公司的现金收入不能以个人储蓄的方式存入银行；

（8）公司不能建立“小金库”，保留帐外公款等。

2、货币资金的内部会计控制职责

本公司一切货币资金收支业务，由财务部门负责统一管理。

财务部门应配置专职出纳人员和资金筹集、调配管理人员，负责处理货币收支业务和资金筹集、使用业务。

财务负责人应负责检查、监督、核批、平衡、调度资金的运用。

涉及现金、银行存款等货币资金的收支业务，必须由会计部门（人员）和出纳部门（人员）分别管理执行。

会计部门（人员）负责审核原始凭证及业务的合法性、合规性和有效性，审核无误后才可填制会计凭证，交出纳部办理收付款；出纳部（人员）必须对应收、应付款项的金额、对象、支付方式、审核、审批程序的一致性和完整性确认无误后方可执行。

对现金已付讫或收到的款项，出纳部（人员）应根据准确无误的会计凭证及时登记现金日记帐和银行存款日记帐，出纳部应保证每日库存现金与现金日记帐相符，保证月末调整后，银行对帐单（出纳部存款金额）与银行日记帐金额相符。

财务部应对现金库存进行经常性、突击性盘点，同时要建立重要或敏感岗位轮换制度。

公司对现金及银行支出实行分级授权审批和限额审批管理原则。

凡超过审批权限（事项）或超额审批（金额）的行为，会计人员有权拒绝接受。

会计、出纳部门（人员）具体执行业务如下：

☐出纳部门（人员）执行业务：

•负责登记现金及银行存款日记帐，定期与库存现金和银行对帐单核对；

•将所收的现金和支票送存银行，并收回送款回单，根据记帐凭证登记日记帐；

•根据审核过的发票或单据签发支票，委托银行付款或支付现金，并登记日记帐。

☐会计部门（人员）执行业务：

•登记现金和银行存款明细帐及总帐，定期与现金及银行存款日记帐核对；

•编制记帐凭证，根据有关凭证登记销售收入和应收销货款等与收款有关的帐户；

•根据审核过的发票或单据编制记帐凭证；登记与付款有关的个人帐户。

此外，尚应执行：

•支票及支票印鉴，应由财务部门按岗位分工分别保管和使用；

•非出纳人员不得经管库存现金；

•出纳人员不得兼管任何购、销业务及实物收发。

除现金和银行存款日记帐外，不记任何其他帐，不抄寄结算帐户对帐单，不保管各种凭证和帐簿。

银行对帐单由会计部门核对并编制调节表。

3、收入管理

3-1凡属经营性的并应照章纳税的收入，均应填制多联发票。

发票必需具备：

（1）税务专用章；

（2）连续编印的字号；

（3）存根联。

发票的其他内容按《全国发票管理暂行办法》及公司具体要求设计印制；

3-2非经营性并免交税款的收入，可以填制多联式收款收据。

收款收据必须具备：

（1）连续编号；

（2）存根联；

（3）注明是以现金或支票结算的。

收款收据的其他内容按具体要求设计印制。

本公司印制的发票、收款收据，统一由财务部门指定专人管理，设簿登记，办理领用、注销事项。

用完的发票、收款收据存根联，应及时交回会计部门注销，此项存根至少保存五年。

每年年终，应进行发票清查工作。

发票、收款收据作废时，应盖上“作废”章，并将作废各联附于存根联之后。

发票、收款收据应用蓝黑颜色书写，退货、退价时，在未获取仓库退库凭证或第三者证明退价事实前，不准开具红字发票；退款时，不准开具红字收据，应及时取得对方出具的收据。

出纳员处理货币资金收入业务,一般应按下列程序执行:

（1）根据已经审核的原始凭证和编制的记帐凭证，执行货币资金收入业务；

（2）出纳员必需审阅凭证列示内容，计算加计凭证金额，确认无误后，办

理收款业务；除已开发票者外，开具收款收据；

（3）清点现金或审查支票、银行结算凭证，确认无误后，在记帐凭证上盖

“收讫”章；

（4）根据记帐凭证及时地序时登记现金和银行存款明细帐，签章后，将记

帐凭证传递给会计人员。

4、支出管理

货币资金支出的原始凭证包括外来的原始凭证和内部自制的原始凭证两类。

前者如客户开出的发票、收据及其相关的附件资料；后者如现金借款单、支付款单、工资单、差旅报销单、费用摊提计算单等等。

一切原始凭证必需具备经手（制单）人，验收（证明、复核）人，授权批准（主管）人签章。

★对原始凭证签章手续审核无误后，据以

（1）编制记帐凭证或

（2）低额零星费用支出，编制“费用支出报销单”。

出纳员处理货币资金支出，一般应按下列程序执行：

（1）出纳员必需核对记帐凭证或费用支出报销单，加计原始凭证，确认无误后，对费用支出报销单部分，尚应先记录于“费用支出报销汇总表”，然后办理付款业务。

（2）填制银行支出的结算凭证或清点现金交给收款人，并在记帐凭证上盖“付讫”章，并由收款人在记帐凭证上或费用支出汇总表上的领款人处签章，以证明款项业经支付。

（3）费用支出报销汇总表每一页用完后，出纳人员应加计总额，并交有关会计人员复核。

（4）根据记帐凭证及时地序时登记现金和银行存款日记帐，签章后，交记帐凭证传递给会计人员登记（或输入电脑）帐项。

出纳人员对现金和银行存款日记帐必须每天结出帐面余额，现金余额尚应与盘点现金相核对，并编报“现金、银行存款日报表”送交财务主管存阅。

5、外币资金管理

（1）本公司外币资金集中在公司总部核算、保管和管理。

（2）财务部门除保管日常支出必须的外币库存外，都必须存入经国家外汇管理机构批准的银行。

（3）财务部门应认真执行国家有关外汇管理的规定，具体处理一切外汇收支业务，及时掌握外汇收支结存情况，做好外汇收支平衡、调剂、筹措工作。

（4）重大外汇收支、调剂、筹措事项应报经公司总裁批准。

6、资金周报和资金调度

（1）为使公司总部及时掌握并灵活调度全公司货币资金，公司财务部门和公司各地分支机构均应按周上报“货币资金收支计划周报表”。

（2）外地分支机构，应按按代号用电话、电报、电传等通讯工具上报。

（3）公司财务部门统一汇集、平衡，提出调配方案，经财务总监或总裁批准后下达货币资金调度令。

7、其它

信用证、汇票、本票的申请、开立，保证金的支付及结算进度等情况，应专设登记簿予以记录，并根据有关制度制定管理细则。

二、库存实物管理

1、入库

入库货物分为购入存货和生产转入存货两大类，具体业务流程见第五部分存储及调拨业务处理循环。

2、出库

出库货物分为销售成品、领用物料、调拨货物三大类。

其业务流程如下：

2-1销售成品

（1）市场系统售后服务中心经办人员持“订货通知单”向仓库办理成品出库手续；

（2）仓库接到“订货通知单”时，依产品规格及订货通知单编号顺序列档，内容不明确应即时反映业务部门确认；

（3）仓库依“订货通知单”填制“商品物资出库单”。

出库单是报告本库已经发货，凡未办理出库单手续者，一律不得发货。

（4）出库单以仓库为主体，分年度编字和顺序编号，并按下列程序运作：

a.本单一式五份，

（1）存报；

（2）提货人；（3）出门证；（4）财会；（5）仓库据以记帐；

b.空白行应盖“以下空白”章；

c.发货并经清点完毕，应盖“商品物资已全部发出”章。

（5）仓库内所有商品物资，没有调拨指令，均不准出库，禁止以白条顶库。

客户需看样品时，原则上应到样展品室外看样，特殊情况到仓库看样或经业务部门主管批准，可由保管人员亲自送到指定地点，并于当天带回仓库存放。

2-2领用物料

（1）使用部门领用物料时，由领用经办人员开立“领料单”，经主管核签后，向仓库办理领料；

（2）领用工具类材料时领用保管人应拿“工具保管记录卡”到仓库办理领用保管手续；

（3）仓库依“领料单”填制“商品物资出库单”，与领用经办人员点交签收。

2-3、调拨货物

具体见第五部分：

2、存储及调拨业务处理循环。

3、仓储管理要求

（1）仓库应防卫严密，慎防盗窃；

（2）非保管人员不得任意进入仓库，保管人员应负制止之责，否则照章惩处；

（3）仓库内及其附近应置消防设备，并于适当位置设置消防器材配置图，以策安全；

（4）仓库应具备经有关部门检定合格的度量衡量器具，并应随时较正妥善保管，以免发生收发料的差异，度量衡器具至少每年需做一次总校正；

（5）各项材料应分类别排列整齐，以“料位卡”标明材料名称及编号并绘制各类材料存放位置图；

（6）易爆易燃的危险性材料应与其他材料隔离保管，并于明显处标示“严禁烟火”，并办妥保管；

（7）未经验办及验办中的材料应与已验办的材料分别存放；

（8）贵重材料应特别储存，并予加锁；

（9）未按规定办妥领料手续不得发料，易变质材料应以“先进先出”方式发料；

（10）保管部门应凭收发单据办理收发作业，并记录于“收发记录表”。

4、帐务记录

（1）商品物资明细帐是记录实物收入、发出、结存情况的重要帐册，必须按品种、规格分别设明细帐并认真记录、妥善保管、年终装订成册、至少保存五年。

（2）记帐应有合法依据，并遵守以下记帐规则：

a.根据入库单记物资收入，出库单记物资发出，有关指令资料作为其附件。

分别顺序编号，作为记帐索引号，按月装订成册，以便日后查核。

b.帐页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。

帐面记录严禁挖、补、刮、擦和用涂改液修改；

c.帐面记录采用“永续盘存制”，每次发生增减动态，即时计算结存余额；

d.启用帐簿，应在帐簿封面载明公司名称、年度，在启用页内载明帐簿名称，启用日期，由记帐人员签名或盖章，并加盖公章。

调换记帐人员时，应注明交接日期，并由移交人、接交人签名或盖章。

5、废损处理

（1）商品物资在库保管期间，由于各种原因发生商品物资毁损、变质、霉烂造成损失时，必需严肃、认真、及时填制“商品物资废损报告单”上报审批。

（2）根据审批意见，仓库方可作相应帐务记录；财会方可作有关帐务处理。

6、存货盘点

（1）每月终了，仓库保管员应进行月终盘点，并完成下列程序：

a盘点前，必须截止当月最后一天的收入，发出凭证记入帐册并结出结存额；

b实地清点实物，核对卡片；

c编制月终“商品物资盘点表”。

并由公司审计、财务等部门派员参加监盘。

（2）财会部门根据“商品物资盘点表”，认为必要时应到仓库进行抽样核对；复核盘点表；盘盈、盘亏时，按审批意见作相关帐务处理。

（3）每年终了，根据公司盘点指令，组织人员，全面清点，编制“商品物资盘点表”。

三、低值易耗品管理

低值易耗品是指使用期限低于两年或者单位价值不足人民币2,000元（低于固定资产标准）的经营、业务用品和生活消费用品。

✧为便于管好盘存性财产，结合公司特点对低值易耗品分为低值品和易耗品两类：

•使用期限在一年以上，同时单位价值在人民币100元以上（但不满2,000元）划分为本“低值品”；

•使用期限一年以下，以及玻璃、陶瓷制易碎器皿均划为易耗品；

•单位价值不足人民币100元，不论使用期长短均划为易耗品。

✧低值易耗品统一由行政部门归口管理，包括预算、计划、请购、采购、保管、配置、发放、建立帐、卡等；对低值品还应包括报损报废、移交、收回和财产清查等工作。

✧低值易耗品购置费列入预算后，行政部门每月初仍应编制月份执行计划，经财务部门审查平衡后执行，其他部门（包括财务部门）XX不得自行采购，否则不予报销，责任个人自负。

✧购进低值易耗品，应完成下列程序后及时办理报销：

（1）发票背书用途并由经手人和行政部门负责人签章；

（2）属于低值品的应填制“低值品验收单”；

✧行政部门建立“低值易耗品明细帐”及“部门、个人领用低值品明细卡”。

低值易耗品明细帐应顺序编号，登记各项低值易耗品的收发、结存数据，部门、个人领用低值品明细卡应按部门次序装订，登记各使用、保管人领、退、移交、报废、注销等动态。

上述帐、卡的记录均应编制低值易耗品验收单、领用单、报损单、缴回单等凭证，这些凭证分别序时编号、装订成册，以备查考。

✧部门、个人领用低值品时填制“低值品领用单”，退回时填制“低值品缴回单”，低值品因自然耗损不能继续使用时由原使用、保管人填制“低值品报损单”，经行政管理部门主管审批后注销原卡片记录，如须换领新品时另填“低值品领用单”，再登入卡片。

由于丢失或有意损坏低值品者应视情节由责任人赔偿部分或全部损失，由行政管理部门审查，财务部门收款或扣回，特殊情况下由总经理或授权人批准。

✧在用低值品由行政管理指定专人负责管理，并定期清点，保持公司财产完整，至少每年年终前进行一次全面清查盘点，编制盘点报告清册。

清查发现的盘盈盘亏除列入盘点报告清册外应查明原因，提出处理意见，经批准后办理。

四、结算资金管理

1、结算资金管理目的在于加速资金周转，提高资金使用效率，防止呆帐，坏帐的发生，减少收帐费用和损失。

2、结算资金管理对象包括公司下列债权、债务往来：

预付货款应收帐款

备用金其他应收款

预收货款应付帐款

内部往来其他应付款

投资单位往来等

3、往来款项核算岗位分工，人员除负责其岗位职责外，在资金处理和核算中应加强如下管理环节：

3-1对一切往来帐项发生时应审查确认后入帐。

（1）经济事项的原始凭证、法律性文件资料是否完备，并经授权批准人审批；

（2）经济业务的财务承诺内容，以及本公司经办人姓名；

（3）有无资信调查和批准，有无担保人；

（4）客户名称、详细地址、电话号码、电报挂号、客户经办人姓名等是否清楚。

3-2及时正确地处理往来帐项的明细记录和核算。

3-3及时进行结算或向公司经办人提出结算要求。

3-4定期编制对帐单，经财务主管会同经办人处理。

4、结算原则

4-1赊销商品前，资金管理岗位尽可能对客户作信用调查，并报告财务主管、直至总经理决定是否予以赊销。

为了防止坏帐损失，赊销商品时应办妥下列事项：

（1）签订购销合同；

（2）确立结算方式及付款期限，或获取付款保证书；

（3）延期付款的违约责任；

（4）是否应有保证人；

（5）应否法律公证等。

4-2除合同批准权限按规定执行外，其他结算资金，除由有关部门主管签注意见后，凡金额在人民币万元以下者，授权财务主管批准；人民币万元以上者，由财务主管转呈总经理审批。

4-3职工个人原则上不准借支（出差预支差旅费除外），因特殊情况确定需要，视职工福利基金结余情况，并在借款单上订明扣款计划，由总经理室成员批准后借给，按计划扣款。

4-4凡帐龄在九十天以上者，往来款项核算岗位每月列表报给财务主管处。

4-5业务人员对其经办赊销货款负有催收的直接责任；记帐人员负有督促催收的责任。

如由于工作失职造成坏帐损失者，应追究其责任。

4-6信守商业信誉，欠人者主动偿还；人欠者积极收取。

公司员工均应为减少坏帐损失至最低限度而尽责。

5、列帐方式

结算资金通常首先通过转帐记录而确定其存在，为使对方单位及时地确认该笔款项并作相应的会计记录，应在业务确定的同时填制“（）项列帐通知单”一式三份，并由接受单位签回一份。

6、坏帐处理

6-1应收款项回收发生问题未能收回时，由经办业务人员提出书面说明，会计应单独设立明细科目予以列示。

（1）提请经济法庭调解，或

（2）依法起诉，予以法律裁决，或

（3）经理会议研究处理方法。

6-2公司采用坏帐准备金制度，年度终了，按年末应收款金额的3%计提坏帐准备金，计入管理费用；公司发生坏帐损失，经批准后，冲减坏帐准备；收回已经核销的坏帐时，增加坏帐准备金。

7、备用金的管理

定额备用金制度主要包括以下内容：

（1）由会计部门根据实际情况制定，拨出一笔固定数额的现金，并规定使用范围；

（2）必须设立岗位负责经管定额备用金；

（3）支付零用现金时，必须按指定的负责人签字同意；

（4）财务主管人员必须妥善保管支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设置备用金登记簿，记录各项零星支出；

（5）经管人员按规定的间隔日期或在备用金不够周转时，凭有关凭证向会计部门报销，补足备用金的规定金额；

（6）备用金借款大于6,000元，应以转帐方式办理，借款申请单按现金和转帐分别填写；

（7）办事处建立备用金明细帐，月末向公司用服中心，行政会计部报备用金明细表；

（8）即付即清制度，此次借款必须要有上次付清的票据。

（9）公司对备用金实行专人管理、定金管理和定期核销制度，对一次备用金借款额度超限或已借备用金未在期限内核销的备用金借款事项，会计人员有权拒绝处理。

五、固定资产管理

1、购建计划

（1）固定资产的购置或建造，实行计划管理，结合新年度经营目标，编制年度固定资产购建计划，纳入年度资本支出预算内，经平衡审批后，据以监督执行。

（2）固定资产由公司财务系统资产管理部组织管理，直辖市公司的资产管部门及相关部门接口，具体管理工作资产管理部门（基建仪器室、设备科、总务车辆管理科）实施，需购建的固定资产由有关业务部门提出，资产管理部门初审列入计划。

报财务系统资产管理部汇总审批，再上报计划委员会批准后，计划方为有效。

（3）凡年度固定资产购建计划未列入的但又必须购建的固定资产项目，必须编制追加计划，经批准后执行。

2、购建手续

（1）经批准的固定资产购建计划，由使用部门提出购置申请，相应的资产管理部门审批后，由采购部进行固定资产的购置，基建处负责建造项目的招标，发包等。

（2）购置固定资产，一般应签订经济合同，重大建造项目，应在进行可行性研究认可后，签订经济合同，经济合同均应以一份交财务部，据以办理价款结算和监督执行。

3、验收、结算

（1）固定资产购置完成，根据发票、单据等资料填制“固定资产入库单”，由资产管理部门进行验收入库。

经验收完毕，财务部方可转列固定资产，同时编制固定资产交接证和固定资产卡片，财务部收到资产管理部门送至的发票、入库单、固定资产按证办后方可转到固定资产；

（2）新建、改建、扩建的固定资产，竣工后根据竣工决算价款，填制“固定资产验收单”，由资产管理部门会同财务及使用部门进行验收，验收完毕财会部门方可办理本次价款结算，并在实际使用月份转入固定资产。

（3）经验收使用的固定资产，资产管理部门建立固定资产卡片。

4、固定资产价值的确定

本公司固定资产的计价根据取得固定资产的不同分别确定：

（1）折为股份投资转入的固定资产，以当时议定的价格作为固定资产原价。

（2）购进的固定资产的原价应包括买价，以及为使固定资产达到预期使用的工作状态所需支付的各种可直接归属的成本。

如运输、单元装卸、包装、保险等费用，以及需要安装设备的安装费和进口设备需要支付进口环节的关税、进口附加费、工商税等等。

下列支出不列入固定资产原价：

a.未按期付款而丧失的现金折扣；

b.因分期付款赊购价格与现购价格之间的隐含利息费用；

（3）自制、自建的固定资产，以制造或建造过程中所发生的实际支出作为原价。

这些实际

支出包括：

a.工程实际耗用的材料、设备费用；

b.工程应负担人工费用；

c.工程管理费用，包括专家劳务费、法律费、许可费、临时搭棚费等；

d.工程建造期间支付的工程贷款利息支出;

e.应合理负担的制造费用；

（4）下列费用支出不应计入固定资产成本：

a.未耗用工程材料、设备支出；

b.工程完工后贷款利息支出；

c.与工程有关非常损失，如因意外事故发生的开支。

（5）赠与固定资产

公司获得无条件的赠与资产，应按估定的公允市价作为固定资产原价入帐，（可贷记“企业发展基金”或“实收资本——捐赠股本”科目,按董事会决定确定）。

公司取得附有条件的赠与资产，应按估定的公平市面上的价格作为固定资产原价，并视附有条件情况，确定直接借记“固定资产”，贷记“企业发展基金”或“实收资本——捐赠股本”科目；或确定借记“或有资产”，贷记“或有企业发展基金”或“或有实收资本——或有捐赠股本”科目；对于赠与的固定资产，仍应计提折旧。

（6）赠置固定资产

赠置是指固定资产实物的增加，即全新固定资产的添购，以及旧资产的扩充、增建添加等。

增置全新项目的固定资产原价，可比照上列方法确定；扩充、增建和添加旧固定资产的原价应按新、旧固定资产成本扣除固定资产残值确定。

（7）整新改良

整新改良是指较大范围的拆除原固定资产而替换成新的固定资产，其旧固定资产价值应清理注销，按新固定资产确定的价值入帐。

（8）为便于固定资产管理与核算，公司尚须根据上述计价原则，确定各类固定资产价值构成的具体内容。

5、管理、使用

（1）建立固定资产保管使用责任制，资产管理部为负责协调各资产管理部门及相关部门的接口，各资产管理部门负责固定资产分类实物管理，固定资产流动的控制，财务部负责全部固定资产的帐务管理和计提折旧等各使用部门负责本部门固定资产的合理使用、维护、保管。

（2）固定资产维修制度由相应的资产管理部门负责制订。

上述各部制订的大修理及经常维修制度报告计划经审批后下达各部执行。

（3）凡是损毁固定资产，由保管人申报，行政部门处理，如确定是过失人造成者，应报总经理审批，明确应由过失人承担的经济责任。

6、固定资产折旧规定（见华为财务制度实施细则）

（1）固定资产折旧实行分类计提，分类折旧率采用直线法计算