人事文员工作手册.doc

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人事文员工作手册

一、初步筛选合格简历，先查看联系方式，扣点后加入简历库，以邮件形式发给周助理以及用人部门经理

以企业会员的形式登录智通人才网

在“管理职位”项目下发布相关岗位招聘信息

查阅投入简历，如不符合要求也可通过“找人才”方式搜索

每天登录智通人才网，刷新简历，并查看新投入简历直至筛选出意向简历

与意向应聘者电话沟通，简单了解其个人情况，如现住地，是否离职，工作经验，家庭状况等，并约定合适的面试时间。

通过智通平台发送邀请面试的短信给应聘者

招聘流程

u公司使用的招聘网站为智通，会员名xinrui-gg，密码xinruigg

u相关岗位任职资格不明的，可与周助理及用人部门经理沟通，也可查看参考其他企业相关岗位的任职要求。

u在与面试者约定面试时间之前要先与方总、周助理及用人部门经理沟通，安排适当的时间，一般约定在上午9-10点左右。

u如有人主动推荐自己，若岗位缺人，可在简单沟通了解之后要求对方发送简历过来。

u若选择现场招聘形式，需提前联系展位，准备制作招聘海报的岗位说明书文本并发送过去，通知相关人员现场招聘时间，准备复试通知单以及公司宣传画册等。

二、面试与录用

Ø面试者

1、接待：

面试者来访时带领至前台处，登记到访时间。

2、填表：

给面试者填写《员工履历档案表》的第一页，以及《性格测试问卷》

3、证件：

检查面试者身份、学历以及相关技能证件，并予复印

4、面试：

将面试者引至会议室，通知方总、周助理、及相关负责人准备面试。

Ø入职者

1、资料：

入职者需提供学历、身份、技能等证件原件，一寸红底免冠照片一张，以及在东莞农村商业银行的卡号。

2、填表：

填写《员工履历档案表》第二页，并在职前申明处按指模。

3、引见：

将新入职员工引见给公司其他同事，帮助其快速熟悉工作环境。

4、职前培训：

给入职者介绍该岗位的具体工作内容以及相关责任人，让其悉知公司的规章制度。

三、档案与合同、社保事宜

Ø电子档案

1、员工入职当天根据其所提供资料为其建立电子档案，即员工信息表。

2、在新锐员工档案表中录入员工个人信息，此表每月根据实际情况更新一次并发给周助理。

Ø劳动合同

1、准备：

在员工正式入职前将劳动合同文本打印出来，并复印一份，装订成册。

2、签订：

在员工入职当天与其签订劳动合同，一般签订3年，根据实际约定情况填写其他内容。

3、填表：

完善新锐员工档案表-合同签收表中相应项目。

Ø社保办理

1、试用期：

准备试用期员工身份证复印件，在出纳处领取人员增减表单，在“增”以及“工伤”项目下打钩即可，加盖公司公章。

2、转正：

员工转正后公司为其购买五险，在所有险种下划勾，参照试用期的程序即可，注意区别莞籍与非莞籍员工。

3、离职：

员工离职后当月，只需在“减”以及所购险种项目下打钩即可，加盖公章，无需附身份证复印件。

注意：

a、社保局每月最后2天不接受办理人员增减手续。

b、进社保局后为避免等待时间过长，可先叫号排队再咨询相关事宜。

C、为缩短办理时间，可选择上午9-10点前往，避开高峰期。

四、考勤事宜

l表单

1、员工在请假、调休、加班前，须填写相应的申请单给方总签批并交人力资源部备案后才可进行。

2、每月制作员工外出登记一览表，员工在外出前须先登记出行目的地及事项。

l考勤设定

1、新员工入职：

在考勤管理系统“人员维护”项目下，上传人员信息到设备，确定卡号，编定所属部门，职务等信息。

2、老员工：

卡损坏或者丢失的参见上述办法为其重新办理考勤卡。

l考勤机连接程序

a、将网线拔下，插到考勤机接口上。

b、将IP地址改为192.168.1.22255.255.255.0

c、点击桌面中控考勤机程序运行即可。

d、程序运行后点击连接设备选项，显示连接成功即可使用。

e、点击下载人员信息到设备，下载结束后打开报表统计一项。

f、将时间更改为每月或者每周起止时间。

g、点击报表预览中的员工上下班时间表，即可查看考勤情况。

l考勤程序

1、周一考勤检查

周一考勤

参照考勤机连接程序连接考勤机

查看上一星期的考勤记录

有异常情况要立即向上级报告

有忘打卡的同事，可根据其事先登记情况补签。

2、每月考勤统计

每月考勤程序

参照考勤机连接程序连接考勤机

选定考勤当月起止时间，选定部门，在报表预览下选定《员工上下班时间表》直接打印。

根据同事填写的《员工外出考勤登记表》以及请假调休单等，把《员工上下班时间表》中所缺的打卡记录补充完整，用“已”标注即可，表示已经核查。

根据员工调休请假单和《员工上下班时间表》中的内容，统计出每位员工考勤当月的出勤情况：

如迟到早退，调休、年假、事假情况，缺勤以一天7.66小时计算，累计迟到不能超过5分钟。

根据每个员工的考勤情况做出月度出勤表、日出勤表以及年假统计表

将出勤表与考勤资料交给周助理，并发送电子版给其审核

将所有考勤资料交给财务，并在出勤表复印件后签收

注：

1、每月1号将考勤数据下载并打印出《员工上下班时间表》，标出各员工异常出勤地方。

2、将《员工上下班时间表》以及空白《员工外出登记一览表》分发给个部门员工

3、在3个工作日内收回上述表格，根据《上下班时间表》、《员工外出考勤登记表》、《调休单》、《加班单》等等的资料，核对员工出勤情况。

4、制作员工年假统计表、月度出勤表以及日出勤表，发送给周助理审核。

15号前，打印月出勤表，与考勤资料附请假调休单、外出登记一览表等一起交给周助理审批。

5、方总签批后，最后把所有考勤资料一并交给龚主管，其中月出勤表复印一份，让龚主管签收后交给周助理留底。

五、工程事宜

Ø工程确认单

1、第一步：

项目负责人领取纸版工程确认单并填写相关内容。

2、第二步：

与财务沟通编号情况，对工程确认单进行编号。

3、第三步：

将手写工程确认单内容打成电子版，并打印出来。

4、第四步：

将确认单给财务、工程部、设计部、采购部及方总签字。

5、第五步：

将签字的工程确认单复印3份，分发给财务2份，原件给方总，一份留底。

注：

编号前后一定要先与财务沟通当前编号情况，以避免号码不一致。

Ø佳兆业请款事宜

1）在张经理处拿取《合同追加协议》，复印一份。

2）将张经理传送的挂画前后照片存档，并制成word形式，彩印

3）根据所存照片显示内容，更改往期验收申请函中的挂画内容，根据工程完成时间更改验收时间。

4）根据合同追加协议约定内容填写《付款审批表》

5）根据实际合同签订情况更改往期请款报告中的合同名称，根据工程完成时间更改请款时间。

6）将新的请款报告、付款审批表、验收申请函、挂画面前后图、合同复印件送财务部加盖公司公章

7）快递发送给东莞市盈泰房地产开发有限公司

Ø卓众付款审批事宜

1）卓众送来的送货单时，让负责该项目的设计师签收，注明所属工程项目。

保存卓众所送送货单。

2）卓众送来《广告牌竣工验收结算表》时，检查其是否贴上挂画前、挂画后两张照片，签收并存档。

存放在广告竣工验收表文件夹。

3）每月底根据卓众送货单制作对账单，写清楚工程确认单号、经手人等信息。

发给卓众主管，并要求对方发送对账单，将双方对账单存档，根据报价单进行核对。

4）一般月结两个月的款，如：

6月结3、4月的款。

结合对账单内容，填写《新锐付款申请审批表》，请款工程明细，将送货单按时间顺序粘贴在付款申请审批表后，与新锐、卓众对账单一起交给财务。

5）财务主管及出纳分别审核签字后，给工程负责人（一般为张经理）及方总签字，最后交给财务

6）根据财务安排时间，与卓众联系沟通，约定合适时间，通知卓众过来取款

六、行政事宜

Ø会议事宜

1）会议通知：

通知各参会人会议时间与地点以及会议内容

2）会前准备：

调整影布支架角度以及拉杆高度，移到靠近时钟的地方放平；打开计算机，连接电源设备以及数据输出线；打开投影仪，调整其位置以及与画面距离，调试投影仪；根据参会人数适当增减会议室凳子。

3）会议过程：

会议过程中进行会议记录，记录参会人员所述观点。

4）会议纪要：

会后一个工作日内整理出会议纪要，注意更改文件编号，以会议编号-时间-内容的形式进行命名。

发送给周助理审核修改。

5）会议文件：

将最终确定的会议纪要打印出来，给方总审核，复印4-6份，分发张贴，原件交给周助理。

Ø通知草拟事宜

1）根据实际情况，在结合领导要求及参考网络资源的基础上拟定通知内容。

2）严格按照公文规定模式，字体均为宋体加粗，标题为二号或者小二号，段前段后行距分别为0.8/0.5行，正文内容为小三号字，行距为单倍行距或者固定值25-26磅。

3）日期要大写，注意根据实际情况更改通知编号。

命名为：

通知编号-通知内容形式。

Ø报销事宜

1）日常报销：

检查员工所交单据数目与所附凭证数目是否正确，在支出凭证反面签字，归还给员工。

2）工程报销：

审核金额与票据之后，在支出凭证左上角标明所属工程的工程确认单号，归还给报销员工。

3）费用津贴报销：

每月25日前通知相关人员填写费用津贴报销支出凭证，汇总后交给财务。

Ø工作总结与计划

1）每月底时，通知相关人员提交本月工作总结以及下月工作计划

2）在月初汇总各员工工作总结与计划，进行适当排版。

3）将汇总内容存档，并发送给周助理及方总。

Ø通讯录更新

1）根据人员变动情况及号码更改情况定期更新通讯录内容

2）将更新的通讯录发送给周助理

3）在公布新的通讯录时，将通讯录打印并复印相应的份数分发给公司员工

Ø办公用品维护

1）网络故障，找长城宽带赵亮，联系电话：

22380542

2）电脑故障，找华诚科技沈梅琴，联系电话：

22462428

3）窗帘损坏，联系永兴窗帘装饰，联系电话22628785

4）办公家具，找翠绿家私，联系电话：

22624229

5）空调，找华力空调赵小姐，联系电话：

23067556

6）饮用水，农夫山泉，电话：

22308409，公司编号：

8329

Ø其他

1）公文整理：

将公告栏上过期公文取下来，按文件编号顺序整理并存放在“制度文件”文件夹。

2）报纸信件：

将每日所收信件发给相关人员，报纸给方总。

3）快递：

公司常用快递为顺丰，有同事需要发送快递时，可先帮填好运单，然后通知快递公司上门索件。

4）空调：

空调开放前需关好门窗，温度设置为26度以节能，每天下班前半小时可提前关闭空调。

5）门窗：

下班前仔细检查门窗关闭情况，锁好门窗。

若有同事加班，可将大门钥匙交予对方，要求其锁好门窗。