物业管理单位物业管理单位会务服务规范标准.docx

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物业管理单位物业管理单位会务服务规范标准

ICS03.080.30

A12

DB43

湖南省地方标准

DB43/TXXXXX—XXXX

物业服务会务服务规范

Propertyservice:

specificationforconferenceservice

（征求意见稿）

XXXX-XX-XX发布

XXXX-XX-XX实施

湖南省质量技术监督局发布

目  次

前  言

本标准依据GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分标准的结构和编写》起草。

本标准由湖南中航物业管理服务有限公司提出。

本标准由湖南省服务标准化技术委员会归口。

本标准起草单位：

湖南中航物业管理服务有限公司。

本标准的主要起草人：

夏欣刚、党宁、樊星辉、李梅、刘丹、黄晓英、罗婷、黄洁、王龙。

引  言

近年来，伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，由物业管理延伸带来的相关服务如会议服务外包等也逐渐发展壮大。

政府、金融机构、综合性院校和企业等单位都希望通过采购的方式获得社会资源的支持，获得高水准、专业化的会务服务。

在这一形势下，物业管理企业通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，可提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境，为主办方赢得良好口碑，为物业服务组织树立良好的品牌形象。

本标准以提高物业服务组织的会务服务质量、规范会务服务行为、维护相关各方的合法权益为出发点，提出了物业服务组织利用相关软硬件资源向主办方提供会务服务时的通用性规范。

物业服务会务服务规范

1　范围

本标准规定了物业管理中会务服务的基本原则、资源管理、制度建设、服务提供、服务质量的评价与改进等要求。

本标准适用于物业服务组织向业主和物业使用人提供的会务服务。

2　规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T20647.9—2006社区服务指南第9部分：

物业服务

3　术语和定义

GB/T20647.9中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1　

业主Proprietor

物业的所有权人。

3.2　

物业使用人PropertyUsers

不具有物业的所有权，但是对物业享有使用权，并且按照合同、法律规定能够行使业主的部分权利的人。

3.3　

会务服务ConferenceService

物业服务组织在物业服务范围内利用物业本身资源为业主和物业使用人提供保证会议顺利有序开展的配套服务。

3.4　

会务服务人员ConferenceServiceStaff

物业服务组织在提供会务服务的整个过程中所投入的人员，包括专职于会务服务的人员以及其他辅助服务人员。

3.5

会务服务需求ConferenceServiceDemands

会议主办方要求物业服务组织根据会议属性提供相应的会务服务的需求。

4　基本原则

4.1　专业化

物业服务组织的会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。

4.2　人性化

物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。

4.3　信息化

物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。

5　资源管理

5.1　概述

物业服务组织应采取合理的方式对可用于会务服务的软硬件资源进行有效管理，对涉及软硬件资源管理的内容应形成文件。

5.2　基础设施管理

物业服务组织应对会务服务所用硬件资源的保管、使用、维护等管理内容形成文件，实行制度化管理。

5.3　人力资源管理

选聘

物业服务组织应根据各管理和服务岗位的需要配置相应的专职人员，物业服务组织在选聘会务服务人员时，宜考虑下述事项：

——受教育程度；

——实际工作经验、技能；

——身高、形象；

——沟通表达、应变能力；

——其他行为素质等。

培训

概述

物业服务组织应对会务服务人员进行系统性的培训，以帮助其获得提供优质会务服务所应具有的职业道德、职业技能和职业形象。

5.3.2.2培训内容

培训内容应包括但不限于以下方面:

——组织的服务理念、组织文化；

——会务管理和会务服务的理论知识；

——保密制度；

——会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态要求可参见附录A；

——会务服务人员操作技能；

——会务服务人员心理素质；

——应对常见会务突发事件；

——其他行为素质等。

培训方式

培训方式应采用但不限于以下方面：

——利用组织制定的服务手册，聘请教师授课；

——聘请专业培训机构；

——组织内部指导；

——定期进行演练、考试等。

6　制度建设

6.1　岗位职责

物业服务组织应设立合适的会务服务工作岗位、明确岗位职责，形成相应文件，并将其纳入物业服务组织质量管理体系中予以控制。

6.2　工作规程

物业服务组织应制定会务服务工作规程，且形成相应文件，并将其纳入物业服务组织质量管理体系中予以控制。

制定工作规程时，宜考虑但不限于以下要素：

——识别服务对象的不同需求；

——确定可用的软硬件资源；

——确立可量化的服务项目；

——确定会务服务人员需要具备的能力；

——确立会务服务人员行为、仪表、仪态规范等。

7　会务服务提供

7.1　需求确认

物业服务组织应建立适当的会务服务受理方式，并保证受理过程的流畅快捷。

物业服务组织在进行会务需求了解时，应针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。

物业服务组织应根据不断积累的会务服务需求更新标准问卷，并不定期举行培训，以确保会务服务人员同会议主办方沟通顺利并能准确收集会务服务需求信息。

物业服务组织应对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。

会务需求确认可参见附录B。

7.2策划

物业服务组织应根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：

——职责分工；

——时间安排；

——场地安排；

——会务用品及硬件设施配备；

——突发事件应对措施；

——会议秩序及安全等。

7.2　会前准备

物业服务组织应将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：

——布置导引；

——布置签到；

——布置横幅与大背景；

——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；

——布置台布；

——制作并摆放座席牌；

——摆放不同类型麦克风；

——摆放花卉；

——制作与佩戴胸花；

——提供纸笔；

——提供毛巾、纸巾；

——调试灯光；

——调试音响；

——调试投影；

——调试空调；

——准备茶具（水）；

——准备果盘；

——检查安全、消防设施及疏散通道；

——了解会议程序及个性化服务需求；

——备用物品：

电源转换插座、万能充电器、插电板等。

根据会议主办方要求，确定会议主席台或会议台座次安排、会议横幅主题，物业服务组织应负责会场布置。

会场布置完成后应由会议主办方对会前准备工作进行检查确认。

会场布置相关要求可参见附录C。

大型会议主席台座次的安排可参见附录D。

座谈会和小型会议的会议台座次的安排可参见附录E。

设备调试可参见附录F。

7.3会中服务

物业服务组织应将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。

会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面：

1——导引；

2——续茶、茶具的准备，续茶要求可参见附录G；

3——会场巡视；

4——会场、洗手间、通道保洁；

5——会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节；

6——突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H；

7——咨询受理。

7.3　会后整理

物业服务组织应将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。

会后整理内容包含但不限于以下方面：

——回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。

用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录I；

——清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记录；

——检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；

——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主，协助追补损失，做好记录；

——对会议期间的丢弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁；

——关闭会议厅（室）：

包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。

8　服务质量的评价与改进

8.1　服务意见的征询

可考虑通过如下途径征询意见，并予以详细记录：

——访谈会议主办方；

——收集服务过程中参会人员语言或非语言表达的相关信息。

8.2　服务质量的改进

物业服务组织应对收集的服务反馈信息进行分析处理，找出产生不合格服务项的根本原因并有针对性的采取纠正预防措施；同时，对新需求进行分析，识别改进机会。

附　录　A

（资料性附录）

会务服务人员仪表、仪态要求

A.1　仪表要求

服装要求

A.1.1.1　一般要求

A.1.1.1.1根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。

A.1.1.1.2工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损。

A.1.1.2　着装要求

A.1.1.2.1女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。

A.1.1.2.2男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；衬衫领口应扣好，不应敞开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖。

工作牌佩戴要求

工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜戴。

工鞋

宜穿黑色皮鞋（以软底鞋为宜）；鞋上饰品不宜过多,皮鞋表面保持光亮。

丝袜

A.1.4.1女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜，并保持丝袜干净、完好，不宜穿短袜或不穿。

A.1.4.2男士宜穿深色长袜，禁止着浅色短筒袜。

饰品

A.1.5.1女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳；可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品，佩饰不宜过多。

A.1.5.2男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他饰品。

妆容

发式简洁，面容清爽；女性可着淡妆，香水味不宜过浓，可涂抹透明指甲油。

A.2　仪态要求

站姿

A.2.1.1女士站姿

上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。

A.2.1.2男士站姿

双眼平视前方，颈部挺直。

双肩自然放松端平且收腹挺胸。

双臂自然下垂，处于身体两侧，右手轻握左手的腕部，左手握拳，放在小腹前，脚跟并拢，脚呈“V”字型分开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；或双脚平行分开，与肩同宽。

会务服务人员站姿可参见图A.1。

a）女士站姿示意图b）男士站姿示意图

图A.1会务服务人员站姿示意图

行姿

身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不动，两肩相平不摇，两臂摆动自然，步幅适中、匀速。

会务服务人员行姿可参见图A.2。

a）女士行姿示意图b）男士行姿示意图

图A.2会务服务人员行姿示意图

坐姿

A.2.3.1女士坐姿

背对座椅轻坐，后腿能够碰到椅子；两个膝盖合并，腿可放中间或两边。

A.2.3.2男士坐姿

上体挺直，下颌微收，双目平视，两腿分开，不超肩宽，两脚平行，两手分别放在双膝上。

会务服务人员坐姿可参见图A.3。

a）女士坐姿示意图b）男士坐姿示意图

图A.3会务服务人员坐姿示意图

导引

A.2.1.1　为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2～3步。

A.2.1.2　遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。

A.2.1.3　引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。

A.2.1.4　为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。

会务服务人员指引见可参见图A.4。

a）女士导引示意图b）男士导引示意图

图A.4会务服务人员导引示意图

笑容

面部保持自然亲切的微笑。

规范用语

使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。

附　录　B

（资料性附录）

会务服务需求确认

B.1　会务服务内容需求确认参见表B.1。

表B.1会务服务需求确认表

类别

项目

内容

备注

会议名称

会议类型

□座谈会□报告会□开/闭幕式□演出□受聘仪式

□其他（）

会议日期

年月日

会议时间

上午：

（:

）～（:

）

下午：

（:

）～（:

）

晚上：

（:

）～（:

）

会议地点

参会领导

参会人数

安全管理类

1、预留贵宾车位；贵宾专车路线（重大接待）

□是贵宾车位（）位

□否

2、参观路线

路线：

出发点：

（）

途经：

（）

终点：

（）

3、是否需要特别安保

□是需要人数：

（）

工作事项：

（）

□否

1、是否增加安保力量？

（物业组织内调配）；

2、会前、会中、会后是否需要特别安保要求？

4、参会人员是否凭证件入场

□是

□否

5、是否有保密要求

□是保密的内容：

（）

□否

设施设备类

1、是否需要大功率电源

电压负荷（）伏

电源连接线（）条

2、是否需要使用专梯

□是通往楼层（）

□否

3、会议期间是否需要音乐

□是□国歌□颁奖进行曲

□其他（）

□否

开/闭幕式

4、是否需要使用投影

□是使用时间：

（）

□否

与灯光相匹配

5、是否需要录音笔

□是使用时间：

（）

□否

B.1会务服务需求确认表（续）

类别

项目

内容

备注

设施设备类

6、是否需要视频会议系统

□是

□否

7、是否需要电源转换插座、万能充电器、插电板等

□是需要的设备：

（）

□否

会务服务类

1、是否需要合影

□是合影时间：

（）

合影座椅数量：

（）

□否

2、是否有外宾参加

□是外宾使用语言：

（）

□否

3、是否需要预留宣传牌

□是数量：

（）

摆放时间：

（）

□否

4、是否需要协助制作与悬挂横幅

□是横幅内容：

（）

□否

5、是否需要协助制作与悬挂大背景

□是背景主题：

（）

背景尺寸：

（）

悬挂位置：

（）

□否

6、是否需要签到台

□是摆放位置：

（）

摆放数量：

（）

摆放物品：

（）

□否

7、是否对桌椅的摆放有特别要求

□是摆放方式：

（）

□否

8、是否需要白板

□是摆放位置：

（）

摆放数量：

（）

白板笔：

（）

□否

9、是否需要配发会议资料

□是发放方式：

（）

□否

10、是否需要打印与摆放座席牌、胸牌、准备胸花

□是座席牌：

（）

胸牌：

（）

胸花：

（）

□否

11、麦克风种类

□有线话筒数量：

（）

摆放位置：

（）

□无线话筒数量：

（）

□头戴麦克风数量：

（）

12、是否需要提供纸笔

□是数量：

（）

□否

13、是否需要提供果盘/茶歇

□是水果种类：

（）

茶歇：

饮品：

（）

食品：

（）

□否

需配备纸巾

14、会中由服务人员续水，还是在座位上摆放瓶装水

□人员续水

□瓶装水

B.1会务服务需求确认表（续）

类别

项目

内容

备注

环境类

1、是否摆放会议台花

会议桌花数量：

（）

特别需求：

□是（）

□否

2、是否摆放会议盆花或绿色植物

会议盆花数量：

（）

绿色植物：

种类：

（）

数量：

（）

位置：

（）

其他

确认签字：

日期：

核对人：

附　录　C

（资料性附录）

会场布置相关要求

C.1　座席牌

宜选择三角形座席牌，一般长15～20厘米，宽7.5～10厘米，双面展示。

座席牌字体格式统一、大小合理。

根据座次要求安排摆放座席牌。

不同场合的摆放要求参见表C.1。

表C.1座席牌摆放要求

场合

摆放要求

贵宾厅

距沙发扶手前缘5～6厘米处摆放

圆桌会议室

距麦克风右侧3～4厘米、距客人座位桌边50～60厘米处摆放

报告厅/礼堂

摆放靠近麦克风右侧3～4厘米、距离客人座位桌边50～60厘米处摆放，参见图C.1

a）b）

c）

图C.1报告厅/礼堂座席牌摆放示意图

C.2　麦克风

摆放要求

C.2.1.1　对于有线麦克风，麦头高度距桌面20厘米；鼠标有线麦距离桌边20厘米摆放。

C.2.1.2　对于无线麦克风（使用麦克风架）：

高度距离桌面20厘米，麦架距离演讲人20厘米。

具体摆放要求可参见图C.2

图C.2麦克风摆放示意图

C.2.1.3　多人使用麦克风时，主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦克风。

电池管理

C.2.1.4　对于无线麦克风，每次充电时间为10～12小时之间（具体可根据电池充电计算公式：

电池容量除以充电电流计算），电池一般使用期限为一年。

C.2.1.5　电池应存放在干燥凉爽的地方。

其他

C.2.1.6　音响关闭后，方可卸除有线麦克风。

C.2.1.7　无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。

C.3　记录纸、笔

记录纸宜选用80g的A4纸3张；如桌子铺有桌布，则需要加厚到5张或加写字板。

记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔。

会议资料与记录纸摆放在一起。

宜配备两支记录笔，记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上，与记录纸成30度角，笔尖朝前。

具体摆放要求可参见图C.3。

图C.3记录笔摆放示意图

C.4　饮用水

宜选择350毫升或550毫升瓶装饮用水（以下简称“饮用水”）。

饮用水摆放时，标识应统一面向客人、成直线、靠近茶杯的左侧摆放（无茶杯的，距离客人右侧12~15厘米处摆放）。

贵宾厅摆放饮用水时宜配放玻璃杯。

C．5演讲台

C.5.1演讲台高度一般为1.2米左右，适合身高超过170厘米的嘉宾，如需要可增加垫脚。

C.5.2麦克风头与演讲人下颌距离保持在30厘米，垂直距离地面1.5米为宜。

C.5.3当设有主席台时，演讲台宜摆放在主席台右侧，与观众席成60度角。

C.5.4当设有投影时，演讲台宜摆放在主席台右侧，与观众席成60度角摆放；无投影或投影安置在两侧时，演讲台可摆放在主席台中央，与观众席成直角。

演讲台摆放位置可参见图C.4。

图C.4演讲台摆放示意图

a）有投影时演讲台摆放示意图b）无投影时演讲台摆放示意图

附　录　D

（资料性附录）

大型会议主席台座次的安排

D.1　主席台应排定座次、放好座席牌。

D.2　领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置,见图D.1。

D.3　领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置，见图D.2。

D.4　不同单位的领导人同时上主席台，应按会议主办方意见排列座次。

图D.1主席台人数为奇数时座次的安排

图D.2主席台人数为偶数时座次的安排

D.5　合影座次安排可参照主席台座次安排。

附　录　E

（资料性附录）

座谈会座位安排

E.1　长条桌

长条桌与正门正对时，会议座位安排参见图E.1。

长条桌与正门侧对时，会议座位安排参见图E.2。

A为客方（或上级领导），B为主方。

图E.1长条桌与正门正对时会议座位安排

注：

进门右为客方，左为主方。

图E.2长条桌与正门侧对时会议座位安排

E.2　沙发席

与外宾会谈时，会议座位安排参见图E.3。

与上级领导座谈时，会议座位安排参见图E.4。

A为主方，B为客方。

图E.3与外宾会谈时座位安排示意图

A为上级领导，B为主方领导。

图E.4与上级领导座谈时会议座位安排示意图

E.3　圆桌会议

圆桌会议是一种平等、对话的协商会议形式，旨在体现参加各方地位平等，其座次安排一般无主次之分。

附　录　F

（资料性附录）

设备调试

F.1　灯光调试

逐个开关灯光，检查其照明效果。

对主席台灯光，应单独检查开放投影时的灯光效果，同时还应检查灯光对主席台人员的照射。

确保灯盏无损，亮度与颜色协调一致。

F.2　音响调试

音响宜提前1小时打开，并将所有有关的音响设备连接。

抖动连接线与移动底座，摇动麦克风接口，测试音箱与麦克风接口处，测试声音是否正常；逐个调试麦克风音量，以不同位置、最远的距离可以听清、并感觉音量适中为准；检查麦克风电池电量及备用电池情况。

把音频连接线连接电脑，测试是否有声音，声音效果是否正常。

音响应避免杂音、电流声、音频干扰等。

对于无线麦克风，应在会议室每个音箱试音，确保其工作正常。

F.3　投影调试

电脑切换的方法一般用Fn+F1～F8（有电脑标志）键电脑切换，检查电脑是否兼容，不兼容时可尝试设置电脑的分辨率或更换电脑加以解决。

确保投影无花屏、抖动、声响等影响投影效果的现象。

F.4　激光笔调试

确保激光笔电池电量充足，使用完毕后，应及时将电池拆除。

确保激光笔上下换页键与光束正常，保证激光笔在10米范围内可正常使用。

F.5　空调调试

会议室内温度高于26℃时，宜开启空调；温度低于26℃时，可根据现场情况及视要求开启空调。

会议开始前30分钟打开空调，将温度调控在26℃。

未开启空调时，应打开新风机。

F.6　LED显示屏调试

LED显示屏电源开关顺序：

打开LED显示屏时先打开主控计算机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时先关闭LED显示屏，后关闭计算机。

打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开LED显示屏电源，避免在全白屏幕状态下开启LED显示屏。

下列情况不应开启LED：

――LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；

――LED显示屏主控计算机未通电；

――LED显示屏主控制部分电源未打开。

LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域时，不应长时间打开LED显示屏，应注意及时关闭显示屏电源。

LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。

根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置防鼠药。

附　录　G

（资料性附录）

茶具准备、续茶规范

G.1　茶具的准备

茶具选择

各种茶具的选择参见表G.1。

表G.1茶具准备要求

茶具

适用场合

一次性纸杯

普通会务时使用

瓷杯

贵宾厅选用；圆桌会议选用；报告厅