差旅费及业务招待费报销制度.docx

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差旅费及业务招待费报销制度

差旅费及业务招待费报销制度

关于差旅费及业务招待费报销的规定

第一章总则

第二章出差申请流程

第三章差旅费报销规定

第四章业务招待费报销规定

第五章罚则

第六章附则

编者按：

该制度用于规范国内出差费用报销行为，详细说明了国内差旅费申请和报销的具体规定，强调了报销过程中的注意事项，以指导员工的财务报销，降低财务风险。

第一章总则

第一节目的

第一条为进一步加强对差旅费、业务招待费用的管理，规范报销流程和报销表格单据，明确员工申请程序、费用的归集与分摊，特制订本规定。

第二节适用范围

第二条公司之所有员工必须遵从此项制度。

第二章出差申请流程

第一节出差预算申请

第三条员工因工作需要去外埠出差，应先通过工作流填写出差申请流程，按不同费用类型详细填写机票、交通费、住宿费（含自行解决的住宿补贴）、综合补贴（公杂费）等的汇总金额；若还有其他类型费用，请在“其他费用”栏填写金额，如签证费、零星发生的办公用品费用等。

只有流程审批通过后，员工方可发生出差费用。

特殊情况下，员工在出差前可以先征得总经理口头或邮件批准，但回程后的5个工作日内必须补提相关出差申请流程。

第四条出差借款为减少员工出差随带过多现金的风险，公司鼓励员工尽量使用信用卡支付，回程后立刻报销。

但如有实际需要，员工可根据实际情况在预算内借款，但必须在借款之日起60天内尽快报销以冲销借款，否则财务有权通知人事从工资内扣除借款。

但以下情况例外：

11月之前的费用，必须于12月20日之前报销完毕；12月发生的费用，必须在次年1月20之前报销完毕，过期不予支付。

第二节出差报销申请

第五条员工出差回程后的十个工作日内必须提交报销流程，该流程需要员工按报销费用的实际归属正确选择受益部门，并仔细填写费用情况。

同时将粘贴好的发票及事前申请通过流程交至财务专项处。

第六条报销流程审批通过后，由出纳打印通过流程并安排付款。

第三章差旅费报销规定

第一节出差时间、报销票据及出差借款

第七条出差时间规定

1.自员工离开公司日起，至返回公司日止，计算实际因公出差天数。

2.若出差期间因个人原因需另外往返或停留的，必须事先明确该时间段和往返地点信息，并经上二级领导审批，该时间段将不视作公司差旅。

1）报销时财务将扣除上述过程发生的实际天数来计算最终出差时间。

2）上述过程发生于正常工作日的应提交假期申请。

3）因个人原因发生的各项费用及个人风险问题均由报销人个人承担。

3.由于实际工作需要，出差期间包含非工作日的，需要在出差预算申请表上注明，经上二级领导确认后，可按照正常标准予以报销。

4.若实际发生的出差期间和往返地点等信息有变，并因此发生超支，则必须通过工作流自定义流程注明变更情况及原因（包括原预算和实际发生金额情况），经上二级领导审批通过后方可报销。

若未发生超支，可在费用报销单上直接注明信息变更原因，经上二级领导审批通过后即可报销。

第八条票据粘贴和填报要求

1.为使报销准确，便于结算，特对于出差报销的票据整理、粘贴和填报规定如下：

1）飞机票、火车票、长途汽车票、轮船票等，均按出差期间的先后顺序粘贴票据；保险费、订票费与相应的交通工具发票对应粘贴。

2）住宿费与住宿明细账单均按时间顺序粘贴；

3）交通费按照日期的先后顺序依次粘贴；

4）其他票据按照类别分别粘贴；

5）出差报销流程的填报，应按出差或费用发生时间先后顺序填写，与所附的原始票据一一对应。

第二节国内出差各项费用的报销规定

第九条国内差旅费报销主要包括：

——机票、火车票、轮船票

——出租车、巴士、轨道、公交等交通费

——酒店住宿（包括住宿费、上网费等）

——住宿补贴

——综合补贴（伙食补贴等）

第十条国内机票订购、报销

1.员工出差往返机票由员工自行购买，报销时需提供行程单。

2.副总经理以上级别人员出差，不限定交通工具标准。

其他级别员工出差选择火车或汽车，以下两种情况之一可以选择乘坐飞机：

1）当出差城市距离在800公里以上。

2）业务需要，事先经上二级领导同意，可以选择乘坐飞机。

3.公司订购的机票报销注意事项：

1）凡公司购买的机票须与其同次发生的其他差旅费一起申请报销，报销申请中科目类型须选择“差旅费－飞机票（公司代购）”，机票金额以支付金额为准，未填写者财务专项有权予以退回。

2）若发生机票丢失，则视同票据遗失情况处理。

3）机票已经出票的情况下，产生退改签费用的，员工须提交流程经上二级领导至总经理审批，说明退改签原因及产生的费用。

第十一条国内出差交通费

员工离开公司，往返机场或火车站，到达出差目的地以及在出差城市当地发生的交通费用。

报销时应按每笔发票金额分行填写报销申请，并分别注明往返地点及具体事由。

员工从机场往返酒店或公司，应首先选择乘坐大巴、机场巴士及轨道交通，特殊情况下可乘坐出租车，但需说明原因。

第十二条国内出差酒店住宿相关要求以及住宿补贴

1.国内出差的住宿费标准详见下表：

人员

级别

交通

工具

住宿（元）/天

（副）总裁以上

经济舱

500

（副）部门负责人以上（含）

经济舱

400

（副）部门负责人以下

火车

300

以国内快捷酒店（三星级酒店）双人标准间为准

出差期间的总住宿费用在按住宿标准及天数计算的住宿总额的范围内即可报销，如遇特殊情况，住宿标准超支，需提交特批流程，经上两级领导审批后方可报销。

2.员工报销住宿费须附酒店住宿明细账单，房费、城建税以及上网费可予以报销。

房费在标准限额内实报实销，超标部分费用自理。

其他酒店内私人消费，公司不予以承担。

3.若返程时间超过晚上六点，或因业务需要在返回当天延迟半天退房的，可予以报销半天住宿费，但需说明原因，并获得上二级领导签字同意。

如因个人原因造成退房延误，应由出差人自行承担此半日房费，不得报销，且此半日房费不在自行解决住宿给予补贴范围内。

4.同性员工需同住一个标准间，同住双方若有级别悬殊，则住宿费标准从高。

如果一次外埠出差有几个同事一起随行，则出差申请流程上必须列明随行人员的姓名，如果出差人员的级别不同，则每天的住宿标准为同行人员每天的住宿费用之和不超过同行人员住宿标准总额。

集体出差发生的差旅费用务必在报销时先确定其受益部门和归属公司，确定后正确填写费用报销单。

5.员工在出差目的地若自行解决住宿，则按每人每天100元标准给予住宿补贴。

如出差期间发生业务招待费，每发生一笔招待费，扣除差旅补贴25元。

在费用报销中按实际出差应住宿晚数计算。

发票提供同综合补贴发票一致，若无法提供发票，住宿补贴由人事随同每月工资一并发放，扣除个人所得税。

第十三条国内出差综合补贴

国内出差综合补贴根据实际出差天数计算报销，国内100元/天。

其中以12：

00点为半天确认时间，半天按每天标准的50%报销。

具体时间参照机票、车船票，公司用车参照出车单时间，报销人须在费用报销流程中注明往返行程的实际出发和到达时间。

差旅综合补贴必须提供发票，发票可以是出差当地餐饮或者食品发票，也可以是出差前后30日内的本地（杭州）食品发票。

第十四条其他费用

不属于以上各项费用的，如在出差地发生的复印、传真、邮寄等其他费用在报销时必须分项填写并说明费用发生事由。

另外，公司不允许员工自驾车出差，若自驾车出差发生的费用，公司不予承担。

第三节国（境）外差旅费报销规定

第十五条国（境）外差旅费的报销规定请参见集团总部《因公出国（境）人员费用报销标准及细则》

第四章业务招待费报销规定

第十六条业务招待费是指因业务所需而要宴请客户所产生的费用。

第十七条业务招待费只允许部门负责人报销。

第十八条业务招待费每笔超过300元，需提事前申请流程，流程经CEO审批后才可发生。

第二节预先申请

第十九条根据实际有招待需求的部门正确填写“受益部门”，以需求部门负责招待事项的主要责任人填写“受益人”，并按预计发生的每笔先后顺序分行填写招待内容，待流程经过审批后方可执行。

如因事情紧急未能事先申请，应通过电话或口头请示取得批准，并在宴请结束后5个工作日内补提相关流程。

第三节报销流程

第二十条报销人应在提起费用报销流程时将业务招待费申请单以及相关发票等提交财务专项，若实际报销的招待费用超出预先申请额的，则以实际发生总金额重新提交业务招待申请，待流程重新获批后方可报销全额。

第五章罚则

第二十一条对违反本规定的，财务部有权对相关责任人予以问责。

第六章附则

第二十二条本规定的解释权归财务部