项目工程技术资料管理办法.docx

项目工程技术资料管理办法.docx

《项目工程技术资料管理办法.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《项目工程技术资料管理办法.docx（12页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

项目工程技术资料管理办法

《项目工程技术资料管理办法》

编制

田原

日期

2011年12月20

审核

刘西伯

日期

2011年12月20

批准

李晓平

日期

2011年12月23

修订记录

日期

修改内容

修改人

审核人

批准人

12.20

1、增加了工程设计文件、招投2、标文件的内容；

3、增加了工程技术文件管理的生效、废除和移交及其它要求；

增加了支持文件和相关记录；

田原

刘西伯

李晓平

第一章总则

一、目的

规范项目工程技术文件的管理与控制，确保其在使用范围全面、规范、齐全、有效，特制定本办法。

二、原则

提高项目工程技术文件的管理水平，促进集团对项目工程技术文件管理工作的科学化、规范化和统一化，明确管理工作重点，落实管理内容。

三、适用范围

集团下属公司所组建的各项目工程技术文件的管理工作。

第二章管理内容

一、工作规定

本办法所述项目工程技术文件的管理，按大类分为以下四种：

工程设计文件，招投标文件，日常来文和日常发文（包括项目工程联系函）。

1.1工程设计文件

包括：

工程设计图纸、工程设计变更文件

1.1.1工程设计图纸包括：

施工图；

1.1.2工程设计变更文件包括：

设计修改图纸、设计变更通知单、工程联系（函）单；

1.1.3设计部需发放图纸及设计变更文件涉及的专业，主要包括以下几点

a）主体工程：

建筑、结构、给排水、强电、弱电、燃气、暖通；

b）智能化工程；

c）电梯工程；

d）园林绿化工程；

e）铝合金门窗工程；

f）二次装修；

g）泛光照明工程；

h）人防工程；

i）其他工程，如中水工程、游泳工程等；

1.1.4项目部需发放图纸及设计变更文件涉及的单位，主要包括以下几点

a）监理公司；

b）现场专业工程师；

c）设计工程师；

d）预算工程师；

e）主体施工单位；

f）相关分包施工单位；

g）资料室（存档留底）；

1.2招投标文件

包括：

以下三种情况

1.2.1由市建设工程交易中心主持招标的工程项目，公司招标小组管理招投标过程的文件；

a）此类主要工程项目的招投标包括：

基坑支护工程招标、桩基础工程招标、上部主体工程招标；

b）此类主要工程项目的招投标的文件管理包括：

c）发放资格预审文件（有资格预审要求的招标项目）；

d）签收各投标单位送交的资格预审资料；

e）通知已通过资格预审单位参加招标书的时间及地点；

f）参加招标会，检查相关证件，发放招标文件、工程量清单及招标图纸、地质勘探资料（桩基础工程招标用），并收取投标图纸押金；

g）参加开标、评标会议。

收集整理投标单位技术标、商务标；

h）拟开标、评标纪要、中标通知书；

i）给中标单位发放中标通知书；

j）通知未中标单位退还投标图纸，办理退还投标押金手续；

k）整理全套招标文件资料、投标文件资料（均为原件）交公司档案管理部门存档；

1.2.2金额10万元以上，由公司招标小组主持招标的工程项目，公司招标小组管理招投标过程的文件。

a）此类工程项目的招投标一般包括：

1）消防工程招标

2）智能化工程设计施工单位招标

3）高低压配电安装招标

4）低压配电柜供货单位招标

5）柴油发电机组供货单位招标

6）电梯安装单位招标

7）铝合金门窗安装单位招标

8）防火门、入户门安装单位招标

9）外墙砖供货单位招标

10）燃气工程施工单位招标

11）室外给排水工程施工单位招标

12）园林绿化施工单位招标

b）此类工程项目招投标的文件管理一般包括：

1）提前准备招标所需图纸；

2）配合发放招标文件及图纸；

3）签收投标文件；

4）参加招标会、拟制会议纪要（限土建专业）；

5）发放中标通知书；

6）收集招投标文件，整理全套原件交档案管理部门存档。

（主要内容包括：

招标小组成立报告、考察报告、招标会纪要、招标答疑、开标会纪要、中标通知书、所有投标单位投标书正本一套）。

1.2.3零星项目招标，属部门管理招投标过程的文件

a）此类工程项目的招投标一般包括：

1）阳台栏杆设计施工单位招标；

2）空调百页设计施工单位招标；

3）楼梯栏杆、扶手设计施工单位招标；

4）外墙涂料供货施工单位招标；

5）钢结构施工单位招标；

6）网架设计施工单位招标；

7）灯光亮化工程施工单位招标；

8）零星项目材料的供货安装施工单位招标；

9）其它零星项目招标，小学、幼儿园装修涉及到的黑板、胶地板、木地板、墙裙等零星项目招标；

b）此类工程项目招投标的文件管理一般包括：

1）配合发放招标文件及图纸；

2）签收投标文件；

3）收集招投标文件，整理全套原件交档案管理部门存档。

（主要内容包括、开标会纪要、中标通知书、所有投标单位投标书正本一套）；

1.3日常来文

包括：

监理公司来文、施工单位来文、公司部门间来文、其它单位来文；

1.3.1监理公司来文（原则上所有施工单位的文件先全部交监理公司审核，由监理公司签署意见后转发甲方处理）；

a）需甲方签署处理意见的文件类型有：

1）各施工单位文件；

2）各施工单位的现场增加工程量签证单；

3）各施工图图纸会审纪要；

4）各施工单位开工报告、竣工报告；

5）各施工单位分部工程中间验收证明书；

6）各施工单位隐蔽验收记录；

7）各施工单位进度款报审；

8）各施工单位请款报告；

9）各施工单位中间支付申请表；

b）需甲方传阅的文件类型有：

1）各施工单位施工组织设计；（需审批）

2）施工专项方案；（需审批）

3）各施工单位施工进度月计划、周计划；（需审批）

4）监理工程师通知单及回复单；

5）责令整改通知书及回复单；

6）监理月报、周报；

7）例会纪要；

8）公司当期发布的文件；

9）整改通知单；

10）工程例检报告；

1.3.2施工单位来文内容主要包括以下文件但不限于以下项

a）需由甲方盖章的表格、报告等；

b）报价书；（可以不盖章）

c）结算书；

d）工程联系单；

e）签证单；

f）其它需由甲方直接处理的文件；

1.3.3营销部来文内容

a）需由项目部提供设计数据的函件；

b）需由项目部配合完成的质量保证书、产品使用说明书等；

c）转发物业公司需由项目部处理的相关文件；

d）需项目部配合营销方案或措施的文件；

1.3.4人力行政部来文内容，主要通过OA信息化平台实现

a）公司有关通知；

b）联系函；

c）工作留言；

1.3.5其它单位来文内容

a）地质勘探资料；

b）桩基检测报告；

c）电梯资料（产地证明、数量等）原件；

d）智能化产品使用说明书原件；

e）高低压配电柜的使用说明书原件；

f）各政府职能部门下发的竣工验收证明书原件；

g）其它有关的重要文件；

1.4日常发文

包括：

项目部发文、成本部发文、设计部发文，原则上所有给施工单位的回复文件均由监理公司回复。

1.4.1项目部发文类型

a）对施工单位施工进度、质量、安全等提出要求的文件；

b）对施工单位安排施工项目及做法的文件；

c）对设计单位提出设计相关问题的文件；

d）对发展部、物业公司文件的回复函件；

e）工程联系函；

f）其它需发放的文件；

1.4.2成本部发文类型

a）对施工单位报价书的回复；

b）结算书审核完毕后回复施工单位：

结算书审核完毕后，签字、盖章，发施工单位原件一份、发财务资金部原件一份，交资料室三份原件存档；

c）工程联系函；

1.4.3设计部发文类型

a）对施工图纸发放的文件及文件签收单；

b）对设计变更产生的文件及文件签收单；

c）工程联系函；

d）其它需发放的文件；

1.4.4工程联系函、签证

a）工程联系函是公司内部流通的重要文件，详见：

第四章附件：

《“项目工程联系函”管理细则》；

b）工程签证主要由设计变更和现场签证组成，详见成本部《设计变更、工程指令、现场签证管理办法》；

1.5工程技术文件的有效使用

1.5.1工程设计文件的有效使用：

项目部负责工程图纸的使用和分发

a）工程图纸必须加盖设计院出图章，方为有效；

b）工程图纸发放单位必须履行发放签收手续；

c）有效工程图纸不得私自更改。

如确属图纸错误，必须执行设计变更流程经原设计单位确认后出设计变更单；

1.5.2工程联系单生效条件：

设计工程师、专业工程师、项目部工程经理、成本部经理签字方为有效；（直接由项目部审核的工程联系单，无需经过设计与成本签字）；

1.5.3项目部文件生效条件：

专业工程师签字、项目部工程经理签字、盖项目部公章方为有效；

1.5.4成本部文件生效条件：

专业工程师签字、成本部经理签字、盖成本部公章方为有效；

1.5.5现场增加工程量签证生效条件：

施工单位、监理单位相关人员签字、盖公章；项目部现场专业工程师签字、项目部工程经理审核同意并签字加盖项目部公章；预算工程师签字、加盖成本部公章方为有效；

1.6工程技术文件的废止条件

1.6.1设计院出具修改通知单标明废止图纸编号时，相应标明编号的图纸须废止使用；

1.6.2所有已发放的旧版图纸必须由原发放单位全部收回或注明作废，并履行回收签收手续。

作废原件加盖作废章后可保留在原发图单位；

1.7工程技术文件的分类保存

1.7.1工程技术文件的使用单位，要求有专人对其负责管理；

1.7.2工程技术文件可考虑分类编号并建立相应的文件清单进行管理；

1.7.3所有工程技术文件必须保存到工程竣工后至少1年以上；

1.8工程技术文件资料工作的移交

1.8.1管理工程技术文件资料的工程秘书或专职内业员，因岗位变化、工作调动或离职需做工作移交；

1.8.2资料移交，按照已发布的《项目工程内业管理暂行办法》和集团档案管理相关规定执行，对于“8+3+8”（见《项目工程内业管理暂行办法》）逐一进行，电子与书面记录清单并行，此项工作由工程经理全程负责，协助工作移交及时、准确、有序进行；

1.8.3工作移交，要求如下：

a）项目领导要高度重视，严格把关，杜绝应交未交，交接不及时；

b）第二，明确责任，由工程经理全面负责，不能简单认为只是资料员之间的事情，且应在移交清单上以监交人的身份签字确认；

c）第三，工作移交前，工程经理应提前以OA等书面形式通知集团档案管理员参与监交，集团档案管理员应参与监交并在移交清单上签字；

d）第四，移交及时，移交工作准备充分，移交周期不宜过长，保证资料齐全；

e）第五，交接手续齐全，交接工作是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，保证手续清晰、移交内容齐全，移交清单与实际资料完全一致，杜绝缺、少、漏等情况的发生；

1.8.4工作移交分为两个部分，移交和接收。

而认真做好资料移交前的准备工作是确保移交工作顺利进行的前提。

主要做好以下几点：

a）移交方对保管的资料进行一次全面清理，做到帐实相符；

b）移交方对未整理的零散文件材料要分类存放，清理排序，做到系统有序；

c）移交方根据资料内容列出清单，填写移交表单，并留有接收人签收确认处；

d）移交方编制资料移交说明；

e）移交方要对借出的资料及时催还，归还不了的要注明原因，整理好借据，并在借据上注明催还情况；

f）接收方要了解公司资料管理工作要求；

g）接收方要向前任资料员了解资料管理和资料本身的一些基本情况；

h）接收方要与工程经理及时沟通，确保接受资料的完整，移交手续的健全；

1.8.5工程技术文件资料是重要的工程活动记录，只有移交工作准备充分，顺利开展，才能确保资料管理的连续性和完整性；

1.9工程技术文件资料工作其它要求

1.9.1.工程技术文件资料保管人员因保管不善导致资料丢失或损毁的，公司有权追究其相关责任并采取处罚措施。

1.9.2.本办法未提及部分执行集团档案管理相关制度及办法。

二、支持文件

2.1《项目工程内业管理暂行办法》

2.2《项目工程内业评分办法》

三、相关纪录

3.1《招标文件审批表》

3.2《项目工程联系函》

3.3《项目工程通知单》

第三章附则

一、本办法由项目管理中心工程部起草与修订，经公司审批后发布。

二、本办法自发布之日起生效施行，原有相关办法如与本办法冲突，以本办法为准。

三、本办法解释权属于集团项目管理中心。