营销体系的职能及职责.docx
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营销体系的职能及职责
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营销体系的职能及职责
一、采购部：
一级职能
二级职能
三级职能
物
资
的
采
购
、
供
应
的
管
理
与
控
制
1、制定部门的规章制度及工作流程
1、根据研究院的管控模式，制定采购工作中各项规章制度。
2、上报规章制度审核、批准。
3、对部门员工进行各项规章制度的宣贯，并检查、监督落实情况。
2、采购前的市场调研
1、各种原料、辅料、科研用料、备品备件等物资，在进行采购前，要做好市场调查工作。
对供应商的资质、生产能力、技术指标、质保体系、产品价格、付款期限进行认证。
2、根据研究院合格供应商的标准，进行考核确定合格供应商。
并将供应商提供的各种资质汇总后存档。
做到一户一本台账。
3、进行价格洽商，在确保产品质量的前提下，价格合理、付款期限合理。
确保采购的物资有力于市场竞争。
4、以文件形式上报供应商调查结果。
经价格委员会批准后，进入研究院供应商名录。
3、物资采购
1、每月根据生产部门上报原料需求计划，根据库存制定原料及辅料的采购计划报采购副总、经营副院长批准后，经资金平衡会确定。
2、与供应商进行商务洽谈，签订采购合同。
合同要有标的、数量、技术标准、单价、到货时间以及赔偿等条款。
3、按照工作流程及工作权限与供应商签订采购合同。
合同应一式二份，财务一份，存档一份。
合同存档时间为3年。
4、物资验收
1、根据合同要求进行物资到工厂后验收工作。
核实物资与合同中品名、数量的一致性。
检查出厂合格证以及要求必备的质检报告是否齐全。
2、根据流程将供应商提供的质保书等相关证明提交库房，并开具入库单据。
3、物资在进厂入检过程中，出现质量问题要24小时内与供应商取得联络，提出解决问题的办法。
5、货款支付
1、根据与供应商签订的合同、供应商开具的发票、账期等条件向财务部门提供支付货款的凭证。
2、付款由财务根据资金平衡会的计划和第一条的要求统一进行付款。
6、采购管理
1、制定全院年度、月度采购、资金使用计划，报主管领导，并形成各种报表，审批后上报相关部门和领导。
2、采购账目清楚，一户一本台账每日更新。
每月要将所有业务汇总，上报经营副院长。
3、经常与供应商沟通，确保信息的准确、及时。
4、遵守院规、院纪，廉政清洁。
5、做好安全管理，不违规操作。
职责
1、采购副总经理：
◆按照年度、季度、月度编制全院的采购计划、储运计划、资金使用计划并组织落实。
◆主持全院的采购管理、储运管理工作，不断完善团队建设，打造一个高水准、脚踏实地、廉洁敬业的采购团队；
◆管理、监督全院各项采购、储运工作的全过程，指导部门有效开展工作，确保全年指标完成。
◆监督采购部门建立关键原材料、辅料的供应商数据库和供应商评估方法，发展、选择适合的供应商；
◆监督采购部门建设和维护供应商的管理体系。
不断提高供应商的水平，发展与供应商的合作关系；
◆紧密跟踪国际、国内关键原材料的市场走向和价格变化，及时管控采购预算，控制采购成本，实现年度采购成本目标。
◆组织采购部优化付款周期，实现流动资金效率最大化；
◆按照研究院的管控模式，组织好集中采购工作，保持与各相关部门的内部沟通。
◆监督库房管理工作，做好库房帐目日清月结、原料、产品先进先出、货物规范码放、运输发货安全、准时。
◆加强制度建设，领导职工遵章守纪。
不断完善内部考核机制，保证采购、储运工作正常开展。
2、采购部长：
◆每年、季、月根据生产部下达的原料需求计划，编制采购计划，书面报采购副总、主管院长，并由资金平衡会审核批准。
◆执行和实施年度、季度、月度的具体采购计划。
并按时上报各种报表。
◆负责就采购事宜与供应商进行谈判、签订合同，经相关领导审批后付诸实施。
◆采购原材料要按计划、按技术标准、按数量购进各种物资。
◆对采购中出现的不合格品，负责按照ISO9001、14001、和TS16949程序文件中相关内容组织处理。
◆每周对原辅入库的状况进行检查，保证入库原、辅料的数量、单价与合同相符、入库手续齐备。
◆参与供应商的选择、淘汰的审计、验收、评价工作。
◆每月督促供应商及时开具发票，与供应商签订有效合同，并交财务备案。
◆每月初和采购前向供应商进行价格询问，控制采购成本，优化付款周期，实现流动资金效率最大化，完成年度采购成本目标；
◆做好台帐的管理，督促统计内勤做好报表、记录、台帐，确保采购的每一项工作都留有痕迹和记录，并可追溯。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
◆加强制度建设，领导职工遵章守纪。
不断完善内部考核机制，保证采购部工作正常开展。
3、采购员职责
◆根据生产部门下达的物资需求计划，核减月末库存、汇编本月采购明细、填写采购计划书报统计内勤。
◆采购员接到上级领导批复的采购计划、资金使用计划后，严格照单采购。
◆采购中如果价格和采购数量发生特殊变化，应以书面形式上报部长，并附以报告。
◆任何采购活动要签订购销合同，经主管领导批复后由统计内勤负责与财务按照程序办理相关事宜，采购员对原材料进行采购。
直至验收合格。
◆在货到之后需持有库房到货确认书，方可填写估价入库单或请款申请赊购货物，并有统计内勤登记。
◆每月采购员必须遵循适时、适质、适量、适价和适地的原则实施采购工作。
遇有更改供应商、价格变动、超计划采购或逾期到货等情况，均须以书面报告、说明缘由，经逐级审核，按授权批复。
◆订购的物资必须与计划单要求规格、型号、数量相一致。
在市场不能满足的计划要求或成本过高的情况下，及时向上级领导反馈信息。
如因特定条件数量不能完全与计划一致，经领导审核后，差值不得超过计划量的10%。
◆采购员每月底把采购状况如：
数量、单价、金额、供应商名称、付款期限、购销合同一并报统计内勤。
◆对独家供货且付款条件苛刻的原料，采购人员应向主管领导提出第二厂家认证的建议。
并向领导提供厂家信息。
◆与供应商及时沟通，确保物资按时到货保证生产。
◆下级服从上级，工作中的不同意见要及时沟通解决。
不能懈怠工作。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
4、采购统计内勤职责
◆按照研究院相关制度、流程编制采购计划及各类报表，经领导审核后按时上报。
◆复核采购人员对采购品种和数量的执行结果，掌握库存情况，及时与生产部门沟通，确保正常生产。
◆保存各采购人员每月的原始采购计划书及采购合同、上级部门和相关部门和各种通知。
◆当采购计划更改时，在得到领导批复后要及时调整、更改采购计划，并下达采购人员。
同时做好文字说明存档。
◆每日下班前统计各采购人员的原材料到库数量。
◆每周五下午三点前汇总所有采购人员的采购明细，累计当月每个品牌的采购数量，核算采购品种的累计完成率，绘制动态报表，上报部门领导。
◆每月月底汇总当月采购数量的执行情况，并绘制动态报表，上报部门领导。
◆将采购合同、供应商的发票整理齐全，协助财务做好供应商的付款工作。
◆负责本部门的质量环境体系文件的管理，并负责体系的内审工作。
◆建立分承包方的客户档案，每年对评定客户等级要及时归档。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
◆采购统计内勤对经营副院长负责。
二、外贸部：
一级职能
二级职能
三级职能
外
贸
产
品
原
料
的
进
、
出
口
的
管
理
与
控
制
1、制定部门的规章制度及工作流程
1、根据外贸工作流程制定本部门工作制度。
2、上报制度审核、批准执行。
3、对部门员工进行各项规章制度的宣贯，并检查、监督落实情况。
2、外贸进口工作
1、根据外贸销售计划，联系外商进行价格洽商、签订采购合同。
2、到商务局备案合同。
3、海关备案手册。
同时到银行开设保证金台账，备案进口口岸。
为报送行授权。
4、向财务申请汇付货款。
5、与客户沟通货款到后的发货、报关时间，及时通知生产部门安排生产。
6、生产完毕后到海关申报单耗，为外贸出口做好准备。
7、手册出口完毕到海关处理边角料、废料并补税。
8、核销手册。
3、外贸出口
1、收到订单制订计划报相关部门。
2、报关定船。
到外管局申领核销单据并在网上备案出口口岸；向报送公司提供报送单据；到商检局办理原产地证明。
3、向海关报出口。
4、做结汇单据并将正本提单寄给客户。
5、海关退报关单和核销单据，并申报退税。
6、将报关单的退税联交院财务部，到国税申报退税。
7、按合同条款催促客户按时回款。
4、物资验收
1、根据合同要求进行物资到工厂后验收工作。
核实物资与合同中品名、数量的一致性。
检查出厂合格证以及要求必备的质检报告是否齐全。
2、根据流程将供应商提供的质保书等相关证明提交库房，并开具入库单据。
3、物资在进厂入检过程中，出现质量问题要24小时内与供应商取得联络，提出解决问题的办法。
5、外贸管理工作
1、制定全院年度、月度采购、资金使用计划，报主管领导，并形成各种报表，审批后上报相关部门和领导。
2、采购、销售账目清楚，一户一本台账每日更新。
每月要将所有业务汇总，上报经营副院长。
3、经常与供应商、客户沟通，确保传递信息的准确、及时。
4、遵守院规、院纪，廉政清洁。
5、做好安全管理，不违规操作。
6、信息管理
1、通过出差、电话沟通、展会等各种形式，对工程塑料的市场进行调查，了解市场的行情、我院产品的竞争对手的动态以及产品的发展趋势。
捕捉商机做强产品。
2、定期进行交流，使信息有效的传递资源共享。
3、出差报告、市场调查报告、产品发展动态等要形成文字报告，并存档。
职责
1、外贸部长
◆每年、季、月根据研究院的规划，编制外贸采购计划、外贸销售计划、外汇使用计划书面报主管院长，每月由资金平衡会审核批准。
◆主持全院的外贸进、出口工作。
不断完善团队建设，打造一个高水准、脚踏实地、廉洁敬业的外贸团队；
◆根据销售需求，组织进口商品采购的谈判工作。
签订购销合同。
◆监督外贸采购工作按照国家海关的相关流程办理相关手续。
◆经常与供应商保持联络，随时了解、掌握国际原材料的行情和动态。
指导全院外贸进口工作，确保全院年度计划的完成。
◆根据研究院的发展战略，不断开发海外市场，扩大海外销售工作。
着眼东南亚市场，进军欧盟市场，培育拉美市场。
◆监督、指导外贸业务人员按照海关的工作程序，做好外贸的销售工作和资金的回笼工作。
◆做好外、内的沟通联络工作，对外与海关、商务局、外管局等做好业务往来的联络工作，保持良好的合作。
对内与财务、生产、技术、开发部等做好沟通，保持良好的协作关系。
◆组织部门业务人员全面完成年度的销售目标。
对各项经营目标要层层分解，每个业务人员身上有指标，各项指标要有完成的措施。
◆有效控制应收帐款，杜绝超期应收帐款。
对应收款的帐期管理必须按照价格委员会的规定执行，不得擅自决定。
◆全院产品的定价权在价格委员会，出现价格疑义及时报请价格委员会研究确定。
任何人无权自私承诺。
◆按照质量管理体系的程序监督、妥善处理产品的质量事故，审批对外发出的报告。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
2、外贸业务员
◆全面完成领导下达年度各项经营目标。
制定完成目标的计划、措施、方案书面上报主管领导。
◆每月22日按时编制采购、销售计划、费用使用计划上报主管领导。
计划批复后，赴以实施、落实。
◆主动了解国际市场，捕捉商机、寻找潜在的客户。
通过各种手段宣传我院的品牌、产品，扩大品牌、产品的知名度。
◆严格执行价格委员会制定的价格，业务员无权自行制定或降低价格。
如出现价格问题解释权、修改权在价格委员会。
◆任何采购、销售活动，业务人员必须签订购销合同、或有客户发出的销售订单。
签订合同后按程序填写单据，经主管领导批复后方可执行。
◆原料进口后，要到现场与库房人员复核数量、各种单据的一致性。
根据外贸流程办理相关外事手续。
并通报上级主管领导。
◆产品出口要填写好内部传单票据，审批后按流程进行运输、报关等工作。
◆产品销售后严格控制回款的金额、时间，保证货款按时回笼。
业务员无权擅自延长帐期造成超期应收款，更不得造成呆死帐。
出现问题要及时与主管领导汇报寻找解决方案。
◆下级服从上级，工作中的不同意见要及时沟通解决。
不能懈怠工作。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
三、内贸部
一级职能
二级职能
三级职能
产
品
营
销
、
运
输
的
管
理
与
控
制
1、制定部门的规章制度及工作流程
1、根据内贸工作流程制定本部门工作制度。
2、上报制度审核、批准执行。
3、对部门员工进行各项规章制度的宣贯，并检查、监督落实情况。
2、销售工作
1、全面完成年度经营目标。
销售目标层层分解，业务人员要每人身上有指标。
确保目标实现。
2、根据订单制定销售计划，上报生产部、主管领导。
3、根据价格委员会制定的价格，与客户洽商产品价格。
内贸部无权变动价格，如需要价格变动，需上报价格委员会批准后执行。
4、按照合同要求安排发货。
3、售后服务工作
1、经常与客户沟通，了解客户对我院产品的满意度。
2、对客户提出的投诉要在8小时内与客户联络，了解情况并向生产部提出书面反馈。
48小时向客户提出解决问题的方案。
需要现场解决问题的投诉，书面移交市场开发部。
4、货款的管理
1、回款期限的制定由经营副总上报价格委员会确定。
2、按时回笼资金，对客户货款、帐期有效控制。
杜绝超期应收款的形成、消灭呆死帐。
客户及合同管理
1、做好客户档案的管理，一户一册台帐清楚。
2、在销售过程中与客户书面签订销售合同、销售订单。
3、对新产品形成1吨以上订单时要与生产部及相关部门对合同进行评审。
5、运输的管理工作
1、根据合格运输商的标准，考核确定合格运输商。
与合格运输商签订合同。
2、按照计划要求安排运输，按时到达客户指定场地。
3、处理运输中的质量问题，对运输中出现损坏、丢失、污染等问题，要依照合同解决。
并准确、按时上报领导。
4、采取有效措施，合理控制运输成本。
6、销售管理
1、认真做好年度经营目标，确保每年有30%销售量、销售回款的增长。
2、每月做好销售计划、销售费用计划报生产部、财务部，经资金平衡会批准后实施。
3、遵守院规、院纪，廉政清洁。
4、做好安全管理，不违规操作。
7、信息管理
1、通过出差、电话沟通、展会等各种形式，对工程塑料的市场进行调查，了解市场的行情、我院产品的竞争对手的动态以及产品的发展趋势。
捕捉商机做强产品。
2、定期进行交流，使信息有效的传递资源共享。
3、出差报告、市场调查报告、产品发展动态等要形成文字报告，并存档。
职责
1、销售副总经理
◆按照年度、季度、月度编制全院的销售计划、资金使用计划。
并组织落实。
◆按照研究院的管控模式，主持全院产品的国内销售管理工作。
在销售队伍中不断完善团队建设，打造一个高水准、脚踏实地、廉洁敬业的销售团队；
◆管理、监督全院国内产品销售的全过程，指导部门有效开展工作，确保全年指标完成。
◆掌握市场动态，了解市场信息。
明确客户对我产品的要求。
随时掌握客户对我产品量的需求。
◆定期走访客户，掌握产品在客户中的适用性，掌握客户的需求量、竞争对手在客户中情况保证客户不丢失。
◆监督、落实每月、每季、每年销售计划的完成情况，每季度对销售完成情况进行分析，找出问题、落实解决问题的措施。
确保经营指标完成，并每年增长30%。
◆有效控制应收帐款，杜绝超期应收帐款。
对应收款的帐期管理必须按照价格委员会的规定执行，不得擅自决定。
◆全院产品的定价权在价格委员会，出现价格疑义及时报请价格委员会研究确定。
任何人无权自私承诺。
◆保持与各相关部门的内部的有效沟通，按照质量管理体系的程序监督、妥善处理产品的质量事故，审批对外发出的报告。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
2、内贸部长
◆每年、季、月根据研究院的规划，编制销售计划、资金使用计划书面报主管院长，每月由资金平衡会审核批准。
◆按照研究院的管控模式，带领部门员工达成全院年度、季度、月度销售目标的完成。
在本部门中不断完善团队建设，打造一个高水准、脚踏实地、廉洁敬业的团队。
◆掌握市场动态，了解市场信息。
明确客户对我产品的要求。
随时掌握客户对我产品量的需求。
◆经常与客户进行全方位的沟通，随时掌握客户生产状况，对我产品使用量、近期的需求量，及时通报主管领导，为生产提供信息。
◆执行质量体系程序，对产品发出过程给予控制，产品出厂必须手续齐全。
◆对产品运输过程给予控制，保证产品安全到达客户指定地点。
◆产品出现的客户投诉，要在8小时内与客户联系了解问题，并与相关部门进行书面联络。
需要现场解决问题要上报经营副院长，并由市场开发部以及相关技术人员前往处理。
◆控制发出商品的资金回笼，杜绝超期应收款的形成，对应收款的帐期管理必须按照价格委员会的规定执行，不得擅自决定。
◆全院产品的定价权在价格委员会，出现价格疑义及时报请价格委员会研究确定。
任何人无权自私承诺。
◆组织部门业务人员全面完成年度的销售目标。
对各项经营目标要层层分解，每个业务人员身上要有指标，落实各项指标完成的措施。
◆按照质量管理体系的程序监督、妥善处理产品的质量事故，审批对外发出的报告。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
3、销售业务员
◆全面完成领导下达年度各项经营目标。
制定完成目标的计划、措施、方案书面上报主管领导。
◆每月22日按时上报所分管客户的销售计划、费用使用计划，上报统计内勤。
计划批复后，赴以实施、落实。
◆经常与客户沟通，了解客户对我产品的使用情况，用量、所用领域、竞争对手的情况。
是否有新的产品需求等。
及时口头、书面向主管领导汇报。
◆严格执行价格委员会制定的价格，业务员无权自行制定或降低价格。
如出现价格问题解释权、修改权在价格委员会。
◆任何销售活动，业务人员必须签订购销合同、或有客户发出的销售订单。
签订合同后按程序填写单据，经主管领导批复后方可执行。
◆发出产品要填写好内部传单票据，审批后按流程交运输专员，由运输专员组织产品运输。
发出产品后要与客户保持联络，确保产品按时抵达。
◆产品销售后严格控制回款的金额、时间，保证货款按时回笼。
业务员无权擅自延长帐期造成超期应收款，更不得造成呆死帐。
出现问题要及时与主管领导汇报寻找解决方案。
◆下级服从上级，工作中的不同意见要及时沟通解决。
不能懈怠工作。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
4、销售统计内勤
◆按照研究院相关制度、流程编制销售年度、月度计划及各类报表，经领导审核后按时上报。
◆掌握日常发货情况，每日做好发货的统计工作。
◆每月22日要做好下月销售、回款、使用费用的计划编制。
回款的统计按照合同的帐期计算。
◆出现追加销售计划时，要在报出报表的同时，与相关部门沟通，确保追加计划的实现。
做好追加计划的存档。
◆每日下班前统计当时发出商品的客户名称、数量，要求准确无误。
◆每月月底汇总当月的销售计划的执行情况，上报部门领导。
◆及时将合同、订单存档。
协助财务销售回款的工作。
◆负责本部门的质量环境体系文件的管理，并负责体系的内审工作。
◆建立客户档案，一户一册。
◆统计客户的质量投诉、解决的措施、赔偿情况、发出的报告，并存档。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
◆销售统计内勤向经营副院长负责。
5、运输专员
◆按照研究院相关制度、流程编制运输的资金年度、月度使用计划，报销售内勤。
◆合理确定产品的运输方式，有效降低运输成本。
◆做好运输中的防火、防盗、防爆的检查工作，保证产品安全、及时、准确送达目的地，
◆对运输中出现的质量事故，根据质量体系的程序做好处理工作，并做好记录报销售统计内勤存档。
◆建立运输商档案，对运输商要签订合同，每年进行评定。
◆发出产品时要按程序填写单据、办理相关手续，并存档。
◆严格遵纪守法，廉洁敬业。
认真完成院行政下达的各项工作。
四、市场开发部
一级职能
二级职能
三级职能
市
场
开
发
及
服
务
的
管
理
与
控
制
1、制定部门的规章制度及工作流程
1、根据市场开发的工作流程制定本部门工作制度。
2、上报制度审核、批准执行。
3、对部门员工进行各项规章制度的宣贯，并检查、监督落实情况。
2、市场开发
1、捕捉市场信息，针对工程塑料的市场，不断开发新产品、新领域、新市场。
2、根据客户的需求，开发新型产品和满足客户需求的产品。
3、根据需求，开发工程塑料的前沿产品。
4、新产品开发形成稳定的订单后，要根据工作流程将新产品移交内贸部或外贸部。
并同移交部门并行工作1个月，保证移交工作顺利。
5、开发中的价格洽商要上报价格委员批准后进行。
6、回款帐期经价格委员会批准后洽商。
3、售后服务
1、经常与客户沟通，了解客户的需求。
2、接受内贸部的质量投诉后，负责质量投诉的处理。
3、需现场处理质量投诉，要先与客户沟通后，找到解决方案必要时与技术人员同往。
4、问题解决完毕，书面报告相关领导，书面报告存档。
3、产品开发管理工作
1、根据研究院规划，确定市场开发的目标，并达成目标。
2、对开发工作部门要分解指标，并将指标落实到人，给予考核。
3、按月书面上报开发进度和客户的状况，开发与客户的需求同步。
4、客户及合同管理
1、做好客户档案的管理，一户一册台帐清楚。
2、在前期的销售过程中与客户书面签订销售合同、销售订单。
3、对新产品形成1吨以上订单时要与生产部及相关部门对合同进行评审。
5、管理工作
1、认真做好年度经营目标，确保每年有30%销售量、销售回款的增长。
2、每月做好开发计划、开发费用计划报生产部、财务部，经资金平衡会批准后实施。
3、遵守院规、院纪，廉政清洁。
4、做好安全管理，不违规操作。
信息管理
1、通过出差、电话沟通、展会等各种形式，对工程塑料的市场进行调查，了解市场的行情、我院产品的竞争对手的动态以及产品的发展趋势。
捕捉商机做强产品。
2、定期进行交流，使信息有效的传递资源共享。
3、出差报告、市场调查报告、产品发展动态等要形成文字报告，并存档。
职责
1、市场开发部长职责
◆每年、季、月根据研究院的规划，编制市场开发计划、资金使用计划书面报主管院长，每月由资金平衡会审核批准。
◆按照研究院的管控模式，带领部门员工达成全院年度、季度、月度的市场开发目标的完成。
在本部门中不断完善团队建设，打造一个高水准、脚踏实地、廉洁敬业的团队。
◆掌握市场动态，全面、深入了解市场信息。
确定开发方向和客户群。
对市场的前沿性产品要书面向技术委员会提供详细的书面报告、说明。
◆组织部门员工有方向、有目标地开展工作。
完成研究院5年发展规划、年度开发计划的实现。
◆对本部门的工作指标要层层分解，将指标落实到人并进行考核。
◆按照体系中的开发程序，做好每一步骤文件、出差报告、试验报告的归档工作。
◆产品开发完毕组织与内贸部、外贸部做好产品销售的交接工作。
保证内贸部、外贸部接手后能够顺利开展工作。
◆完成
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