行政后勤管理手册.docx
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行政后勤管理手册
福建中节能新型材料有限公司
FUJIANCECEPNEWMATERIALCO.LTD
行政后勤管理手册
二O一五年三月
行政后勤管理手册
编制:
______________
审核:
______________
批准:
______________
管理事项
8
行政后勤管理
文件和制度管理
公文处理
公司发文
公司收文
台账登记
签报管理
制度管理
制度的起草和审批
制度的发布
制度的执行和检查
制度的修订与废止
会议管理
三会管理
会议的申请及审批
会议的召开与记录
会议档案管理
例会管理
会议的组织与通知
会议的召开与记录
会议档案管理
印章管理
印鉴管理
印鉴刻制的申请审批
印鉴的保管和使用
印鉴的废止、销毁、封存
印鉴的台账管理
证件管理
证件办理
证件借用
接待管理
接待权限设置
接待用餐、用车、会议、参观管理
接待礼仪管理
档案管理
档案资料的归档
档案的保管与复制
档案资料的借阅和归还
档案资料的清退销毁
办公物资管理
办公物资供应商管理
办公物资采购管理
申报采购需求
编制采购计划
询价议价
供应商选择
采购实施
采购入库
办公物资仓储管理
物资的清点入库
领用物资申请
物资出库审批
物资发放
物资的盘点
车辆管理
公务车采购管理
车使用管理
车辆加油管理
费用额度控制管理
车辆事故应急管理
员工宿舍、食堂管理
员工宿舍管理
入住管理与钥匙管理
维修管理
员工食堂
投诉管理
餐卡充值管理
食堂日常管理
接待用餐费用审核
其它事物管理
工装管理
工装申请申购
工装发放管理
话务管理
绿化保洁管理
一、行政后勤管理概述
行政后勤管理是不涉及公司具体产品的生产，它是为生产（或提供）产品（或活动、服务）过程提供相应的资源和服务，以及对过程中的人和事进行规范组织、监控。
总体来讲，行政后勤工作就是：
搞好服务、管好事务、参与业务。
福建公司行政后勤管理工作包括：
文件和制度管理、会议管理、印章管理、接待管理、档案管理、办公物资管理、车辆管理、员工宿舍、食堂管理、及其它事务管理。
二、工作模块
文件和制度管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
公文处理
公文
综合管理部/文员
公文
制度管理
综合部主任
制度
会议管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
三会管理
会议议案
资料管理员
会议决议、会议纪要
例会管理
会议室使用申请
资料管理员
会议室使用登记
印章管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
印鉴管理
印章刻制申请、交接单、用印申请单
文员
印章刻制申请、交接单
证件管理
证件办理申请、交接表
文员
证件、证件清单
接待管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
接待管理
接待申请单
后勤管理员
接待总结
档案管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
档案归档及保管
档案移交审批单
资料管理员
档案移交登记表、档案交接单
档案借阅使用
档案借阅审批表
资料管理员
档案借阅登记表
档案资料清退销毁
档案销毁清册
资料管理员
档案销毁审批单
办公物资管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
供应商管理
供应商调查表
综合管理部主任
合格供应商记录
物资采购
请购单
综合管理部主任
采购订单、验收单
仓储管理
出库、入库单
后勤管理员
物资台账
车辆管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
车辆采购
采购申请
综合管理部主任
车辆登记证书、牌照
车辆使用
使用申请单
车辆管理员
使用登记表
车辆加油
加油申请单
车辆管理员
加油记录表
费用额度控制
充值申请单
车辆管理员
充值记录
事故应急处理
车辆管理员
事故处理记录、事故报告
员工宿舍、食堂
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
宿舍管理
宿舍入住申请表
后勤管理员
住宿登记表、钥匙发放登记表
食堂
投诉记录
后勤管理员
考核表
其它后勤管理
工作模块
输入条件
责任部门/岗位
输出结果
话务管理
无
综合部主任
无
工装管理
工装需求汇总表
后勤管理员
工装领用表
绿化保洁管理
无
后勤管理员
无
三、部门组织机构图及部门职责（主责部门）
一、基本信息
部门名称
综合管理部
部门负责人岗位
主任
部门编号
直接上级岗位
部门经理
二、部门使命
综合管理部是协助公司领导处理日常工作，并负责劳动人事、薪酬分配、绩效考核、员工培训、综合协调、文秘、档案、法律和行政事务、党工团的综合管理职能机构
三、部门岗位设置
四、部门职责与工作内容
序号
职责
工作内容
1
行政后勤管理
1）文件和制度管理
2）会议管理
3）.印章管理
4）.接待管理
5）.档案管理
6）办公物资管理
7）.车辆管理
8）.食堂、宿舍超市管理
9）.图书、话务、工装、绿化保洁等杂项管理
2
人力资源管理
1）岗位管理
2）.招聘管理
3）新员工管理
4）.劳动关系管理
5）离职管理
6）培训管理
7）考勤、请假、加班等其它日常管理
3
企业经营管理
1）.年度经营计划编制
2）.年度预算编制
3）预算的执行监控
4）.企业经营分析
5）.经营计划及预算的调整
6）经营目标的考核
7）.根据公司生产经营状况和发展要求，调查研究，提出组织机构的设计方案
8）.针对现有机构状况，提出合并、撤销或增设某个部门、工作组的建议
4
对外事务
1）.组织各项内外宣传工作，负责与媒体和社会机构、公共慈善部门的联系，提升公司形象
2）.负责对政府、上级部门的各种专项项目申报工作
3）.负责与地方政府部门、周边社区关系的联系及协调
5
党群工作及其它事务
1）.负责公司工、团、妇、武、纪检、党委等各项工作
2）.负责企业文化建设的具体工作，
3）.负责社会公益事业管理
五、修订记录
版本
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
V1
首次填写
四、流程图及流程说明
文件和制度管理
发文流程
流程目标
本流程旨在规范公司的发文流程，明确发文的申请审批流程，审批权限，确保发文及时办理。
流程输入条件
《公文》《发文稿纸》
流程输出成果
《公文》《稿纸》
风险点描述
签发程序符合规定、校对、密级管理、用印
流程环节描述
01发文部门经办人拟写公文，填写发文稿纸
经办人根据事由选择正确的文种拟写公文，做到观点明确、条理清楚、文字精炼，在OA系统中填写发文稿纸
输入：
《公文》
输出：
《公文》《发文稿纸》
责任人：
公文经办人
期限：
及时
02发文部门主任审核
发文部门主任对公文的合理、合规性及行文方式进行审核
输入：
《公文》《发文稿纸》
输出：
审核后的《公文》《发文稿纸》
责任人：
发文部门主任
期限：
及时
03相关部门主任审核
相关部门主任地涉及到本部门的事物填写会签意见，有不同意见的写明原因和建议，签名后返回公文经办人
输入：
《公文》《发文稿纸》
输出：
会签后的《公文》《发文稿纸》
责任人：
相关部门主任
期限：
及时
04综合部分管行政经理审核
综合部分管领导重点审核文体是否使用正确，公文格式等是否使用相关规定
输入：
《公文》《发文稿纸》
输出：
审核后的《公文》《发文稿纸》
责任人：
综合管理部分管行政经理
期限：
及时
05总经理审批
总经理审核审批公文内容，指示是否可印制发文
输入：
《公文》《发文稿纸》
输出：
审核后的《公文》《发文稿纸》
责任人：
总经理
期限：
及时
06资料管理员
对审批后的公文编印、报送、存档
输入：
《公文》《发文稿纸》
输出：
审核后的《公文》《发文稿纸》
责任人：
资料管理员
期限：
及时
收文流程
流程目标
本流程旨在规范公司的收文流程，明确收文、传阅、催办的过程，审批权限，确保收文及时办理。
流程输入条件
《公文》
流程输出成果
《公文》《公文传阅单》
风险点描述
阅批分送传阅环节无遗漏、领导批示落实、密级管理、回文差错控制、事项处理及时、归档及时
流程环节描述
01收文登记，编写文件传阅单
输入：
《公文》
输出：
《公文》《公文传阅单》
责任人：
文员
期限：
即收即送
02主任签署流转意见
输入：
《公文》
输出：
签字后的《公文》《公文传阅单》
责任人：
综合部主任
期限：
即时
03行政经理签署拟办意见
输入：
《公文》
输出：
签字后的《公文》《公文传阅单》
责任人：
行政经理
期限：
即时
04总经理审批公文拟办意见
输入：
《公文》
输出：
签字后的《公文》《公文传阅单》
责任人：
总经理
期限：
及时
05传阅至相关部门办理
输入：
《公文》
输出：
审批后的《公文》《公文传阅单》
责任人：
文员
期限：
及时
06承办部门办理，综合部催办
输入：
《公文》
输出：
审批后的《公文》《公文传阅单》
责任人：
经办人、文员
期限：
及时
07资料存档
输入：
审批后的《公文》《公文传阅单》
输出：
责任人：
资料管理员
期限：
及时
签报流程
流程目标
本流程旨在规范公司的签报流程，明确签报的审批流程，审批权限，确保签报及时办理。
流程输入条件
《签报》
流程输出成果
《签报》《签报登记表》
风险点描述
事项模糊、审批环节把关不严格、密级控制、责任不落实易出现问题或风险
流程环节描述
01经办人拟写签报，填报签报审批表
输入：
《签报》
输出：
《签报》《签报登记表》
责任人：
呈报部门经办人
期限：
即时办理
02呈报部门主任审核
输入：
《签报》
输出：
审核后的《签报》
责任人：
呈报部门主任
期限：
及时
03相关部门主任会签：
对涉及到本部门的内容提出审核意见
输入：
《签报》
输出：
审核后的《签报》
责任人：
相关部门主任
期限：
及时
04涉密文件部门文员自行编号
输入：
《签报》
输出：
编号后的《签报》
责任人：
呈报部门文员
期限：
及时
05非涉密签报综合部文员审核格式并编号
输入：
《签报》
输出：
编号后的《签报》
责任人：
综合部文员
期限：
及时
06行政经理审核：
审核内容是否可行
输入：
《签报》
输出：
审核后的《签报》
责任人：
行政经理
期限：
及时
07总经理审批:
判定是否根据签报内容办理相关业务
输入：
《签报》
输出：
审批后的《签报》
责任人：
总经理
期限：
及时
08经办人整理归档
输入：
《签报》
输出：
审批后的《签报》
责任人：
呈报部门经办人
期限：
及时
09资料管理员整理归档
输入：
《签报》《签报登记表》
输出：
责任人：
综合部资料管理员
期限：
及时
会议管理流程
三会管理流程
流程目标
本流程旨在规范三会的召开管理，提高会议质量和效率。
流程输入条件
《会议通知》《会议议案》《会议议程》等资料
流程输出成果
《会议决议》《会议记录》
风险点描述
会议事项、程序和会议决议合法性合规性检查
流程环节描述
01提议召开董事会
临时召开的董事会由董事长、三分之一或以上董事、总经理根据公司经营需要召开董事会；董事、监事可提议召开临时股东会。
输入：
输出：
责任人：
董事长、三分之一或以上董事、总经理/董事、监事
期限：
提前一周
02召集召开董事会
董事长、三分之一或以上董事、总经理提议召开董事会后，或非临时召开的董事会，由董事长/董事长指定的其他董事召集召开，股东会由董事长召集召开，监事会由监事会主席召集召开
输入：
：
输出：
责任人：
董事长或董事长指定的其他董事、监事会主席
期限：
提前一周
03准备会议的召开
综合部经办人拟办会议通知，会议议案、会议议程等资料
输入：
输出：
《会议通知》《会议议案》《会议议程》
责任人：
综合部经办人
期限：
提前一周
04发布会议通知
输入：
输出：
《会议通知》
责任人：
综合部经办人
期限：
提前一周
05召开会议
董事长或董事长指定的其他董事主持会议，董事审议相关议案并表决，监事列席董事会会议，综合部经办人做好会议记录
输入：
输出：
《会议记录》
责任人：
董事长或董事长指定的其他董事
期限：
及时
06整理归档相关资料
综合部经办人对《会议纪要》《会议决议》整理归档
输入：
输出：
《会议纪要》《会议决议》
责任人：
综合部经办人
期限:
及时
07执行会议决议
相关负责人执行会议决议
输入：
《会议决议》
输出：
责任人：
董事会
期限：
会议决议规定的期限
例会管理流程
流程目标
本流程旨在规范公司的会议管理，提高会议质量和效率。
程输入条件
《会议室使用申请表》
流程输出成果
《会议室使用情况登记表》《会议记录》
风险点描述
会议时间与工作冲突的控制管理、会议事项落实
流程环节描述
01提报会议需求
需求部门经办人提报会议需求
输入：
输出：
责任人：
需求部门经办人
期限：
提前一天
02填写会议使用申请表
输入：
输出：
《会议室使用申请表》
责任人：
需求部门经办人
期限：
提前一天
03综合部主任审核
综合部主任审核申请部门递交的《会议室使用申请表》
输入：
《会议室使用申请表》
输出：
审核后的《会议室使用申请表》
责任人：
综合部主任
期限：
及时
04分管领导审批
分管领导审批申请部门递交的《会议室使用申请表》
输入：
《会议室使用申请表》
输出：
审批后的《会议室使用申请表》
责任人：
分管领导
期限：
及时
05安排会议室
输入：
输出：
《会议室使用登记表》
责任人：
需求部门经办人
期限：
及时
06召开会议
会议需求部门召开会议，做好会议记录
输入：
输出：
《会议记录》《会议决议》
责任人：
需求部门经办人
期限：
当场
07整理会议记录
需求部门整理会议记录，恢复会议现场，综合部管理员协助会场整理
输入：
输出：
《会议室使用登记表》
责任人：
需求部门经办人
期限：
及时
08跟踪会议内容执行情况
输入：
《会议决议》
输出：
责任人：
需求部门经办人
期限：
会议规定的时间内
印章管理流程
印章刻制的申请审批流程
流程目标
本流程旨在规范公司的印章刻制的申请工作，明确印章刻制的申请审批流程，审批权限，确保印章刻制及时办理。
流程输入条件
《印章刻制申请》《交接单》
流程输出成果
《印章刻制申请》《交接单》
风险点描述
本流程是需要关注的高风险管理项目，特别对法人印章、行政公章涉及经济活动的用印风险要严格管理。
重点：
1.印鉴保管人责任落实
2.用印按规定控制，审批程序清楚
3.登记台帐管理
流程环节描述
01填写印章刻制申请
相关部门提出用印申请后，由综合部印鉴管理员填写印章刻制申请，并注明“新刻制”、“更新”“遗失补做”
输入：
输出：
《印章刻制申请》
责任人：
印鉴管理员（文员）
期限：
及时
02部门主任审核
综合部主任审核《印章刻制申请》
输入：
《印章刻制申请》
输出：
审核后的《印章刻制申请》
责任人：
综合部主任
期限：
及时
03分管领导审核
综合部主任审核《印章刻制申请》
输入：
《印章刻制申请》
输出：
审核后的《印章刻制申请》
责任人：
分管领导
期限：
及时
04总经理审批
总经理审批《印章刻制申请》
输入：
《印章刻制申请》
输出：
审批后的《印章刻制申请》
责任人：
总经理
期限：
及时
05印章刻制
综合部采购专员办理印章刻制
输入：
审批后的《印章刻制申请表》《交接单》
输出：
责任人：
综合部采购专员（档案管理员）
期限：
7个工作日
06印章交接
部门印章交部门申请人，填写交接单
输入：
输出：
《交接单》
责任人：
印鉴部门申请人
期限：
当场
07公司类专用章交接
公司用章交综合部主任
输入：
输出：
《交接单》
责任人：
综合部主任
期限：
当场
08备案存档
由综合部资料管理员整理资料备案存档
输入：
输出：
《印章刻制申请表》《交接单》
责任人：
资料管理员
期限：
及时
印鉴使用的申请审批流程
流程目标
本流程旨在规范公司的印鉴使用、审核、审批的工作流程，保证印鉴使用的合规性
流程输入条件
《用印申请单》
流程输出成果
《用印申请单》
风险点描述
专人管理、责任明确、程序清楚、审批手续完整
流程环节描述
01需求部门填写用印申请单
输入：
输出：
《用印申请》
责任人：
用印申请人
期限：
及时
02部门主任审核
部门主任审核《用印申请》
输入：
《用印申请》
输出：
审核后的《用印申请单》
责任人：
部门主任
期限：
及时
03分管领导审核
分管领导对非部门专用章《用印申请》进行审核
输入：
《用印申请》
输出：
审核后的《用印申请》
责任人：
分管领导
期限：
及时
04总经理审批
总经理对非部门专用章《用印申请》进行审批
输入：
《用印申请》
输出：
审批后的《用印申请》
责任人：
总经理
期限：
及时
05用印
部门印章由部门主任审核后用印；
业务专用章由综合部主任/公司分管经理/总经理审核审批后用印
输入：
审核审批后的《用印申请》
输出：
责任人：
印章保管员
期限：
当场
印鉴废止、销毁、封存流程
流程目标
本流程旨在规范公司的印鉴废止、销毁、封存流程，明确印鉴废止、销毁、封存的申请审批流程，审批权限，确保停用印鉴及时处理。
流程输入条件
《印鉴销毁、废止、封存申请表》
流程输出成果
《印鉴销毁、废止、封存记录》
风险点描述
程序和手续清楚、审批和记录完整、销毁现场有监督
流程环节描述
01印鉴保存部门填写《印鉴销毁、废止封存申请》
输入：
输出：
《印鉴销毁、废止、封存申请》
责任人：
申请部门经办人
期限：
及时
02部门主任审核
部门主任审核《印鉴销毁、废止、封存申请》
输入：
《印鉴销毁、废止、封存申请》
输出：
审核后的《印鉴销毁、废止、封存申请》
责任人：
部门主任
期限：
及时
03分管领导审核
分管领导审核《印鉴销毁、废止、封存申请》
输入：
《印鉴销毁、废止、封存申请》
输出：
审核后的《印鉴销毁、废止、封存申请》
责任人：
分管领导
期限：
及时
04总经理审批
总经理审批《印鉴销毁、废止、封存申请》
输入：
《印鉴销毁、废止、封存申请表》
输出：
审批后的《印鉴销毁、废止、封存申请》
责任人：
总经理
期限：
及时
05收回印鉴销毁或封存
由综合部印鉴管理员负责收回印鉴销毁或封存
输入：
审批后的《印鉴销毁、废止、封存申请》
输出：
《印鉴销毁、废止、封存记录》
责任人：
印鉴管理员
期限：
及时
证件办理流程
流程目标
本流程旨在规范公司证件资料的办理申请、审核、审批的工作流程，确保证件资料办理及时合规。
流程输入条件
《证件办理申请》
流程输出成果
《证件清单》《证件》
风险点描述
证件所证事项的审批手续和程序、登记台帐和记录
流程环节描述
01填写证件办理申请
需求部门经办人填写证件办理申请，申请原因须注明“新办”、“更新”或“遗失补办”
输入：
输出：
《证件办理申请》
责任人：
需求部门经办人
期限：
及时
02部门主任审核
部门主任审核《证件办理申请》
输入：
《证件办理申请》
输出：
审核后的《证件办理申请》
责任人：
部门主任
期限：
及时
03分管领导审核
分管领导对《证件办理申请》进行审核
输入：
《证件办理申请》
输出：
审核后的《证件办理申请》
责任人：
分管领导
期限：
及时
04总经理审批
总经理对《证件办理申请》进行审批
输入：
《证件办理申请》
输出：
审批后的《证件办理申请》
责任人：
总经理
期限：
及时
05备案登记
资料管理员做备案登记
输入：
《证件办理申请》《证件清单》《证件》
输出：
《证件清单》
责任人：
资料管理员
期限：
及时
06经办人证件办理
输入：
《证件办理申请》《证件清单》《证件》
输出：
责任人：
经办人
期限：
及时
07证件交接
由资料管理员办理证件交接，在交接单上签字，更新证件清单
输入：
《证件办理申请
升级会员 