OA组织机构管理版操作手册.docx
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OA组织机构管理版操作手册
OA系统组织机构维护
管理员操作手册
1阅读指南
本手册适用阅读人群为中石化销售各分公司OA系统管理员和OA人事管理员。
2概要介绍
组织机构维护模块的主要功能是维护OA系统内的人员、部门和权限等相关信息。
人事管理员在进入OA主页时，点右上角的相关管理链接即可进入组织机构管理界面。
主界面效果图如下：
主菜单：
在界面顶部红色线框所在的区域，列出了组织机构管理的主要功能模块菜单。
子菜单：
在界面左边蓝色线框所在的区域，列出了主菜单的相关子菜单，子菜单随选定的主
菜单而变化。
操作区：
中间区域为实际的操作区域，点击子菜单时会在操作区显示相关的操作界面。
3操作介绍
3.1用户管理
3.1.1单个用户登记注册
录入需注册的用户相关信息，执行注册操作，即可在系统中新增一个注册用户。
注册后的用户可以使用登录名和密码登陆OA系统。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“用户管理”，再点击左栏子菜单“用户注册登记”即可进入上图所示操作区。
2、录入相关信息。
3、点“保存”按钮可以暂时保存用户信息，后续可以再次编辑。
4、点“立即注册”按钮可以立刻把用户注册好。
5、注册完毕，该用户即可登陆OA系统。
【信息项说明】
信息域
说明
中文姓名
必填，即姓名的中文字，同一部门不允许重名。
登陆简称
通常为姓名的纯字母拼音，也可以是字母与数字的组合。
部门内排序号
数字，必填，供部门内部成员列表显示时作为排序号。
性别
必填。
初始密码
默认值为123456，可以修改为其它值。
是否生成邮件
可选，默认为生成。
所属部门
必填，从部门列表中选定。
是否部门领导
可选。
职务组权限
可选，从职务组列表中选择，用于各类工作流审批。
【操作提示】
1、检测重名：
填写中文名和登录名时，可以检测一下是否重名，以防止注册失败。
2、注册失败时，可以再次编辑用户信息，再次注册。
3.1.2批量导入用户信息
可以通过在指定的Excel模板中批量登记好信息，再通过excel导入功能批量导入到组织库。
批量导入也是先把相关信息先存档，供后续执行注册操作。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“用户管理”，再点击左栏子菜单“批量导入登记”即可进入上图所示操作区。
2、下载Excel登记模板，在Excel模板中录入人员相关信息。
3、在word控件中打开登记好的Excel文件。
4、点“整理数据”按钮。
5、点“导入数据”按钮。
6、导入完毕，界面返回到待注册用户列表。
【信息项说明】
无
【操作提示】
1、导入用户前，要先建立好相关部门（参看3.2.1操作），否则将导入失败。
2、导入后的用户信息可在待注册用户信息列表中查询，可以再次编辑，也可以执行批量注册操作（参看3.1.3操作）。
3.1.3用户批量注册
对多个已经登记信息的待注册用户执行批量注册操作。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“用户管理”，再点击左栏子菜单“待注册用户”即可进入上图所示操作区。
2、勾选需要注册的待注册用户，或者点“全选”勾选当前页面的所有待注册用户。
3、点“注册所选”按钮，弹出注册界面，提示正在注册，耐心等待操作完成。
或点“注册全部”按钮，弹出注册按钮，提示正在注册，耐心等待操作完成。
4、操作完成，会提示已经注册成功的用户和注册失败的用户。
【信息项说明】
无
【操作提示】
1、执行批量注册，尽量在系统空闲时段操作，以免耗用服务器资源。
2、注册失败的用户可以再次编辑，并再次注册。
3.1.4用户基本信息查询及修改
可以查询已经注册的用户信息，并修改用户相关信息。
【操作界面】
已注册用户列表界面如下：
用户信息表界面如下：
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“用户管理”，再点击左栏子菜单“已注册用户”即在操作区打开用户列表。
2、点击用户名可以进入用户信息表。
3、点“修改基本信息”按钮可以进入基本信息的编辑界面。
点“返回”则返回已注册用户列表。
4、编辑好基本信息，点“保存”即可。
【信息项说明】
基本信息只能修改部门内排序号。
其它信息可以修改用户的相关联系资料。
【操作提示】
无
3.1.5用户密码重置
管理员可以重新设定用户的密码。
密码重置后，原密码失效，用户使用新密码才可以登陆OA系统。
【操作界面】
【操作步骤】
1、同3.1.4操作，进入用户信息表。
2、点“重置密码”按钮，进入密码设置界面。
3、录入新密码信息。
4、点“保存”，设置成功。
【信息项说明】
信息域
说明
用户名
显示当前指定的用户。
新密码
必填，设定用户新密码，长度不能少于4位。
再次输入密码
必填,再次输入密码。
【操作提示】
1、密码修改后可能需要5分钟左右才能生效。
3.1.6用户调动部门
本功能用于把用户从一个部门调动到另外一个部门。
【操作界面】
【操作步骤】
1、同3.1.4操作，进入用户信息表。
2、点“调动部门”按钮，进入设置界面。
3、点“设置”按钮，设置新部门。
4、点“确定”，设置成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
信息域
说明
原部门
仅显示
新部门
必填，从部门列表中选定。
是否是新部门的领导
可选。
设置用户是否是新部门的相关领导。
【操作提示】
1、用户调动部门后，仍然使用原来的用户名和密码，邮箱仍然能够正常使用，原来具有的职务组权限仍然保留，自定义界面需要用户重新设置。
2、用户调动部门后，在原部门可以阅读和正在办理的文件将看不到了。
可以执行权限转移（参看3.3.4.1操作）把原来这些文件的权限转移给别的用户，或者转移给新部门中的本用户。
3、用户调动部门的情况会记录在用户变更记录中。
3.1.7用户创建子身份
创建“第二身份”（子身份），即把用户设置为除原本所属部门外的其它部门（群组）的成员。
可以为同一用户设置一个或多个“第二身份”（子身份）。
【操作界面】
【操作步骤】
1、同3.1.4操作，进入用户信息表。
2、点“创建子身份”按钮，进入设置界面。
3、点“设置”按钮，设置新部门。
设置在新部门的排序哈。
4、点“确定”，创建第二身份成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
信息域
说明
原部门
仅显示
第二身份部门
必填，从部门列表中选定。
排序号
必填，用户以子身份在新部门中出现时的显示排序号。
是否是新部门的领导
可选。
设置用户是否是新部门的相关领导。
【操作提示】
1、用户创建子身份，并不是新建了一个新用户，而只是为用户创建了一个子身份文档，表明用户加入到了另外的一个部门并做为该部门的成员。
2、子身份用户文档在“已注册用户”列表中会标明该用户是第二身份文档。
如下图所示：
3、子身份文档可以修改排序号或者删除。
操作方法是从上图所示点击该用户子身份文档，打开子身份信息表，如下图：
点击“修改基本信息”按钮可以修改排序号，或点击“删除”按钮可以删除子身份。
3.1.8用户邮箱限额调整
可以调整单个用户的邮箱大小限额。
【操作界面】
【操作步骤】
1、同3.1.4操作，进入用户信息表。
2、点“调整邮箱限额”按钮，进入设置界面。
3、点“设置”按钮，设置新部门。
设置在新限额数值。
4、点“确定”，设置成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
信息域
说明
用户名
仅显示
邮箱原限额
仅显示，单位为MB。
邮箱新限额
数值，必填，限定在15MB到1024MB之间。
【操作提示】
无
3.1.9删除单个用户
可以删除某个已经注册的用户。
【操作界面】
【操作步骤】
1、同3.1.4操作，进入用户信息表。
2、点“删除”按钮，进入删除确认界面。
3、点“确定”，执行删除。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
无
【操作提示】
1、删除前：
管理员最好通知相关的用户先自行备份好OA系统内的个人相关文件和邮件等信息。
2、删除前请仔细查看相关提示信息，比如用户如果是部门的岗位办公文件接收人等情况，则必须谨慎操作。
3、删除操作是不可恢复的。
4、如果用户有子身份文档，则不允许删除，可以先删除子身份文档。
3.1.10批量删除用户
可以批量删除多个已经注册的用户。
【操作界面】
删除确认界面：
删除结果界面：
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“用户管理”，再点击左栏子菜单“已注册用户”即在操作区打开用户列表。
2、点击用户名可以进入用户信息表。
3、勾选需要删除的用户。
4、点“删除删除”按钮，打开删除确认界面。
5、点“确定”，执行删除。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
无
【操作提示】
1、删除前：
管理员最好通知相关的用户先自行备份好OA系统内的个人相关文件和邮件等信息。
2、批量删除不做删除前的信息提示，也不检测用户是否有第二身份。
3、删除操作是不可恢复的。
3.2部门管理
3.2.1新增部门
向系统内新增一个部门。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“部门管理”，再点击左栏子菜单“部门注册登记”即可进入上图所示操作区。
2、录入部门相关信息。
3、点“保存”按钮，注册成功。
【信息项说明】
信息域
说明
部门名
必填，中文名，同一级别不能有同名部门。
名称中不允许包含全角括号等特殊字符。
部门排序号
必填，数字，部门列表显示时的排序依据。
上级部门
必填，从部门列表中选择，一级部门的上级部门是公司。
部门用户成员
选填，直属用户成员列表，从通讯录选择填入。
下属部门成员
直属下级部门列表，表明部门间的从属关系。
仅显示无需设置。
部门管理者
部门领导，必填，从通讯录选择填入。
部门其它管理者
部门分管领导，必填，从通讯录选择填入。
岗位办公处理人
一级部门必填，从通讯录选择填入。
岗办对应单位及部门
一级部门必填，从通讯录选择填入。
岗位办公关键字
省级公司一级部门必填，对应销售公司部门关键字设置。
【操作提示】
1、新增一个部门时，通常只需要录入部门名、设置好排序号和上级部门即可。
2、新增部门后，可以在该部门下注册新用户。
3.2.2部门基本信息查询及修改
可以查询和修改已注册的部门信息。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“部门管理”，再点击左栏子菜单“全部部门”，打开部门列表。
2、点击“展开”可以显示完整的部门层次列表。
3、点击部门名称，进入部门信息表。
4、点“修改基本信息”按钮，进入修改界面。
5、点“保存”按钮，修改成功。
【信息项说明】
同3.2.1所述。
【操作提示】
1、新增一个部门时，通常只需要录入部门名、设置好排序号和上级部门即可。
2、新增部门后，可以在该部门下注册新用户。
3.2.3部门改名
本功能用于变更部门名称。
【操作界面】
【操作步骤】
1、同3.2.2操作，进入部门信息表。
2、点“部门改名”按钮，进入设置界面。
3、录入新名称。
4、点“确定”，设置成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
信息域
说明
原部门名
仅显示。
新部门名
部门名字，必填。
关联操作设置
修改直属用户全称（默认勾选）
修改下属部门及其用户全称（默认勾选）
对于本设置建议您使用默认设置即勾选上。
【操作提示】
1、部门名称修改后，部门身份以前有权查看的文件将不能查看。
2、部门名称修改后，其下属用户的全称也相应修改了。
则相关用户对之前文件的阅读和办理权限将丢失，可以通过文件权限转移（参看3.3.4操作）来更新相关权限。
3、部门改名的情况将记录在部门变更记录中。
4、部门名称改变后，如果有岗位办公来往的对应部门，应该对其进行通知或者直接调整相关部门的设置。
否则其它单位部门发来的岗位办公文件还是按老的部门名称来发，新名称下的部门将不能收到文件。
3.2.4部门变更上级部门
本功能用于变更所属的上级部门。
比如部门A原来隶属于部门B，现在实际隶属于部门C，则可以执行部门A的变更上级部门操作来实现。
【操作界面】
【操作步骤】
1、同3.2.2操作，进入部门信息表。
2、点“变更上级部门”按钮，进入设置界面。
3、设置新属部门。
4、点“确定”，设置成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
信息域
说明
原上级部门
仅显示。
新上级部门
必填，从列表中选择。
关联操作设置
修改直属用户全称（默认勾选）
修改下属部门及其用户全称（默认勾选）
对于本设置建议您使用默认设置即勾选上。
【操作提示】
1、变更上级部门后，部门身份以前有权查看的文件将不能查看。
2、变更上级部门后，其下属用户的全称也相应修改了。
则相关用户对之前文件的阅读和办理权限将丢失，可以通过文件权限转移（参看3.3.4操作）来更新相关权限。
3、变更上级部门的情况将记录在部门变更记录中。
4、部门名称改变后，如果有岗位办公来往的对应部门，应该对其进行通知或者直接调整相关部门的设置。
否则其它单位部门发来的岗位办公文件还是按老的部门名称来发，新名称下的部门将不能收到文件。
3.2.5删除部门
本功能用于删除一个部门。
【操作界面】
【操作步骤】
1、同3.2.2操作，进入部门信息表。
2、点“删除”按钮，进入确认界面。
3、点“确定”，删除成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
无
【操作提示】
1、部门删除操作不可恢复。
2、有下属用户的部门不允许删除。
3.3权限管理
3.3.1职务组设置
职务组是为工作流的流转需要而设置的人员组合，不同的职务组代表了在相关工作流办理中具有相应的权限。
用户加入到职务组后，用户也即有了相关的权限。
按照用途属性，职务组分为：
（1）固定职务组：
OA系统内置的职务组，可以修改成员，不能改名，不能删除。
（2）普通职务组：
为工作流需要而由管理员创建的职务组，可以修改成员。
在无流程使用的情况下，可以改名或删除。
3.3.1.1修改职务组
本操作用于修改职务组成员。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“职务组设置”，即可打开职务组列表。
2、点职务组名称，进入职务组信息表。
3、点“修改基本信息”按钮，进入修改界面。
如果是一般职务组，还可以点击“修改组名字”按钮进行改名。
4、录入相关信息，点“确定”，保存成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
信息域
说明
职务组名称
仅显示
描述
可选填，职务组用途的说明性文字。
顺序号
可选填，职务组列表中的显示排序号。
成员
必填，从通讯录选定成员。
【操作提示】
1、职务组信息表中通过点击“相关工作流”可以查看到是否有工作流在使用此群组。
2、如果有工作流使用的某个职务组为空，即无成员，相关工作流无法正常流转。
3.3.1.2创建职务组
本操作用于创建一般职务组。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“职务组设置”，即可打开职务组列表。
2、点“新建”，进入职务组信息表。
3、录入相关信息，注意检测重名。
4、点“保存”，保存成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
信息域
说明
职务组名称
必填
描述
可选填，职务组用途的说明性文字。
顺序号
可选填，职务组列表中的显示排序号。
成员
必填，从通讯录选定成员。
【操作提示】
无
3.3.1.3删除职务组
本操作用于删除一般职务组。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“职务组设置”，即可打开职务组列表。
2、点职务组名称，进入职务组信息表。
3、点“删除”按钮，进入确认界面。
4、点“确认”，删除成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
无
【操作提示】
无
3.3.2模块角色设置
模块角色通常指模块应用管理员，是可以查看到指定模块内所有文件的人员，可根据实际情况设置。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“模块角色设置”，即可打开模块应用管理员列表。
2、点模块角色名称，进入设置界面。
3、点修改按钮，再点设置按钮，设置管理员。
4、点“保存”，设置成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
信息域
说明
授予用户
选填，设置为应用管理员的人。
【操作提示】
无
3.3.3角色群组设置
此功能是为了兼容旧版的管理功能，而提供的编辑角色群组的功能。
3.3.4用户权限转移
OA系统中每个注册用户都有一个用户全称，用户全称是“用户中文名+部门名+公司
名”组合而成的一定格式的层次名称。
比如有用户的中文名是李华，则他注册后的用户全称形式就是“CN=李华/OU=经理办公室=/OU=石油公司/O=sinopec”。
用户全称显示时有可能显示为简洁形式，比如“李华/经理办公室/石油公司/sinopec”。
OA系统的文件中记录了可阅读或可办理该文件的用户全称，部门成员和职务组的成员列表中记录的也是用户全称。
因此，所有的权限都是以用户全称为基础的。
由于部门名称变更或者用户调换了部门，用户全称会相应变化，因此会导致用户不能访问到之前的文件，可以通过用户权限转移操作来恢复对原来文件的访问。
权限转移操作实质就是把旧的用户全称替换成新的用户全称。
目前系统提供对岗位办公和收发文文件的阅读和办理权限的转移。
可以执行三类操作：
（1）把原用户的指定时间段的阅文权限（已办结的收发文和岗办文件）转移给新用户，应用在个人全称改变或新旧人员交替的情况。
（2）把原用户的指定时间段的办文权限（尚在流转办理的收发文和岗办文件）转移给新用户办理；
（3）把原用户的职务组权限批量转移给新用户。
3.3.4.1指定用户的权限转移
可以把指定时间段的文件权限，从用户的旧全称转移给用户的新全称，或者转移给另外一个用户。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“用户权限转移”，进入设置界面。
2、设置新旧用户全称，设置时间点，设置权限选项。
3、点“执行转移”，操作成功。
【信息项说明】
信息域
说明
原用户全称
必填。
新用户全称
必填，必须是当前实际存在的用户。
时间点
必填，如果要转移文件权限，必须指定时间点。
权限选项
三类权限根据需要进行勾选：
文件阅读权限、文件办理权限、职务组权限。
【操作提示】
1、权限转移后不可恢复。
2、文件量太多时不建议执行操作。
3.3.4.2指定部门的所有用户权限转移
部门名称变更过，可以对其所有下属用户进行批量权限转移。
此操作参看3.5.2。
3.4辅助管理
3.4.1全局配置
本操作用于配置全局选项。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“辅助管理”，再点击左栏子菜单“全局设置”，即可打开全局配置表，如上图所示。
2、点编辑，进入编辑状态。
3、点“修改基本信息”按钮，进入修改界面。
如果是一般职务组，还可以点击“修改组名字”按钮进行改名。
4、录入相关信息，点“确定”，保存成功。
或点“返回”，取消操作。
【信息项说明】
信息域
说明
新注册用户邮箱大小
必填，指定注册用户的默认邮箱大小。
是否允许导出通讯录
必填，指出普通用户是否可以导出通讯录为Excel。
用户常用意见语
可选填，设置所有用户可使用的常用意见语。
【操作提示】
无
3.4.2手工信息同步
此操作是系统自动运行的一项任务，无需管理员手工运行，但自动运行任务通常有延迟。
当部门名称变更过时，可以手动执行此功能，用于即时同步names群组和更新岗位办公地址库。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“辅助管理”，再点击左栏子菜单“手工信息同步”，即可打开运行界面，如上图所示。
2、点“立即更新”按钮，确认执行操作。
3、操作成功。
【信息项说明】
无
【操作提示】
1、本功能是系统自动运行的任务，无需手工运行。
仅当有部门变更过名称后，可以手工运行此功能，用来立即更新岗位办公地址库。
3.4.3扫描检测
对组织机构进行全库扫描，检测各类设置的准确性，扫描结果展示给管理员，方便管理员及时做出相应调整。
【操作界面】
图1
图2
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“辅助管理”，再点击左栏子菜单“扫描检测”，即可打开运行界面，如上图1所示。
2、图1中点“立即扫描”按钮，打开扫描设置界面，如上图2所示。
3、图2中选择要扫描的项目。
4、图2中点击“立即扫描”按钮，等待执行。
5、扫描结束，显示结果。
【信息项说明】
无
【操作提示】
无
3.4.4批量删除邮件
此操作是用于批量删除用户邮箱中的文件。
执行此操作时，会扫描所有用户的邮箱文件，按设置的标题、发件人等关键字进行扫描匹配，删除相关邮件。
【操作界面】
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“辅助管理”，再点击左栏子菜单“批量删除邮件”，即可打开运行界面，如上图所示。
2、录入相关标题、发件人等信息。
3、点“确认删除”按钮，确认执行操作。
4、操作成功。
【信息项说明】
无
【操作提示】
1、此操作会耗用一定的服务器资源，尽量在系统空闲时间段操作。
2、删除的邮件不可恢复，须谨慎操作。
3.5操作记录
3.5.1个人变更记录
本功能用于查询对用户所做的部门调动或用户全称变更的操作记录。
【操作界面】
图1
图2
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“操作记录”，再点击左栏子菜单“个人变更记录”，即可打开个人记录列表，如上图所示。
2、点条目的时间，可以进入详细信息显示界面。
3、点“转移权限”按钮自动引导到权限转移操作界面，参看操作3.3.4.1。
【信息项说明】
无
【操作提示】
无
3.5.2部门变更记录
本功能用于查询对部门所做的部门改名或上级部门变更等操作记录。
【操作界面】
图1
图2
图3
【操作步骤】
1、主界面点击顶部主菜单“操作记录”，再点击左栏子菜单“部门变更记录”，即可打开部门操作记录列表，如上图1所示。
2、点条目的时间，可以进入详细信息显示界面上图2。
3、点“转移权限”按钮自动引导到权限转移操作界面，如上图3。
【信息项说明】
无
【操作提示】
1、点“权限转移”按钮
升级会员 