实物资产清查工作指引.docx
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实物资产清查工作指引
实物资产清查工作指引
清查范围内各部门院系对实物自查工作应高度重视，有专人负责，参加清点的人员必须严格按照学校清查计划的规定，对本单位的固定资产进行全面的清点，填写资产清查明细表，对盘盈、盘亏、毁损及报废的资产查明原因并以文字说明。
清查工作按照学校资产清查办公室的时间要求进行，不得以任何借口拖延。
一、盘点基准日：
2006年12月31日，在此之前购置的实物资产，不论经费来源渠道，均列入清查范围。
二、清查范围：
使用（管理权）在各部门院系，所有权属于学校的所有资产。
存放于各部门院系的所有权不属于学校的资产，在清点工作时须单独摆放，并做说明；对存放在外单位的所有权属于学校的资产须列明清单，并派出工作人员进行现场清点。
三、清查要求：
各部门院系凭资产清查办公室提供的固定资产清单，逐房间、逐台件清点，做到不重不漏，以资产存放地点（房间）为清查基本单位，如实登记该房间的固定资产。
四、报表样式：
1、固定资产清查明细表（6张）：
房屋构筑物清查明细表、土地清查明细表、植物清查明细表、文物清查明细表、图书清查明细表、设备仪器家具清查明细表（此表适用于仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷设备、卫生医疗设备、文体设备、标本模型、工具量具器皿、陈列品、家具、行政办公设备、被服装备）
2、已使用未转固房屋及构筑物明细表（1张）
3、资产出租出借情况表（1张）
4、固定资产盘盈情况说明（具体列出项目、金额、查明原因）
5、固定资产盘亏情况说明（具体列出项目、金额、查明原因并提供技术证明材料）
五、自查时间：
4月1日—4月30日，其中行政单位在4月9日前、教学单位在4月30日前完成资产自查工作，并将本单位填报的清查明细表电子版、文字版各一份报送到资产清查办公室。
广州综合办协助广州校区各教学单位的清查工作。
六、资产清查流程:
从帐对物，从物对帐
领取各单位设备清单→确定本单位所有资产的存放地点→逐间逐件进行清点登记，保证所有固定资产均被清点登记→与清单对照,填写资产清查明细表,注明实盘和盘亏的资产，清查明细表需经相关人员共同签字,确认清点结果→撰写盘盈和盘亏资产的情况说明,并提供相关证明材料→上报固定资产清查明细表和盘盈盘亏情况说明书
清点后的资产不得随意变更存放地点,如确实需要变更,须向清查小组提交变更申请。
七、填报注意事项：
1、固定资产
我校规定：
固定资产是指使用期限超过一年，一般设备单位价值在500元以上，专用设备单位价值在800元以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，包括房屋建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书和其他固定资产。
学校固定资产分为十五大类。
房屋及构筑物；土地；仪器仪表；机电设备；电子设备；印刷设备；卫生医疗器械；文体设备；标本模型；文物及陈列品；图书；工具、量具和器皿；家具；行政办公设备；被服装具。
图书和家具不论价值,一律作为固定资产登记。
2、各类表格应填写完整,关键信息项为:
资产编号\资产名称\分类号\分类名称\价格\使用单位\使用人\采购人\存放地点\现状\资产来源\经费来源\使用方向\自查情况。
3、固定资产实行一物一对应的资产编号，除了图书（同一批次、同一类、同一时间购入的）可做一笔填列,填写册数,总价，其余仪器设备家具都要一物一对应地填报。
4、我校固定资产管理的特点是管理到房间、管理到每一个使用人，填报使（领用人），如落实到人的资产,使（领用人）即保管者本人,房间内公用的资产,设定房间资产责任人，使（领用人）即房间资产责任人。
5、使用方向的填报原则:
凡教学部门的设备一律填报“教学或科研”;行政部门中具有教师资格且学校安排教学任务的教职工使用的设备，特别是电子设备按“教学或科研”填报;
6、清查中发现资产毁损严重，暂时做待报废填列,并提供有关详细的依据（如技术鉴定资料），不得随便清减。
7、清查中仪器设备家具按目前存放地点填报，不要再做移动或调整，以免影响核查工作。
8、各单位使用的软件作为计算机（服务器）的附件登记，不能具体到计算机（服务器）的，请指定一台填报。
9、实验室设备可以成套填报的，尽可能按成套填报，并在“规格”栏注明附件情况。
成套家具可拆开填报的，尽可能拆开填报，如一套会议桌椅，可分开填报会议桌、会议椅。
10、凡帐与物不相符的，以实物为准并注明。
11、对各单位清理出的待报废、提前报废、丢失、被盗、出借（未办理手续）、已出售或转让（未经设备主管部门审批）、盘亏等各种有帐无物的情况，提供的证据要充分、适当。
12、未尽事宜，请与财务与资产管理处联系，联系人：
潘老师，电话：
6133，7833575；木老师，电话：
6133，
八、核查时间：
各部门在全面自查并合格的情况下接受资产清查小组的核查。
核查时间定为4月10日—5月15日，行政部门核查时间从4月10日开始，具体安排见附表,教学教辅单位核查时间另行通知。
部门报表种类：
一、行政单位:
1、广州校区综合办（含综合办珠海办公室）填报：
广州校区房屋构筑物清查明细表、已使用未转固房屋及构筑物明细表、土地清查明细表、植物清查明细表、设备仪器家具清查明细表、文物清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
2、学校办公室填报：
设备仪器家具清查明细表、文物清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
3、组织人事处填报：
人员基本情况表、设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
4、宣传保卫处填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
5、学生工作处填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
6、财务与资产管理处（基建办）：
珠海校区房屋构筑物清查明细表、已使用未转固房屋及构筑物明细表、土地清查明细表、设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
7、教研处填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
8、迎评促建办填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
9、后勤集团填报：
植物清查明细表、设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
10、人才所填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
二、教学单位:
1、经济管理学院填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
2、人文学院填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
3、外国语学院填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
4、机电学院填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
5、建工系填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
6、体育教研部填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
7、继续教育学院填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明
8、图书馆填报：
设备仪器家具清查明细表、图书清查明细表、资产出租出借情况表、低值易耗品清查明细表、固定资产盘盈情况说明、固定资产盘亏情况说明。
9、工业中心填报：
设备仪器家具清查明细表、资产出租出借情况表、低值易耗品清查明细表、固定资产盘亏情况说明。
固定资产清查基础表填报说明
一、资产出租出借情况表（广科院清基04表）
本表反映我校在清查基准日仍在出租出借（包括租给外单位或个人）的固定资产及收入情况。
1、分类名称：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
2、资产名称：
按资产的标准名称或仪器设备面板上的出厂标牌所标注的全称填列，若两者皆无，可按发票名称或常用名称填写，进口设备应将外文翻译成中文名称后填列。
3、出租/出借：
按出租或出借填列。
4、规格型号：
按固定资产的规格型号填列，土地、房屋、图书文物及陈列品允许为空。
5、数量：
指实际用于出租出借的资产数量。
土地房屋的有关出租出借按实际填列。
6、资产价格：
指实际用于出租出借的资产价值，土地房屋按实际比例折算后填列。
二、土地清查明细表（广科院15-01表）
本表反映在我校固定资产中单独核算的土地的清查情况。
1、资产编号：
暂不需填写，由设备处统一编号。
2、资产名称：
按土地的实际名称的全称填列。
3、分类号：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
4、分类名称：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
5、总造价：
以元为单位，保留2位小数，填写资产（包括附件）的总金额。
6、使用单位：
指对资产具有使用、管理权的基层单位，表示目前所在或被管辖的单位。
填报单位≥使用单位。
7、使用人：
指目前使用或管理资产的人。
8、现状：
按“在用”、“多余”、“待修”、“报废”、“待报废”、“无偿调拨”、“调入”、“转入”、“转出”、“其他”填列。
9、资产来源：
按外购、自制自建、调转入、捐赠、盘盈、其他填列。
10、经费来源：
按教育事业费、科研专项及基金、基建设备费、自筹经费、世界银行贷款、捐赠、其他填列。
11、使用方向：
按“教学”、“科研”、“行政”、“后勤”、“其它”填列。
12、校区编号：
暂不需填写，由设备处统一编号
13、购置日期：
按发票登记日期填写。
14、入账日期：
按发票登记日期填写。
15、产权来源：
按国家调拨、购置、划转、捐赠填列。
16、四角坐标：
填写四至四邻。
17、面积：
按实际取得的面积数填列。
18、自查情况：
按帐实相符、盘盈、司法败诉强制执行、其他原因损失填列。
三、房屋构筑物清查明细表（广科院清基15-02表）
本表反映我校占有使用的房屋及构筑物的清查情况。
1、资产编号：
暂不需填写，由设备处统一编号。
2、分类号：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
3、分类名称：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
4、总造价：
以元为单位，保留2位小数，填写资产（包括附件）的总金额。
5、使用单位：
指对资产具有使用、管理权的基层单位，表示目前所在或被管辖的单位。
填报单位≥使用单位。
6、使用人：
指目前使用或管理资产的人。
7、现状：
按“在用”、“多余”、“待修”、“报废”、“待报废”、“无偿调拨”、“调入”、“转入”、“转出”、“其他”填列。
8、结构：
指砖混、钢混、砖木等。
9、计量单位：
栋
10、方向：
指房屋建筑物的朝向，如朝东。
11、资产来源：
按外购、自制自建、调转入、捐赠、盘盈、其他填列。
12、经费来源：
按教育事业费、科研专项及基金、基建设备费、自筹经费、世界银行贷款、捐赠、其他填列。
13、承建单位：
14、校区编号：
由设备处统一编号。
15、幢号：
指单位两个以上的建筑物需要统计排序的序列号。
16、层次：
楼房或构筑物的层次。
17、自然间数：
18、产权来源：
按国家调拨、购置、划转、捐赠填列。
19、占地面积：
指房屋建筑物所占有的土地面积。
20、建筑面积：
一般指房屋建筑面积。
21、自查情况：
按账实相符；盘盈；盘亏；毁损；报废；贪污、被盗损失；司法败诉强制执行损失；其他原因损失填列。
四、已使用未转固定资产房屋构筑物明细表（广科院清基17表）
本表反映我校基本建设项目的，已使用未转固定资产房屋构筑物的基本情况。
1、分类代码：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
2、资产编号：
暂不需填写，由设备处统一编号。
3、资产名称：
按实际名称填列。
4、坐落位置：
按该项资产的具体地址填列。
5、投资总额：
根据基建财务资料，工程合同、预决算资料等据实填列。
6、投入使用日期：
按实际使用的具体时间填列。
7、使用方向：
按单位自用、出租、出借、闲置、其他填列。
8、出租出借单位名称：
按本单位出租出借给其他单位或个人的名称的全称，区分出租出借分别填列。
9、未转固原因：
根据实际填列。
五、植物清查明细表（广科院清基15-03表）
本表反映我校名贵植物的清查情况。
1、资产编号：
暂不需填写，由设备处统一编号。
2、资产名称：
按实际名称填写。
3、分类号：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
4、分类名称：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
5、总造价：
指购买价格。
6、使用单位：
指对资产具有使用、管理权的基层单位，表示目前所在或被管辖的单位。
填报单位≥使用单位。
7、使用人：
指目前使用或管理资产的人。
8、存放地点：
指栽种地点。
9、现状：
按“在用”、“多余”、“待修”、“报废”、“待报废”、“无偿调拨”、“调入”、“转入”、“转出”、“其他”填列。
10、计量单位：
棵/株
11、资产来源：
按外购、自制自建、调转入、捐赠、盘盈、其他填列。
12、经费来源：
按教育事业费、科研专项及基金、基建设备费、自筹经费、世界银行贷款、捐赠、其他填列。
13、使用方向：
按“教学”、“科研”、“行政”、“后勤”、“其它”填列。
14、校区编号：
由设备处统一编号。
15、纲属科：
从大到小分为：
门、纲、科、属、种。
16、树龄：
指树木的实际生长时间，以年为单位。
17、坐落位置：
按资产的具体所在位置填列。
18、栽种年份：
按实际年份填列。
19、自查情况：
按账实相符；盘盈；盘亏；毁损；报废；贪污、被盗损失；司法败诉强制执行损失；其他原因损失填列。
六、文物及陈列品清查明细表（广科院清基15-05表）
本表反映我校占有使用的文物及陈列品的清查情况。
1、资产编号：
暂不需填写，由设备处统一编号。
2、分类号：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
3、分类名称：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
4、总造价：
以元为单位，保留2位小数，指购买价。
5、使用单位：
指对资产具有使用、管理权的基层单位，表示目前所在或被管辖的单位。
填报单位≥使用单位。
6、使用人：
指目前使用或管理资产的人。
7、现状：
按“在用”、“多余”、“待修”、“报废”、“待报废”、“无偿调拨”、“调入”、“转入”、“转出”、“其他”填列。
8、计量单位：
件、套
9、使用方向：
按“教学”、“科研”、“行政”、“后勤”、“其它”填列。
10、资产来源：
按外购、自制自建、调转入、捐赠、盘盈、其他填列。
11、经费来源：
按教育事业费、科研专项及基金、基建设备费、自筹经费、世界银行贷款、捐赠、其他填列。
12、存放地点：
填写具体存放资产的房间号。
13、使用方向：
按“教学”、“科研”、“行政”、“后勤”、“其它”填列。
14、购置日期：
15、藏品年代：
16、质地：
指该资产的主要构成材料。
17、来源地：
指文物从何处发掘或发现并取得的地点名称。
18、制造者：
19、搜集者：
20、文物级别：
根据国家文物藏品定级标准，由专家定级。
21、保管负责人：
22、自查情况：
按账实相符；盘盈；盘亏；毁损；报废；贪污、被盗损失；司法败诉强制执行损失；其他原因损失填列。
七、图书清查明细表（广科院清基15-04表）
本表反映我校占有使用的图书清查情况。
1、资产编号：
暂不需填写，由设备处统一编号。
2、资产名称：
按图书实际名称填列。
3、分类号：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
4、分类名称：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
5、单价：
以元为单位，保留2位小数，填写购买价格。
6、使用单位：
指对资产具有使用、管理权的基层单位，表示目前所在或被管辖的单位。
填报单位≥使用单位。
7、使用人：
指目前使用或管理资产的人。
8、采购人：
9、存放地点：
填写具体存放资产的房间号。
10、现状：
按“在用”、“多余”、“待修”、“报废”、“待报废”、“无偿调拨”、“调入”、“转入”、“转出”、“其他”填列。
11、册数：
12、计量单位：
册
13、资产来源：
按外购、自制自建、调转入、捐赠、盘盈、其他填列。
14、经费来源：
按教育事业费、科研专项及基金、基建设备费、自筹经费、世界银行贷款、捐赠、其他填列。
15、使用方向：
按“教学”、“科研”、“行政”、“后勤”、“其它”填列。
16、国别：
17、生产厂家：
18、销售商：
19、出厂日期：
20、购置日期：
21、入账日期：
22、调转入日期：
23、自查情况：
按账实相符；盘盈；盘亏；毁损；报废；贪污、被盗损失；司法败诉强制执行损失；其他原因损失填列。
八、仪器设备家具清查明细表（广科院清基15-06表）
本表反映我校占有使用的仪器仪表、机电设备、电子设备、印刷机械、卫生医疗器械、文体设备、标本模型、工具、量具和器皿、行政办公设备、家具、被服装具等固定资产的清查情况。
1、资产编号：
暂不需填写，由设备处统一编号。
2、资产名称：
按资产的标准名称或仪器设备面板上的出厂标牌所标注的全称填列，若两者皆无，可按发票名称或常用名称填写，进口设备应将外文翻译成中文名称后填列。
3、分类号：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
4、分类名称：
按《高等学校固定资产分类目录》填列，在我校固定资产管理系统上可以查到。
5、单价：
以元为单位，保留2位小数，填写资产（包括附件）的总金额。
6、使用单位：
指对资产具有使用、管理权的基层单位，表示目前所在或被管辖的单位。
填报单位≥使用单位。
7、使用人：
指目前使用或管理资产的人。
8、采购人：
9、存放地点：
填写具体存放的房间号。
10、现状：
按“在用”、“多余”、“待修”、“报废”、“待报废”、“无偿调拨”、“调入”、“转入”、“转出”、“其他”填列。
11、型号：
按资产自身的厂家标牌或产品说明书上的内容填写，但计算机类可填写微处理器的主频指标。
12、规格：
按资产自身的厂家标牌或产品说明书上的内容填写。
13、计量单位：
台、件、套
14、资产来源：
按外购、自制自建、调转入、捐赠、盘盈、其他填列。
15、经费来源：
按教育事业费、科研专项及基金、基建设备费、自筹经费、世界银行贷款、捐赠、其他填列。
16、使用方向：
按“教学”、“科研”、“行政”、“后勤”、“其它”填列。
17、国别：
指资产的具体生产国。
18、机身号：
是厂家标注在产品上的唯一编号。
19、出厂编号：
即机身号或制造号。
20、自查情况：
按账实相符；盘盈；盘亏；毁损；报废；贪污、被盗损失；司法败诉强制执行损失；其他原因损失填列。
附：
行政单位核查时间表
序号
部门名称
核查时间
核查方式
1
组织人事处
4月10日上午
逐间逐件核对
2
宣传保卫处
4月10日下午
逐间逐件核对
3
学生工作处
4月11日
逐间逐件核对
4
学校办公室
4月12日
逐间逐件核对
5
教务科研处（不含工业中心）
4月13日
逐间逐件核对
6
财务与资产管理处
4月14日
逐间逐件核对
7
迎评促建办
4月16日
逐间逐件核对
8
人才所
4月17日
逐间逐件核对
9
广州综合办
4月18日
逐间逐件核对
升级会员 