办公室工作日常管理制度.docx

办公室工作日常管理制度.docx

《办公室工作日常管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室工作日常管理制度.docx（13页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

办公室工作日常管理制度

第二篇办公室工作日常管理制度

一、收文、发文管理制度

1、收文

（1）登记。

收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记簿；

（2）办理。

来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导阅批；

（3）归档。

文件办理完毕，及时归档，定期或按集团规定将已归档文件再次分类整理，交由集团档案室集中管理。

2、发文

（1）提出申请。

各部门根据需要提出发文申请，由部门负责人草拟文件内容（草拟内容需用水笔书写，以便长期保存）；

（2）文件审核。

各部门草拟文件必须交总经办统一审核；

（3）领导审批。

所有公司发文必须由公司领导审批后，方可印制；

（4）文件发布。

公司文件领导审批后，由总经办校对，用印，然后正式发布；

（5）文稿归档。

所有公司发文文稿统一由总经办整理归档。

二、会议筹备制度

1、会议组织

（1）每年召开一次总结表彰大会；

（2）每半年至少召开一次支部大会和副科级以上干部会议；

（3）每季度召开一次办公会；

（4）每月召开一次产品沟通会议；

（5）每周各部门召开一次周例会。

2、会前准备：

（根据会议的规模大小、重要程度安排）

（1）安排会议议题；

（2）确定会议筹备方案；

（3）办理会议报批手续；

（4）印发会议通知；

（5）准备会议文件材料；

（6）会场的卫生、照明、通风、音响、安保、桌椅排列；

（7）安排座次编组和邀请嘉宾；

（8）重要会议的新闻发布。

3、会中、会后安排：

（1）会议签到；

（2）导入会场；

（3）安排发言；

（4）会议记录（录音）；

（5）会场秩序和后勤服务；

（6）参会人员离会；

（7）清理会场；

（8）会议文件的整理；

（9）会议新闻的报道；

（10）会议纪要的印发；

（11）会议精神的贯彻；

（12）会议决定事项的督办。

4、精简会议：

办公室应当从实际出发严格控制会议的规模、会期，力戒形式主义，开会不得攀规格、讲排场，要严格控制会议成本，努力提高会议质量。

三、小车管理制度

1、保证公司经理用车；

2、各部门用车需事先向总经办申请，由总经办填写《用车通知单》方可用车；

3、驾驶员应加强车辆的日常保养、维护，保持车辆良好的运行状态；

4、驾驶员应保持车内的清洁、卫生。

四、办公用品管理制度

1、采购、印制

（1）提前三天书面申请。

部门负责人审核，报公司总经理批准，交由办公室统一采购或印制。

（特殊情况可委托办理）

（2）各部门在申报时，需认真填写计划单，计算好月使用量，一般采购或印制数量以半年使用数为上限。

（3）申请印制，应设计好规格、件数，并提出初步印制价格。

（4）各部门验收时，要先查明物品规格、件数、价格是否相符，确认后在交货单上签字。

（5）办公室在审核发票时，认真查对交货单，确认无误后签字，报总经理批准后付款。

（6）低值易耗办公用品，各部门应本着不铺张不浪费的原则，从严从细控制使用。

（7）高值办公耗材（如电脑、传真机）在使用中，应注意日常的维护与保养；确需维修时，报请总经理同意后，办公室通知具办。

2、文印、传真

（1）文印、传真用纸一律由办公室统一采购，各部门登记领用。

（2）除有特殊要求外，各种文字材料用纸统一使用A4纸，标题用华文中宋体，小二号字，正文用仿宋体，小三号字，纸张尽量双面使用。

（3）要求能够手工书写的材料尽量手工书写。

（4）工作之外，需要打、复印的，一律收费（总经办代收）；不允许私自打、复印或发传真，一经查实，将给予当事人10元——50元/次罚款。

收费标准：

打印：

A4纸0.50元/张B5纸1.00/元张

复印：

A4纸0.50元/张B5纸1.00元/张A3纸1.00元/张

传真：

2.00元/次（发）1.00元/次（收）

五、印章管理制度

1、印章刊刻与启用

（1）公司行政章、合同专用章、财务专用章、钢印、法定代表人签名章、财务使用的法定代表章，在刊刻前应当由经办人到公司办公室开具专门介绍信。

（2）公司直属机构印章和出纳印章刊刻前应由经办人到公司办公室开具介绍信。

（3）机构注销、裁撤、法定代表人变更及出纳变更时，相关印章必须由办公室及时收回、集中保管。

（4）印章启用与变更按公安机关相关规定执行。

2.、印章保管

（1）各类印章应确定专人保管，保管人员应当同公司签订《责任状》。

（2）各类印章保管人变动，必须先办理印章交接手续。

3、印章使用

（1）用印审批：

经济合同、正式文件用印前必须经领导文字批准，日常事务由办公室主任或分管副职批准。

（2）盖章登记：

印章保管人盖章时，应逐笔在《用印登记表》上登记，口头批准用印的领导必须在登记表上签字。

（3）空白介绍信：

未经主管领导部门文字批准，严禁发出空白介绍信，空白介绍信必须留存根，领导人必须在村跟上签字，空白介绍信上必须注明有效期，未使用的空白介绍信应及时退回。

（4）空白信笺：

未经领导批准，严禁发出空白信笺。

经批准发出的空白信笺印章上必须注明用途。

（5）携章外出：

办公室主任及经理层人员确因工作需要须携章外出的，应当登记，携章人应当签字并保证妥善保管、及时退还。

六、合同管理制度

1、订立合同必须使用安徽省工商局制定的统一文本或经省工商局批准、监制，企业设计的格式合同文本和数据电文合同，如：

电子邮件、电报、传真等，要求先签订合同。

若特殊情况用电话、口头、便条订货，必须严格执行事后补订合同。

2、对外订立合同时，必须掌握供方的一些基本情况，必要时对供方进行现场考察。

3、订立合同必须遵循平等、自愿、公平诚实信用和守法原则，不得徇私舞弊，违反国家法律法规，损害国家和企业利益。

4、所定合同必须主体合格，标的合法，手续完备，条款齐全，意思表达真实，约定明确，文字清晰，语言规范，无矛盾条款，无空白条款。

5、严肃合同报批制度，订立合同时，必须使用统一的合同审批标签，经部门负责人审核、签字，报请公司或集团主管领导批准后，加盖合同专用章方为生效。

6、合同管理人员建立合同档案分类台账，合同执行完毕叫集团合同管理员存档。

7、委托代理人在签订合同时，不得超越委托书的权限范围，不得签订无效合同，违反合同。

8、合同文本由专人保管登记使用。

9、凡与合同相关人员，必须严格遵守公司制度，严守合同秘密。

七、档案管理制度

1、归档范围公司文件材料的归档范围，包括上级机关印发的有关文件，批件及各部门产生的各种文件材料，主要在以下几个方面：

基础管理；

党群工作；

经营管理；

产品研发；

科学技术；

基本建设；

会计核算。

2、归档要求：

（1）办公室为公司临时档案室，集中统一管理公司形成的全部档案；

（2）归档的文件材料应完整、准备、系统；

（3）文件书写和载体材料应耐久保存，文件不能以铅笔，圆珠笔书写，传真件、复印件不得长期存档；

（4）文件材料整理符合规范；

（5）归档的电子文件、应有相应的纸质文件材料一并归档保存；

（6）各类文件一般归档一份，比较中和利用频繁的文件归档2-3份；

（7）各部门负责归档文件的收集和整理并定期或按公司规定交公司办公室集中管理，办公室定期或按集团规定将各部门已归档文件再次分类整理，交由集团档案室集中管理。

3、归档时间

（1）党群工作、行政管理、生产技术管理类的文件一般按年度一年归档一次，在次年的第二季度前归档；

（2）会计类的文件由财会部门整理立类，保管一年后向集团综合档案室移交；

（3）企业合同工的个人档案要随时归档，如有特殊情况，也可以分阶段归档。

4、档案的管理与利用

（1）档案分类：

档案形成数量多的，可设二级类目；档案行程数量少，可将有关类目适当合并，归档文件的整理质量要符合国家标准的要求，并要编制各类档案目录；

（2）保管条件：

有专室或专柜存放档案，要防潮、防火、防尘、防有害生物等安全设施、并定期检查档案的保管状况，对破损或蜕变的档案要进行修复，以确保档案的完整与安全，并切实加强对知识产权档案盒商业秘密档案的管理。

（3）保管期限：

对企业有长远利用价值的档案应永久保存；

对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

凡是结余两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

（4）鉴定与销毁：

定期进行档案鉴定工作，鉴定具体时间根据实际需要确定；销毁前要造销毁清册，提出销毁报告，经总经理批准（重要档案应报集团或县档案机关备案），并由档案人员监销。

（5）其他规定：

部门或个人借阅档案，应到办公室登记，及时归还：

对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、仿造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，给予相应的处分，后果严重的，将依法进行处理。

八、办公室管理制度

1、保持办公室地面、墙面、窗帘、窗户干净、清洁，各种公用设施完好无损，禁止乱涂乱贴乱画，禁止在档案柜顶层堆放物品。

2、保持文件资料摆放整齐有序，办公室若配置盆景，要保持盆景鲜艳；水瓶、盆景、报纸夹、办公桌椅、工艺品、办公用品等放在办公室固定位置，禁止随意挪动。

3、上班时间严禁窜岗、嬉戏、溜号、大声喧闹；禁止在办公室吃早餐、零食、抽香烟等。

4、讲文明礼貌，注意言行，不假公济私，热情大方，严守公司机密。

5、下班后，整理干净桌面，关闭电脑、空调、电灯等公用设施，关好门窗。

上班期间人员玩出办事或下班后，未关闭空调等设施的，给予部门负责人20元/次罚款。

6、建立“迎驾报”专夹，报纸、杂志等分类挂放在报纸夹上。

7、样品室摆放美观整洁，窗明几净，废弃物要及时清理。

8、下午下班以后，用塑料袋将垃圾装好，放在走道边，供清洁工打扫清理，其他时间不准讲垃圾摆放在走道边。

九、招工管理制度

1、招聘条件

（1）高中以上文化程度，困难家庭或急需岗位放宽至初中文化程度；

（2）一般男45周岁以下，女35周岁以下，特殊工种和岗位可放宽；

（3）身体健康，无传染病，无精神病史；

（4）未被集团其他公司开除，未列入集团永不录取黑名单。

2、招聘流程

（1）编制计划。

操作类员工根据需要编制月度和年度人员需求计划，其他类员工向集团申报人员需求计划。

（2）发布公告。

扩大选择面，面向社会发布招聘消息，明确所照岗位的名称、条件和待遇。

（3）办理入职。

3、岗前培训。

新员工报到后，由总经办组织岗前培训，由所分配岗位的上级开展一次入职指导谈话（内容包括工作任务分配、开展工作的标准、制度、流程、注意事项、薪酬标准等）。

十、考勤管理制度

1、考勤范围：

公司工线后勤人员。

2、考勤方式：

用指纹考勤机进行考勤。

3、考勤实施：

考勤工作由公司办公室实施。

4、有效考勤时间：

工作日内，规定上班时间前40分钟内为有效签到时间，规定下班后60分钟内为有效签退时间。

5、考勤结果公布：

考勤结果分为出勤、出差、事（病）假、迟到（早退）、旷工等五种情况。

6请假手续

参加考勤人员因公、因事、因病不能按时进行考勤的必须提前办理请假手续。

因公出差填写《出差单》，因事、因病请假的填写《请假条》，并于出差和请假之间交公司办公室。

《出差单》和《请假条》经相应领导批准方为有效。

因临时接受出差任务或因事、因病难以提前办理书面请假手续的，可以先按照审批权限向相应领导电话请假，并于之后的上班时间内尽快电话告知公司办公室（考勤电话2888860）。

未履行书面请假手续的要在回公司上班后的第一个工作日内补办书面请假手续，否则以旷工论处。

因故需要续假的必须办理续假手续，在外地的可以通过电话续假，然后再回公司办公上班后的第一个工作日内办书面请假手续，否则以旷工论处。

7、缺勤处理

（1）迟到、早退：

5-10分钟的罚款10元，10-20分钟的罚款20元，20-30分钟的罚款30元，30分钟以上的按旷工半天计算。

早退比照迟到执行。

（2）旷工：

不计薪酬，且按下列标准罚款、扣奖：

旷工半天，罚款50元；

旷工1天，罚款100元，扣年终奖金10%；

旷工2天，罚款200元，扣年终奖金50%；

旷工3天，罚款300元，扣年终奖金80%；

旷工4天，罚款400元，扣年终奖金100%；

年度累计获连续旷工5天以上的，另给予处分直至解除劳动合同。

（3）各类请假的薪酬待遇依据《集团薪酬管理制度》执行。

部门总体出勤情况作为本部门和员工个人年终评先评优的依据之一。

十一、请假管理制度

1、由写出请假条，注明请假原因、请假期限及其他特殊情况，逐级签字后，报领导审批。

2、续假须提前一本人天，由本人办理续假手续。

如在外地，可用电话请假，但回厂后须补请假条，否则，一律按旷工处理。

3、提前上班的，应及时办理销假手续。

4、无故超假的按旷工处理。

5、车间工人请假：

2天以内由班长审批；3天以内由班长签字，车间主任审批；5天以内由处室领导审批；7天以内由公司分管领导审批；7天以内报总经理审批，20天以上由集团审批。

6、后勤人员请假：

3天以内由所在部门负责人审批，5天以内由公司分管领导审批；7天以上上报总经理审批，20天以上由集团审批。

7、干部请假：

副科及以上干部1天及以上请假，必须经总经理批准，特殊情况可电话告假，后补手续；科员2天以内由部门负责人审批，3天以内由公司分管领导审批，5天以内由总经理审批；5天以上须报集团审批。

8、高层管理人员请假：

副职30天以内由总经理审批，30天以上由集团总裁审批；正职4天以上由集团总裁批准，并提前1天通知所在公司办公室和集团办。

附：

法定休假天数：

1、病假：

请假条需附医生签字的医院证明，给假时间参照医生证明审批。

请假15天以上的，需县级以上医院主治医生开具证明并盖医务科室章。

冒充病假一律按旷工论处。

2、丧假：

职工直系亲属死亡，照顾丧假为4天。

3、婚嫁：

一般初婚者为3天，晚婚初婚者为23天，再婚者为1天。

4、产假：

女工产假为90天（含产前休假15天）。

5、晚育假：

女职工24周岁以上生育为晚育，晚育的初育妇，延长产假30天。

6、领证待遇：

女职工在产假期间申请领光荣证的，延长产假30天。

计划生育假：

实施结扎的，可请假30天；实施上环的，可请假3天；实施人流同时上环的，可请假15天。

以上请假需集团计生办核准签字后再报批。

十二、食堂管理制度

1、采购新鲜食品，食用油必须符合国家食品安全标准；

2、菜、饭原料必须用清水清洗干净。

死菜叶、菜根及杂物必须清理干净；

3、餐具、厨房用品使用前必须消毒。

厨房、餐厅地面每星期消毒一次。

工作人员穿戴的工作服、工作帽定期清洗；

4、餐厅桌椅摆放整洁，地面保持干净；

5、工作人员每年年检一次，持健康证上岗；

6、价格合理，服务热情。

每天公布早点、饭菜价格；

7、节约能源，跑、冒、滴、漏及时请机电人员维修；

8、公司办公室每天对食堂进行检查，违反规定，将根据情况作出不低于100元的罚款处理。

十三、宿舍管理制度

1.、公司员工入住宿舍应先向办公室申请，得到入住批准以后从办公室领取钥匙，退房时钥匙必须上交总经办，方可办理相关手续；

2、员工需妥善保管爱护公司财务，禁止在宿舍内乱涂乱贴乱画，公共走道不得摆放个人物品；

3.、任何人不得留宿外来人员，不得再宿舍内酗酒、赌博、寻衅闹事；

4、宿舍内个人物品应在规定位置摆放整齐，房间内空床上禁止摆放任何东西；

5、地面干净清洁，无杂物，无卫生死角；床单平整清洁，被子叠放整齐；桌面、窗台无灰尘；电线线路整齐、安全。

6、毛巾，洗浴用品摆放有序，室内禁止晾晒衣、鞋，垃圾及时处理；

7、所有住宿人员在未经生产处允许的情况下，禁止随意调换宿舍，一经查实，将给予处罚；

8、公司办公室会同相关部门对集体宿舍进行不定期抽检，根据《宿舍考核标准》视卫生等状况给予一定的奖惩，并公布检查结果。

每月至少抽检一次。

十四、保洁员管理制度

1、工作职责：

认真做好所属区域的卫生打扫，每天早、中、晚三次，做到地面干净，无果皮、纸屑、烟蒂等杂物，窗户清洁，厕所无异味；

2、保洁员应当遵守集团和公司的规章制度，服从公司的管理和安排；

3、公司总经办定期或不定期检查卫生，每发现一次未打扫卫生，给予所属区域保洁员50元的罚款。