应收账款管理办法.docx

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应收账款管理办法

应收账款管理办法

一、总则：

（一）、应收账款管理原则：

1.加强日常管理，及时回收应收款项；

2．办事处为责任单位，办事处负责人负管理责任，业务员负直接责任,财务部负监督责任；

3.回款率、坏账损失纳入办事处、办事处经理、业务员绩效考核。

（二）、应收账款管理目标：

1．实现销售货款及时完整回笼，加快资金周转；

2．降低应收账款的管理成本（坏账损失、催收成本等），提高销售利润。

二、应收账款管理范畴：

（一）、远期应收账款，是指从公司配送中心发货之日起，办事处收到货品铺货至终端网点，已经销售但尚未达到结算时间要求的应收账款；

（二）、即期应收账款，是指已达到结算时间要求，可以办理结算，3个月内应回款的应收账款。

包括以下三种情况：

一是可以办理结算但尚未对账的，二是已对完账但尚未开具发票的，三是已开具发票但尚未收回货款的；

（三）、逾期应收账款，是指3个月以后仍未收回的应收账款。

按期限分为3个月、6个月、1年、2年以内；

（四）、其他应收账款，包括无法收回的应收账款坏账损失、货品短缺丢失、租赁押金、商场质量保证金等。

三、应收账款监控管理：

（一）、办事处所管辖的客户合同原件，须送财务部存档一份；

（二）、对远期应收账款，办事处业务员须及时做好当月的台账记录，于次月合同规定的结算时间内及时与商场对账，对完账后将商场结算清单连同开票资料（单位名称、地址及电话、税务识别、开户行及账号）等一起交由办事处内勤进行初审，内勤审核无误后传送至财务部，经财务部审核无误后开具增值税专用发票，将发票邮寄给办事处内勤，办事处内勤收到发票后，第一时间签收回执回传财务部备案，并将发票及时分发给主管业务员，由业务员将发票送至商场办理结算，同时索取商场财务人员或采购人员对发票的签收。

月份终了，内勤须将业务员交回的商场发票签收回执原件寄回财务部存档；

（三）、对即期应收账款，办事处应自该笔账款达到商场结算时间要求之日起3个月内回款。

因故未能按时回款的，应及时向公司财务部提交书面报告。

如未及时回款又没有书面报告的，办事处负责人、业务责任人须按活期存款利率承担未回款额相应的利息；

（四）、对逾期应收账款，办事处须向公司财务部提交逾期书面报告，同时提供有关客户详细材料，包括客户名称、地址、法人代表姓名、联系电话、逾期应收账款情况及催收计划等。

如无法收回货款，又无逾期书面报告，办事处负责人、业务责任人须按活期存款利率承担未回款额相应的利息，超过2年以上的应收账款视同无法收回的货款按第（五）规定处理；

（五）、其他应收账款，包括无法收回的应收货款坏账损失、货品短缺损失、租赁押金、商场质保金（租赁押金、商场质保金主要是指退租及撤柜形成的应收回款项）等。

上述款项无法收回或货品短缺所造成的损失，如属公司责任的，由公司承担；如属办事处责任的，由办事处承担赔偿责任；

（六）、对各个自营市场专柜的销售结算款，不论是否已开出发票，每月15日财务发出《应收账款对账通知单》，办事处应于5日内核对后回传财务部。

财务部每月核对准确的应收款后，编制应收账款明细表送公司领导。

财务部负有对应收账款信息的及时反馈责任；

（七）、当月出现逾期应收账款，如业务人员责任，业务员当月提成暂发；如财务开票造成逾期应收款，对相关责任人进行处罚；

（八）、日常管理：

1、商场对账：

办事处自营商场、药线负责人（以下均简称为业务员）每月应在商场指定对账期内及时与商场对账，并索取商场对账单。

如当月结算为负数（销售额未达到商场保底额），也要与商场对账同时索取商场对账单。

业务员应认真核对商场对账单上的销售额、开票结算额、费用等，做好以下几个方面工作：

（1）商场对账单上的销售额应与相应期间营业员的销售日报表汇总金额及

ERP系统上的销售汇总金额一致，不一致的，须查明原因；有促销期间扣点变化的商场，扣点期间的销售额也应与商场一致，不一致的，须查明原因；

（2）商场对账单上的开票结算额应与合同扣点相核对：

有扣点增加的，是否经我司同意；给予让利扣点的，结算额是否已经减少扣点，是否有商场的沟通函；正常扣点的是否与合同扣点一致；

（3）商场对账单上的扣款费用项目应与合同条款相核对，合同条款外的费用必须谨慎，要确认该费用是否属实；金额较大的临时性费用是否经公司批准；所扣费用是否以现金缴纳，避免重复支付；

（4）对不提供对账单的商场，除遵循以上方式对账外，办事处务必要求商场提供类似商场结算单据的证明，（有条件的加盖商场财务章，商场不盖财务章的也务必要求商场财务人员签字确认），方便财务部门的审核；

（5）对账单及商场提供的结算证明，要求列明费用明细，没有列明费用明细的业务对账时也要求商场提供手写的费用清单，商场不列明的，业务员应该自己手写费用清单交办事处经理或负责人签字后传到财务部，财务部以所列清单核对费用并以此作为办事处报销费用的依据；

（6）商场对账工作应在次月15日前完成，如有个别商场因故不能及时对账的，办事处须将未对账商场名称报财务部备案。

不允许出现由于业务员问题导致商场结算期延后现象，由于商场的问题导致的暂时性滞后也应由办事处经理签字说明原因上报财务部。

以上事项核对无误后，业务员在对账单上签名确认，再交由办事处内勤统一汇总，并填写《自营市场开票申请表》传至财务部进行开票结算。

对账单原件月末邮寄到财务部统一存档。

2、发票开具：

（1）需开具发票结算的商场：

办事处内勤在收到业务员的对账单后，应及时将对账单、开票申请（注明开发票的具体内容、数量、金额，首次开票或开票资料变更的商场还应提供新的开票资料）和相关资料（商场告知函、签报、说明等）传到财务部，开票申请以电子版的形式发到财务部，其他资料月末统一汇总邮寄财务部存档；

（2）不需要开具发票结算的商场：

办事处应遵守上述“商场对账”要求进行审核，审核无误后将对账单签名传到财务部，财务部对商场对账单仔细审核后，确定应收款金额；

（3）办事处在收到发票后，应及时检查发票是否符合要求。

出现不符合要求或商场拒收情况的，办事处应立即与财务部联系说明原因，并第一时间将发票寄回财务部，财务部根据实际需求重新给予开具发票。

符合要求的发票业务员应及时送交商场办理结算，已过结算期的，应于下月结算期内及时报送。

由于办事处自身原因导致发票逾期不能认证抵扣（税法规定：

发票认证抵扣期为发票开具之日起90天）导致发票退回的，办事处须承担相应责任，公司将进行处罚。

税法规定：

跨月发票退回的，必须由受票方出具合理的退票证明，否则开票方税务局不予受理。

超过认证抵扣期的发票退回的，必须在受票方所在地的国家税务机关开具退票证明，否则开票方税务局不予受理。

（九）、催收管理：

业务员将发票送达商场后，在商场的结算期内必须主动跟进商场付款事宜，确保货款按时回笼到公司指定账户。

以现金方式结算货款的网点，办事处首先要确保货款安全，且在收到货款后3日内必须将货款汇回公司指定账户。

由于业务人员未及时跟进导致货款未能按时回笼的，或收到货款后未及时汇回到公司指定账户的，公司将酌情进行处罚，该笔回款将不予享受提成。

日常与商场的业务接触中，办事处主管业务员须密切关注商场特别是连续两个月未正常回款商场的运营状态，充分了解商场的资信状况和持续经营能力，及时反馈威胁应收账款安全的信息，如发现商场出现财务状况恶化或经营困难等情况将导致无法正常结算货款的，主管业务员必须及时向办事处经理报告，办事处必须及时将情况书面上报营销管理部和财务部。

1、财务部设专人负责应收账款的管理，办事处会计或内勤是财务部应收账款管理的具体对接人，办事处会计或内勤应建立“应收账款台账”制度，格式可参照财务部核发的《办事处应收账款报表》，第一时间掌握应收账款情况，以便财务部进行核查；

2、财务部每月15日前将上月《办事处应收账款报表》下发各办事处，办事处会计或内勤收到报表后须及时核对确认，对逾期3个月应收未收的款项须做出说明，以书面报告形式陈述原因及报告具体的催收计划。

上述报表及说明须由办事处经理签名确认，并于5日内回传财务部。

财务部及时整理并于每月25日前向公司领导呈报上月应收账款情况；

3、对催收无效的逾期应收账款，办事处必须及时向财务部提交书面报告，并提供相关客户的详细材料，包括客户名称、地址、法人代表姓名、联系电话、逾期应收账款情况、催收计划等。

如无法收回货款又没有书面报告的，办事处负责人、业务责任人须承担相应责任，财务部将情况定期上报公司领导处理；

4、对于账目不清的款项，办事处如无法与商场核对清楚，可申请财务人员到商场进行对账或公司财务与商场财务进行电话对账；

5、办事处主管自营商场的经理、业务员离职或调动工作的，须办理应收账款交接手续。

移交人须填写《应收账款移交清单》，详细列明应收未收货款明细，并注明货款预计回款时间，接交人在交接时对款项进行确认，并且有义务进行催收，对无法收回的款项，接交人承担连带责任。

上述交接工作由办事处经理全程监交。

对存在以下情况之一者，须列入重点催收对象，由财务部适时跟进，进一步与办事处沟通具体催收办法，并书面上报处理意见。

（1）、货款逾期6个月以上，经多次催收仍收不回款的；

（2）、债务人财务状况恶化，出现经营困难，有破产、解散迹象的。

四、应收账款法律事务管理：

（一）、诉讼准备

1．由办事处把欠款需要诉讼的客户情况上报总经理，由其审定是否由公司总部协助追款；

2．对拖欠货款时间较长（1年内）的客户进行审查，初步拟定是否要采取法律手段；

3．收集准备起诉客户的相关诉讼材料（各种法律证据），包括发货申请单、合同副本、对账单等。

（二）、诉讼阶段：

对逾期应收账款，确实催收无效，在完成诉讼准备工作的基础上，由公司指定的部门编写诉讼文书，呈报总经理及总经理审定，提交司法机关，参与诉讼工作。

（三）、其他法律事务：

由公司指定的部门负责开展对内对外的起诉应诉等法律事务工作，同时为办事处提供相关法律协助。

五、发布、解释及实施：

（一）、本办法由深圳xx销售有限公司发布；

（二）、本办法由深圳xx销售有限公司财务部负责解释；

（三）、本办法自2008年1月1日起执行，原办法同时废止。