全套外贸信函写作样本.docx

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全套外贸信函写作样本

全套外贸信函写作样本

函电书写基本原则

一、Courtesy礼貌

语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如：

Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.

二、Consideration体谅

写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

例如：

“Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.”就比“Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth.”要好。

三、Completeness完整

一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity清楚

意思表达明确，要注意：

（一）避免用词错误：

例如：

AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

此处bimonthly有歧义：

可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：

1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

（二）注意词语所放的位置：

例如：

1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.

2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.

前者则有两种商品以上的含义。

（三）注意句子的结构：

例如：

1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.

2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.

五、Conciseness简洁

（一）避免废话连篇：

例如：

1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为：

Weappreciateyourletter...

2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:

Weenclosetwocopiesof...

（二）避免不必要的重复：

（三）短句、单词的运用：

Enclosedherewith----->enclosed

atthistime----->now

duetothefactthat----->because

adraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000

六、Concreteness具体

七、Correctness正确

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商务函电基本格式

20May2000DateLine日期）

Kee&Co.,Ltd34RegentStreetLondon,UKInsideAddress收信人地址

DearSirs:

Salutation称呼

WehaveobtainedyournameandaddressfromDee&Co.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.Welookforwardtoyourearlyreply.Body信文

YoursfaithfullyComplimentaryClose客套结束语

TonySmithSignatureBlock签名栏

Enc.EnclosureNotation附件说明

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同意对方担任独家代理

22May2000

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

DearMr.Smith：

Thankyouforyourletterof20Mayproposingasoleagencyforourofficemachines.

Wehaveexaminedourlongand,Imustsay,mutuallybeneficialcollaboration.WewouldbeverypleasedtoentrustyouwiththesoleagencyforBahrain.

Wehavedrawnupadraftagreementthatisenclosed.Pleaseexaminethedetailedtermsandconditionsandletusknowwhethertheymeetwithyourapproval.

Onapersonalnote,ImustsaythatIamdelightedthatweareprobablygoingtostrengthenourrelationship.IhaveverypleasantmemoriesofmylastvisittoLondonwhenyouentertainedmesodelightful.IlookforwardtoreciprocatingonyournextvisittoBeijing.

Yourssincerely,

TonySmith

ChiefSeller

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----先生：

五月二十日建议担任办公室器具之独家代理来信已经收妥。

过去双方合作皆互利互助，能获您的眷愿作我公司于巴林的独家代理，殊感荣幸。

现随函附上协议草稿，烦请查实各项条款，惠覆是盼。

双方能加强业务，甚感欣喜。

前次到访伦敦，蒙盛情款待，不胜感激。

祈盼您莅临北京时，容我一尽地主之谊。

出口部主任

托尼.斯密思谨上

2000年5月22日

拒绝对方担任独家代理

22May2000

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

DearSirs:

Thankyouforyourletterof20Maysuggestingthatwegrantyouasoleagencyforourhouseholdlines.

Iregrettosaythat,atthisstage,suchanarrangementwouldberatherpremature.

Wewould,however,bewillingtoengageinatrialcollaborationwithyourcompanytoseehowthearrangementworks.

Itwouldbenecessaryforyoutotestthemarketforourproductsatyourend.Youwouldalsohavetobuildupamuchlargerturnovertojustifyasoleagency.

Weenclosepricelistscoveringalltheproductsyouareinterestedinandlookforwardtohearingfromyousoon.

Yourssincerely,

TonySmith

ChiefSeller

Enc.

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----先生：

五月二十日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收妥，谨致衷心谢意。

目前时机尚未成熟，不能应允该安排，深感抱歉。

然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。

为证明担任独家代理的能力，贵公司宜就上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有营业额。

随函奉上该货品报价单，敬希查照。

专此候覆。

出口部主任

托尼.斯密思谨上

2000年5月22日

请求建立商业关系的回复

22May2000

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

DearSirs:

DearMr.Smith,

Thankyouforyourletterofthe20thofthismonth.Weshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourcompany.

Incompliancewithrequest,wearesendingyou,underseparatecover,ourlatestcatalogueandpricelistcoveringourexportrange.

Paymentshouldbemadebyirrevocableandconfirmedletterofcredit.

Shouldyouwishtoplaceanorder,pleaseEmailorfaxus.

Yourssincerely,

TonySmith

ChiefSeller

----先生：

非常高兴收到贵公司本月二十日有关建立商务关系的来函。

谨遵要求另函奉上最新的出口商品目录及报价单。

款项须请以不可撤销保兑信用证支付。

如欲订货，请寄电子邮件或传真为盼。

出口部主任

托尼.斯密思谨上

2000年5月22日

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请求建立商业关系

20May2000

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

DearSirs:

WehaveobtainedyournameandaddressfromDee&Co.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.

Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.

Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.

Welookforwardtoyourearlyreply.

Yoursfaithfully,

TonySmith

ChiefBuyer

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——先生:

我们从蒂科公司得知贵司商号与地址，特此来函，希望能同贵司发展商务关系。

多年来，本公司经营鞋类进口生意，目前想扩展业务范围。

请惠寄商品目录与报价单。

如贵司产品价格合理，本公司必定向你方下定单。

恭候佳音。

采购部主任

托尼.斯密思谨上

2000年5月20日

加价前优惠大客户

20May2000

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

DearSirs:

Duetotheriseintheworldpriceofpaper,from1Januaryofnextyear,pricesforourproductsareduetoincreaseby10%acrosstheboard.

Sinceyouareavaluedcustomeroflongstanding,wewishtogiveyoutheopportunitytobeatthepriceincreasesbyorderingnowatthecurrentprices.

Inaddition,wearewillingtogiveyouadiscountof5%onallordersofmorethanGB￡20,000.

Weareawarethatyoudonothavesufficientwarehousingforlargequantitiesofreservestock..Inthecircumstances,wewouldbepreparedtoholdpaperforyoutobedeliveredatyourconvenience.Therewillbenochargeforwarehousingatthisend.

Webelievethatyouwillseetheadvantagesofthisarrangement,whichwillsaveyouatleast15%onpaperpurchasesinthecomingyear.

Welookforwardtoyourearlyreply.

Yoursfaithfully,

TonySmith

ChiefSeller

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——先生:

鉴于全球的纸张价格上升，自明年一月一日起，本公司的货品价格将全面提升百分之十。

本公司万分感激贵公司长期以来的支持，特此建议在价格调整前预早订购货品。

凡订购金额超过20,000英镑，更可获得九五折优惠。

若未能腾出地方存放纸张，本公司乐意免费提供存货服务，直到贵公司有所安排。

此次减价特别优惠顾客，预早订购可减少来年购买纸张至少百分之十五的支出。

期待着你的覆音。

销售部主任

托尼.斯密思谨上

2000年5月20日

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就价格让步的还盘

20May2000

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

DearSirs:

Thankyouforyourletterof20May2000.WearedisappointedtohearthatourpriceforFlamecigarettelightersistoohighforyoutoworkon.YoumentionthatJapanesegoodsarebeingofferedtoyouatapriceapproximately10%lowerthanthatquotedbyus.

Weacceptwhatyousay,butweareoftheopinionthatthequalityoftheothermakesdoesnotmeasureuptothatofourproducts.

Althoughwearekeentodobusinesswithyou,weregretthatwecannotacceptyourcounterofferorevenmeetyouhalfway.

Thebestwecandoistoreduceourpreviousquotationby2%.Wetrustthatthiswillmeetwithyourapproval.

Welookforwardtohearingfromyou.

Yoursfaithfully,

TonySmith

ChiefSeller

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——先生:

二零零零年五月二十日来函收到，不胜感激。

得知贵公司认为火焰牌打火机价格过高，无利可图，本公司极感遗憾。

来函又提及日本同类货品报价较其低近百分之十。

本公司认同来函的说法，然而，其他厂商的产品质量绝对不能与本公司的相提并论。

虽然极望与贵公司交易，但该还盘较本公司报价相差极大，故未能接受贵公司定单。

特此调整报价，降价百分之二，祈盼贵公司满意。

谨候佳音。

销售部主任

托尼.斯密思谨上

2000年5月20日

敦促买方接受报价

20May2000

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

DearSirs:

Werefertoourquotationof10Mayandourmailofferof20MayregardingthesupplyofFlamecigarettelighters.

Wearepreparedtokeepourofferopenuntiltheendofthismonth.

Asthisproductisingreatdemandandthesupplylimited,wewouldrecommendthatyouacceptthisofferassoonaspossible.

Yoursfaithfully,

TonySmith

ChiefSeller

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——先生:

关于火焰牌打火机的供应事宜，本公司曾于五月十日报价和于五月二十日邮寄报盘。

现特此通知，该报盘的有效期在本月底结束。

该货品市场需求量很大，供货有限。

宜从速接受该报价为荷。

销售部主任

托尼.斯密思谨上

2000年5月20日

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询价的回复

20May2000

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UK

DearSirs:

Wewelcomeyourenquiryof20thMayandthankyouforyourinterestinourproducts.Acopyofourillust