世纪商务版操作手册流程式.docx

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世纪商务版操作手册流程式

文稿归稿存档编号：

[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-MG129]

世纪商务版操作手册流程式

乾坤物流管理系统世纪商务版

流程操作手册

南京乾坤科技实业有限公司

软件开发部编制

2007年1月

目　　　录

第一章：

系统总体流程

第二章：

采购管理流程

一、采购管理总体流程图

公司采购部门先提出采购申请，经审核通过后与供应商签订采购合同，采购部门提出付款申请，财务审核通过后付全款或定金，供应商在合同规定的时间交货，货物可以发运到港口，码头，仓库，或直接客户等，采购部门根据不同的业务流程采取不同的处理方法，如需要办理入库手续的货物必须先填写采购单，直接发运给客户的货物可以做采购直发。

二、采购业务各流程操作说明

1、采购申请操作流程

何人做此操作：

公司采购人员。

何时做此操作：

公司采购部门需要进行外部采购时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“采购管理”?

“信息管理”?

“采购申请管理”?

“采购申请单—登记”，采购部门输入各项内容后保存即完毕。

2、采购合同操作流程

何人做此操作：

公司采购人员。

何时做此操作：

与供应商签订采购合同后。

操作过程：

“世纪商务版”?

“采购管理”?

“信息管理”?

“采购合同管理”?

“采购合同—登记”，采购部门输入各项内容后保存即完毕。

3、采购发运操作流程

何人做此操作：

公司采购人员。

何时做此操作：

当货物开始发运时，采购部门需填写采购单。

操作过程：

“世纪商务版”?

“采购管理”?

“物流管理”?

“采购到货管理”?

“采购单—登记”，如果货物是发运到港口码头等，可以在系统的仓库基础资料中预设相应的港口码头仓库，采购发运的货物即入库到该仓库即可。

4、采购直发操作流程

何人做此操作：

公司采购人员。

何时做此操作：

当直接从供应商给客户发货时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“采购管理”?

“物流管理”?

“采购到货管理”?

“采购单—厂方直发”，采购人员根据与供应商签订的采购合同，填

写采购厂发直发单，包括具体的品种规格、客户名称、重量、销售价格等。

保存后系统自动生成相应的采购单、入库单与销售单。

流程图：

5、采购费用结算操作流程

何人做此操作：

公司费用结算管理人员。

何时做此操作：

当运输公司需要结算费用时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“采购管理”?

“费用管理”?

“采购费用—结算管理”?

“采购费用结算单—制作”，费用结算人员调出所有相关的采购记录，记录每笔原始采购单上发生的运输费用，编制运费结算单，并与运输公司开来的发票进行核销。

6、采购退货操作流程

何人做此操作：

公司采购部人员。

何时做此操作：

当需要办理退货时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“采购管理”?

“物流管理”?

“退货管理”?

“采购退货单—制作”，在库存中调出原来采购的货物，然后填写需要退货的数量，最好仓库办理退货的出库手续，打印出库单。

退货后库存帐与应付帐自动调整。

流程图：

第二章：

库存管理流程

一、库存业务总体流程图

二、库存业务各流程操作说明

1、采购入库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当采购部门采购的货物到达仓库需要办理入库时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“物流管理”?

“物流管理—入库”?

“入库单制作—采购”，仓储部人员调出采购部门的待入库的货物，输入仓库实际入库验收量、存放仓库、库位号、验收说明等信息。

2、移库入库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当从别的仓库移出的货物到达本仓库时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“物流管理”?

“物流管理—入库”?

“入库单制作—移库”，仓储部人员调出未入库的移库清单，办理入库手续。

3、销售退货入库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司销售出去的货物由于质量异议等问题客户把货物退回来，当货物运输到公司仓库时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“物流管理”?

“物流管理—入库”?

“入库单制作—退货”，仓储部人员调出未入库的销售退货清单，办理入库手续。

4、加工成品入库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司的库存货物进行了二次加工后，需要重新办理入库手续时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“物流管理”?

“物流管理—入库”?

“入库单制作—成品”，仓储部人员调出未入库的加工成品清单，办理入库手续。

5、移库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司的库存货物需要进行移库时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“物流管理”?

“物流管理—移库”?

“移库单—登记”，仓储部人员根据库存货物开出移库单，指明本批货物移往的仓库，本仓库办理出库手续。

流程图：

6、库存调整操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司盘库时发现库存不明原因的盈或亏，需要进行库存调整时，注意，这与库存报溢报亏不是一个概念，报溢报亏是指库存销售完毕后的一个进出量总结。

而此处是指由于不明原因，库存多出来或少掉了，需要作调整。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“物流管理”?

“物流管理—调整”?

“库存调整单—登记”，仓储部人员根据库存盘点情况输入库存调整数。

7、出库操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司开出的销售单、移库单、加工领料单、采购退货单等调拨单据需要办理出库手续时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“物流管理”?

“物流管理—出库”?

“库存单—制作”，仓储部人员根据业务单据办理出库发货手续，针对一笔提货单，系统可以进行多次发货，直到最终发货完毕为止。

8、仓储及出入库费用结算操作流程

何人做此操作：

公司费用结算管理人员。

何时做此操作：

当出入库等过程产生的费用后，相应的仓储单位、个人、运输公司等需要结算费用时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“费用管理”?

“库存费用管理—结算”?

“库存费用结算单—制作”，费用结算人员调出所有相关的入库记录，记录每笔原始入库单上发生的相关费用，编制费用结算单，并与费用结算单位公司开来的发票进行核销。

9、库存锁定操作流程

何人做此操作：

公司仓储部门人员。

何时做此操作：

当公司由于资源供应量的变化、价格等因素因需要锁定库存资源，不允许业务员进行销售时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“资源管理”?

“信息管理—锁定”?

“库存锁定单—制作”，仓储部人员根据库存资源按库卡、品种、规格等项目进行锁定，相关的业务员即可以进行限量销售。

10、库存定价操作流程

何人做此操作：

公司资源管理人员。

何时做此操作：

公司资源管理部门需要对采购的库存资源进行挂牌定价和最低限价，销售部门销售不同的资源时将受公司资源定价控制，但是针对不同权限的人员可以设定不同的浮动价格。

操作过程：

“世纪商务版”?

“库存管理”?

“资源管理”?

“信息管理—价格—销售定价”?

“定价表—登记”，资源管理人员查询出库存资源，然后录入挂牌价格和底价。

第三章：

销售管理流程

一、销售业务总体流程图

二、销售业务各流程操作说明

1、销售合同操作流程

何人做此操作：

公司销售合同管理人员。

何时做此操作：

当销售人员与客户签订合同后。

操作过程：

“世纪商务版”?

“销售管理”?

“信息管理”?

“信息管理—合同”?

“销售合同—订立”，合同管理人员在合同签订后录入合同信息，跟踪合同执行情况。

2、库存销售操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当对采购的库存物资需要开单提货时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“销售管理”?

“物流管理”?

“物流管理—现货”?

“销售提单（现货）—制作”，开单人员调出采购入库的库存物资，如果该开单需要按合同发货，此时还要选择相应的销售合同，最后输入开单量、开单价格、运费单价、开单客户名称等信息保存并打印出销售提单。

流程图：

3、无库存销售（先开销售单后开发票）操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当公司进行无库存开单时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“销售管理”?

“物流管理”?

“物流管理—现货”?

“销售提单（无库存）—制作”，开单人员无需根据库存即可以直接开单，此时需要调出相应客户的销售合同，然后输入供货单位、开单量、开单价格、运费单价、开单客户名称等信息，最后保存并打印出销售提单。

流程图：

4、无库存销售（先开发票后提货）操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当公司进行无库存开单时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“销售管理”?

“票据管理”?

“票据管理—结算”?

“销售结算单—制作”，公司销售管理人员先开出销售结算单，此时系统会自动形成销售单，然后财务根据销售结算单开出发票，客户最终还是根据销售单去提货，公司销售管理人员还是打印出销售单给客户。

同时发票也交给客户。

流程图：

5、直发销售操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当公司签订采购合同后，直接从供应商发货到客户时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“采购管理”?

“物流管理”?

“采购到货管理”?

“采购单—厂方直发”，开单人员直接调出采购部门与供应商签订的采购合同，如果有销售合同还需要调出销售合同，然后输入供货单位、开单量、开单价格、运费单价、开单客户名称等信息，最后保存并打印出直发销售提单。

流程图：

6、销售退货操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当客户需要进行销售退货时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“销售管理”?

“物流管理”?

“物流管理—退货”?

“销售退货单—制作”，销售人员调出需要退货的原始销售单，然后填写需要退货的数量，退货后，系统需要重新办理入库手续，并且客户的应收帐款自动减少。

流程图：

7、销售结算操作流程

何人做此操作：

公司销售管理人员。

何时做此操作：

当客户提出需要进行销售开票结算时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“销售管理”?

“票据管理”?

“票据管理—结算”?

“销售结算单—制作”，客户提出需要进行开票结算后，销售人员调出客户已经开出的销售单及实际发货总量信息，然后根据客户要求填制销售结算单，申请开票的数量及发票类型等，最后该结算单打印出来交给财务，财务根据结算单开出相应的发票。

流程图：

8、销售费用结算操作流程

何人做此操作：

公司费用结算管理人员。

何时做此操作：

当运输公司需要结算费用时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“销售管理”?

“费用管理”?

“销售费用管理—结算”?

“销售费用结算单—登记”，费用结算人员调出所有相关的销售记录，记录每笔原始销售单上发生的费用，编制费用结算单，并与运输公司开来的发票进行核销。

第四章：

财务管理流程

一、财务业务总体流程图

二、财务业务各流程操作说明

1、收款操作流程

何人做此操作：

公司财务管理人员。

何时做此操作：

当客户付款时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“财务管理”?

“收款管理”?

“收款管理”?

“收款登记—单据”，输入来款单位名称、来款方式、来款金额、进帐银行及帐号等，如果是承兑汇票还需要输入贴息情况。

2、付款操作流程

何人做此操作：

公司财务管理人员。

何时做此操作：

当公司付款给供应商时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“财务管理”?

“付款管理”?

“付款管理”?

“付款登记—单据”，在付款单上输入收款单位名称、付款方式、付款金

额、出帐银行及帐号等，如果是承兑汇票还需要输入贴息情况，对于付款如果业务人员填写了付款申请单的，付款时需要调出申请单进行付款。

3、销售开票操作流程

何人做此操作：

公司财务开票人员。

何时做此操作：

当财务收到销售管理部门提出的销售结算（开票申请）后。

操作过程：

“世纪商务版”?

“销售管理”?

“票据管理”?

“票据管理—货票”?

“销售发票—登记”，财务开票人员调出销售部门开出的销售结算单，经过确认保存后系统自动开出发票并传递到金税开票系统中，然后生成发票并打印出来。

流程图：

4、采购到票操作流程

何人做此操作：

公司财务进项发票管理人员。

何时做此操作：

当财务收到供应商开来的发票后。

操作过程：

“世纪商务版”?

“采购管理”?

“票据管理”?

“发票—采购货票”?

“采购发票—登记”，财务人员输入供应商的发票，然后调出公司从该供应商采购的货物清单进行发票与货物的核销。

流程图：

5、资金管理操作流程

何人做此操作：

公司财务人员。

何时做此操作：

当财务进行资金类的操作时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“财务管理”?

“资金管理”，主要进行资金及银行方面的管理，功能包括借款管理、贷款管理、还款管理、定金管理、银行内部转款、其他银行往来、客户互冲往来等。

6、承兑汇票操作流程

何人做此操作：

公司财务人员。

何时做此操作：

当财务进行承兑汇票相关的业务操作时。

操作过程：

“世纪商务版”?

“财务管理”?

“银票管理”，此部分功能进行公司承兑汇票管理，主要有承兑汇票的开具、承付、贴现、解款等功能。

第五章：

报表管理流程

一、综合报表

1、采购信息综合查询

包括采购合同执行报表、采购明细报表、采购在途物资报表、按供应商采购汇总表、按部门采购汇总表、按业务员采购汇总表、按品种采购汇总表、采购到票报表、采购未到票报表、采购费用报表等。

2、库存信息综合查询

包括库存明细报表、库存综合报表、库存去向报表、按品种库存汇总表、按供应商库存汇总表、按产地库存汇总表、按仓库库存汇总表、入库明细清单、库存销售定价表、收发存汇总及明细表、现货及期货库存表、物资台帐明细、入库费用明细等。

3、销售信息综合查询

包括销售合同执行报表、按网点销售明细报表、按业务员销售明细报表、按仓库销售明细报表、销售明细报表、销售结算报表、按客商销售汇总表、按品种客商汇总表、按网点销售汇总表、按业务员销售汇总表、按仓库销售汇总表、销售收入汇总表、销售开票报表、销售未开票报表、销售费用报表等。

4、资金信息综合查询

包括资金收款明细、资金付款明细、综合费用查询、承兑汇票查询、资金日记帐、银行往来帐、资金回笼表等。

二、往来报表

包括按单位销售往来帐、按部门销售往来帐、按业务员销售往来帐、按单位采购往来帐、按部门采购往来帐、按业务员采购往来帐、按单位业务往来帐、按部门业务往来帐、按业务员业务往来帐、按单位财务往来帐、按部门财务往来帐、按业务员财务往来帐等。

三、利润报表

包括销售利润明细表、销售利润汇总表、销售利润图等。

四、决策报表

包括供应商供货排行榜、购货单位购货排行榜、业务员销售排行榜、部门销售量报表、品种销售排行、库存定价走势图等。

五、考核报表

包括采购业绩明细表（按采购）、采购业绩明细表（按采购发票）、销售业绩明细表（按提单）、销售业绩明细表（按发票）、销售业绩明细表（按利润）、往来帐龄分析、客户考核、行政考核、销售量考核、销售额考核、销售提成考核、销售利润考核、资金占用考核、应收款回笼考核等。