最新OFFICE培训讲义要点资料.docx
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最新OFFICE培训讲义要点资料
Word培训讲议
第一部分：
新建Word文档
启动Word应用程序后，Word会自动创建一个名称为“文档1”的空白文档。
如果要创建新的文档，有下列三种方式：
方法一：
按快捷键Ctrl+N
方法二：
单击“常用”工具栏的“新建空白文档”按钮
前两种方法基于通用模板创建新的空白文档
方法三：
就是我们最常用的“文件”→“新建…”，这时出来一个任务窗口，有比较多的文档类型可以选择。
可以新建“空白文档”、“XML文档”、“网页”和“电子邮件”，也可以根据原有文档或模板创建新文档。
1.根据现有文档创建文档
打开“根据现有文档新建”对话框。
在对话框中找到所要参照的原始文档，点击“创建”，这样可以省去“复制”－“粘贴”步骤。
2.使用模板创建新文档
在“模板”标题下有“本机上的模板”，单击打开“模板”对话框，根据需要选择一种具体的模板类型，单击“确定”或双击所需模板，这时就出现了我们需要的模版，若不能满足要求，还可以搜索“网站上的模板”。
Word入门教程19：
页面的基本设置
第二部分：
页面的基本设置
创建新文档首先应该考虑纸张和页边距的问题。
如果完成文档后再进行设置可能会引起图片、表格等格式的混乱。
首先看一下纸张和页边距的设置方法。
一：
1.执行“文件”→“页面设置...”，打开“页面设置”对话框。
切换到“纸张”选项卡。
2.在“纸张大小”下拉菜单中选择一种纸张类型。
也可自定义纸张宽度高度。
3.切换到“页边距”选项卡，选择页面方向：
“横向”或者“纵向”。
4.我们可以手动设置上、下、左、右页边距。
5.设置完后，我们可以从右下角预览设置后的效果，若符合要求单击“确定”。
（假如页边距的设置超出了打印机默认的范围，将出现提示框，可以单击“调整”按钮自动调整，也可以忽略后手动调整。
）
二、下面我们看一下如何对行距进行设置
打开“格式”－“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，在“间距”区的“行距”下拉列表框中进行选择，除了可以设置成倍的行距外，还可以设置“最小值”和“固定值”。
注意:
最小值是行距的下限，行距会随字体的大小而改变（字体变大行距变小，反之行距变大），选择固定值，行距不会因为字体的改变而改变。
Word入门教程36：
文字录入
第三部分：
文字录入
一、输入文字
输入文字时，那个一直闪动的小竖条就是插入点，我们可以选择插入点的位置进行文字的输入。
录入文字达到一行的最右侧会自动换行。
按回车键可以另起一段。
Word具有“即点即输”功能，在想要输入文字的位置双击左键，插入点定位于此，可以在此位置输入新的文字内容。
提示:
如果双击无效，说明“即点即输”功能处于关闭状态，可执行“工具”→“选项”，切换到“编辑”选项卡，
二、插入和改写文字
在语句中插入文字时，原有的文字会随插入的文字向右移动。
但如果双击“状态栏”（标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏）上的“改写”按钮就转换为改写状态，此时输入的文字就会把右侧已有的文字覆盖，再次双击此按钮将返回“插入”状态。
三、删除错误
按退格键（←）可删除插入点左侧的错误文字，按删除键（Del）可删除插入点右侧的错误文字。
我们可以选文字块再按退格键或删除键，可将选择的文字全部删除。
第四部分：
设置文档的自动保存时间
使用Word时会遇到突然停电或程序停止响应等情况。
如果文档没有保存，可能会造成很大的损失。
我们通过设置让Word文档每隔一定时间自动保存，让损失降低到最小限度。
一、设置自动保存时间间隔
1.单击“工具”—“选项”命令，打开“选项”对话框的“保存”选项卡
2.选中“自动保存时间间隔”项。
3.在右侧可以设置时间间隔（通常设置5-10分钟为宜，太短将频繁占用内存）
4.单击“确定”按钮退出对话框。
二、恢复操作
Word非正常关闭后，再次运行Word，程序会自动打开“文档恢复”任务窗格，左侧列出了出现问题时正在编辑的文档。
当鼠标指针移到文档名称上，将出现“这是原始文档”和“这是自动恢复版本”的提示。
其中“原始文档”是最后一次手动保存的文件，而“自动恢复版本”来自恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。
单击列表中需要保留文件右侧的下拉按钮，打开菜单，选择“打开”命令可以直接打开被恢复的文档继续编辑;选择“另存为”命令可以打开对话框换名存盘或覆盖原文档。
如果任务窗格中显示了多个自动恢复文件，所有需要的文件都要按照上述方法“打开”或“另存为”。
没有进行如此操作的文档在Word退出时都将被自动删除。
提示：
1.“自动恢复”功能不能替代“保存”操作，处理完文档后，还应该保存文档。
2.如果重新启动程序以后没有看到自动恢复任务窗格，可以采用手工方法恢复文档。
存放恢复文件的位置一般位于C：
\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Word，如果存放恢复文件的文件夹中含有后缀名为asd的文件，它就是Word自动保存的恢复文件，我们只要将文件的后缀由asd改为doc，即可用Word打开。
第五部分：
插入页码
快速插入页码的步骤如下：
1.执行“插入”→“页码...”，打开“页码”对话框。
2.在“位置”下拉列表框中选择页码放置的位置。
3.在“对齐方式”下拉列表框中选择对齐方式，其中“内侧”和“外侧”表示在双面打印时，不论奇数页还是偶数页，页码插入位置分别在页面的“内侧”和“外侧”。
4.选中“首页页码”复选框，则页码从文档第一页开始显示，如果清除此复选标记，将从文档次页显示页码，但页码仍从“2”开始。
5.设置完毕可查看右边的预览效果，单击“确定”，即可将页码插入文档的指定位置。
注意：
若需要对页码进行修改，需切换到“页眉页脚”视图。
可执行“视图”→“页眉页脚”，或直接在页码位置双击，进入页眉页脚的编辑状态，对页码进行修改。
第六部分：
插入日期和时间
1．将光标置于要插入日期或时间的位置。
2．执行“插入”→“日期和时间”，打开“日期和时间”对话框。
3．在“语言”框中选择应用的语言。
4．在“可用格式”框中选择日期或时间格式。
5．若希望日期和时间能够自动更新，选中“自动更新”复选框，此时，时间会随着你下次打开该文档的时间进行自动更新；如果要将日期和时间保持为静态文本，可清除“自动更新”复选框。
第七部分：
设置字体
我们可以运用工具栏进行少量项目的设置，如果要设置比较复杂的，最好还是使用“字体”对话框。
方法如下：
1.首先选中要进行设置的字体。
2.执行“格式”→“字体”，或者右键“字体”，打开“字体”对话框。
3.切换到“字体”选项卡，其中可以设置字体、字形、字号、字体颜色、下划线、效果等。
通过下面的预览框可以查看设置后的效果。
4.单击“确定”按钮确认设置并关闭对话框。
注意一点：
在“字体”选项卡中单击“默认”按钮，可将当前设置保存在Normal模板中，以后基于此模板建立的文档都将采用修改过的默认设置。
Word表格
第八部分：
Word表格自动套用格式
怎样在word中插入表格呢，Word内置了一些设计好的表格样式，我们可以快速地引用它们创建表格。
表格格式套用方法：
1.“表格”，打开“表格自动套用格式”对话框。
2.在“表格样式”中，选择要使用的一种类型。
我们可以利用右侧的“修改...”按钮对此样式进行自定义字体、字号、线条粗细、对齐方式等；点“应用”，输入“列数”和“行数”，点击“确定”，此时，就出现了我们需要的表格。
第九部分：
更改Word表格数据对齐和排列方式
在Word表格的单元格中，数据默认的对齐方式是“左上”，要更改单元格的对齐方式，最简单的方法是：
将插入点置于要设置的单元格（或连续的单元格区域），单击右键，选择“单元格对齐方式…”中所需的样式即可。
单元格中默认的文字排列方向是从左至右水平排列，要改变单元格文字排列方向，可先将光标插入此单元格，执行“格式”——“文字方向…”或使用工具栏的“更改文字方向…”命令进行设置。
第十部分：
调整Word表格的列宽和行高
创建表格时，Word表格的列宽和行高往往采用默认值，我们可以对其进行修改。
有四种方法可供选择：
一、利用鼠标左键在分隔线上拖动。
二、利用鼠标左键在水平、垂直标尺上拖动。
水平标尺上会出现灰色方块，把鼠标指针移向它们，变为双箭头时，用鼠标左键对它们左右拖动即可改变相应列的列宽。
三、平均分布各行、各列。
首先选中要平均分配的行、列，“表格”→“自动调整”→“平均分布各行”“平均分布各列”，可以在保证总行、列宽不变的情况下使被选择行、列变为等宽。
四、利用“表格属性”对话框。
对于此对话框，在“表格”选项卡中可以指定表格的总宽度；在“列”选项卡中可以设定具体某列的宽度。
第十一部分：
Word表格中单元格的合并与拆分
一、单元格的合并，有两种方法。
方法一：
选中待合并的单元格区域，单击右键，选择快捷菜单中的“合并单元格”命令。
方法二：
选中待合并的单元格区域，单击“表格与边框”工具栏上的“合并单元格”按钮。
注意：
如果选中区域不止一个单元格内有数据，那么单元格合并后数据也将合并，并且分行显示在被合并的单元格内。
二、单元格的拆分
将插入点置于需拆分的单元格中，单击右键，选择快捷菜单中的“拆分单元格...”命令，键入要拆分成的行数和列数，单击“确定”按钮即可将其拆分成等大的若干单元格。
第十二部分：
Word表格行列的添加与删除
一、在表格中添加列
先将插入点置于要添加位置的左边一列或右边一列
方法一：
打开“表格”菜单，根据需要选择“插入”项下的“列（在左侧）”或“列（在右侧）”。
方法二：
利用“表格与边框”工具栏中的“插入表格”下拉菜单中“在左侧插入列”按钮，也可以进行表格列的插入。
二、删除表格列
如果只删除一列，将插入点置于要删除列的任意一个单元格中；如果要删除连续的多列，则需先选中这些列中的连续单元格。
方法一：
打开“表格”菜单，选择“删除”的子命令“列”。
方法二：
利用“表格与边框”工具栏中的“删除列”按钮。
方法三：
选择需要删除的列后，点击“backspace”键，这种方法最简单直接
三、删除表格行
同删除列方法一样
四、在表格中添加行
先将插入点置于要添加位置的上一行或下一行中的任意一个单元格中。
方法一：
打开“表格”菜单，根据需要选择“插入”项下的“行（在上方）”或“行（在下方）”子命令。
方法二：
利用“表格与边框”工具栏中的“插入行”按钮，可以在插入点所在行上面插入一新行。
方法三：
如果想在某一行下添加一新行，可将插入点置于此行表格后的段落标记前，然后回车。
方法四：
将插入点置于表格右下角的最后一个单元格中，按Tab键可以在最下面增加一新行，这种方法仅限于在最后一行下面插入行。
第十三部分：
Word表格框线设置
设置表格的框线首先要把光标插入到表格中的任何一个单元格中，然后进行设置
方法一：
利用“工具栏”中的“表格和边框”
方法三：
利用“表格”——“表格属性”→“边框和底纹”按钮。
Excel培训讲义
第一部分Excel概述
一、启动Excel
方法一：
“开始”→“程序”→“MicrosoftExcel2000”
方法二：
双击桌面快捷方式。
二、认识Excel的工作界面
1.功能区
标题栏：
显示当前正在编辑的文件名。
菜单栏：
许多操作都要从这里开始。
常用工具栏：
经常要使用的工具按钮。
格式工具栏：
经常要使用的格式工具按钮。
名称和编辑栏：
“名称框”显示当前单元格的位置，“编辑栏”显示当前单元格中的数据。
2.工作区
表格区域，又叫工作表，由单元格组成，中间白色的小长方格就是单元格，单元格是Excel文件的基本组成单位；当鼠标在单元格上移动时会呈空十字型。
包括：
行号（1-65536）；列标（26×9+22=256，A—IV）；当前单元格，活动单元格；使用单元格名称=列标+行号来标识，也就是单元格位置。
工作表是由单元格组成的，和单元格一样，工作表也有自己的名字—工作表标签。
工作表标签滚动按钮；水平滚动条；垂直滚动条。
一个Excel文件就是一个工作簿，一个工作簿可以由多个工作表组成。
一个新建工作簿中工作表的个数<=255；一个工作表中只有一个当前单元格（活动单元格），一个工作簿中只有一个当前工作表。
3.状态栏
显示键盘状态，光标处命令的解释，处于屏幕最下边一行。
三、创建工作簿
方法一：
启动Excel时，系统自动产生一个新的工作簿；
系统自动产生的工作簿，将自动以Book1、Book2……默认的顺序给新工作簿来命名。
方法二：
单击常用工具栏上的“新建”按钮；
单击常用工具栏上的“新建”按钮，可以直接创建一个空白工作簿。
方法三：
单击“文件”菜单，选择“新建”命令；
弹出“新建”对话框，在“常用”选项卡中，单击工作簿，单击确定即可；
在“电子表格模板”选项卡中，提供了一些由Excel创建好的模板。
四、数据输入
1.选定或移动活动单元格
方法一：
使用鼠标在目标单元格上单击；
方法二：
使用键盘上的回车、TAB、上、下、左、右方向键、HOME、END。
2.数据输入
文本
①文本（中文、英文）在选定的单元格内直接输入；
②文本型数字（不参与运算的数字）先输入一个单引号，再输入数值；
数值
①正数直接输入；
②负数先输入减号,再输入数值,也可以先输入左边括号,将数值输入后,再输入右边括号；
③分数先输入一个0,再输入一个空格,再输入1/2；
④时间：
输入时间后继续输入一个空格和a（m）如果是下午就输入p（m）；输入当前时间用ctrl+shift+；
⑤日期：
输入“1/2”；输入当前日期用ctrl+；
五、保存Excel文件
方法一：
文件—保存方法二：
常用工具栏上的保存按钮方法三：
Ctrl+S
六、打开工作簿
方法一：
文件—打开方法二：
工具栏上的“打开”按钮方法三：
Ctrl+O
七、退出excel
方法一：
文件—关闭方法二：
标题栏上的“关闭”按钮方法三：
Alt+F4
方法四：
双击标题栏上的控制按钮
第二部分Excel中的编辑操作
一、单元格的编辑操作
1、单元格范围的选择
Excel中最基本的单位是单元格，每一步操作对象都离不开单元格，操作之前必须选择单元格。
在工作表中，可以选择一个单元格，也可以选择一组单元格，具体操作就得根据实际需要而定。
现在我们暂不考虑实际情况如何，而先了解对单元格范围的各种操作，等到实际使用时对号入座就可以了。
单元格范围的有关操作并不多，主要分成如下几种。
注意：
用鼠标进行各种操作是最直观、最方便的方法。
⑴.选定相邻的单元格
①单击目标区域左上角的单元格；②拖动到目标区域右下角的单元格；③松开鼠标。
选定一行，单击行号，选定多行，在行号上拖动。
选定一列，单击列标，选定多列，在列标上拖动。
⑵.不相邻单元格
①先选定目标区域中的第一部分；②按住Ctrl键；③再选定其它几个部分。
2.选定单元格的内容
①双击目标单元格；②鼠标出现“I”；③拖动鼠标到目标结束处。
3.修改单元格内容
方法一：
双击目标单元格；方法二：
单击目标单元格，然后按F2键；
方法三：
单击目标单元格，然后单击编辑栏；
在单元格进入编辑状态后，可以使用退格键、删除键来修改单元格内容，修改完后，回车确认。
4.复制或移动单元格内容
⑴复制①选定原单元格；
②单击“复制”按钮（“编辑”菜单—“复制”命令、Ctrl+C）；
③选定目标单元格；
④单击“粘贴”按钮（“编辑”菜单—“粘贴”命令、Ctrl+V）；
⑵移动
方法一：
①选定原单元格；②单击“剪切”按钮（“编辑”菜单—“剪切”命令、Ctrl+X）；
③选定目标单元格；④单击“粘贴”按钮（“编辑”菜单—“粘贴”命令、Ctrl+V）；
方法二：
鼠标直接拖动的方法来移动单元格
鼠标指向目标单元格，在指针变成箭头形状的时候，拖动到目标单元格处。
5.清除单元格内容
①选定目标单元格；
②第二步有三种方法：
方法一：
删除键方法二：
“编辑”—“清除”
方法三：
右键单击在弹出菜单中选择“清除内容”命令；
6.插入行、列或单元格
①选择要插入行（列、单元格）的位置；
②第二步有两种方法：
方法一：
“插入”菜单中的“行”（列、单元格）命令；
方法二：
右键单击在弹出菜单中选择“插入”命令
③根据需要在“插入”对话框中进行选择；④单击“确定”；
7.删除行、列或单元格
①选择要删除的行（列、单元格）；
②第二步有两种方法：
方法一：
“编辑”菜单—“删除”命令；
方法二：
右键单击在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令；
③在“删除”对话框中选择需要的选项。
④单击“确定”。
二、快速输入数据
⒈在同一列中快速填写重复的数据内容
①如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的单元格内容的起始字符相同，Excel就可以自动填写其余的字符；
②如果接受建议的输入内容，按回车键；
③如果不想采用自动提示的内容，就继续键入所需的内容。
⒉输入内容相同的单元格中使用快速录入
⒈相邻单元格
利用填充柄进行快速输入。
⒉不相邻单元格
①按住Ctrl键，选定输入内容相同的单元格；②输入数据；③Ctrl+回车。
⒊自动填写有规律的数据
自动填写有规律的数据，可以使用填充柄和序列这两种方法。
方法一：
使用填充柄
①输入初始值和第二个值；②选定初始值和第二个值；
③拖动填充柄直到需要的数据出现为止。
方法二：
使用序列对话框
①输入初始值；②选定包括初始值在内的单元格区域；
③“编辑”菜单中选择“填充”下的“序列”命令
④在“序列”对话框中根据需要选择，然后单击“确定”。
⒋利用自定义序列填充数据
⒈定义自定义序列
①工具—选项—自定义序列，弹出“自定义序列”对话框；
②单击“新序列”；
③在“输入序列：
”中输入序列的初始值，回车后输入第二个值，再回车……
④输入完毕后，单击“添加”按钮；⑤单击确定；
⒉使用自定义的序列进行数据填充
①在目标单元格内输入自定义序列的初始值；②拖动填充柄。
第三部分管理工作簿和工作表
一、选定工作表
1.选定单张工作表
方法一：
用鼠标单击目标工作表标签；
方法二：
右键单击工作表标签滚动条，选择目标工作表；
方法三：
Ctrl+paUp切换到上一工作表，Ctrl+paDn切换到下一工作表；
2.选定一组相邻的工作表
①单击第一个工作表标签；②按住Shift键；③再单击最后一个工作表标签。
3.选定一组不相邻的工作表
①单击第一个工作表标签；②按住Ctrl键；③再单击其它的工作表标签。
⒋取消选定的成组工作表
方法一：
单击任意一个未被选定的工作表标签；
方法二：
在所选定的工作表标签上右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令。
二、工作表重命名
方法一：
用鼠标在工作表标签上双击，然后输入需要的名称，回车；
方法二：
在工作表标签上右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“重命名工作表”，然后输入需要的名称，回车；
三、移动或复制工作表
方法一：
在工作表标签上右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”，然后在弹出的移动或复制工作表“对话框”中选择需要的选项，单击确定；
方法二：
鼠标指向工作表标签，拖动工作表标签到合适的位置，如果需要复制工作表，就按住Ctrl键。
四、插入、删除工作表
1.插入工作表
⑴.选定要在它前面插入新表的工作表；
⑵.第二步有两种方法：
方法一：
“插入”—“工作表”；方法二：
右键单击工作表标签，选择“插入”命令；
2.删除工作表
一旦删除了某个工作表，将永远失去该工作表，因为此项操作是不能恢复的。
⑴.选定要删除的工作表；⑵.第二步有两种方法：
方法一：
“编辑”菜单—“删除工作表”；
方法二：
右键单击工作表标签，选择“删除”命令；
五、改变默认工作表个数
excel在默认状态下提供了3张工作表，我们可以根据自己的需要来调整默认的工作表个数，具体的操作是：
1.单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“常规”选项卡；
2.设置新建工作簿中工作表的个数；
六、工作表的拆分
1.拆分
⑴.拆分窗口方法一：
“窗口”—“拆分窗口”。
⑵.撤消拆分窗口方法一：
“窗口”—“撤消拆分窗口”。
第四部分格式化工作表
一、格式化工作表
1.标题设置
方法1：
使用格式工具栏上的字体、字号、合并及居中按钮
选中标题所在单元格区域，单击合并及居中按钮，使标题处于报表的正中央；然后在字体栏中选择“隶书”，并选择字号为“16”。
方法2：
使用“格式”菜单—“单元格”命令
在单元格格式对话框的“字体”选项卡中进行字体、字形、字号的设置，在“对齐”选项卡中设置水平、垂直居中，合并单元格。
方法3：
使用右键菜单—“设置单元格格式”命令
操作过程与方法2相同。
2．改变行高和列宽
具体的操作如下：
①将鼠标移动到需要改变列宽的右侧，鼠标指针变为双箭头形状；
②按住鼠标左键，在箭头上方显示当前的列宽；
③向右拖动，随着拖动在箭头上方显示当前改变的列宽，并且有边线移动的轮廓；
④到达合适的位置，松开鼠标即可。
3.设置表头
为了让表格的表头与内容有所区别，我们可以给表头中的文字设置颜色、底纹还可以根据需要让文字竖排或倾斜。
方法1：
使用格式工具栏上的填充颜色、字体颜色按钮
选中需要设置的单元格或区域，单击填充颜色右边的下拉按钮，在显示填充颜色的菜单中选择一种颜色，并单击鼠标。
同样的方法设置字体颜色。
方法2：
使用“格式”菜单—“单元格”命令
在单元格格式对话框的“对齐”选项卡的方向中进行文字竖排或倾斜的设置。
在“图案”选项卡中设置单元格底纹和颜色。
方法3：
使用右键菜单—“设置单元格格式”命令
操作过程与方法2相同。
4.定义数字格式
方法1.使用工具按钮定义数字格式
货币样式、百分比样式、千位分隔样式、增加、减少小数位数
具体的操作如下：
①选中范围；②单击格式工具栏中相应的按钮；
方法2.使用命令方式改变数字格式
具体的操作如下：
①选中范围；②格式—单元格，弹出单元格格式对话框；③选中数字选项卡；④选择分类中的一项，选项右端出现一些可供用户选择的格式；⑤再根据需要进行选择；
⑥完成之后，单击确定即可。
5.改变数据的对齐方式
方法1.使用工具按钮改变数据的对齐方式
具体的操作如下：
①选中范围；②单击格式工具栏中相应的按钮；
方法2.使用命令方式改变数据的对齐方式
具体的操作如下：
①选中范围；②格式—单元格，弹出单元格格式对话框；③选中对齐选项卡；④在对齐选项卡中根据需要进行文本对齐、控制、方向的选择；⑤单击确定即可；
6.设置边框
方法1.使用工具按钮设置边框
具体的操作如下：
①选中范围；②单击格式工具栏中的边框按钮；③在弹出的菜单中选择合适的边框，单击即可；
如果要取消边框
①选中范围；②单击格式工具栏中的边框按钮；③在弹出的菜单中选择无边框，单击即可；
excel就会按照我们的意愿取消边框。
二、自动套用格式
具体的操作如下：
①选中范围；②格式—自动套用格式，弹出“自动套用格式”对话框；
③左端选择自动套用格式名称，右端进行预览；④如果找到合适的效果，就可以单击确定；
⑤“选项”按钮可以借用一部分自动套用格式中的格式，单击选项按钮，将自动套用格式对话框加长，在提供的六种选项中进行选择。
完成之后单击确定。
三、条件格式
在Excel中，可以根据单元格中的数值是否超出指定范围或在限定范围之内动态地为单元格套用不同的字体样式、图案和边框。
例：
将大于“8
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