涉外英语信函的翻译.docx

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涉外英语信函的翻译

第三章《涉外商务信函的翻译》

第一节商务信函简介

一商务信函的12种要素

信头（letterhead）

案号（reference）

日期（date）

封内地址（insideaddress

注意项（attentionline）

称呼（salutation）

事由栏（subject）

信的正文（bodyofletter）

信尾敬语（complimentaryclose）

签名（signature）

缩写名、附件及分送标志（IEC:

initials,enclosuresandcarboncopiesblock）

附言（postscript）

商务信函实例1

Kee&Co.,Ltd

34RegentStreet

London,UKInsideAddress（收信人地址）

DearSirs，Salutation（称呼）

WehaveobtainedyournameandaddressfromDee&Co.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.

Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingour

rangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.

Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.

Welookforwardtoyourearlyreply.

Yoursfaithfully,ComplimentaryClose（客套结束语）

TonySmith（SignatureBlock签名栏）

Enc:

invoiceforconsultingservices（EnclosureNotation ）

商务信函实例2

1117TheHighRoad

AustinTX78703

6June2006

MR.DavidPatricks

3005West29th,Suite130

Waco.TX77663

DearMr.Ptricks,

IreceivedyourJune5thletterrequestingconsultationandamprovidingmy

recommendationinthefollowing.

First,letmereviewmyunderstandingofyourinquiry.Thequestionyouraiserevolvesaroundwhethertheheatingregistersshouldbelocatedinalowsidewall,orintheceiling,andifceilingregistersareused,whichtype–step–downorstamped-faced—willdeliverthebestresults.Additionally,theproblemconcernswhetherthereisanybenefittohaveheatingregistersnearthefloor,whethermovingheatedair“down”inductsnegativelyaffectsblowerperformance.

Myrecommendationsareasfollow:

IcanfindnothingineitherCarrier,Trane,orASHRAEdesignmanualsthatindicatesdropasbeingafactorinductdesignanydifferentfromnormalstaticlosses.Ifyouhavedifferentinformationonthis,Iwouldliketohavereferencestoit.

Icannotseeanyadvantagetolowsidewallapplication.Theproblemisinjectionandpattern.Idoseeanadvantagetolowsidewallreturn;CarrierDesignManual—AirDistributionisagoodreferenceonbothitems.

Irecommendstep-downdiffuserswithOBDbecausetheyhavepatternandvolumecontrolthatissuperiortostamped-faceddiffusers.

Iamopposedtolowsidewalldiffusersorfloordiffusersintheapplicationyoudescribe.Theincreasedstaticlossesthatresultfromtryingtogettheductstodownthroughthewallswillonlyincreaseinstallationcostandreduceefficiency.

Ifthereisanyoneinyourorganizationwhoisuncomfortablewiththeserecommendations,letmeknow.I’dbeveryinterestedinreviewinganyactual

documentedtestresults.LetmeknowifyouhaveanyfurtherquestionsorifI

canbeofanyfurtherassistance.

Sincerely,

JaneAMcMurrey

JaneAMcMurrey,P.E.

HVACConsultant,Inc.

JAM/dmc

Encl.:

invoiceforconsultingservices

涉外商务信函语篇风格的特点，也称7C原则

2.1完整（completeness）2.2简洁（conciseness）2.3具体（concreteness）

2.4正确（correctness）2.5清晰（clarity）2.6体谅（consideration）

2.7礼貌（courtesy）

2.1完整（completeness）

实例解说：

"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz./ditto-but1/2“x5yds,1,000doz.”

这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。

中文意思是：

“纤素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７00打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长５码，１０００打。

”

问题是后半句不清楚。

“ditto”在这里表示前面提到的商名称纤维素带，但不能包括“带塑料包装容器”，因此，幅英寸长５码的纤维素带是否要塑料包装容器没有说清楚，不完整。

所以最好改成：

"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2"x5yds，withplasticdispenser1000doz.“这样既完正，又清楚明确，不引起误解。

2.2简洁（conciseness）

"简洁"是有客观标准的。

虽然西方国家的作者之间在怎样用词才算"简洁"方面还是有争论的，不过他们的一些看法还是有一定参考价值的。

怎样才能使商业书信"简洁"？

西方国家作者有很多建议，先介绍如下：

（一）避免使用陈旧的商业术语陈旧的与传统的商业术语（Commercialjargon）对信的内容没有什么作用，应该避免使用。

Eg1：

Wordy:

WewishtoacknowledgereceiptofyourletterofNovember14withthecheckforStg.10enclosedandwishtothankyouforsame

Concise:

WeappreciateyourletterofNovember14andthecheckforStg.10yousentwithit.

例二：

Wordy:

Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbekindenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcities.Wouldyoupleaseintroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcity?

Concise:

Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcity.

（二）要长话短说，避免罗嗦　　通常商业人士每天需要阅读大量的书信，对开门见山，长话短说，直接切题的信特别欢迎。

因此，写信要力求长话短说，

例如：

不要写

Pleaseseethatanenquiryisconductedtodeterminethereason.

应写作

Pleasefindoutthereason.

不要写

Weexpressourregretatbeingunabletofulfillyourorderonthisoccasion.

应写作

Wearesorrywecannotmeetyourpresentorder.

要使用简洁的语言，有可能的话，尽量使用单词来代替某些娇柔做作的短语。

删去不必要的形容词，如下列句子中的形容词或副词删去后并不影响句子的原意：

Theproposalisunder（active）consideration.

Theansweris（definitely）correct.

Iwould（rather）thinkthefareistoohigh.

The（true）factsareasstated.

（三）要注意每句句子的长短

例如：

“Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays,andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybycablewithoutdelay.”　　

这句话过分“客气”，使句子过长而不清楚。

内容要求对方同意延期交货20天，一般情况下，应尽可能提出延期到那一天的具体日期。

这句话可压缩为：

"PleasereplybytelegramimmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21."

2.3具体（concreteness）

2.4正确（correctness）

商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。

广义的说，商业书信的正确性表现在：

（一）运用正确的语言水平

（二）叙述得正确

（三）数字要正确

（四）正确理解和运用商业术语

（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个"Ｃ"。

（一）运用正确的语言水

（二）叙述得正确

叙述得正确：

商业书信的内容要叙述得正确，既不要说得不够（Understatement），更不要说得过头（Overstatement）。

[例一]

Thisstoveisabsolutelythebest（or:

theverybest）onthemarket.

（这种炉子是市场上绝对最好的炉子。

）

这句话是用来介绍商品的，　但没有具体介绍商品的性能，　而是抽象地断定这种炉子是“市场上最好的”。

这样介绍商品，不但不能达到推销的目的，反而使人对写信人有“卖狗皮膏药”的感觉。

［改写］

OurmodelA195isdesignedonmodernlines,withoutanyincreaseinfuelconsumption,25%moreheatthantheoldermodels.Soyouwillagreethatitistheoutstandingstoveforeconomyoffuel.（我们的Ａ１９５型炉子是按近代样式设计的，在不增加燃料消耗的情况下，比其他各种旧式炉子温度高２５％。

所以，你会同意，这是优良的节约燃料的炉子。

）

（三）字要正确

字要正确：

做对外贸易离不开数字。

　对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时“失之毫厘，差之千里”。

甚至引起不同的理解。

（a）“以上”，“以下”，“以前”，“以后”，“从….到...”等的表达法

（b）二美元和二美元以上$2or（and）$2above（over）

不少于５０罗的定单50grossor（and）up（upward,upwards）

（四）正确理解和运用商业术语

理解和运用商业术语：

一般常用的商业用语用字简洁，意义明确，使用得好，工作进行得顺利，使用得不好，就会引起混乱，误解，甚至产生不必要的纠纷.

如：

Youaskveryshortdeliveryforyourorder.

写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。

”

可是shortdelivery不是快点交货的意思，而是“短交”的意思，这就用错了商业术语。

因此，应该说：

Yourrequirequick（prompt）deliveryofyourorder.

（五）正确运用其他的六个"Ｃ"。

2．5清晰（clarity）

（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词

〈例一〉　　

AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.　

　（从香港到旧金山有直达船，）但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？

不明确。

因此，最好清楚明白说明"一个月两次"还是"两个月一次”

（a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFrancisco.　　

（每月两次直达船）

（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongkongtoSanFrancisco.　　

（每半月一次直达船）

（c）WehaveadirectsailingfromHongkongtoSanFranciscoeverytwomonth.　

　（每两个月一次直达船）

（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：

a）Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;

b）Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.

以上两句中的“”修饰的内容不同：

a）你们要求我们尽快做些什么。

b）请尽快告诉我们。

a）可译成“请告诉我们你们要我们为此尽快做些什么”；　

b）可译为“请尽快告知，你们要我们为此事做些什么”。

（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系　　按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。

例句：

不好：

TheyinformedMessrs.John&Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.

较好：

TheyinformedMessrs.John&Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.

（四）注意前后一致和紧凑，连贯

不一致:

Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.

一致：

Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.or;Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.

五）仔细和恰当地分段落　

商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，

一般的分段落原则是一个段落一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.）.现举例说明：

DearSirs,　　

　ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.

Yoursfaithfully,　

以上这封信只有一段，供两句。

第一句39字，第二句66句。

读后虽然能基本了解其内容，但读起来很舒服。

信的内容大体有三点：

１．伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；

２．这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；

３.希望对方随时告之有关情况。

按照这三点，适当地分段，把信重新改写，读起来比原来的清楚易懂：

DearSirs,

　ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhas

instructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCredit

asfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.

Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwill

bereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.

Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovement

towardrestrictionofimporttoIran.

We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedof

developmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimports

fromFrance.

Yoursfaithfully,

2．6体谅（consideration）

2．7礼貌（courtesy）

COURTESY译成“礼貌”。

但是根据西方国家函电书籍作者普遍的看法，所谓COURTESY是“客气而又体谅人”的意思。

这样的形式很多，现在提供一些常