报销制度手册123486412.docx

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报销制度手册123486412

第一章出纳作业处理细则

第一条本处理程序包括现金及银行存款收入与支出等作业。

第二条出纳人员对各项货款及费用的支付，应将本、支票或现金交付收款人或厂商，本公司人员不得代领现金或现金支票，如因特殊原因必须由本公司人员代领的需经总经理核准。

第三条本公司一切支付应以处理妥善单据为依据，任何要求先行支付、后补手续者均应由公司财务副总经理或总经理通知财务经理。

第四条财务部不得将未填写完整的支票交付任何支款人员。

第五条支付款项应在凭证上由领款人签字确认，付讫后加盖付讫、日期及经手人戳记。

第六条本公司支付款项的付款程序悉依照下列步骤办理：

1、原始凭证的审核。

2、国内工程发包款应根据统一发票、普通凭证以及收到货物、器材的验收单并附请购单、经有关单位签章证明及核准，方可送交财务部办理付款手续。

3、预付、暂付款项应根据合同或核准文件由经办单位填具付款申请单，注明合同文件字号，呈报总经理后送交财务部门办理付款手续。

4、一般费用应根据发票、收据或内部凭证经有关主管签章证明及核准方可送交财务部门办理付款。

5、会计凭证的核准。

6、财务部门应根据原始凭证开具相关的付款单据。

7、财务部门开具付款单据时应先审核原始凭证是否符合税务法令及公司规定的手续。

8、付款单据经财务经理、分管财务副总经理及总经理核准后送交财务部门转出纳办理支付事宜

第七条有关船务、运费、外汇、结汇款、房租以及各项费用等需预付支出款，应填具请款单，并将相关文件的复印件一并送交财务部门以预付或暂付方式制票转出纳办理支付。

第八条本公司各项支出的付款日期如下

1、国内采购货品的付款超过5万元，应提前两天通知财务部出纳人员

2、一般费用的付款经常发生的费用，仍以前项期限办理

3、内部员工费用每天支付的以原始凭证齐全并经核准者为限

4、薪金的付款，公司职员每月28日发放基本工资，因特殊情况需提前支付者，得由经办部门另行签呈财务经理转呈副总经理、总经理批准后再予支付

第九条财务部门支付款项倘有扣缴情况时，应将代扣款项于支付款项时一并扣留

第一十条薪金的支付应由人事单位根据考勤记录编制薪金表，于付款期限前一日送交财务部门。

第一十一条业务部门于收到货款后应将其中所收货款解缴出纳，出纳应将解缴凭证送交会计人员并据以编制付款凭证。

第二章个人借款财务管理规定

一、关于从公司借款及以公司名义担保的管理规定

第一条公司员工因公出差或因公需现金支付相关款项时，经相关领导批准可予以借支相当金额的现金。

第二条各项因公借款金额1000元以内报分管财务副总经理最终审批，超过1000元的，须报请总经理审批。

第三条欠款人员归还借款时，需以合法的票据按规定程序报销，余款须以现金交还公司，不得以白条充抵现金，亦不得以其他人员的借条代替还款。

第四条借款人员应及时还款，每月26日前欠款员工须将自己当月的欠款结清，如遇相关领导出差在外地，借款人员必须于每月26日前将经财务审核的单据金额报到财务部会计处备查，否则财务人员在发放本月薪金时应将其借款从中扣除。

第五条上月26日以后的借款和有特殊情况无法回公司报销者，必须于下月26日前结清借款；超过期限的，其报销单据财务部不再接收，并要求其以现金形式归还借款。

第六条一次借支金额在5万元以上的，须经总经理签字同意并提前一天通知财务部；申请现金借支额度额超过10万元的，原则上采取注卡方式（即将款项存入借款人的实名银行卡上）。

第七条员工一次借支限额分别为：

公司副总（含总师）及以上管理人员为10万元；市场总监、部门经理、项目经理为5万元；其他员工为1万元；超出以上借支限额的，须书面申请总经理或其授权人批准。

第八条公司员工借款余额（累计未还款金额）限额分别为：

公司副总（含总师）及以上管理人员为10万元；市场总监、部门经理、项目经理为5万元；其他员工为1万元；任何人员超过借款限额尚未还款的，公司坚决不予再行借款，特殊事项书面报公司总经理，由总经理通知财务部。

第九条公司员工借款采取“借款地报销原则”，即员工在何处借款，就在何处报销或还款，不得在一处借款，在另一处报销。

第一十条未经总经理书面同意，公司不得对公司以外员工或企业借款。

第一十一条未经公司财务部同意，各项目部不得对本项目部以外的人员进行个人借款，亦不能接受其报销凭证。

二、借款手续及流程

第一十二条借款时，由借款人填写借款单，借款单应注明事由、人员、部门、借款金额等，借款人不得故意虚夸借款金额。

第一十三条借款人填写完毕相关事项后报部门经理审核确认，经分管副总签字后，报财务副总审批，借款金额超过1000元的报总经理审批；经财务经理核准后，由出纳处凭手续完备的借款单借支现金。

第一十四条借款人在外地，公司将款项存入该借款人卡上的，借款人回公司后应先到财务部补充借款手续。

三、违反制度的处罚规定

第一十五条公司员工不得虚构借款事项进行骗取公司借款，一旦发现公司除要求其立即归还借款外，将按其借款金额的10%进行处罚。

第一十六条超过借款余额限额的员工，须在每月26日前将款项还回公司，或者书面报公司总经理批准，否则公司将视同虚构借款事项进行处罚。

第一十七条各部门负责人对本部门的个人借款的安全性及制度遵循情况负责，无论何种原因引起的本部门员工违规借款，除对违规员工进行处罚外，部门负责人亦要承担相应的责任。

引起公司经济损失的，在由员工本人赔偿损失后，对部门负责人进行相应的处罚；如果本部门员工未能赔偿公司的经济损失，应由部门负责人进行相应的赔偿。

第一十八条本制度以及本制度的修改由总经理办公会研究决定，经总经理签字后施行，由财务部负责解释。

二○○五年八月一日

第三章差旅费报销制度

一、关于从差旅费报销的有关规定

第一条公司员工因公出差或时，经相关领导批准可予以借支相当金额的现金。

第二条出差人员回公司后一周内，应按规定到财务部报账并结清借款。

报账后结欠部分金额，或回公司一周内到不办理报销手续的人员，欠款财务部门有权在当月工资中扣回，并处以每拖延一天按欠款金额千分之一，且不低于10元的罚款。

第三条出差人员需以合法的票据按规定程序报销，不得以任何形式的白条、收据进行报销。

第四条差旅费开支范围包括：

员工因公出差发生的合理且符合规定的车票费、机票费、船票费等交通费用以及住宿费、其他各种补贴、零星开支费用等。

第五条部门经理、项目经理以下岗位的员工原则上不得乘坐飞机、火车软卧、二等及二等以上舱位。

因工作需要乘坐飞机、软卧、二等及二等以上舱位的，需作出书面说明并报请公司总经理批准。

第六条费用标准按不同地区及职务或职称划分

⑴出差人员往返车船费以外的住宿费，市、县内交通费及伙食补助按以下标准实行费用包干、节约归己。

a.国内直辖市（北京、上海、天津、重庆）、特区（广东省、福建省、海南省）每人每天150元。

b.省会城市及沿海计划单列市每人每天120元。

c.一般城市每人每天100元。

d.县级或县级以下的每人每天80元。

各部门负责人或中级以上职称的每个档次增加20元。

⑵从晚8时到次日早7时期间内乘坐6小时以上或连续乘坐超过8小时以上的可购买硬卧车票，不买硬卧车票的凡乘慢车或直快车的，按同等硬座票价的70%发乘车补助。

乘特快车的按同程硬座票价的50%发乘车补助。

⑶凡参加交费会议和短期培训的人员必须经总经理批准，且一律不发补助费，按会议召集及培训机构的统一安排据实报销。

⑷到济南近郊地区出差，如章丘、长清、济阳、商河等区县，除报销交通费外，每人每天补贴10元。

⑸常驻市外工地的员工，其住勤补助按各项目部财务制度规定的标准执行。

本规定所指的常驻外地员工是指因工作需要，需常驻外地30天以上的员工。

常驻外地员工应由驻外项目经理或部门主管书面列明并报财务部门备案。

⑹同行出差人员，同性别者要求两人同住一间（即每两个人只能报销一间客房住宿费）；总经理及副总可单人单间；其他因工作需要住单间的员工需报请分管副总经理同意。

⑺市内出差，市内交通费（不包括出租车票）据实报销，如若误餐，每人每天补助5元。

⑻出差期间因工作需要或生病等原因需延长出差时间或改变差旅路线，应立即请示公司批准出差的领导。

未经许可而擅自延长出差时间或改变差旅路线者，不予报销差旅费；情节严重的，按照公司有关规定予以处分。

⑼出国人员出国前应有书面计划书并经总经理批准，原则上应参与组团（旅行社）出国；在出国前出国人员应编制出国费用专项预算审批表报分管付总经理审核同意，经财务副总和总经理核准后实行。

费用专项预算包括以下内容：

国内、国际机票，餐饮费，交通费，住宿费，礼品费，门票费，通讯费，小费，娱乐费用，其他零星支出等。

出国人员在报销时应根据差旅费报销程序及要求粘贴所有票据，并履行差旅费报销程序。

⑽出差当天往返的差旅费报销标准为每人每天30元。

⑾出差时间在报销时算头不算尾，经领导批准乘坐飞机、软卧者当天不计算出差补助；有舱位的客船、有卧位的火车及汽车不计算住勤补助；凡出差途中当天有招待费和出租车费支出的，每人每顿伙食和市内交通费补助各扣减5元。

⑿凡出差期间投亲靠友无住宿费发票者，住勤补助减按40%计算。

二、报销手续及流程

第七条报销时，出差人员一律凭合法有效的票据报销，按公司票据粘贴要求和报帐单据填写要求认真填写报销单据。

第八条出差人员将填写合格和粘贴合规的票据交本部门负责人签字确认，报分管副经理审核签字。

第九条出差人员将经上述领导审核后的出差单据交财务部会计人员审核并加盖“已审核”章，财务部会计人员审核后，报财务部经理核准。

财务部对符合相关规定的报销单据确认报销，对其中不符合规定的票据金额财务部不予报销。

第一十条财务经理签字核准，报财务副总审核后，由总经理审批通过。

第一十一条报销人员依据经总经理审批通过的票据报财务部会计或出纳处，进行冲销个人借款或支取现金。

第一十二条报销要求

⑴出差回单位后应于一周内报帐；

⑵票据粘贴要平整美观，且分类排列汇总统计数量和金额；

⑶书写要清晰，计算要正确，不得涂改；

⑷票据真实和合法，票据上的大小写金额应一致；

⑸报销凭证上的总计大小写金额栏由会计人员填写；

⑹报帐审批手续齐全。

三、违反制度的处罚规定

第一十三条伪造及用虚假票据报销、违规批准报销的，公司将视情节轻重分别给予警告、通报批评、罚款、降职、开除等处分。

触犯法律的，依法追究法律责任。

第一十四条本制度以及本制度的修改由总经理办公会研究决定，经总经理签字后施行，由财务部负责解释。

第四章招待费报销制度

一、关于招待费报销的管理规定

第一条招待费包括餐饮费、礼品费、旅游费及其他用于招待的费用开支等。

第二条业务招待费只准用于洽谈业务、沟通信息、催收清理欠款为提高经济效益协调关系以及来公司帮助、指导、检查工作等而支付的必要的应酬费用。

第三条业务招待费的开支应本着“必需、合理、节约”的原则支出。

凡对外馈赠礼品、安排到酒店就餐等应酬开支，应坚持一支笔审批。

凡200元以下招待费，必须经分管副总批准（包括电话请示同意），200元以上，必须经总经理批准（包括电话请示同意）。

第四条来公司联系业务的一般人员应尽量安排工作餐，每人每餐5元。

第五条招待费每餐的最高限额标准如下：

1.由副总、总师接待并参加的宴会每餐不得超过1000元；

2.由部门经理、项目经理接待并参加的宴会每餐不得超过500元；

3.由公司一般人员接待并参加的宴会每餐不得超过200元。

第六条领导批准的招待费报销时，需由经办人详细填写招待费报销单上的各项内容。

第七条招待费一般采取最高负责人报销制度，即在一次招待费的花销过程中，应由负责本公司招待的职位最高负责人作为报销人签字报销。

第八条对于公司购买的贵重礼品，如未用于业务招待，须将该贵重礼品交还公司财务部，由财务部作入库记录，统一保管，领用时按相关的手续办理出库。

二、报销手续及流程

第九条报销时，出差人员一律凭合法有效的票据报销，按公司票据粘贴要求和报帐单据填写要求认真填写报销单据。

第一十条出差人员将填写合格和粘贴合规的票据交本部门负责人签字确认，报分管副经理审核签字。

第一十一条出差人员将经上述领导审核后的出差单据交财务部会计人员审核并加盖“已审核”章，财务部会计人员审核后再报财务部经理核准，财务部仅对符合相关规定的报销单据确认报销，对其中不符合规定的票据金额财务部不予报销。

第一十二条财务经理签字核准，报财务副总审核后，由总经理审批通过。

第一十三条报销人员依据经总经理审批通过的票据报财务部，进行冲销个人借款或支取现金。

三、违反制度的处罚规定

第一十四条伪造及用虚假票据报销、违规批准报销的，公司将视情节轻重分别给予警告、通报批评、罚款、降职、开除等处分。

触犯法律的，依法追究法律责任。

第一十五条招待费按部门进行核算，年度终了，由财务部向总经理提供各部门招待费的开支额度，由总经理作为各部门年终业绩考核的参考。

第一十六条本制度以及本制度的修改由总经理办公会研究决定，经总经理签字后施行，由财务部负责解释。

二○○五年八月一日

第五章其他费用报销制度

一、关于其他费用报销的有关规定

第一条其他费用时指除差旅费、招待费以外的其他管理费用、营业费用及财务费用等。

第二条公司召开会议的会务费的报销。

在公司召开会议前5天需成立会务组，并提供包括会议时间、地点、出席人员、会议内容、会议批准人、预计使用金额的《会务费申请单》，经审计部审批后报公司领导批准，将领导批准后的《会务费申请单》报财务部备案，若会议召开前无会务费申请单，财务部将不予以报销。

第三条会议结束后，借款人员应在1个星期内报销相关的会议费，会议费应详细列明会议的开支内容，任何人不得将会议期间的招待费及其他费用列入住宿费进行报销；同一会议发生的费用，由会议负责人统一进行报销，报销人应认真详细的填写会务费报销单。

第四条对于向有关技术专家支付的专家费用，在费用支付前应明确告诉相关专家，公司将代扣代缴其专家费的税金。

第五条办公用品应由公司办公室统一采购，由办公室统一报销办公费。

第六条车辆费用由办公室做统一的记录，公司内的任何车辆费用均须到办公室统一做记录；办公室未作记录，财务部将拒绝受理相关的单据。

车辆费用中油费需每月集中报销一次，每月25日由办公室将车辆油耗统计表报财务，财务部根据统计表及油料发票进行报销处理，在公司的车辆的耗油量明显不符合公司规定每公里耗油量时，办公室需通知财务部对该辆车的油费暂停报销。

第七条每辆车的车辆费只能由该车辆的指定驾驶员进行报销，财务部不接受其他人员的车辆报销要求。

第八条相关部门作出的对车辆或驾驶员的罚款、交通事故引起的损失不属于车辆费用，由于驾驶员责任引起的经济损失公司原则上不予承担。

第九条公司各级人员的通讯费按一定标准报销，其超额支出部分自理；实际费用低于标准的，按实际费用报销。

报销标准如下:

⑴总经理实报实销。

⑵副总经理，总工程师每月限报金额600元。

⑶各部门经理每月限报金额300元。

⑷其他人员根据需要按总经理批准的金额按月限额报销。

⑸凡经批准报销的话费单据必须有本人手机号码、话费明细和所属月份，否则不予报销。

第一十条租赁费、标书费、印刷费、手续费以及其他费用均须取得相关的发票，不得以借据、白条等形式代替发票进行报销处理。

第一十一条报销时，出差人员一律凭合法有效的票据报销，按公司票据粘贴要求和报帐单据填写要求认真填写报销单据。

第一十二条报销人员将填写合格和粘贴合规的票据交本部门负责人签字确认，报分管副经理审核签字。

第一十三条报销人员将经上述领导审核后的出差单据交财务部会计人员审核并加盖“已审核”章，财务部会计人员审核后再报财务部经理核准，财务部仅对符合相关规定的报销单据确认报销，对其中不符合规定的票据金额财务部不予报销。

第一十四条财务经理签字核准，报财务副总审核后，由总经理审批通过。

第一十五条报销人员依据经总经理审批通过的票据报财务部，进行冲销个人借款或支取现金。

第一十六条报销要求

⑴票据粘贴要平整美观，且分类排列、汇总统计数量和金额；

⑵书写要清晰，计算要正确，不得涂改；

⑶报销人员必须保证票据真实、合法性，票据上的大小写金额应一致；

⑷报帐审批手续齐全。

二、违反制度的处罚规定

第一十七条伪造及用虚假票据报销、违规批准报销的，公司将视情节轻重分别给予警告、通报批评、罚款、降职、开除等处分。

触犯法律的，依法追究法律责任。

第一十八条本制度以及本制度的修改由总经理办公会研究决定，经总经理签字后施行，由财务部负责解释。

二○○五年八月一日

第六章关于应付帐款的财务管理制度

一、供应商及应付帐款的管理规定

第一条本规定主要针对合同签订后的实施方面进行规范，对于招标过程及合同签订过程按另行的相关制度规范。

第二条对公司材料采购或分包工程金额在5万元以上的，必须同公司总部签订合同；对于5万元以下2万元以上的现场采购或零星工程，合同签订前应向3家以上厂家进行询价，并将询价结果报公司物资部、审计部审核。

第三条财务部根据各供应商或分包商对公司的履约情况及合同过程中有无违规现象，以及各部门及各项目部的反馈情况对供应商或分包商建立相应的资信状况统计表。

第四条合同签订后，对预付款、定金等款项的支付应由付款申请部门根据合同及公司的实际需要对财务部报送付款申请，经财务部根据相关的资信状况统计表签署意见后报送分管财务副总经理，然后报总经理批准。

第五条付款申请部门在申请到货款或工程进度款时，须取得相关的到货证明或工程进度表，该到货证明汇总表或工程进度表需报送财务部驻各项目部财务处，并由驻项目部财务人员签字确认，财务部未取得或取得不符合要求的该到货证明汇总表或工程进度汇总表，财务部将拒绝付款。

第六条各部门须在每月的25日前向公司财务部报送月度开支、付款计划表，由财务部统一报财务副总及总经理审批。

二、付款手续及流程

第七条申请预付款或定金时，付款申请部门相关人员依据相关的合同以及各物资需求部门、现场工程部门的相关资料填写付款申请单，付款申请单报本部门经理签字，重大合同须审计部审核确认，经财务部签署意见后，报财务副总审批，经总经理审批后到财务部申请付款。

第八条申请到货款或工程进度款时，付款申请部门相关人员依据相关的到货资料或工程进度资料填写付款申请单，付款申请单后应附有到货证明的汇总表或工程进度的汇总表，付款申请单报本部门经理签字，重大付款需审计部审核确认，经财务部签署意见后，报财务副总审批，经总经理审批后到财务部申请付款。

第九条各项目部未经公司财务部同意不得代公司支付任何到货款或工程进度款。

三、违反制度的处罚规定

第一十条任何人员不得虚构相关的资料骗取公司的付款，各部门的负责人需对本部门的违反公司结算纪律的事项负责，公司将视情节轻重对相关人员分别给予警告、通报批评、罚款、降职、开除等处分。

触犯法律的，依法追究法律责任。

第一十一条各项目部未经公司财务部同意而支付供应商款项的，项目部相关人员须承担相应的经济责任，由此引起的公司的损失，相关人员应负赔偿责任。

第一十二条本制度以及本制度的修改由总经理办公会研究决定，经总经理签字后施行，由财务部负责解释。

二○○五年八月一日

第七章会计派驻员制度

一、总则

第一条为了提高总公司的财务控制力，实现财务集中和财务运作模式及财务政策的一体化，落实企业管理的各项基础工作，规范企业的一切经济活动行为，确保财务管理的有效性和会计信息的真实性，特制定本制度。

第二条会计派驻员是受总公司委派，到各分（子）公司或项目部从事财务管理、经济核算和会计监督的派出财务会计机构和财务会计人员。

总部财务部根据被派驻单位的经营规模、性质、管理和核算需要，合理确定其派驻机构的设置和财务管理及核算形式。

为保持其独立性，其业务、行政隶属关系及工资奖金统归总公司财务部，直接对总部财务部负责。

第三条对会计派驻员的管理实行双线汇报、单线考核、单线任免。

即会计派驻员同时向总部财务部和所在单位负责人报告工作；由总部财务部对其进行考核和任免。

第四条财务会计派驻员的权益受总公司和本制度的保护，各被派驻公司应支持并保障会计派驻员按规定行使其职权。

二、派驻财务会计机构

第五条各子公司自开始筹建之日起，总公司财务部（以下简称总部财务部）均应派出财务机构，并配备相应的财务会计人员。

财务机构主要设置财务主管（财务总监或财务部长）、核算会计、出纳会计等财务会计岗位。

第六条各子公司主管财务会计工作的直接负责人，全面领导和负责本公司的财务管理和会计核算工作，督促贯彻和落实总公司统一的经济政策和财务政策。

第七条派驻财务会计机构的主要职能：

1、在总部财务部的统一规划下，负责筹集各子公司生产经营所需的资金及部财务统一调配使用的资金。

2、负责各分子公司固定资产、更新改造和大修理以及融资租赁等投资业务的分析评价与核算管理。

3、负责各分子公司营运资金的组织、调配和监控管理，节约资金，提高营运资金的使用效率，降低营运成本。

4、负责各类证券的投资、管理与核算。

5、根据董事会的决议和公司章程及国家有关法律、法规的规定，负责利润的分配。

6、负责财务预测，编制并监督财务计划和预算，成本费用定额的执行，进行财务分析和评价，预算控制、考核、分析和评价。

7、负责、生产、采购、筹资成本及销售、管理费用的考核与控制。

8、按照国家及总公司的有关规定，定期编制对内对外的财务报告。

9、按照部财务和各子公司生产经营管理的要求，特别是每月经营检讨会的要求，编制对内的各种财务专题或综合报告，提供真实的会计信息，为经营决策服务。

10、组织会计认真学习并严格执行财务部制定的一系列内部控制措施和制度，保护公司的财产安全与完整。

11、负责纳税的计算与申报，并从各子公司税收环境的实际出发，合理筹划税收策略，达到节税或合理避税的目的。

12、办理成本核算、审核报销支出、发放工资奖金及其他相关的会计核算工作。

13、负责各种交易活动中各种款项的回收核算与管理事项。

14、参与公司的重大决策活动，为加强公司管理，提高经济效益，献计献策，当好总经理的参谋助手和咨询机构，为各子公司服务。

15、负责处理好与财政、税收、银行等部门的关系，争取为各子公司创造一个良好的外部财务环境。

16、负责对公司的全部经济活动实施会计监督。

17、制定本公司的各项财务规章及与财务有关的管理制度。

18、负责公司所有会计事项的收集、计量、确认、审核、记录、归集、分配、反映。

三、会计派驻员的任免

第八条被派驻的会计派驻员可通过个人申请或被派驻单位推荐，由总部财务部提名，经总公司分管财务副总批准后任用，同时报人力资源中心备案；各财务会计派驻员在被派驻单位的工作一般不超过2年，按职称、职务不同，能力不同，实行轮岗调换。

第九条会计派驻员在任期内，若担负不起自己的职责或被派驻公司有足够理由认为不称职时，经总部财务部调查确认后可随时予以调整。

四、联签制度

第一十条财务派驻员和总经理联合签署所在公司的一切财务收支凭证、财务预决算、财务收支计划、成本费用计划、资金筹措使用计划、投资计划、财务报告、经济责任及考核方案等重要的经济文件和文书。

第一十一条对一切财务收支，财务派驻员应先予以审核，认为妥当后方可签字，如认为不妥可拒绝签字，并及时与总经理沟通，如协调意见不一致，财务主管可书面向总部财务部报告。

五、述职报告制度

第一十二条各单位财务派驻员或派驻机构必须每季度定期向总部财务部