内部审核程序HNHSMP13.docx

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内部审核程序HNHSMP13

文件编号：

HNHS/MP13

版本号：

A/1

生效日期：

2013.02.28

某某港航控股有限公司

质量环境和职业健康安全管理体系

内部审核程序

目录

0修改批准页

4职责和权限

1目的

5工作程序

2适用范围

6相关/支持性文件

3术语和缩写

7附录

0.修改批准页

版本号

生效日期

修改页次

修改理由

A/0

A/1

2011.09.15

2013.02.28

——

全部

新编

换版

A/1

2013.02.20

A/0

2011.09.13

版本号

编写

审核

批准

批准日期

1.目的

本程序是为了验证管理体系文件的实施效果及各项活动和过程是否符合有关标准和质量、环境和职业健康安全管理体系的要求，确保管理体系的持续有效性，并为管理体系的持续改进提供依据。

2.适用范围

本程序适用于公司管理体系的内部审核工作。

3.术语和缩写

3.1本文件采用ISO9001:

2008、ISO14001:

2004、GB/T28001:

2011管理标准和《管理手册》的术语和缩写。

3.2跟踪审核是对受审核方采取的纠正措施进行评审、验证，并对纠正结果进行判断和记录的一系列审核活动的总称，是审核活动的一部分，是内审的延伸。

4.职责与权限

部门/岗位

职责和权限

总裁

负责任命内审员（内审员须经资格培训并取得资格证书）。

管理者代表

审批内部审核计划、内部审核活动计划和内部审核报告；指定审核组长、审核员。

审核组长

全面负责审核各阶段的工作；协助选择审核组成员；制定审核实施计划；组织内审员按计划实施内审，报告审核结果；组织内审员对内审中发现的不符合项进行跟踪验证。

审核员

编制审核检查表，并按计划完成审核任务；将审核发现整理成书面资料并报告审核结果；协助受审核方制订纠正措施，并实施跟踪审核。

安全质量部

策划年度内部管理体系审核方案并编制年度内部审核计划；组织内审工作，并保存内部审核及其结果的相关记录。

受审部门/单位

确定陪同人员并做好必要的准备；对本部门/单位出现的不符合项及时分析不合格产生的原因，制订并实施纠正实施，以消除所发现的不符合及其原因，并提交不合格报告的关闭记录。

5.工作程序

内部审核流程图

提出内部审核

5.1.1年度内部审核计划类型分为集中式和滚动式。

1）集中式年度审核的时机多为：

新建管理体系运行后；

管理体系有重大变化时；

发生重大事故时；

外部审核前；

总裁认为需要时。

2）滚动式年度审核一般在通过第三方质量、环境和职业健康安全管理体系认证后被采用。

5.1.2每年1月份由安全质量部负责制定本年度的《内部审核计划》（RHNHS/MP13-01），报管理者代表和总裁审批后发布实施。

5.1.3《年度内部审核计划》（RHNHS/MP13-01）的内容有：

1）审核的目的，

2）审核的范围，

3）审核的依据，

4）审核的时间，

5）审核的办法，

6）受审核部门/单位。

5.1.4制定内审计划时应考虑：

1）以往内、外部审核的结果；

2）拟审核对象的状况及其重要性；

3）审核的过程；

4）公司每年至少进行一次全面的内部审核，确保两次内审的时间间隔不超过18个月。

5.1.5在以下情况时，可临时进行计划外的内部审核：

1）管理体系大幅度变更；

2）发生重大事故/连续出现顾客投诉时；

3）质量、安全管理需要时；

4）法律、法规及其他外部环境要求变更时；

5）最高管理者（总裁）认为必要时；

6）计划外的内部审核由管理者代表临时组织。

5.2审核的准备

5.2.1成立审核组：

1）审核人员必须是接受过内审员培训和取得资质证书，并经总裁任命；

2）管理者代表指定审核组组长；

3）审核组组长分配审核小组成员的任务；

4）在分配审核任务时应注意审核组成员必须是与被审核部门/单位无直接责任关系的人员。

5.2.2审核组组长负责编制《内部审核活动计划》（RHNHS/MP13-02），经管理者代表审批后，在审核前5天以书面的形式通知受审核部门/单位。

内部审核活动计划的内容包括：

1）审核的目的、范围、依据（准则）和日期；

2）审核组成员及分工；

3）受审核部门/单位；

4）审核的主要内容及具体日期、日程安排。

5.2.3受审核部门/单位收到审核实施计划以后,安排陪同人员并做好准备工作。

如果对审核项目、日期及日程有异议，需在收到审核实施计划后两个工作日内通知审核组，经双方协商可再行安排。

5.2.4审核组长组织审核组成员编制审核检查表

1）由审核员负责编写评价管理体系要求的审核检查表；

2）审核组长协助审核员准备并最终审定检查表。

5.2.5审核组长根据内部审核活动计划组织内审员准备工作文件和记录表格，包括：

1）《内部审核活动计划》（RHNHS/MP13-02）；

2）《内部审核检查表》（RHNHS/MP13-03）；

3）《内部审核情况记录表》（RHNHS/MP13-04）；

4）《不符合报告》（RHNHS/MP13-05）；

5）《内部审核报告》（RHNHS/MP13-06）；

6）《签到表》（RHNHS/MP13-07）。

5.3审核实施

5.3.1召开首次会议

5.3.1.1审核组长召开有审核组全体人员、受审核部门/单位负责人、主要工作人员及陪同人员、管理者代表、高层的管理者（必要时）参加的首次会议。

首次会议的内容包括：

1）审核组长介绍审核组成员及其分工；

2）重申审核的目的、范围和依据（准则）；

3）简要介绍审核采用的方法；

4）澄清审核实施计划中不明确的内容；

5）确定陪同人员；

6）强调在审核所安排日程（时间）段中，受审核部门/单位负责人应在场。

5.3.1.2与会人员在《签到表》（RHNHS/MP13-07）中签字，审核组长发现受审核部门/单位重要人员未到场时应询问原因。

5.3.1.3陪同人员的作用：

1）为审核组提供支持；

2）可代表受审核部门/单位见证审核活动；

3）其他职责。

如确保在现场审核员知道有关安全和保安方面的要求。

审核员应注意确保陪同人员不施加过分的影响或进行干预。

5.3.2现场审核

1）审核的具体内容按照《内部审核检查表》（RHNHS/MP13-03）进行；

2）审核员通过询问、交谈、查阅文件、抽查记录、现场观察、收集证据，检查管理体系的运行情况；

3）现场发现问题时应当场让该项工作负责人（或操作者）确认并记录在《内部审核检查表》（RHNHS/MP13-03）中，以保证不合格项能够完全被理解，有利于纠正。

5.3.3现场审核结束后，末次会议召开前，审核组长召集审核组成员召开审核组总结会议，汇总审核发现，确定所有不符合项。

5.3.4末次会议

5.3.4.1由审核组长召开有审核组全体人员、受审核部门/单位负责人、主要工作人员及陪同人员、管理者代表、高层的管理者（必要时）参加的末次会议。

末次会议的内容包括：

1）重申审核的目的、范围和依据（准则）；

2）向受审核部门/单位说明审核发现，以使他们清楚理解审核结论；

3）宣读并发出《不符合报告》（RHNHS/MP13-05）；

4）提出审核组的结论和建议；

5）审核组长说明对纠正和纠正措施及验证工作的要求。

5.3.4.2与会人员在《签到表》（RHNHS/MP13-07）中签名。

5.4审核报告

5.4.1现场审核结束，被审核部门/单位完成不符合项纠正并提供证据材料交审核员验证有效后（一般一个月时间）,由审核组长编制《内部审核报告》（RHNHS/MP13-06），交管理者代表批准后，送总裁及相关部门/单位。

5.4.2《内部审核报告》（RHNHS/MP13-06）的内容：

1）审核目的、范围、依据（准则）、日期；

2）审核员、受审部门/单位主要参加人员；

3）审核概况（审核实施情况、审核发现、不符合项的数量与分布情况、存在的问题等）；

4）审核结论；

5）对不符合项进行纠正和采取纠正措施的要求；

6）今后管理体系改进的建议。

5.4.3审核报告的发放范围：

1）总裁、管理者代表；2）安全质量部；3）受审核部门/单位；4）符合项所涉及的责任部门/单位。

5.5审核后的跟踪

5.5.1对不符合项进行原因分析和采取纠正与纠正措施

5.5.1.1不符合项所涉及的责任部门/单位收到“不符合报告”（RHNHS/MP13-05）后，要在5个工作日内进行原因分析和采取纠正措施，并提交审核员确认后实施。

5.5.1.2责任部门/单位对已发生的不符合项采取纠正和纠正措施进行整改，以消除所发生的不符合项及其产生的原因，防止不符合的再次发生。

5.5.1.3整改规定的期限按下达的不符合报告规定的期限内完成，原则不超过一个月，特殊情况需延长整改期限的，应经审核组长批准。

5.5.2不符合项纠正和纠正措施证据材料的收集与报送

5.5.2.1责任部门/单位完成不符合项纠正和纠正措施时应进行检查，在《不符合报告》（RHNHS/MP13-05）B栏填写“实际完成日期”，并在“责任部门/单位负责人”栏签署之后，提交本报告正本，并同相关纠正措施实施的材料（复印件）供审核组验证。

5.5.2.2纠正和纠正措施执行的证据材料，包括文件（新制定或修订的管理制度/规范/预案、工作计划/方案、检验报告、检测报告等）、照片、记录等，及不符合项报告正本。

5.5.2.3一般不符合项，提交纠正材料的期限为一个月；严重不符合项，提交纠正材料的期限为三个月。

超过期限将导致审核无效。

5.5.3不符合项的验证

5.5.3.1审核组有权决定采用现场验证或文件书面验证的方式对纠正和纠正措施的执行效果进行验证。

5.5.3.2审核组接受采取书面验证方式时，根据收到的纠正和纠正措施执行的证据进行书面验证。

执行的证据材料包括文件（新制定或修订的管理制度/规范/预案、工作计划/方案、检验报告、检测报告等）、照片、记录等，及不符合项报告正本。

5.5.3.3需要到现场进行验证的，由审核员到现场对不符合项以及所采取、实施的纠正措施进行评审和验证，并对验证的纠正结果形成记录。

5.5.3.4验证发现对已采取纠正和纠正措施实施整改达不到消除所发生的不符合项及其产生的原因和防止不符合再次发生的效果的，应与责任部门/单位的责任人进行分析研究，重新采取纠正措施或建议升级进行纠正，直至验证合格为止。

5.5.3.5实施验证的审核员可以是原审核组中的成员，也可委托其他有资格的审核员。

5.5.3.6不符合项验证结论。

审核员应从以下几方面对责任部门/单位不符合项整改结果进行跟踪验证并给出肯定的结论：

1）不符合事实是否予以及时处置；

2）不符合的原因分析是否正确，在程度上可以分为正确、基本合理、不正确三个档，原因分析不正确时要求责任部门/单位重新进行原因分析；

3）纠正措施是否制定并实施。

如实施时间长，其措施的实施方案（计划）是否可行，做结论时应注明下次审核是否跟踪；

4）证据材料是否满足要求（这些证实材料要与原因分析、纠正措施一一对应），不能满足要求时，应要求责任部门/单位提交补充材料，直到满足要求为止，由此延误了时间应在报告中说明；例如，上述证实材料文件内容应包括：

a）文件更改的审批、发放、更改前后的对照；

b）涉及到的人员要培训，要有培训内容，培训班出勤人员的签字，考试成绩等；

c）按新更改的文件实施的证据。

5）验证结论是合格或是基本合格，是否需要下次审核时跟踪验证实施的有效性。

5.6内部审核的结果是管理评审的输入。

5.7安全质量部负责归档保存内部审核及其结果的相关记录

，保存期限为3年。

6．相关/支持性文件

6.1《文件和资料控制程序》（HNHS/MP01）

6.2《记录控制程序》（HNHS/MP02）

6.3《管理评审程序》（HNHS/MP03）

6.4《事故、事件及不合格控制程序》（HNHS/MP15）

6.5《数据分析控制程序》（HNHS/MP16）

6.6《纠正和预防措施控制程序》（HNHS/MP17）

7.附录

7.1《年度内部审核计划》（RHNHS/MP13-01）

7.2《内部审核活动计划》（RHNHS/MP13-02）

7.3《内部审核检查表》（RHNHS/MP13-03）

7.4《内部审核情况记录表》（RHNHS/MP13-04）

7.5《不符合报告》（RHNHS/MP13-05）

7.6《内部审核报告》（RHNHS/MP13-06）

7.7《签到表》（RHNHS/MP13-07）

7.8《不符合情况汇总表》（RHNHS/MP13-08）

格式号：

RHNHS/MP13--01

年度内部审核计划

审核目的

审核范围

审核依据

审核组

组长：

第一小组长：

成员：

第二小组长：

成员：

第三小组长：

成员：

第四小组长：

成员：

第五小组长：

成员：

实施项目及要点

时间

负责人

审核小组

编制/日期：

审核/日期：

批准/日期：

备注

格式号：

RHNHS/MP13--02

内部审核活动计划

审核目的

审核范围

审核准则

审核日期

制定人

制定

日期

批准人

批准

日期

报告发布日期

审核组

成员

组长：

第一小组长：

成员：

第二小组长：

成员：

第三小组长：

成员：

第四小组长：

成员：

第五小组长：

成员：

组别

审核部门

时间

第一组

第二组

第三组

第四组

第五组

备注

首次会议

审核组会议

审核组会议

末次会议

格式号：

RHNHS/MP13--03

内部审核检查表

编制人

审核人

审核日期

受审核单位

审核地点

审核时间

审核过程

检查项目、证据及方法

检查依据

格式号：

RHNHS/MP13--04

内部审核情况记录表

受审部门：

序号

项目

审核情况

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

审核员：

陪同人员：

审核日期：

格式号：

RHNHS/MP13--05

不符合报告

编号：

受审核部门

部门负责人

陪同人员

审核日期

A1：

不符合事实描述：

A2：

不符合的性质：

一般□严重□

A3：

不符合违反

1.GB/T19001-2008标准款2.GB/T50430-2007标准款

3.GB/T24001-2004标准款4.GB/T28001-2011标准款

5.管理体系文件中的条款

A4：

对不符合的处理要求：

查明原因并采取纠正措施□纠正□

A5：

纠正/纠正措施的有效性的验证方式：

文件书面验证□审核组现场验证□

A6：

审核员：

审核组长：

受审核方：

B：

不符合原因分析及纠正措施（由受审核方填写，请仔细阅读背面的“填表说明”）：

原因分析：

纠正措施：

（部门负责人）签字：

预计完成日期：

（审核员）确认：

实际完成日期：

C：

对纠正措施的验证（由审核组审核员填写）：

纠正是否到位：

□不需纠正□是□否

原因分析是否正确：

□正确□基本合理□否

纠正措施计划：

□可行□基本可行□不可接受

纠正措施有效程度：

□完成有效□初步实施，下次审核进一步验证□无效或未实施

（纠正和纠正措施的实施证据附本报告后）

验证人员（审核员）：

日期：

不符合报告填表说明

1.本不符合报告，经审核组长签署后生效。

2.被审核方收到此报告后，应对发现事实进行确认并在A6栏“受审核方”处签署，同时复印一份交审核组，正本留下。

3.被审核方拟定纠正措施之后，应在本报告正本B栏填写原因分析及不符合项纠正措施的具体做法，并填写“预计完成日期”栏。

4.被审核方应于纠正措施完成时进行检查，在B栏填写“实际完成日期”，并在“部门/单位负责人”栏签署之后，提交本报告正本，并同相关纠正措施实施的资料（复印件）供审核组验证。

5.审核组有权决定采用现场验证或文件书面验证的方式对纠正措施的执行效果进行验证。

当接受采取书面验证方式时，被审核方应将纠正措施执行的证据，包括文件、照片、记录等，并同不符合项报告正本，在规定要求的时间内一并送至审核组长指定接收人。

6.一般不符合项，提交整改材料的期限为一个月；严重不符合项，提交整改材料的期限为三个月。

超过期限将导致审核无效。

格式号：

RHNHS/MP13--06

内部审核报告

审核目的

审核范围

审核依据

受审部门/单位及主要参加人员

审核员

审核日期

编制人

编制日期

管理者代表

内部审核概况：

不合格数量分布、性质统计分析情况：

审核结论：

不符合项及纠正要求：

改进的建议：

格式号：

RHNHS/MP13--07

签到表

名称：

时间

地点

出席人员

缺席人员

备注

格式号：

RHNHS/MP13--08

不符合情况汇总表编号：

合计

体系文件编号及条款

一般不符合

严重不符合

合计

一般

严重

注：

1.A—代表严重不符合，B—代表一般不符合，C—代表轻微不符合；

2.不符合类型、数量栏内填写格式为1A、2B······其中前面的数字（1，2······）表示不符合的数量，A、B、C表示不符合的类型（如：

2B表示有2个一般不符合）。