人力资源部完全操作手册Word文档格式.docx
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4.2.1当来访客人到前台时,前台文员必须起身站立接待，微笑示意、礼貌用语、语言规范：
“您好，请问您有预约吗
4.2.1.1对于预先有预约的客人，应及时转告被访人并引座、倒茶。
4.2.1.2对于预先没有预约的客人，应问清情况，特别对于指名候见公司某领导的，必须了解清楚其身份、电话等基本情况，并转告该领导，征求该领导的同意，若领导不同意受访，应婉言谢绝并起身送客。
4.2.1.1对于一般客人，如：
快递公司来送快递的客人应礼貌相迎，及时办理。
4.2.1.2来访者离开后，前台文员必须立即整理接待室。
4.2.1.3非业务来访者，未经公司许可，不得接待（包括公司员工之亲戚朋友）。
员工出门的监督和系统考勤的核查
4.3.1员工出门的监督
4.3.1.1员工上班时间出门须有《外出申请单》、《请假单》《出差单》，经部门主管/经理签名，方可有效。
4.3.1.2当员工未持符合手续的出门单出门时，须问清情况，进行记录。
4.3.2考勤异常情况的核查
4.3.2.1每日下午3点前对员工的打卡情况进行查看，核对当日考勤，对异常情况进行核实。
4.3.2.2每日下班前将外出单情况进行整理，并输入电脑系统。
4.3.2.3每月5日前由前台做出上月公司《员工考勤月报表》，并在宣传栏里张贴，2天之后取下。
如无异议上报，如有异议，在2个工作日内核实后上报。
报纸的收放及管理
4.4.1每日上午11点到楼下将当日报纸取来，放到规定的报架上按时间顺序夹好，每周六更换一次，并将旧报纸收好，放在规定地方。
4.4.2员工查阅报纸上的信息只能在小接待室进行，前台应随时监督到位。
快递及其他单证的收、发、转
4.5.1快递和其他单的接收、发送与分发必须进行登记签名。
4.5.2快递的发送：
员工因业务需要发送快递，前台必须填写《快递单发出记录表》，将“客户联”妥善保管，并对发生费用进行统计，每月十日前将上月《快递费用月报》费用统计表交财务。
4.5.3快递接收及转发：
外来快递前台在接收时必须填写《快递单接收分发记录表》在第一时间内进行分类登记，登记时应分清是月结还是到付，及时通知有关人员领取并签名。
4.5.4备用金准备：
前台文员到财务借300元现金，作为现付快递或其他之用。
4.5.2对于月结的快递必须做月结快递费用表，并及时报账。
4.5.3对于到付的快递应及时确认，每两周报销一次费用。
会议室及其相关附属物的管理
4.6.1会议室的管理
4.6.1.2会议室安排：
会议室的使用实行登记备案制，前台必须对会议室使用情况进行登记，当日会议较多且会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门经理进行沟通；
4.6.1.3会议室卫生管理：
会前检查卫生，会后清理杂物；
4.6.1.4会议室物品管理：
每日下班前必须对会议室的物品进行清点，对于存放在会议室的物品应的领用应及时登记入账，领用手续齐全。
文件资料的打印
4.6.1对于安排前台打印的文件，前台必须迅速及时的完成，确保打印文件的准确。
4.6.2前台打印文件时对文件资料的内容必须保密，不得将涉密内容文稿任意放在台面上，打印时因特殊情况要离开必须将文件收好。
4.6.3文件资料打印完成后必须将件亲手交给起草人，并在征的起草人同意后对电子文进行响应处理。
保管物品盘点
每月5日前协助总务后勤主管对办公用品进行盘点，核实库存；
并出具上月《后勤用品使用及库存报表》；
做到帐、实相符。
通讯费用统计
每月8日前到电信公司打单，10日前完成上月《通讯费用月报》
.其他事项
4.8.2金鱼缸灯的开关
金鱼缸必须早上上班打开，晚上六点后关灯。
4.8.3饮用水的安排：
前台根据用量情况进行订送
4.8.3.1大桶水订送：
通常情况下每两天订送一次，每次送四桶。
4.8.3.2小瓶水的订送：
用完即订，通常情况下一星期订送一次，一次两箱。
须填写或上报的报表
《快递单接收分发记录表》-----备查表
《快递单发出记录表》----------备查表
《快递费用月报》--------------备查及报账附件表
《员工考勤月报表》------------上传报表
《来客来访登记表》-----备查表
《矿泉水用量及费用表》-----备查及报账附件表
《纸巾用量表》-----备查及报账附件表
《快递费用分类登记表》-----备查及报账附件表
五、每日工作--人事工作
招聘计划的编制
5.1.1每日根据公司《组织架构图》，各部门、各岗位的定员定岗，岗位空缺、公司拟新增岗位编制人力资源需求计划，写清基本任职条件，报公司领导审批。
招聘
5.2.1网上招聘
5.2.1招聘计划经领导审批后，在网上发布招聘广告：
“人才热线网址：
.
所发布的信息须每在三天刷新日期，保证招聘效果；
5.1.3每日早上人事文员/助理打开电脑进行相关简历的收集，交经理进行初步筛选后打电话通知相关应聘者到公司面试，在简历上写明通知情况，并做面试报表。
重要岗位须公司总经理面试的须提前与总经理预约面试时间，再通知。
5.2.2现场招聘
5.2.1根据各部门职位申报情况，公司不定期安排到人才大市场招聘或参与专场招聘。
5.2.2办理上述招聘须经公司领导批准后，提前申报招聘展位，并报送招聘职位报表。
5.2.3招聘前一日须对临时增加的职位要求进行准备，并办理招聘借款和安排次日招聘用车，并通知次日参加招聘人员。
5.2.4招聘当日参加招聘人员根据职位要求认真进行初步简历筛选，开出面试单，在简历上写明通知情况，并做面试报表。
其他形式的招聘
5.3.1媒体发布：
在各报刊杂志上发布招聘信息，招聘职位为高级职位；
5.3.2张贴广告：
在盐田社会信息栏张贴招聘信息，招聘职位为操作岗位；
5.3.3学校招聘：
通过校企合作方式，招聘职位为储备人才和专业人才；
面试
5.4.1通知人员面试后，人事助理应及时做好面试准备工作，如面试表格、考试题目的准备等。
5.4.2面试当天人事文员应按照“先来后到”的原则安排同一岗位应聘人员面试顺序，并通知面试主考官进行面试。
5.4.1考试：
人事助理应安排应聘人员进行考试,根据不同的职位从题库中选择不同的题型。
考试时间一般在30分钟左右。
书面考试占30%。
5.4.1.1题库中考试题目由人力资源部和各部门经理共同制订。
5.4.2面谈：
人事助理对于考试完成的应聘人员按考试交卷的先后顺序安排面谈，面谈时间一般在10---45分钟左右。
面谈占70%。
5.4.2.1人力资源部经理根据职位要求，就应聘者的“求职意愿、离职原因、工作经验、基本技能、基本道德观念”等进行了解，对应聘主管以上岗位的人员进行管理技能测试，做出基本评价。
5.4.2.2用人部门经理根据岗位专业特点对应聘者的专业技能进行系统、详细的询问和测试，并做出详细评价。
5.3.2.4在部门面谈的基础上，对于重要的岗位，人力资源部提交公司领导进行面试。
5.3.3面试完成后，人力资源部进行对简历进行重新整理，对于面试合格人员应与公司领导就薪资和其他相关事情进行确认。
录用
5.4.1拟录用人员工作背景调查：
主管或同职岗位由人事助理进行，如实记录调查情况。
5.4.2由经理对拟录用人员进行确认：
普通岗位与部门经理确认，主管以上岗位须与公司领导确认。
5.4.2拟录用人员确认后，须打电话通知相关人员，经理以上的职位由经理通知，主管及以下岗位由人事文员/助理通知。
5.4.3报到当日办理正试录用手续（入职手续）。
办理入职手续
5.5.1基本资料的办理
5.5.1新员工来公司报到时,须备齐下列资料到人力资源部人事助理处填写入职登记表，办理入职手续。
5.5.1.1个人简历一份;
5.5.1.2一寸照片2张;
5.5.1.3身份证,学历证,职称证、英语等级证、健康证、社保卡等相关证件复印件各一份;
5.5.1.4健康证或在深圳市区级医院体检证明原件；
5.5.1.5入职申请表上须标明最后一家工作单位电话、证明人。
5.5.2办理基本材料后人事助理应组织签订《员工试用期合同》和《保密协定》的签订。
5.5.3办理好上述手续后，人事助理应在立即建立员工档案，并在《员工花名册》和《员工入离职表》进行登记录入。
宿舍安排：
新员工办理入职后，根据其行政级别由行政助理/主管办理具体安排，详见每日工作-----宿舍管理。
试用期的培训：
新入职的员工试用期为3个月，特殊情况经公司批准的除外。
在试用期内由人力资源部进行岗前培训、考试，由各用人单位进行在岗培训及考评，人力资源部进行日常跟踪。
新员工办理入职手续，员工即进入考核期。
5.6.1入职岗前培训
对办好入职手续后的新进员工，人事文员/助理通知培训主管，安排其进行岗前培训。
5.6.1.1岗前培训内容
《公司基本概况》、《公司发展及企业文化》、《利仓行员工手册》
员工所在部门《部门岗位完全操作手册》、《岗位工作职责》。
5.6.1.2岗前培训时间：
一般岗前培训为一天，业务员培训期为七天。
5.6.1.3岗前培训形式：
人力资源部现场讲解和自学相结合，以自学为主。
5.6.1.4岗前培训考试
培训结束后，人力资源部组织考试，考试合格者由人力资源部开出《报到通知单》，到用人部门报到；
不合格者进行淘汰。
5.6.2试用期员工的在岗培训及考评：
由培训专员进行跟踪。
5.6.2.1新员工到用人部门报到后，用人部门必须派专人进行岗位工作职责理论和实际
操作技能的培训。
5.6.2.2在岗培训期间，用人部门每天对其学习、操作流程掌握情况进行必要的测试、记录情况，并及时向人力资源部反映异常情况。
5.6.2.3主管及以下岗位从“考核、考试、总体评估、重新评估进行
·
考核：
用人部门须从学习能力、工作经验、工作能力、工作业绩、责任心、日常表现、员工关系等方面进行考核，按照人力资源部的要求报送周表、月报；
考试：
一个月的在岗培训后，用人部门必须组织对试用员工就岗位操作流程理论和实践，进行书面考试，并将考试成绩交人力资源部备案；
总体评估：
通过上述考核、考试，用人部门必须在一个月内做出结论：
继续试用或者停止试用。
重新评估：
对于继续试用的，用人部门进行跟踪考核直到试用期满，试用期满前一周对试用员工须进行重新评估，评估结果报人力资源部，确定是否转正。
5.6.2.4主管岗位增设“管理能力”的考核。
考评从“员工考评、部门经理考评、关联部门”三方面进行，考评内容由各部门经理和人力资源部共同指订。
5.6.2.5经理以上岗位由人力资源部考核，考核结果直报公司领导。
经理以上职位的考核：
除上述5.6.2.3所列事项外，侧重对其管理能力考核，管理能力主要从计划能力、组织能力、协调能力、控制能力等方面考核。
试用期员工转正：
由人事助理进行办理。
5.7.1每日人事助理在电脑中查询员工试用期到期情况，在到期前一星期向用人部门催交试用期员工评估表和转正表。
5.7.2普通岗位试用期员工转正由用人部门和人力资源部确认，主管以上职位由用人部门提出建议，人力资源部审核，报总经理批准。
5.7.3员工试用期转正后，人事助理应在当月办理社保办理申报、报批。
并第一时间告知该员工。
具体详见每日工作-----社保购买。
5.7.4员工试用期转正后，人事文员/助理应在一星期内通知员工到人力资源部签订正式合同，合同期为一年。
六、每日工作-----员工离职手续办理
人事文员/助理负责员工离职手续的日常办理工作。
员工离职的确认：
6.1.1辞职确认：
员工因个人原因离职，由本人提出申请，经部门经理同意，人力资源部审核备案。
试用期员工离职须提前3天申请，正式员工须提前一个月，以人力资源部收到辞职申请为准。
6.1.2辞退确认：
因试用不合格，或因员工严重违反公司纪律，或因工作出现严重失误，造成公司重大损失，依照公司相关规定予以辞退。
辞退由部门经理提出，人力资源部审核，报公司领导审批。
辞退员工手续在一天内办完。
员工离职手续的办理
6.2.1交接
6.2.1.1人事助理接到辞职、辞退单以后，按下列要求办理交接手续
按离职交接清单的内容进行交接：
部门交接内容：
岗位文件、电脑文件/磁盘、专用公章、密钥、内部邮箱、短信平台；
财务交接内容：
清还个人欠款；
人力资源部交接内容：
办公用品（U盘），手机、移动电话卡、宿舍钥匙、办公钥匙、工作牌回收及物品的回收、入库处理。
6.2.1.2上述交接单，须经接受人签名，部门主管/经理签名，人力资源部经理签名审核，方能办理手续
6.2.2工资结算
6.2.2.1人事助理接到辞职、辞退单以后，按下列要求办理工资结算
制作《考勤表》和《工资单》：
根据当月考勤和上月未结工资考勤计算相应的工资
6.2.2.2上述表单做好后，填写《付款审批单》，连同交接清单及其他附件，一并粘贴，附在付款审批单之后，由经理签名审核，一并交财务审核、发放。
6.2.2.3工资结算表单交财务后，人事助理应与财务沟通付款情况，对于当日不能及时付款的，应确认付款日期，应及时告知离职人员本人。
员工离职手续的办理完成后，人事助理应在当日更新花名册、停止社保、档案资料的注销。
员工在办理离职手续期间，人事助理应告知离职人员不能擅自进入办公区域，并请总务后勤人员协助处理。
七、日常工作--薪资核算
正常月薪资核算
7.1.1考勤收集、核对与汇总：
各分公司按照公司要求的考勤报表格式，于每月5日前交至人力资源部人事助理处，人事助理于10日前完成考勤的核对与汇总。
7.1.2薪资核算：
人事助理于15日前完成薪资核算。
具体核算项目如下：
7.1.2.1应付薪资核算：
“正常出勤工资和周六工资”的核算：
人事助理根据员工工资总额和出勤情况，按公司规定的核算方法进行“正常出勤工资和周六工资”的核算。
奖金核算：
按公司奖金考核办法进行奖金核算，员工奖金由各部门经理考核并计算，于10日前报人力资源部审核。
7.1.2.2应扣部分核算：
·
个人所得税核算：
按国家相关规定进行核算扣减
应交社保：
按每月社保清单/报表进行扣减
房租、水电汽费：
每月由清洁公司每月月底抄报报表，由行政助理/主管核对
通讯费：
按移动公司清单，每月8日由前台在系统打印，分发每个部门核对私人电话，计算私人话费。
罚款：
根据当月公司罚款通报，登记罚款金额
离职人员薪资核算按6.2.2办理。
八、日常工作--社保的办理（按社保操作指引办理，详细流程附后）
社保的购买
8.1.1员工试用期转正后，按公司要求购买社保，人事助理应告知本人。
8.1.1.1对于在深圳新购社保的员工，人事助理应告知本人时与其核对身份证。
8.1.1.2对于在深圳已购社保的员工，人事助理应告知本人时，要求员工将其社保卡复印件及时交人力资源部。
社保的停交处理
8.2.1员工因离职或其他特殊原因须停交社保，人事助理应在第一时间内停交处理，以免产生额外费用。
社保卡的办理
8.3.1员工须办理社保卡时，由员工本人向人力资源部人事助理提出申请。
8.3.2人事助理告知申请的员工到社保局定点照相馆照社保照，并及时督促交上。
8.3.3每月10、26日人事助理到社保局集中办理：
打印社保清单/制证清单、交纳制卡费用。
8.3.4人事助理按社保局的取卡约定准时取卡，同时通知办卡人员到人力资源部取卡，并将制卡费用在下月工资中扣除。
社保的核对与报表：
每日人事文员应打开电脑浏览公司员工社保购买情况，核对人员名单，每月25日打印社保清单，统计员工购买情况，并将报表交财务。
九、日常工作--证照的办理（按相关操作指引办理，详细流程附后）
行政助理/主管负责证照日常办理工作。
港澳通行证：
9.1.1办证地点：
深圳市公安局盐田分局深圳市盐田区田心东路1号0
9.1.2办证时间：
周一至周五9：
00-12：
0014：
00-18：
00
9.1.3办证流程：
（详细流程附后）
9.1.3.1确定时间后，首先要向深圳市公安局×
×
分局申领《中国公民出境入境申请审批表（一式四联）》。
没有护照的要提前40天办理手续;
9.1.3.2填表申请护照，《深圳市居民往来港澳地区申请表》并准备8张本人2寸免冠正面护照照片。
9.1.3.3政审盖章;
9.1.3.3填好表格后由档案所在单位加盖公章，盖章同时由领导签名。
如果档案存放于人才交流中心（限于各区、全国、国际人才交流中心），需要到人才交流中心办理手续。
如果已有5年因私护照的公民，可提前25天左右直接到旅行社报名.
居住证：
（按相关操作指引办理，详细流程附后）
9.2.1办证地点：
派出所0755-
9.2.2办证时间:
9.2.3办证流程:
新办、续办居住证：
9.2.3.1提供由公安部门指定照像点照的居住证照片2张（白底彩色照片，照片上有污迹、变色、钢印、破损一律拒收）。
9.2.3.2上外企部网站.下载《深圳市暂住人口登记表》，输入相关资料，打印一式两份（不需盖公章）。
原则上要求一人一张表，如多人填写同一张表必须是同时新办或同时续办且续办时间相同；
新办人员须在表背面复印身份证，续办人员复印上年度居住证和身份证；
并在表上贴好照片；
代表处名称不可超过12个字，一律写成“XXXXX深圳代表处”，否则视为无效证件；
续办居住证需提前一个月，跨年度时须另行通知。
9.2.3.3办证费用在当月个人工资中扣除，交纳工本费每人人民币15元（不收支票），只办一年有效居住证。
遗失居住证或居住证错误办理：
一律重新办理，工本费人民币15元，办证时间：
20个工作日。
办理居住证所需时间：
20个工作日：
外企5个工作日，派出所（公安局）15个工作日，但有时因派出所（公安局）的原因而拖延时间，出证时间另行通知。
9.3．公司证照年审：
9.3.1行政助理根据各级行政机关的要求提前准备证照原件及相关资料，并与办证人员取得联系。
证照原件在公司总经理助理处。
9.3.2附表：
《证照年检办理明细表》
证照年检办理明细表
项目
名称
公司
办理时间
办理机构
证照
年审
营业执照
每年月
工商局办理
组织机构代码证
市质量技术监督局
国税、地税登记证
每年1-4月年审
税务局办理
贸工局批准证书；
外商投资企业财政登记证；
工贸局、外汇局办理
外汇登记证
外汇管理局
贷款卡
每年4-5月年审
广东省出口企业退税登记证
每年4月年审
自理报关登记证书
代理报关企业注册登记证书
深圳海关
用工指标本
劳动局
增值税一般纳税人资格证书
每3月换发一次
公司所有非深户职员
海港大厦1402-1409；
金融中心704-705
天利明园东1303东部阳光10套房
社保
每月15日前为职员购买社保
……
房产土地费的交纳
9.4.1交纳地点：
盐田国土资源局
9.4.2交纳时间：
每年6月
9.4.3交纳流程：
员工招调手续的办理（按相关操作指引办理，详细流程附后）
9.5.1公司每年招调立户每年6月完成。
9.5.2公司员工招调由个人提出申请，人力资源部按公司规定的条件进行审核报总经理批准后办理
其他证件及相关事情的办理
十、每日工作----小车管理
行政助理/主管负责小车管理日常办理工作。
派车管理
10.1.2.3用车申请：
由用车人提前一天提出申请，说明用车理由，部门经理签字，方能有效。
．1每日下班前行政助理必须与各用车部门就次日用车进行沟通，收集次日各部门用车情况，进行次日车辆的初步安排，做到计划用车。
10.1.2每日早上上班，司机参加早会，行政助理进行车辆安排，强调纪律、开车安全，听取司机反馈的建议和意见。
10.1.2.1业务用车按业务地点、业务性质、业务的重要程度的不同进行派车，对于同一地点，同一路线的业务，原则上只派一车。
10.1.2.2除业务用车外，一般情况下须留一台车到公司以备其他部门使用。
10.1.2.3行政助理安排车辆时做到均衡安排，避免忙闲不均。
车辆使用跟踪
10.2.1行政助理必须对车辆的使用过程进行跟踪，掌握小车的运行状况。
督促司机填写《车辆管理记录周报表》，严格执《行公司车辆管理规定》。
10.2.2行政助理应与司机进行密切沟通，对于小车运行中出现的处理异常情况进行处理。
10.2.3.1司机在运行过程中，不得随意改变线路，因用车人原因，需要改变原有线路，司机应及时向主管报告，并有随车人的签字证明。
10.2.3对于装有GPS的小车，行政助理应在电脑系统内查询小车动态。
10.2.4行政助理必须对司机的回公司的时间、停车地方进行记录，督促司机按时回公司。
非公司原因，不得推迟回公司（停车地点见车辆停放一缆表）。
10.2.5对于部门安排临时性单证的取送，行政助理应就近安排司机取送，司机应不折不扣完成，资料交接注意仔细核对准确。
小车的维护与保养
10.4.1行政助理必须了解公司小车的维护与保养情况,掌握一手资料,有计划的安排小车的维护与保养.
10.4.2行政助理应
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