XZ18常用公文格式标准.docx

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XZ18常用公文格式标准

贵州思瑞丰矿业集团有限公司内部管理文件

常用公文格式标准

文件编号：

SRF-XZ-18密级：

C

版本：

2/1生效日期：

2013-09-01

提案人：

巴文珍审核人：

邹刚

批准人：

尹辉归口部门：

行政部

目的：

为规范公司公文管理，根据国家标准，结合公司实际，制订本标准。

范围：

集团公司、各煤矿。

权责：

各部门负责拟订各业务范畴公文，由所在单位行政部门统一发文。

内容：

1公文用纸幅面尺寸及版面要求

1.1幅面尺寸

公文用纸采用A4纸，成品幅面尺寸为：

210mm×297mm。

1.2版面

1.2.1页边与版心尺寸

上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm，版心尺寸为156mm×225mm。

1.2.2字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特定情况可以作适当调整。

1.2.3行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

特定情况可以作适当调整，段落设置为28磅。

1.2.4文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

1.3印制装订要求

1.3.1制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

1.3.2印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。

黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

1.3.3装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。

订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。

1.4公文格式各要素编排规则

1.4.1公文格式各要素的划分

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

1.4.2版头

1.4.2.1份号、密级、保密期限、紧急程度

如需在版头标注份号、密级、保密期限、紧急程度，按照此顺序自上而下分行排列，顶格编排在版心左上角。

份号一般用6位3号阿拉伯数字，密级、保密期限、紧急程度一般用3号黑体字。

1.4.2.2发文机关标识

由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。

发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

1.4.2.3发文字号

编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。

如：

集团公司发文字号为“贵思矿字〔2013〕1号”；

各煤矿用规范化简称，如泮水煤矿发文字号为“泮水矿字〔2013〕1号”，野彪一号煤矿发文字号为“野一矿字〔2013〕1号”。

1.4.2.4签发人

上行文需标注签发人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

1.4.2.5版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

1.4.3主体

1.4.3.1标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

1.4.3.2主送单位

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。

1.4.3.3正文

公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。

1.4.3.4附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

1.4.3.5发文机关署名、成文日期和印章

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

1.4.3.6附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

1.4.3.7附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。

附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

1.4.4版记

1.4.4.1版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。

首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

1.4.4.2抄送

如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。

“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

1.4.4.3印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

1.4.5页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

单页码居右空一字，双页码居左空一字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

1.5公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

2内部管理文件格式

内部管理文件的所有组成要素分为文头框和正文二部分。

2.1公文用纸幅面（同1.1条）

2.2页面设置

页边距：

上为20mm、下为20mm、左为22mm、右为20mm。

距边界：

页脚为15mm

行距：

正文部分为28～30磅。

2.3印刷及装订要求（同1.3条）

2.4文头框格式

固定模板见附件3。

2.4.1发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“内部管理文件”组成。

集团公司发文机关标识为“贵州思瑞丰矿业集团有限公司内部管理文件”或“贵州思瑞丰内部管理文件”，各煤矿发文机关标识为“**煤矿+内部管理文件”。

发文机关标识用小3号宋体加粗。

2.4.2公文标题

发文机关标识下一行居中排列，用黑体4号字且加粗。

2.4.3文件编号

标题下一行左小框内顶格标识“文件编号”，后标全角冒号。

编码规则为:

SRF-煤矿规范化简称拼音缩写-部门或科室规范化简称拼音缩写-顺序号，顺序号不编虚位，标注5号宋体，所有字母用大写。

集团公司内部管理文件第二组空缺。

比如：

泮水煤矿行政管理制度编码为SRF-PS-XZ-2，野彪二矿安全管理制度编码为SRF-YB2-AJ-1，集团公司财务管理制度编码为SRF-CW-1。

2.4.4机密等级、版本、生效日期

机密等级分为绝密（A级）、机密（B级）、秘密（C级）。

与文件编号同行同小框且置于其后空2字。

用宋体5号字。

版本的表示方法为“×/×”，第一个“×”表示第几版，第二个“×”表示第几次修订。

置于文件编号同行右边小框内，顶框排布。

用宋体5号字。

生效日期由年月日组成，年份为4位数，月、日各为2位数，用阿拉伯数码标识，年月日之间用短线“-”连接。

与版本同行同小框且置于其后空2字。

用宋体5号字。

2.4.5提案人、审核人

置于文件编号下一行小框内，提案人与文件编号对齐，审核人与机密等级对齐。

用宋体5号字。

2.4.6批准人、归口部门

置于版本下一行小框内，批准人与版本对齐，归口部门与生效日期对齐。

用宋体5号字。

2.4.7文头框居于版心内，在排版时，视同正文进行排版处理。

2.4.8发文机关标识与公文标题间距为30磅，文件编号与提案人二行间距为24磅。

2.5正文

2.5.1排版格式

正文与文头框之间空一行，正文分为目的、范围、权责（可要也可不要）、内容四大部分。

正文字体全部用仿宋4号，“目的、范围、权责、内容”8个字及其后面的全角冒号加粗。

2.5.2正文层次表示

前四个层次用阿拉伯数码标示，第一层标示为“1”、第二层标示为“1.1”、第三层标示为“1.1.1”、第四层标示为“1.1.1.1”，第五层用小写英文字母标示。

层次码左空2字，层次码后空1字符接该条正文内容，其间不加任何符号。

以小标题形式出现的词目和句子后不加符号（包括“：

”），小标题下行正文左空2字，回行顶左格。

2.5.3正文中数字不用汉字，用阿拉伯数码标识。

2.5.4用印

印章盖在生效日期上，端正、中套（印章中心线压在生效日期上），印章用红色。

2.5.5页码（同1.4.5条规定）

2.5.6附件（同1.4.3.7条规定）

3信函式公文格式

3.1文头格式

固定模板见附件4。

发文机关标识上边缘距上页边的距离为26mm，用小标宋体字，字号以醒目为原则酌定。

发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页25mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

发文机关名称及双线均印红色。

3.2函件文号同1.4.2.3条，只是将其中的“字”变为“函”字，位置置于武文线下一行右空1个字处。

3.3两线之间各要素的标识方法和排版同本文第1条（红头文件）相应要素说明。

4工作简报格式

4.1文头格式

固定模板见附件5。

发文机关标识上边缘距上页边的距离为37mm，用小标宋体字，字号以醒目为原则酌定（字高统一为25mm）。

发文机关标识下28mm处为一条反线，线长为170mm，线宽为1mm。

发文机关名称及反线均印红色。

4.2工作简报不加盖公章，不标主题词，主送和抄送机关均放在版记中。

其他要素同第1条（红头文件）相应要素说明。

5会议纪要

5.1会议纪要与会议记录的区别及运用

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文，主要运用于公司非例行的重要会议，传达会议重要精神及告知会议决定事项等，详见附件6。

公司各类例行会议的会议记录和会议纪要模板详见《会议管理制度》（SRF-XZ-12）中附件2。

5.2页面设置

同1.2条。

5.3发文机关标识

同1.4.2.2条。

模板详见附件。

5.4发文字号

会议纪要文号：

同1.4.2.3条，只是将其中的“字”变为“纪”字。

5.5公文标题

字体排布同1.4.3.1条，标题由会议名称加文种构成。

5.6正文

同1.4.3.3条。

5.7落款

落款由署名和日期组成，其位置在会议纪要正文的左下方。

署名应签署会议的主办单位名称，其下方签上发文时间。

若版记中落有印发单位名称，则可不在落款处署名。

会议纪要无需加盖印章。

5.8版记

同1.4.4条。

5.10页码

同1.4.5条。

5.11会议纪要的报批程序及签发权限参照《公文办理流程及操作标准》和《会议管理制度》相关规定执行。

6特别规定事项

6.1会议通知、学习通知均采用“会议通知”格式，不再使用公文格式。

6.2平行单位的工作联系用工作联系便函，不使用其它公文格式。

6.3公文的发文机关标识与所用印章应完全吻合，不能使用公司文头而加盖部门或办公室印章。

附件：

1.上行文模板

2.下行文模板

3.内部管理文件文头框模板

4.信函式文件文头模板

5.工作简报文头模板

6.会议纪要模板

附件1（上行文模板）

贵思矿字〔2013〕*号签发人：

尹辉

×××××关于×××××的请示

省能源局：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：

1.贵州思瑞丰矿业集团有限公司已收购煤矿名单

2.××××××××××××××××××××××××××××××

贵州思瑞丰矿业集团有限公司

2013年8月1日

附件

贵州思瑞丰矿业集团有限公司

已收购煤矿名单

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

抄送：

××××，×××××，×××××，×××××××××，

××××××。

贵州思瑞丰矿业集团有限公司2013年8月1日印发

附件2（下行文模板）

贵思矿字〔2013〕*号

×××××关于×××××的通知

各煤矿、集团公司各部门：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

贵州思瑞丰矿业集团有限公司

2013年8月1日

抄送：

××××，×××××，×××××，××××××。

贵州思瑞丰矿业集团有限公司2013年8月1日印发

附件3

贵州思瑞丰矿业集团有限公司内部管理文件

常用公文格式标准

文件编号：

机密等级：

版本：

生效日期：

提案人：

审核人：

批准人：

归口部门：

（内部管理文件文头框模板）

附件4

贵思矿函〔2013〕*号

（信函式文件文头模板）

附件5

附件6

贵思矿字〔2013〕*号

××××会议纪要

一、会议概况

会议时间：

会议地点：

主持人：

参会人员：

记录人：

二、会议内容

（正文）

三、会议决议事项

（一）××××××××××。

（责任人：

×××）

（二）××××××××××。

（责任人：

×××）

（三）××××××××××。

（责任人：

×××）

四、其他

××××××××××××××××××××××××××××××。

贵州思瑞丰矿业集团有限公司

2013年8月1日

抄送：

××××，×××××，×××××，××××××。

贵州思瑞丰矿业集团有限公司2013年8月1日印发