基建工程竣工档案管理实施细则.docx
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基建工程竣工档案管理实施细则
基建工程竣工档案管理实施细则
1总则
1.1为做好某风电场工程档案管理工作，统一工程文件的编制和档案规范整理，更好地维护建设项目档案的完整性、准确性、系统性和有效地利用，为工程建设竣工后的生产运行、维护、扩建和改建提供服务；促使参加基建工程建设的各单位（部门）及人员认真对照执行，切实做好基建工程文件材料的积累、整理和归档工作。
根据国家、行业和上级主管部门有关法律、法规、标准、规范和规定，特制定本实施细则。
2.2本细则适用于某风电场的文件编制、工程档案整理、移交和竣工验收。
工程各部门及参建单位均应遵照本细则执行。
2规范性引用文件及术语
2.1引用文件
中华人民共和国《档案法》
中华人民共和国《档案法实施办法》
GB/T11822—2008科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T10609.3技术用图复制图的折叠方法
GB/T13968—1992档案交接文据格式
DA/T28—2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DL/T5229—2005电力工程竣工图文件编制规定
国档发[1988]4号基本建设项目档案材料管理暂行规定
国档发[2006]2号重大建设项目档案验收办法
国档发[2002]5号企业档案管理规定
国档发[2004]4号国有企业文件材料归档办法
国电集办[2009]46号关于印发《风电企业档案分类表（6——9大类）》的通知
中国电建协风力发电场工程达标投产考核标准（试行）
GB/T11821-2002照片档案管理规范
GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范
DL/T5191-2004风力发电场项目建设工程验收规程
2.2术语
工程文件：
指工程全套文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。
工程前期文件：
指工程开工以前在立项、谈判、审批、设计以及工程准备过程中形成的文件。
工程竣工文件：
指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试）过程的文件。
主要由施工文件、配套设备技术文件和工程竣工图组成。
工程施工文件：
指工程施工过程中形成的反映施工情况的文件。
监理文件：
指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
工程竣工图文件：
指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）
工程竣工验收文件：
指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。
设备文件：
指设备说明书、图纸、合格证、出厂检验报告。
进口设备还包括原产地证明、出厂证明、商检证明。
竣工验收：
指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。
工程档案：
指建设工程档案，在工程建设活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是由工程文件经整理、归档后形成的。
档案移交：
一方面是指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成后向工程建设单位（以下简称“建设单位”）工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。
档案管理：
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
科学技术档案：
反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
音像档案：
记录声音或影像的档案，包括照片、影片录影带等。
文件：
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
电子文件：
指在数字设备及环境中生成、以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体、依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
原件：
最初产生的、区别于复制件的原始文件（带有文件编制人与各方检查人亲笔签名文件，视为原件）。
复制件：
与原件内容相同的复制品。
正本：
有规范格式和生效标志的正式文件。
副本：
再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面只用。
收集：
接收及征集档案和其他有关文献的活动。
归档：
对办理完毕具有保存价值的文件，经系统整理移交保存的过程。
__
接收：
按照国家规定收存档案的过程。
档案整理：
按照一定原则对档案实体进行分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
案卷：
由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
立卷：
将若干文件按形成规律和有机联系组成的案卷的过程。
3工程竣工资料管理
3.1管理体制
3.1.1成立工程档案管理领导小组。
主管领导任组长，其它参建单位主管领导及公司档案管理任组员。
工程档案管理领导小组对整个基建工程档案管理工作负领导责任；负责协调各单位对本项目档案资料的管理，使档案资料完整、规范、统一；认真贯彻落实国家颁发的档案管理规定。
3.1.2公司、监理、设计、施工等参建单位成立工程档案管理三级网络，由项目主管领导、部门主管领导、专职档案员、兼职档案员组成，工程档案管理网络人员名单报公司综合管理部、监理单位备案。
3.1.3公司档案室是“工程档案管理领导小组”的常设办事机构。
3.1.4各根据承包合同，负责做好承包范围内的有关单位应在各自职责范围内做好本工程文件材料的形成、积累、整理、编制、保管和移交工作。
原则上谁承包、谁负责。
各承包单位按照工程承包合同，负责汇总和移交工程竣工资料；工程承包单位要分包单位竣工资料的管理工作，为确保竣工资料的质量，应经常对分包单位履行监督、指导的职责。
3.2基建工程档案归档范围及责任划分
3.2.1建设单位
3.2.1.1负责基建工程建设全过程档案管理的组织、协调、检查、指导、验收工作。
负责监督各参建单位严格遵守公司的管理制度，并纳入合同条款中进行管理。
负责接收项目（工程）的全部档案。
负责提交工程建设总结。
负责档案验收的申报、自检及汇报工作。
建设单位各职能部门在各自的职责范围内做好本部门的科技档案管理工作，设立档案员，负责本部门形成资料的收集、整理、组卷、归档工作，专业人员在工程结束或调离岗位时，要向部门负责人或档案员移交资料。
各职能部门具体职责如下：
3.2.1.2工程建设部：
负责各专业的设计基础材料、设计文件、设计变更、工程联系单等文件的收集、整理和归档；负责有关技术性的来往传真、信函的收集与归档；负责有关本专业的会议纪要的收集和归档；负责其完整、准确可靠，并在有关的工程竣工验收单及质量审核表上签字。
负责安全简报、安全通报、快报，安全专题会议纪要、安全检查考核记录、安全总结及有关安全的合同、协议等文件的收集、整理和归档。
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3.2.1.3计划经营部：
负责各类合同、协议、招投标文件、工程预概算和决算等收集整理归档。
3.2.1.4前期工作部:
负责工程前期文件、工程管理性文件、征地等收集整理归档。
3.2.1.5生产准备部：
负责生产准备及试生产期间形成的科技档案材料整理和归档，如培训教材、运行记录、制度、规程图纸等生产准备和试生产管理过程中形成的档案材料。
3.2.1.6财务产权部：
负责工程贷款合同、协议的整理、归档；工程总决算、审计报告和批复等文件材料的整理和归档。
3.2.1.7综合管理部：
负责参建单位往来文件、图纸及资料的收集和催交；对所有移交归档的文件资料进行检查审核，符合规范要求方可接收，确保工程档案的完整性；负责对接收
的全部资料按标准、规范要求进行整理，确保工程档案的归档率和准确率，达到验收标准和国家有关标准；对公司形成的科技档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作；接受公司所在地档案行政管理部门的监督和检查。
3.2.2设计单位:
负责按合同、协议要求向分公司提交工程设计基础资料，以及工程各设计阶段的设计文件、施工图；负责提交工程全过程的设计修改通知单；负责按合同、协议规定交齐全、完整、准确、系统的竣工图；负责提交设计总结。
负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。
3.2.3、施工单位：
负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）；负责提交设备到货、安装、调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录、消缺记录和消缺率记录；负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结；负责收集、整理、移交工程施工过程中形成的施工文件和竣工文件；负责建设单位委托采购和自采设备、材料的出厂资料及建设单位委托办理的有关合同、协议的收集、整理与立卷归档工作；负责汇总、移交分包单位工程管理、施工、竣工文件材料；负责编制竣工草图。
负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。
3.2.4监理单位：
负责收集、整理、移交工程建设监理过程中形成的监理规划（计划）、监理大纲、监理实施细则、质量监督文件、监理通知单、施工简报、监理月报、监理依据性文件等监理资料；负责对各标段竣工档案的齐全、完整、准确性进行审核；负责提交监理总结；负责对竣工图进行审核并提交竣工图审核报告；负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。
3.2.5招、投标代理公司负责工程公司委托的工程招投标的全过程及所产生文件材料的收集、整理、移交。
3.2.6调试单位：
负责向建设单位提交审查批准的调试大纲和调试方案。
负责提交调试过程中设备缺陷记录和处理记录。
负责提交调整试运质量验评表。
负责提交调试过程中变更设计资料。
负责在试验调试完成后向建设单位提交完整的调试报告及调试工作总结。
负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。
3.2.7、供货厂家：
各供货厂家负责按照合同、协议中规定的设备、材料的资料内容和数量，向用户提供完好、合格的图纸、文件技术资料。
对于进口设备还须向用户提供商检证、出厂证明书以及材料原产地证明书。
3.2.8质量监督部门：
负责提交所有监督检查项目规定的全部文件材料。
4工程技术资料归档范围、编制要求
4.1归档范围、保管期限及分类
4.1.1对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。
有声像电子文档资料的，应同时收集齐全。
工程技术资料归档范围及保管期限表见附表
4.1.2、整个建设项目工程档案，按照档案的统一分类进行立卷。
风电企业档案分类表：
见附表
4.2归档时间
4.2.1、新建机组在投产后1.5个月内向生产单位档案部门移交完成归档范围内的全部竣工文件档案。
竣工图按合同规定的日期提交；考核期内交清与本机组有关的全部档案。
4.2.2、新建机组项目合同另有规定的，按合同规定时间移交工程竣工图和竣工档案。
4..2.3、规模大、时间跨度又较长的项目，为防止档案散失，经主办部门与档案部门协商后可采取分阶段归档的办法。
4.2.4、试生产运行部门形成的技术文件，如运行日志（典型日）、值长运行调度记录、设备运行时数统计、运行分析记录等，试生产结束后移交归档完毕。
4.2.5、各类生产技术管理月报、工程简报、质量分析、运行分析、安全简报、来往的电传传真、联系单等，在分发同时送档案部门归档。
4.3、竣工档案的编制办法
4.3.1、编制范围及责任单位
4.3.1.1、工程竣工档案资料是指工程承包合同工作范围内的各项工程从酝酿、立项、施工、调试到建成投入试运行的全过程中形成的，按承包合同的有关规定，需交付业主单位使用的全部档案，包括竣工图、竣工文字资料和各阶段的各类文件资料。
4.3.1.2、工程施工阶段是工程竣工档案形成和积累的关键阶段。
由监理单位牵头，组织工程各有关单位，认真、及时地做好记录、收集、整理和检查工作。
在完成每个单项、单位工程后，承包单位应及时组织编制竣工档案资料，并及时组织检查、验收，做到竣工档案与工程同步。
竣工档案包括竣工图和竣工文字资料以及声像资料，各承包单位负责最终按承包合同的要求向建设单位移交规定份数的竣工档案（二套），并交二套与竣工档案相对应的电子光盘。
4.3.2竣工档案的编制要求
4.3.2.1竣工图的编制要求
（1）各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。
项目竣工图应由施工单位编制。
如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。
（2）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目验收时的实际情况。
（3）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。
竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏上方空白处。
（4）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。
（5）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。
重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。
（6）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。
（7）业主单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和线路布置图。
（8）竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一折叠。
统一折叠成210mm×297mm（A4）图幅，外翻图标。
（9）竣工（草）图编制单位应编制竣工图案卷目录和“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述竣工图的编制原则及各专业的编制说明。
对每册修改图纸，宜编制分册说明，内容包括：
修改内容、修改原因、提供修改资料单位等。
4.3.2.2竣工图的更改方法
（1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。
（2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。
（3）无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。
（4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
（5）有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。
（6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和说明
4.3.2.3竣工图章的使用
（1）竣工图章的内容参照实物。
（此章用于施工单位编制的竣工图，单位mm）
（2）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。
竣工图章中的内容应齐全、清楚、不得代签。
（3）如行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在施工图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。
竣工图标的内容格式由行业统一规定。
（4）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。
4.3.2.4竣工图的审核
（1）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
并编制“竣工图审核报告”并移交建设单位档案室归档。
（2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
（3）竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。
（4）竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。
（5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的应将复印件附在有关卷册中，或在考表中注明。
（6）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。
4.3.2.4竣工图套数
按合同提供纸质版竣工图套数（两套），以及电子版竣工图一套。
由施工单位或设计院向业主（使用）单位移交。
4.3.2.5工程变更资料的编制要求
（1）所有已实施的工程变更设计文件，必须列入工程变更资料，包括：
设计变更申请单、设计变更通知单、工程技术联系单、材料代用单。
（2）工程变更资料由各有关施工、安装、调试等单位根据合同范围负责编制，报监理单位
（3）所有工程变更资料，监理单位应负责向设计单位提供一份，向建设单位移交两份，其中一份必须为原件，并提供相应的电子光盘。
（4）工程变更资料按单位工程划分，以变更资料一览表形式列清单，内容包括：
变更文件编号；变更文件提出单位及日期；变更文件涉及施工图图号及版本；变更文件执行情况。
见下表：
工程变更资料一览表
序号
变更文件
相关图纸
执行情况
日期
单位
文号
页数
图号
版本
施工单位
年月日
监理单位
年月日
4.3.2.6竣工文字资料的编制要求及方法
（1）竣工文字资料汇编时，应按专业、系统划分，再按单位工程组成册。
（2）竣工文字资料的表格样式应统一。
（3）竣工文字资料的编制标准统一：
内容清楚、字迹清晰，凡是模糊不清的，要退回重新处理
（4）工程变更资料按单位工程划分，以变更资料一览表形式列清单，内容包括：
变更文件编号；变更文件提出单位及日期；变更文件涉及施工图图号及版本；变更文件执行情况。
（5）编制统一用70—80克纸（如双胶纸或复印纸），60克及以下的纸不准使用。
（6）为推进工程档案的现代化管理步伐，工程档案的一切标准化表格及验收数据允许打印，表格必须是国家推行的最新表格,不允许使用表格复印件，必须为打印件，一切签字必须手写。
（7）原件数据与图样一律用碳素墨水或黑色签字水笔书写,不得用纯兰墨水笔、圆珠笔、铅笔填写，要求内容清楚，字迹清晰，不得潦草，签名必须手写，不得盖章和草签。
（8）原件不允许涂改，个别确实需要更改的应在被改字上面划“/”，然后在旁边写上更改内容，并在更改处加盖更改人私章。
（9）原件后面空格不需填写时，应在内容栏下方盖“以下空白”章，如本栏表格不需填写时应根据有关表格填写规定处理，如果查不到规定的，应在此栏划“/”。
（10）编制的汇总表用激光打印机打印，签字后方可认为是原件。
（11）会议纪要要求有参加会议人员签字。
（12）工程概况、施工总结等档案材料要求编写规范、内容齐全，要有编写、审核、批准人员签名，要注明编制单位和编制日期；
（13）主要材料材质证明必须齐全，其试验、检验材料应与合格证一一对应，不得分离。
（14）质量检验评定表分部分项的顺序应一一对应，一个分部对应下属若干分项，再下一个分部，同时其填写数据应具体，不得出现“符合自检”等字样，签字不得以盖章代替，不得他人代签。
（15）技术交底签证要与作业指导书一一对应，每本作业指导书至少有一个技术交底。
安全技术交底签证要与安全措施一一对应，每本安全技术措施至少有一个签证。
安全措施应打印，并有编写人、审核人、批准人签字。
（16）质量问题通知单必须与反馈单一一对应，即质量问题通知单要闭环。
（17）声像资料包括录像资料和照片资料。
录像资料由录音带和盒内目录两部分组成。
盒内目录包括：
内容、时间、地点、摄像者等。
照片资料由照片和文字说明二部分组成。
文字说明要求简短、完整、明了，一般不超过200个字。
其内容包括：
事由、时间、地点、人物、背景、职务、摄影者等七要素。
要求每个单位工程有5-10张工程照片、并附有底片。
（18）监理文件的表式采用《建设工程监理规范》GB50319-2000监理工作的基本表式。
（19）风电场工程中的单位工程、分部工程、和分项工程的划分，质量验评表的格式和内容、一般表式的格式和内容，均按电力行业有关标准执行。
（20）生活福利类建筑单位工程、分部工程和分项工程的分类；质量验评表的格式和内容；一般表式及填写要求按有关的规定执行。
（21）案卷内技术文件小于标准幅面的，则需要粘贴在A4规格复印纸上，大于标准幅面的要折叠成A4幅面规格。
4.3.2.7验评表填写规定
（1）表格为word表格，字体为宋体，表头标题为小二号字，编号栏和说明为五号字，其余为小四号字。
（2）页面左边距为2.5mm，右边距为1.5mm上边距为2.5mm，下边距为1.5mm，页眉为1.3mm，页脚为1.3mm。
（3）表格工程名称，申请单位等栏行距固定数值22磅。
（4）表格外边框为黑色实线（1½磅），内框为黑色细线（½磅）。
（5）表格外边框为黑色实线，内框为黑色虚线。
（6）土建分项工程质量评定表中，一类检验项目在填写“检验（实测）结果”时不得只填写“符合/满足于设计要求”等，应充分表达质量实际情况；凡是检查出厂合格证或试验报告项目，均应填写其编号，凡要求符合“验标”项目的，应另附检验记录表；凡隐蔽工程记录上已写明情况的或另附实测记录的项目，可填写为“见××记录”。
（7）空白栏均用“/”代替。
（8）签字均使用黑色签字笔或碳素墨水钢笔，且必须签全日期，包括年、月、日。
（9）检验评定表不得出现半页纸内容，不足处用“空白表格”填完。
4.4项目文件的组卷原则、方法及编目
4.4.1组卷原则
4.4.1.1组卷的原则遵循文件的形成规律和成套性的特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的保存价值（永久、长期、短期）形成案卷，便于管理和利用。
4.4.1.2凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。
4.4.1.3同一工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程在进一步划分分部、分项工程。
4.4.2组卷方法
4.4.2.1组卷要遵循项目文件形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
4.4.2.2原则上分专业按单位工程组成独立的案卷，若同一个单位工程有多家（含两家）施工时，各施工单位应独立组卷。
4.4.2.3项目施工文件按单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；竣工图按建筑、结构等专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
4.4.2.3若一个文件太大可组成若干个案卷，但每卷都必须填写“案卷目录”、“卷内目录”、“备考表”。
4.4.2.4案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。
4.4.2.5管理性文件按照问题—时间组卷，图纸按照专业、图号组卷；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。
设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
卷内文件一般文字在前、图样在后；译文在前、原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
4.4.3案卷的装订
4.4.3.1案卷可采用装订和不装订两种形式。
4.4.3.2综合性管理资料实行每份文件装订，并在每份文件的首页右上方加盖并填写档号章；
4.4.3.3图纸一般不装订，但同一项目文件应该统一形式。
要求折叠成4号图样（210×297mm）,标题栏应露在外面，并在标题栏上方空白处加盖并填写档号章。
4.4.3.4竣工文字档案资料要装订成册。
采用三点一线活页（去掉）装订。
（三孔间距85mm，总长170mm）装订孔不得破坏文字，装订线不应压字而妨碍阅读。
装订要牢固，不掉页。
4.4.3.5文字资料幅面规格为统一标准A4幅面（210×297mm）,大于标准幅面的要统一折叠为A4幅面,小于标准幅面的要粘贴在A4规格白纸上,白纸采用70克以上复印纸,粘贴时原件下边及右边与白纸对齐。
所有文字资料的用纸均要求为70克（A4幅面）以上的纸张。
4.4.3.6所有文字资料均要去除金属装订物。
4.4.3.7装订厚度一般不得超过200页。
4.4.3.8所有文字资料必须经过接收单位复核验收后，方可进行装订工作。
4.4.3.9竣工文字资料的排列顺序应按：
外封面（硬封面）、卷内目录、签名页、资料正文、备考表、硬底面排列。
4.4.3.10外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
4.4.3.11为保证案卷的统
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