中国国际海运应收帐款操作指南手册.docx

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中国国际海运应收帐款操作指南手册

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应收帐款操作指南

一．应收收款业务经济内容概要说明

（一）总则

为顺利实施MRPII，保证信息流畅通，进一步提高应收帐数据的准确性和及时性，制定如下操作规程。

（二）实施细则

一、基础数据

任务项目：

基础数据定义

执行部门：

财务管理部

目的要求：

准确及时地维护MAS中的基础数据

1．操作规程：

有涉及到MAS系统的基础数据定义的内容及相关操作均由财务部负责完成，内容包括：

公司主文件维护【GLD103】

利润中心主文件维护【GLD104】

银行主文件维护【ACP100】

银行帐户定义【ACP105】

客户类型主文件维护【ACR105】

付款条款维护【ACP115】

付款类型维护【ACP110】

地址主文件维护【INV110】

客户主文件维护【ACR100】

帐龄结构维护【ACR110】

销售发票（按客户签收单）【ACR622】

应收帐款转帐务系统【ACR201】

收款登录/过帐【ACR645】

收款转帐务系统【ACR202】

应收帐款关闭【ACR627】

预收款登陆/过帐【ACR642】

预收款核销【ACR646】

销售月报【CRM712】

二．业务流程图:

数据流：

运箱系统签收后，转入应收模块：

暂未使用

应收系统结束后，凭证转入总帐系统处理。

三．系统初始定义和期初数据录入

包括客户文件、期初数据、帐目用途定义、帐龄等．

1．CSH101银行帐户定义

在处理应付、应收款时必然会与银行发生关系，CSH101通过确立银行代码，对在处理付款时所涉及到的有关信息进行维护，以便在发生银行业务往来的相关应用中提供必要的参数

数据说明

在银行代码域中维护相应银行的代码，该银行如有分行或不同的帐户需在分行一栏中维护"*"，并在下方窗口内维护对应的代码和帐户名称、币种及帐号、公司代码利润中心、科目。

增加银行帐户时参照已存帐户内容填列。

2．ACP110付款类型维护

付款类型是指对供应商付款的类型的代码或指定从某个客户收到的付款方式的一个代码，如：

支票、汇票等。

付款类型代码及其说明在付款类型维护应用中进行定义。

数据说明

付款类型：

键入需要进行维护的付款类型代码（缺省值为全部）

1．状态：

当伪删除时，该记录的状态位为*号

2．付款方式：

当进行插入操作时，允许用户进行自定义代码的输入。

当非插入操作时，本域内容由上一屏带入，并且不可修改

3．描述：

对该付款类型的详细说明，如：

支票、汇票、电汇等

4．登录汇票（张）：

登录汇票的最大张数

5．付款（次）：

付款的最多次数

6．打印汇票（张）：

打印汇票的最多张数

3．ACP115付款条款维护

确立各种付款条款代码及相关信息，以便在相关应用中提供必要的参数，包括：

付款期限、回扣期限、回扣率等

数据说明

付款条款维护：

键入所要维护的付款条款代码（缺省值为全部）

描述：

对付款条款代码的标识和说明

有效期限：

执行该发票的有效天数

失效日期（月）/（日）：

以月、日（MMDD）的格式输入，系统将认为是该发票有效的最后期限

折扣期限：

执行该付款条款，就可享有折扣的天数

折扣比率：

键入系统用于计算缺省的折扣金额的折扣百分比

折扣失效日期（月）/（日）：

以月、日（MMDD）的格式输入，系统将认为相应的折扣期间以该日期结束

4．ACR100客户主文件维护

建立和维护客户的基本信息，如：

地址、联系人、名称、类型、付款方式、付款条款、使用情况、使用货币等。

这些数据在应付帐处理时作为缺省值

数据说明

客户编码:

代表客户的号码，必须是唯一的

状态：

当伪删除时，该记录的状态位为*号

客户号：

客户的编号，由上一屏带入

客户简称：

客户名称缩写一般为4字符

客户全程：

对该客户的具体说明，如：

客户名称等

法人代表：

该客户的法人代表的名字

上级公司：

客户所属公司的名称

地址代码：

代表该客户地址的编号，地址代码应先在INV110地址主文件中进行定义

发货地址：

公司发货的地点，该代码也应先在INV110地址主文件中进行定义

货币代码：

该客户在与本公司发生的交易（业务往来）中所使用的货币，该代码应先在GLD115货币主文件应用中进行定义

授权用户：

支付方式：

该客户在与本公司发生的交易（业务往来）中所使用的货款支付方式，如：

现金、支票等。

该代码应先在ACP110付款类型维护中进行定义

条款：

与客户达成的付款协议，如：

付款期限、折扣期限和折扣率等。

该代码应先在ACP115付款条款维护中进行定义

公司代码：

该客户所代表的公司的代码，该代码应先在GLD103公司主文件应用中进行定义

利润中心：

与客户发生的业务往来中所使用的利润中心（财务科目），该代码应先在GLD104利润中心主文件维护应用中进行定义

客户类型：

对该客户的一种分类，该代码应先在ACR105客户类型主文件维护中进行定义

信贷天数：

贷款的有效天数

信贷限额：

客户可获得的贷款的最高限额

税种代码：

与客户发生的业务往来中所使用的税种，该代码应先在GLD130税率定义中进行定义

税登记号：

客户的税务登记号

银行：

与客户相关的银行的中文描述

银行帐号：

客户在该银行中的帐号

6．ACR105客户类型主文件维护

定义具有相同一组基本的总帐帐户的客户

数据说明

客户类型：

对该客户的一种分类，每一类客户具有相同一组基本的总帐帐户。

状态：

当伪删除时，该记录的状态位为*号

客户类型：

客户所属的类型的代码，由上一屏带入

描述：

该客户类型的含义

7．ACR110帐龄结构维护

ACR110用于将时间划分成时段，然后将应收帐款按时段汇总。

对于不同时段中的应收帐款可以做不同的处理，如：

发催款通知、派人上门追款、坏帐处理等

数据说明

状态：

当伪删除时，该记录的状态位为*号

序号：

描述帐龄结构的代号，由上一屏带入

描述：

对该序号的一种描述

天数：

该帐龄结构序号所代表的有效天数

8.客户科目的设定

按CIMC会计制度中科目设定的要求,需对每个客户设定一个应收科目.具体在GLD127模块中完成,具体见下面界面.

输入公司代码，利润中心，帐号，用途代码。

以上都可以通过在输入的区域中双击鼠标左键后,系统会自动弹出这个域所要输入的可选框，用户只要根据所需的内容进行选择。

比如：

应收系统客户科目设定时，用途代码是AR。

你也可以在用途代码的区域中双击鼠标左键，系统就会弹出对话框。

见下图：

选择完成后，按执行键后，就会出现下面的对话框。

然后在界面的右方的区域中，在客户号的空格中，输入客户代码，然后存盘就号了，客户科目也就设定完成了。

四．MAS帐务处理及操作

应收帐款模块作为MAS系统中的子系统，主要是收集并报告各种与应收款有关的信息，以便减少坏帐，对客户的资信进行评价，以达到对流动资金进行控制的目的，是连接销售管理与总帐的桥梁。

主要分为以下业务操作和帐务处理。

（一）应收帐款帐务处理

1.ACR622销售发票（按客户签收单）

箱东验箱签收后，质控部将已经验收合格的箱号、客户名称、订单号、数量录入MAS系统，作为应收帐款的基本信息，应收帐款会计在收到质控部的工厂签收单后，开立发票，建立发票台帐，并根据签单和发票在MAS中进行帐务处理，在ACR应收帐管理中，点击进入ACR_S2应收帐处理的ACR622销售发票（按客户签收单）的模块中。

图一

进入ACR622后，如图二所示根据签单选择已被箱东检验合格的箱号，在箱号前的小方格中点击选择，如果该工作令下所有冷箱全部被签收，直接选择“ALL”键，否则可在界面右侧按箱号选择，在目标选择后，点击“POST”。

图二

进入在图三界面，根据合同录入相应的价格条款（可在下拉菜单中选择）、客户合同号码（直接由总办的合同维护中截取数据）、付款条款（可在下拉菜单中选择）、付款方式（可在下拉菜单中选择），发票号、发票日期和到期日（按“月/日/年”顺序填写），核对箱号和数量是否与工厂签收单一致，如果不一致，退回到图二界面，重新选择箱号。

在银行帐户下拉菜单中选择收款银行，在发票权益人处录入“箱厂简称”。

在录入上述信息后，将光标移至下面窗口“单价”列，输入单价后，按“回车”键，系统根据数量自动生成应收帐款的金额，将录入的数据审核后，点击“CONFIRM”按钮，系统计算后，上面图二中的数据行为空，并退出该界面。

图三

注意：

输入的合同号跟ABC赢利系统不一致时，ABC系统的销售汇总将与应收子系统的数据不对应，要把合同号修改成一致（ACR622）

2．ACR201应收帐款转帐务系统

退出ACR622“销售发票（按客户签单签收）”后，进入ACR_S5总帐接口模块中，双击ACR201应收帐款转帐务系统。

注意：

月初系统日期未改（未结帐），又需要输入本月新内容时，注意日期的更改。

图一

在图二所示界面，录入对应公司、年度以及会计期间等数据，然后点击“OK”，完成了子系统凭证转总帐系统的操作。

图二

生成的应收帐款预制CH凭证如下：

DR：

应收帐款-箱款-客户

CR：

主营业务收入-箱款-箱型

3.应收帐款修改

（1）应收帐款金额调整

由于记帐错误或合同金额调整，要对已经生成的应收帐款凭证的金额在子系统中进行修改。

首先，进入ACR-S2应收帐处理中，选择ACR625应收帐款金额调整，进入图一界面，在左面的小窗口中选择需要修改的发票号码，核对箱号一致后，在界面下方的单价处点击后，将修改的单价金额录入，点击存盘键。

图一

屏幕出现图二界面，核对增加或减少金额与修改金额是否一致后退出。

图二

进入ACR661应收帐款冲减模块，在右下方的冲抵金额处键入冲减金额后，选择“SELECT”键，存盘后点击后，记录为空，实现子系统应收帐款金额的冲减。

如果金额调整为单价增加，则不需在此模块进行操作。

图三

如前所述，在ACR-S5总帐接口中进行ACR201应收帐款转帐务系统的操作，生成了图四的修改凭证。

图四

（2）应收帐款修改

由于合同内容变更（金额除外）或录入了错误的应收帐款信息，在生成凭证后，可在ACR626应收帐款修改子模块中进行修改。

如图一所示，修改的内容只限于底色为黄色的信息，在对错误信息修改完成后，点击存盘键给予确认后。

图一

（3）应收帐款取消

如果合同被取消或同一笔应收帐款重复录入，可在ACR662应收帐款取消子模块中进行取消，选择相应的发票后，点击CONFIRM键，然后在ACR201应收帐款转帐务系统中操作，生成凭证如下：

DR：

应收帐款-箱款-客户（红字）

CR：

主营业务收入-箱款-箱型（红字）

图一

4．产销月报

应收帐款帐务处理完毕后，在ACR-S2应收帐处理中的CRM712模块中，选择期间选择键，键入月份后，点击数据装入键，系统将已生成的应收帐款汇总成月度产品销售汇总表。

图一

根据产销月报显示，检查数据的完整性。

（二）收款

1.ACR645收款登录/过帐

当收到银行的入帐通知后，根据销售发票，进入MAS系统，在ACR_S3收款处理模块中，双击ACR645收款登录/过帐

图一

进入图二界面后，选择相应的客户，在右面窗口中录入“单据号”（银行入帐单顺序号或发票号），在“摘要”中填写客户名称和箱型数量等基本信息，根据下拉菜单中的项选择“银行帐户名称”，填写“币种”，在下拉菜单中选择“付款方式”，按照“月/日/年”的顺序填写收款和到期日，按发票金额填写收款金额，发票与银行进帐单的差额填写“银行费用”，填写完毕后，将光标移至单据号前的小空格中点击出现“√”后，按“存盘”键后，点击“应收核销”键。

图二

进入以下界面，在“发票号”序列前的小空格处选择相应的号码，点击出现“√”后，点击“分配”键后，保存后退出该界面。

在图二界面选择“过帐”。

图三

2.ACR202收款转帐务系统

在退出ACR645“收款登录/过帐”后，在ACR_S5总帐接口模块中，双击【ACR202收款转帐务系统】。

图一

在图二所示界面，录入对应公司、年度以及会计期间等数据，然后点击“OK”，实现了子系统收款凭证转总帐。

图二

生成BI收款凭证如下：

DR：

银行存款-币种-银行

CR：

应收帐款-国外-箱款

（三）预收款部分：

1.ACR642预收款登陆/过帐

进入MAS系统，在ACR_S3收帐处理模块中，双击ACR642预收款登陆/过帐。

选择预收款客户，填写相应信息（录入信息如前所述），存盘后点击POST键。

图一

退出图一界面后，再进入ACR-S5总帐接口，进行ACR202收款转帐务系统的操作后，生成凭证如下。

DR：

银行存款-币种-银行

CR：

预收帐款-箱款-客户

2.预收款业务实现销售后的帐务处理

客户预付款后，工厂组织安排生产，箱体下线后，经箱东和验箱公司验收完毕后，由质控部将验收合格的箱号录入MAS系统，应收帐款会计在ACR622销售发票（按客户签收）和ACR201应收帐款转帐务系统子模块中进行帐务处理（具体操作如前所述）。

生成凭证如下所示。

DR：

预收帐款-箱款-客户

CR：

主营业务收入-箱款-箱型

3.ACR646预收款核销

客户预付款的箱体实现销售后，要在ACR_S3收帐处理中的ACR646预收款核销中进行核销，将光标移至已经实现销售的单据，点击【ALLOCATION】会进入下一个见面。

（见图一）。

图一

在此界面中,输入相应的数据后，存盘后点击POST。

（图二）

图二

（四）应收帐款关闭

在完成应收帐款的收款帐务处理及预收帐款进行核销等处理后，要进行应收帐款关闭的维护，进入ACR_S2应收帐处理中的ACR627应收帐款关闭，选择需要关闭客户的记录在其前面的小空格处点击进入出现“√”后，点击“POST”键，该工作令下的业务结束。

图一

五.应收帐款月末处理

在进行完应收帐款帐务处理后，进行应收帐款月末处理,MAS系统能自动生成了以下应收帐款报表：

（1）应收帐款明细帐（ACR471）

（2）应收帐款周转明细表（ACR473）

（3）销售明细表（ACR481）

（4）客户付款明细表（ACR480）

（5）客户对帐单（ACR483）

应收帐款会计每月月底将明细帐与总帐核对，对应收帐款的回款期进行分析比较客户的资信程度，建立客户档案。

并将销售明细表即产销月报报送成本会计和总部。

每月底打印客户对帐单寄交客户，如果客户的应付与我司的应收不一致，及时与客户沟通，查明原因后解决。

对于逾期的应收帐款及时进行催收，逾期超过7天报告总部市场部，并请市场部协助催收。

七.应收系统年末处理：

年结，对帐

应收系统在年底同样进行报表的打印和队帐,其过程和月末处理的过程是一样的,进行全年的队帐,并打印出相应的报表.在确认正确的情况下进行应收帐款的年结.（ACR291）.

八.操做中的注意事项:

每月应收帐款系统都要进行与总帐系统和成本系统的有关数据进行一致行的检查.

包括：

1．应收帐款销售发票单据金额和总帐应收帐款科目借方发生额是否一致

2．应收帐款销售发票单据金额和总帐主营业务收入科目贷方发生额是否一致'

3．应收账款系统销售数量和成本系统销售数量是否一致

如果确实存在差异,需提出书面解释.

如果差异是因为输入内容不对应影响汇总，则修改相应地方（ACR626）