印信管理办法终版.docx

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印信管理办法终版

XXXXX印信管理办法

第一章总则

第一条为规范公司各类印信的管理，维护企业利益,根据法律、法规和集团规定,特制定本办法。

第二条印章是公司经营管理活动中行使职权、明确各种权利义务关系的重要凭证和工具。

第三条介绍信及授权委托书是公司对外交往活动中的重要凭证，用于证明有关事项或人员系公司认可的书面凭证。

第四条公司印信实行“统一制发、分级管理、规范使用、严格监督”的原则.

第二章印信的种类

第五条印章指公司用章、专业委员会、总部部门印章，公司所属各分支机构、社团组织、各种委员会及临时机构印章，公司项目部章等印章.

第六条专用印章指公司财务专用章、设计专用章、合同专用章等业务专用章。

第七条人名印章指公司法人代表、各级负责人、财务会计人员刻制的用于公务往来的个人姓名章.

第八条印章和专用印章简称为公章，人名印章简称为名章。

第三章印信的管理

第九条公司办公室是印信的归口管理部门，负责各类印章的制发、启用、授权、保管、使用、收回、销毁等各项手续的办理及介绍信的设计、印制及启用的管理,并监督印章的保管和使用。

第十条公司其他部门根据授权对所使用公章进行管理。

第十一条公司所属各分支机构应根据本办法制定印信管理制度,完善管理体系，严格用印用信管理。

第十二条公司印章启用前，应发布启用印章通知，附印模，并报集团办公室备案。

第十三条公司所属各分支机构发布启用印章通知时，应报公司办公室备案并附印模.

第十四条公司各部门、项目部和员工在无授权或授权不清的情况下，不得使用公章。

第四章印信的制发

第十五条公司党政印章，经上级审核同意后，报公安机关核准后制发。

第十六条公司合同专用章、财务专用章、法定代表人名章，由办公室填写《公章刻制申请表》，经公司法定代表人批准后，报公安机关核准后制发。

第十七条公司各部门公章，由部门填写《公章刻制申请表》，经部门负责人审核，公司法定代表人批准后制发。

第十八条以公司名义承接的项目需刻制项目部章时,由申请单位填写《公章刻制申请表》,按流程审核，经公司法定代表人或其授权人批准后制发。

第十九条公司所属各单位印章，由各单位填写《公章刻制申请表》,按流程审核，经公司法定代表人或其授权人批准后制发。

第二十条刻制印章必须前往公安机关指定的机构刻制，任何人不得擅自刻制公章。

第五章印信的规格

第二十一条行政印章为圆形，中间刊五角星,外刊单位名称，宋体自左而右环形排列,章内横向排列部门名称。

人名印章为正方形.

第二十二条公司公章直径为4.0cm，部门公章直径为3.8cm。

第二十三条人名印章直径为1.8cm*1。

8cm。

第二十四条社团组织、临时机构印章一般为4.0cm.

第二十五条公司项目部章采用长方形红色印章印模:

XXXXXXXXXXX有限公司

XXXXXXXXXXXXXX

项目部

（此章不得用于签订任何经济合同）

有效期：

XX年XX月至XX年XX月

第二十六条各分支机构党、政印章直径4.2cm。

第二十七条公章规格以制发所在地公安机关印章核发规定为准.如规定发生变动，须按本办法重新进行审批后制发.

第二十八条其他各类专用章按相关单位要求刻制。

第二十九条介绍信为A4纸大小,样式为：

上部存根，设编号，上部刊红线，下部为介绍信正文，下署时间及有效期。

第三十条公司介绍信由办公室负责设计，报法定代表人批准后印制、启用。

第六章印信的领取和保管

第三十一条公司公章、合同专用章、法定代表人名章（含手签章）由公司办公室保管.

第三十二条公司介绍信及授权书由办公室保管。

第三十三条公司财务专用章由财务资金部负责保管。

第三十四条公司各部门公章、项目部章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。

各部门负责人、项目经理是公章保管的第一责任人，对公章使用管理负责.

第三十五条公司法定代表人与印信保管责任人签订保管责任状,明确授权范围和保管职责。

第三十六条公司公章、合同专用章、法定代表人名章、介绍信可授权专人负责日常管理,具体人选由办公室提名，经法定代表人同意后确定。

第三十七条印章领取、变更或废止时,由公司办公室与保管单位/部门填写《印章交接表》（见附件二），办理相关移交手续，办公室应建立台账《印章管理登记表》（见附件三），登记专人领取、印章归还、作废等情况。

第三十八条存放印信需采取保险措施，防止印信被盗用或遗失。

第三十九条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

第七章印信的使用

第四十条印信监管人员应严格按照授权规定使用印信，坚持原则，履行职责。

第四十一条如临时外出,印信管理人员应将印信及相关用印台账移交办公室主任保管，办公室主任须做好移交期间的用印登记；待印信管理人员回来后,办公室主任应与之办理好印信及用印申请单、用印台账的移交手续。

第四十二条申请使用介绍信及授权书时，应填写公司《介绍信申请单》（见附件四）。

一般日常性工作所需介绍信由公司办公室主任审批;归口管理的专项工作所需介绍信由公司分管领导审批;重大事项所需介绍信由公司总经理或者董事长审批。

由办公室按要求办理，建立介绍信开具台帐，并做好记录《介绍信使用登记表》（见附件五）。

第四十三条凡涉及使用公司行政公章由使用部门、使用单位提出申请，填写公司《用印申请表》（见附件六），报公司分管领导在授权范围内审批,超出授权范围的报公司总经理审批；凡涉及申请使用公司党、纪、工、团印章，由使用部门、使用单位提出申请，填写公司《用印申请表》（见附件六），报公司分管领导在授权范围内审批,超出授权范围的报党委书记审批。

公司办公室负责办理用印手续，建立公司用印台账《印章使用登记表》（见附件七），并做好用印记录.

第四十四条工程投标、工程合同的用印，由使用单位填写公司《用印申请表》（见附件六）,报市场营销部或合约商务部办理审批手续，审批流程参见《公司工程投标管理办法》、《公司工程合同管理办法》。

市场营销部或合约商务部指定专人到公司办公室办理用印手续。

公司办公室报请公司主管领导同意后,方可用印。

第四十五条项目部使用公司公章时，由各项目部向各业务归口部门提出申请,按流程审批后，到办公室办理用印手续。

第四十六条项目部的印章使用。

办公室完成项目部印章启用文件，发相关部门和用印项目部。

项目部印章的使用管理参照公司管理制度执行。

第四十七条办公室印制公文时，若主管领导已在文件原件上签字批准印发时,经办人不再填写《用印申请单》，可直接用印,由办公室主任进行审批，并做好用印记录.

第四十八条凡主管领导已签署的授权书、担保函等文件,如需用印则视同领导同意，不再填写《用印申请单》,可直接用印，但必须做好用印记录。

第四十九条公章使用纪律

（一）用印由印章保管人亲自加盖，不得委托他人代替。

（二）严禁在空白的纸张或介绍信上用印。

（三）非工作时间用印，应由用印部门、单位提前1个工作日提出申请,按流程审批后,由办公室安排专人用印。

（四）原则上公司公章、合同专用章、法定代表人名章等不得携带外出。

如确需外出用印时，应向办公室提出书面申请,经法定代表人或其委托人批准后,由办公室委派专人携章，监督经办人用印。

（五）所有用印均需建立印章使用台帐。

第八章印信变更、遗失、回收及销毁

第五十条当印章名称需变更、机构合并或撤销时,由原单位、部门延续保管印章一段时间（具体时间由原单位、部门与公司办公室协商确认），确认不再使用时应将原印章交回公司办公室。

第五十一条项目部在项目竣工、结算后须将项目部章、《用印申请表》及用印台帐一并交回公司办公室保管.如需用印,按流程审批用印。

第五十二条因损毁等原因需刻制新印章时，由使用印章的部门、项目部提出申请，重新刻制，并将原印章交回公司办公室.

第五十三条当印章保管人员工作调动时，应及时办理相关的移交手续，由双方交接人签字并经主管领导审核确认.

第五十四条因工作变动未将印章交回的人员,应责成相关单位对其进行追缴，必要时采取登报申明作废、诉诸法律手段等多种形式，维护公司利益.

第五十五条重要印章遗失、停用或销毁时，应及时通知公司办公室，同时进行登报声明并通知相关单位。

第五十六条办公室负责对印章变更、遗失、回收及销毁等情况进行登记，对回收后不再使用的印章原则上保存3年，其后作截角处理。

第五十七条介绍信内容发生变更时，应及时通知公司办公室，重新填写并将原件收回。

第五十八条介绍信遗失，经办人员应立即通知公司办公室并登报声明，消除可能产生的不良影响。

第九章检查与奖罚

第五十九条公司法定代表人或其委托人每年对办公室印信管理情况进行检查。

第六十条公司办公室每年对总部各部门、所属各分支机构、项目部印信管理情况进行检查。

第六十一条办公室每年对总部印章使用状况进行检查，保证使用的印章清晰无损坏。

已损坏的，由责任人向公司办公室说明,经领导审批后由公司办公室重新刻制后发放使用，原章由公司办公室收回。

第六十二条对印信管理不力、渎职失职，给公司造成较大损失的人员，根据责任大小,予以行政处分和经济处罚；造成严重损失或严重影响者，追究其法律责任.

第六十三条对遗失印信人员,要查明情况，追究当事人责任，相关费用由责任人承担。

未造成损失或不良影响者，给予严重警告以上行政处分;情节严重者，调离工作岗位；造成严重损失或严重影响者,追究其法律责任。

第六十四条私刻印章者要追究其责任，未造成任何影响者给予记过处分；若产生一定影响或损失者，应赔偿损失并给予罚款和记大过以上处分；若触犯法律者，移交司法机关处理。

第六十五条偷盖印章、未经审批程序擅自使用印章者，视情节轻重予以处分；私自开具有印章的空白介绍信或委托书、伪造印信者，视情节轻重给予警告以上处分，若触犯法律者,移交司法机关处理。

第十章附则

第六十六条本办法由公司办公室负责解释。

第六十七条本办法自印发之日起施行。

附件一

XXXX印章刻制申请及领用表

编号：

申请单位

XXXXX有限公司

申请时间

XX年XX月XX日

经办人

联系电话

申请理由：

拟定印章印模

完成印章印模

申请单位负责人

公司分管领导

财务资金部

公司主管领导

办公室

印章领用

（申请单位负责人签字）

领用人

领用日期

XXXXX项目部印章刻制申请及领用表

编号：

申请单位

申请时间

年月日

经办人

联系电话

申请理由：

拟定印章印模

XXXXXXXXXXXXX有限公司

XXXXXXXXXXXXXX

项目部

（此章不得用于签订任何经济合同）

有效期：

XX年XX月至XX年XX月

完成印章印模

申请单位负责人

合约商务部

项目管理部

公司分管领导

财务资金部

印章领用

（领用人签字）

办公室

领用日期

附件二

海外装饰印章交接表

印模

印章名称:

印模

印章名称：

印模

印章名称:

印模

印章名称:

印模

印章名称：

印模

印章名称:

交章人

监督人

收章人

移交日期

注:

1。

登记表上须盖红章.

2.交接需由三人同时进行。

3。

本表格一式二份,交章人、收章人各执一份。

附件四

XXXX介绍信使用申请单

编号:

申请日期

用印单位

用印单位

负责人（签字）

申请事由

用信审批

使用部门意见：

部门负责人（签字）

主管部门意见：

（签字）

分管领导意见：

（签字）

备注

用印单位经办人：

联系电话:

办公室经办人：

附件五

XXXX介绍信使用登记表

序号

用信时间

用信单位/部门

用信事由

用信张数

用信经办人

批准人

办公室

经办人

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

附件六

XXXX用印申请单

编号:

申请日期

用印单位

用印单位

负责人（签字）

印章种类

（选择划“√”）

公司印章

党委印章

钢印

合同专用章

领导名章（手签章）

申请事由

用印审批

使用部门意见：

部门负责人（签字）

主管部门意见:

（签字）

分管领导意见：

（签字）

备注

用印单位经办人:

联系电话：

办公室经办人：

附件七

XXXX用印使用登记表

序号

用印时间

用印单位/部门

用印事由

拟用印章

用印次数

用章经办人

批准人

办公室

经办人

备注

1

2

3

4

5

6

7

8