办公室档案管理制度.docx

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办公室档案管理制度

xxx有限公司档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司档案工作的科学管理，逐步实现档案管理科学化、统一化、标准化，特制定本办法。

第二条本办法适用于xxx有限公司（以下称集团公司）和分公司及全资子公司（以下称分子公司）。

第三条档案工作是维护历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项事业不可缺少的环节，也是公司基础工作之一。

各级领导必须加强本单位档案工作，充分发挥档案材料在企业经营管理方面的作用，更好地为公司的发展服务。

第二章职责分工

第四条公司档案的主管部门是办公室，负责对各单位档案工作进行业务指导、监督和检查，具体职责如下。

第五条负责集团公司档案（不包括人事档案）的收集、整理、保管、统计和借阅工作。

负责分子公司财务档案的收集、整理、保管、统计和借阅工作。

第六条编写必要的检索工具，积极开展档案编研和利用工作。

第七条进行档案的鉴定工作，对已经超过保管期限的档案，提出存毁意见。

第八条督促指导文书部门和有关人员做好平时立卷及年终归档工作，并督促其按规定时间向档案室移交。

第九条收集、整理、保管与档案有关的参考资料，配合档案提供利用。

第十条办理领导交办的有关档案工作的其他事项。

第三章档案立卷归档

第十一条各单位日常形成的文件、资料要按档案归档范围及保管期限积累、鉴定，并在整理立卷后填写案卷目录一式两份，在翌年第二季度末以前向档案室移交。

第十二条各类档案归档范围（执行附录一、二、三、四）。

第十三条各级人员因公外出、出国考察、参加各种会议所收到的或签订的有价值的文件材料，要按归档范围的规定及时向档案部门移交。

第十四条凡是增设、更新、改造的工程项目，均由有关科技人员对科技档案进行修改补充后归档。

第十五条各专业工程技术人员要把科技文件材料的形成、积累纳入工作程序，并按科技档案归档范围把有价值的准确资料及时归档。

第十六条修改已归档的图纸，要由移交归档单位的有关科技人员负责填写修改许可单，履行审批手续。

修改内容较少时，可直接在图面“涂改”，刮改时应在修改处标注“修改”标记，修改内容较多时，应另出新图。

第十七条归档的案卷应做到：

文件齐全、完整，分类清楚，标题明确，保管期限划分准确，每个案卷必须填写卷内目录与备考表，案卷封皮书写要整齐、端正。

第十八条档案人员接收档案时，必须逐卷、逐件进行核对检查，办理交接手续，由移交单位编写“案卷移交目录”一式两份，由交接双方在移交目录上签字盖章。

第十九条凡归档的文件、照片、录像带（盘）和图纸都应做到，图像、字迹清晰整洁，反差良好。

禁止用铅笔、圆珠笔。

蓝色复写纸书写，文件不得用金属物装订。

第二十条档案的归档时间：

1.文书档案：

在翌年第二季度前归档。

2.会计档案：

集团公司及分子公司当年的会计档案，在本单位财务部门保管两年，期满后不得晚于第二年一季度末归档。

3.科研档案：

在每个项目完成或停止后归档。

4.声像档案：

应于翌年一季度末前归档。

第四章档案整理

第二十一条档案整理工作是档案室的重要任务之一。

整理工作的基本要求是使档案系统化，便于保管和利用。

主要是对不符合要求的案卷和收进的零散文件进行加工整理，并按全宗分类，做好插卷、排列和编制案卷目录。

第二十二条档案整理的具体要求，执行附录一、二、三、四。

第五章档案保管和库房管理

第二十三条档案室必须采用科学方法，做好档案材料的保管工作，保护档案材料的安全，延长档案的寿命。

档案管理工作要贯彻“防重于治，防治结合”和加强重点、兼顾一般的原则。

对永久和长期保存的档案，如有破损或字迹模糊，应及时进行修补或复制。

第二十四条档案库房是保存企业文献资料机密的重地，必须设在安全地点，结构坚固，室内要保持适宜的温湿度，库房要有专人管理，做好库房保卫、保管工作，确保库房安全。

第二十五条库房档案按照从左向右、由上至下顺序排列，档案柜与墙壁保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。

第二十六条库房要保持清洁卫生，掌握好温湿度，库房温度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45—60％。

第二十七条库房档案装具要分别有序地编号和存放。

案卷及查找工具要按规定摆放，阅后的案卷要及时放回原处。

借出的案卷归还时要清点核对，检查入库。

第二十八条库房内严禁吸烟，不得存放易燃物品、爆炸品及与档案无关的物品，要采取相应的保护措施，使库房达到防有害生物、防火、防盗、防鼠、防潮、防尘等，确保档案的绝对安全。

第二十九条档案库房是保存机密的重地，除档案工作人员之外，其他人员未经许可不准进入库房。

第六章档案鉴定、销毁、统计

第三十条档案鉴定应根据内容和作用，用历史的、全面的观点去鉴别档案的价值，认真负责地提出处理意见。

第三十一条档案的保管期限分为永久、长期（十六至五十年）短期（十五年以内）三种。

第三十二条对超过保管期限的档案，定期进行审查、鉴定，对确无保存价值的档案材料，编造清册，提出销毁报告，经主管领导批准后销毁。

严禁将应销毁的档案材料作其他用途或当废纸出卖。

第三十三条销毁档案时，由档案人员会同业务部门二人以上在指定处所销毁，监销人须在销毁清册上签字，并注明日期，加盖公章，妥善保管，以作备查。

第三十四条档案人员对所管理的档案，年终要进行全年统计，准确掌握档案的数量和档案工作情况，认真填报“档案工作基本情况”年报，并作为永久卷归档。

第三十五条档案人员对档案的改进、移出、整理、保管、鉴定的数字，要清楚地登记在簿上，作为数据概括和数据分析使用。

第七章档案利用

第三十六条各部门借阅本部门的档案，须经本部门负责人同意，并履行借阅手续，借阅其它部门的档案，须经主管领导同意，办理登记手续后方予借阅。

第三十七条外单位借阅档案，须持介绍信（需说明借阅的内容、用途、经办人的身份证）经主管领导批准，办理登记后方可借阅。

第三十八条借阅档案只限于在阅览室查阅，不准将档案带至其他场所，借阅者必须保持案卷原状，不得抽页、折卷、涂改、划圈、划道或损坏。

归还档案时，档案人员必须检查张数，当面清点无误，并随时签字注销。

第八章档案安全保密

第三十九条档案人员要树立保密观念，严守党和国家的机密。

第四十条档案人员应严格执行档案借阅规定，履行手续，按时催还，不许折页、丢失和扩大借阅范围。

第四十一条严禁无关人员进入档案室或擅自翻阅档案，防止泄密和失窃。

第四十二条档案人员必须严格做到“两不”（不该说的不说，不该问的不问）、“两紧”（手紧、门窗紧）“两严”（执行制度严、库房管理严），档案人员不准私自保管文件或携带文件外出。

第四十三条对档案库房、装具和档案进行定期检查，发现问题及时报告，作出记录，查明原因，保持档案处于良好状态。

第四十四条库房门窗日常要锁紧，节假日要加封，上下班时要检查。

第九章附则

第四十五条本办法自公布之日起实施，由办公室负责修订和解释。

附录一

文书档案管理细则

第一条归档范围

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案具有保存价值的各种纸质文件材料。

公司各部门归档文件内容见附录1。

第二条整理原则

1、遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值。

便于保管和利用。

2、将零散的文件材料，根据其相互联系、特征和保存价值，以件为单位进行固定、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3、归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（如定稿过厚不易固定可单独为一件）正文与附件为一件（如附件数量较多不易固定可各为一件）；原件与复印件为一件；转发文件与被转发文件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度可分开（但须表示相互存放的位置）；没有批复的重要请示可视为一件。

第三条质量要求

１、归档文件应齐全完整。

模糊或已破损的文件应予修复。

２、归档文件所使用的书写材料、纸张．固定材料等应符合档案保管要求。

３、有文号的本级文件归档时，必须归由单位领导在发文稿纸上签发的定稿和盖有公章的正本。

计算机起草文件的底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。

无修改痕迹的底稿可不归，但应在备注中说明。

４、各种会议记录首页采用活页记录纸。

５、归档文件及各种表格的纸张大小，应符合公文格式要求，档案管理表格采用Ａ４纸。

第四条整理方法

1、固定。

归档文件应按件固定，每件可加装有页纸。

固定时，正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。

人事令等可合并固定。

归档文件的固定方式和用品的选择，以保持整齐、完整、安全，不损坏和不锈蚀文件，便于保管，不丢失，方便利用为原则。

2、分类，归档文件采用：

年度一保管期限一机构分类法。

3、文件排列的顺序应按党、政、工、其它；归档文件的年度，以文件签发日期为准。

跨年度形成的文件归入办结年（跨年度形成的会议文件归入闭幕年，跨年度形成的案件文件归入结案年）；法规性文件归入公布（批准）年；工作报告、总结、计划及各种统计资料有文号的归入文件形成年；无文号的归入其内容针对年；长远规划、多年工作总结、报告、表彰等文件归入形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿，来文与复文等作为一件时，文件的日期应以固定时排在前面的文件日期为准。

4、排列。

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。

没有文号的文件，如：

会议文件、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列。

同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级有文号的文件在前，无文号的文件在后。

其它文件按不同级另排列。

5、编号。

为固定归档文件的位置和排列顺序，文书处理时应对归档的每件文件编室件号，并填写年度、保管期限、盒号、机构。

年度：

归档文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

保管期限：

归档文件的保管期限（永久、长期、短期）。

机构：

各单位内部组织机构的名称（或规范化的简称）。

室件号：

文书处理部门编写的文件排列顺序号。

盒号：

档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。

6、编目。

文书处理部门应依据归档文件分类方案和编号顺序编制归档文件目录。

归档文件目录设置盒号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注、机构等项目。

盒号（解释同前）；

件号（同室件号）。

责任者：

文件的制发单位（部门），即文件的发文机关或署名者。

联合发文时应将所有责任者照实抄录，填写责任者时，应使用全称或通用简称。

文号：

文件的发文字号，由机关代字、年度、顺序号组成。

转发文件和来文文件的字号，如不能在文号栏内显示，可在标题后加以注明。

题名：

文件标题。

文件没有标题或标题不规范、含义不清的，可自拟标题，外加“[]”号。

有的正件题名不能反映附件内容，可在正件题名后抄录附件题名外加“[]”号。

日期：

文件签发日期。

以８位阿拉伯数字标注年、月、日。

如２００１年９月９日，填写为：

２００１０９０９。

页数：

指每一件归档文件的总页数（来文与复文为一件时，应填来文与复文的累加页数），文件中有图文的页面为一页，文件处理单为一页，大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的页面数计算。

原文没有页数的文件，应用铅笔加编页数，正面页编在右下角，反面页编在左下角。

备注：

注释文件需要说明的情况。

机构：

解释同前。

归档文件目录应按保管期限装订成册并编制封面。

归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

归档文件目录及封面采用横式打印。

为查找方便，应编制归档文件目录索引。

7、装盒

归裆文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序

一致。

不同年度、不同保管期限、不同机构的文件不能放在同一盒内。

档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊（底边）设置全宗号、年度、保管期限、机构、室件号（室件号填写盒内文件起止件号，中间用“一”连接）盒号等项目。

档案盒封面应标明全宗名称（即立档单位名称全称）。

备考表放在盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

盒内文件情况说明。

填写文件收集的齐全、完整程度和文件缺损、补充、移出、销毁等情况。

整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

检查人：

档案部门负责检查档案质量的人员名。

日期：

归档文件整理完毕的日期。

第五条移交

文书处理部门向档案部门移交归档文件材料时，并附归档文件目录，一式两份，双方点收并检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。

附录1

党委文档收集内容

序号

内容

保管期限

归档时间

备注

1

党委第XX届党员代表会议文件

永久

翌年6月

2

党委XX年会议记录

永久

翌年6月

3

党委关于班子整顿、生活会的总结记录

永久

翌年6月

4

党委XX年工作安排、总结

永久

翌年6月

5

党委关于启用印章、机构设置、定员表

永久

翌年6月

6

大连党委XX年干部任免通知

永久

翌年6月

7

党委XX年度党组织干部统计表

永久

翌年6月

8

上级党委召开的有本单位内容的会议文件

长期

翌年6月

9

党委关于党员违纪处分的决定、报告、通知

长期

翌年6月

10

党委XX年干部任免、升职、离退休的通知

长期

翌年6月

11

党委关于XX的管理细则、办法、规定

长期

翌年6月

12

党委关于XXX等人来信来访的处理报告、材料

长期

翌年6月

13

党委关于组建党支部、批准党员的批复、通知

长期

翌年6月

14

党委关于外事活动的计划、总结、剪报

长期

翌年6月

15

沈局党委、大连公司党委XX年的文件

长期

翌年6月

16

其他有长期保存价值的文件

长期

翌年6月

17

党委XX年党员组织关系介绍信存根

长期

翌年6月

办公室文档收集内容

序号

内容

保管期限

归档时间

备注

1

公司关于XX管理细则、条例、办法、规定

永久

翌年四月

2

上级机关文件、电报

永久

翌年四月

3

公司XX年经理办公会议记录

永久

翌年四月

4

公司XX年工作安排总结

永久

翌年四月

5

公司关于启用印章、机构设置、定员编制的通知

永久

翌年四月

6

公司历史沿革、大事记材料

永久

翌年四月

7

公司XX年班子会议记录

永久

翌年四月

8

上级召开的由本单位内容的会议文件

永久

翌年四月

9

上级机关对我单位的请示批复

永久

翌年四月

10

上级召开的由本单位内容的会议文件

长期

翌年四月

11

公司XX年企业管理咨询材料

长期

翌年四月

12

公司关于行车事故、人身伤害事故处理的决定报告

长期

翌年四月

13

公司关于XX等群众来信来访的处理材料

长期

翌年四月

14

公司领导在各种会议上的讲话材料

长期

翌年四月

15

铁龙通讯

永久

翌年四月

16

公司关于外事活动安排、报告、简报

长期

翌年四月

人力资源部文档收集内容

序号

内容

保管期限

归档时间

备注

1

公司XX年度人事统计报表（工人构成、职工奖惩、干部报表、工人动态、工资）

永久

翌年四月

2

公司关于职工违纪处分的决定、报告

长期

翌年四月

3

公司XX年职工任免、升级、退离休的通知

长期

翌年四月

4

公司XX年人事移动簿、人事令

长期

翌年四月

5

铁龙公司各分、子公司用工审批报告请示

短期

翌年四月

经营管理部文档收集内容

序号

内容

保管期限

归档时间

备注

1

铁龙公司统计报表

永久

翌年四月

2

各公司每月经营活动分析会议记录

长期

翌年四月

证券事务部文档收集内容

序号

内容

保管期限

归档时间

备注

1

董事会文件

永久

翌年五月

2

股东大会相关文件

永久

翌年五月

投资发展部文档收集内容

序号

内容

保管期限

归档时间

备注

1

新项目开发立项资料

永久

翌年四月

2

企业设立文件

永久

翌年四月

3

科研成果论文

长期

翌年四月

工会文档收集内容

序号

内容

保管期限

归档时间

备注

1

公司第XX届职工、会员代表会议文件

永久

翌年四月

2

公司工会XX年会议记录

永久

翌年四月

3

公司工会XX年度工作安排总结

永久

翌年四月

4

公司工会XX年度工会组织会员统计表

永久

翌年四月

5

上级部门文件

长期

翌年四月

6

公司召开的先进生产者、工作者会议文件

长期

翌年四月

7

大连公司、本公司工会关于表彰奖励的决定、通知

长期

翌年四月

8

公司工会关于劳动竞赛、职工生活的规定办法

长期

翌年四月

附录二

声像档案管理细则

一、声像档案资料的归档

第一条归档范围：

l、反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。

2、各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。

3、公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。

4、重点基建工程的开工、施工、竣工等过程中形成的声像材料。

5、科研部门及各专业系统在新技术研究、新产品开发以及引进、改造、应用、鉴定等活动中形成的声像资料。

6、其他单位形成的与公司有关的重要声像资料。

7、其他具有保存价值的声像资料。

第二条归档时间：

1、声像档案资料应在形成后第二年第一季度末前归档。

第三条归档要求：

1、归档的声像材料一般应为原版原件，材质要符合永久或长期保管的要求。

2、归档的照片档案应有底片和样片。

3、归档照片、底片的质量要求：

底片要曝光准确，定影水洗彻底，无磨损、无划痕、无褶皱。

样片要图像清晰，反差良好，色彩饱和度好，定影水洗彻底，规格一般为12.5×9cm。

4、归档照片必须附有文字说明，即注明拍摄时间、地点、内容及拍摄者。

5、归档录像带的质量要求：

归档的录像带一般为3/4或1/2金属带等专业带。

新闻、会议、领导视察、重大事故及自然灾害等可交原版素材带。

教学、科研、工程、文体活动等各类专题片应在编制完成后归档。

归档的录像带应是符合质量的原版带，并附有录制时间、地点及文字说明。

未经编辑的素材带必须附有标题及详细的内容说明或解说词。

6、声像档案在移交时应履行归档手续，移交单位要填写移交目录一式两份，双方应认真清点，盖章签字后各存一份，装订成册，放入全宗卷以备查考。

二、声像档案的整理与立卷

第四条声像档案的整理与立卷应遵循其自然形成规律，保持声像材料之间的有机联系，便于保管和利用。

第五条不同载体的声像档案应分别整理、组卷和编号，分别以卷、册、盒、盘组成保管单位。

第六条声像档案分类编号一般由种类、分类、属类三级类目代号组成，每一个保管单位的档案号一般应包括：

种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号。

第七条声像档案的具体分类编号方法是：

种类编号用汉语拼音大写字母表示（见附件1），分类代号除用汉语拼音字母外,再加以内容为代号的阿拉伯数字表示（见附件1、2），属类代号采用详细划分的阿拉伯数字表示（见附件2）。

第八条。

照片档案的整理

1、对于归档照片，首先应检查其质量及文字说明是否符合归档要求，然后按分类、属类内容进行确定，组成保管单位。

属于同一内容的一组照片，既要反映事情的全部过程，又要避免内容的重复。

重要的照片应全部保存。

2、照片档案每个保管单位内的项目、专题内容，应按形成时间顺序排列。

每一组照片将标志照放在首张，以便区分项目或专题。

3、盒内每张照片及底片应编张号。

一盒内放二册，张号为一个流水号，即自第一册第一张起编至第二册最后一张为止。

档案号与张号分别打在照片背后右下角和底片袋背面，照片与底片一般在同一册内保管，也可分别保管，但二者档案号和张号必须保持一致。

4、给照片与底片填写一个卷内目录，无底片的应在照片说明卡底片号栏内注明“无”。

底片应采用无酸纸袋保存。

5、每张照片的卷内说明卡应根据移交单位填写的归档照片说明卡填写。

填写项目要齐全。

照片说明卡的栏目中，“事由”是指照片所反映的事件、事物的情由；“时间”是指照片拍摄的时间；“地点”是指被摄对象所处的具体地点；“参见号”是指与该照片有关的其他种类档案的编号。

6、照片档案卷内目录的“照片号”填写一组照片的起止号，“名称”填写一组照片的内容标题。

7、照片档案应填写声像档案案卷目录，包括：

档案号（种类、分类、属类、案卷流水号、标题、形成日期，如一卷内形成日期不同，可填写起止日期）。

8、照片档案册统一采用铁道部规定的软封面及照片档案盒。

其中“形成单位”指立卷单位名称，“形成日期”指照片拍摄日期。

第九条录像带、录音带的整理

1、录像、录音带原则上以盘组成保管单位（要求配外盒），一个保管单位为一个档案号。

2、录像（音）带在归档时应填写录像（音）带内容卡。

标明档案号，以免串盒。

不同的录像（音）带填写不同的内容卡。

3、录像（音）带在归档时应填写声像档案案卷目录。

当在一盘带中有多种内容时，应按内容卡的顺序逐项填写。

4、存档录像（音）带密级由归档单位确定。

形成时间按录制起止时间填写。

第十条档案盒封面“案卷标题”的拟写，文字要简明确切，概括性强，提示案卷内容。

一般包括作者、时间。

如：

铁龙公司一九九七年总结表彰大会。

第十一条每个案卷盒的封面应按所列项目用毛笔或碳素钢笔逐项填写清楚，字迹要工整。

各种戳记加盖时，一律采用蓝色印油，保证戳记清晰，数码一律采用阿拉伯数字。

第十二条声像档案检索工具采用全引分类目录形式，即将案卷目录，卷内目录装订在一起。

附件1

声像档案种类、分类代号

种类名称

简称

代号

分类名称

简称

代号

备注

声

像

档

案

像

X

照片

照

Z

录音带

音

Y

录像带

录

L

光盘

光

G

录像带档案分类代号

分类代号

分类内容

1

记实（包括素材带）

2

专题片

附件2

照片档案分类、属性代号

序号

分类代号

分类内容

属类代号

属类内容

1

1

各种会议

1

职代会

2

先代会

3

领导干部会

4

其它重要会议

2

2

基建工程

3

3

生产科研、设备

4

4

事故、灾害、案件、事件

5

5

各种荣誉

6

6

单位主要领导变动

7

7

其他重要活动

附录三

会计档案管理细则

第一章会计材料的立卷归档

第一条每年形成的会计材料，由财会部门按照归档要求，负责整理立卷。

当年会计档案，在会计年度终了后，原则上暂由本单位财会部门保管一年，期满后，最迟不得晚于第二年二季度末前移交给档案部门保管。

第二条归档的案卷，应该做到：

收集齐全、分类清楚、文整标准、标题确切、目录