QP文件控制程序Word文件下载.doc
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电机部经理
装配部经理
研发总监
营销部总监
内勤部经理
外贸部经理
生产办副总
审核
管理者代表
批准
董事长
文件名称：
文件修订记录
页码：
2/7
1/0
版次更改记录
版本
修订
更改摘要
编制者
生效日期
1
新版
曹秋云
金华市大伟工具制造有限公司
文件名称
版次
编号
页次
7/7
1.目的
1.1依照ISO9001：
2008规定本公司质量管理体系文件的建立要求，使质量文件管理规范、标准统一，以提高工作质量与工作效率。
1.2确保各部门与质量活动有关的作业场所使用的作业文件是有效的最新版本，过时或失效的旧版文件撤离作业现场，并得到适当处理。
2.适用范围
适用于本公司与质量活动有关的体系文件的管理。
3.职责
3.1文控员负责质量管理体系文件和技术文件的贮存、防护、发放、回收失效文件及处理，监督文件领用部门的规范使用。
3.2相关各部门负责体系相关文件规范的使用、归档、贮存、防护、借阅、失效旧版文件退回等。
4.定义
4.1体系文件：
公司与质量活动有关的文件，一般是指：
一级文件质量手册，二级程序文件，三级指导文件、规章制度、操作规程，四级记录表单，外来文件（国际、国家、行业标准，客供工程技术、客供检验标准类资料等），质量计划。
4.2质量手册：
对本公司的质量方针及质量管理体系的范围与相关的说明，并描述管理体系文件内容，是质量管理体系的第一层次文件。
4.3程序文件：
为进行某项活动或过程所规定的途径的书面的文件，是质量管理体系的第二层次文件。
4.4指导文件：
将程序文件中未述明的部分详加说明，为有效地实施和执行某一程序工作，将每一项作业的基准加以详细地说明步骤，并具体指出与质量有关的作业指导和要求，其目的在于规范质量管理活动，是质量管理体系的第三层次文件。
4.5质量记录：
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据所必要的受控表格、窗体，是质量管理体系的第四层次文件。
4.6外来文件：
有关的法律、法规、有关产品的国家或行业的标准和顾客提供图纸、规范、资料；
供应商提供的有关资料等。
4.7质量计划：
针对特定的产品、项目或合同规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件，它是质量体系文件的组成部分
5.作业程序
5.1文件资料的编制、审核、批准、发放控制
文件类别
编制
会审
发放部门
发放控制
质量手册
管理者
代表
／
文控中心
＊发放前须经审核批准。
在发放的复印本上盖上“受控文件”印章，并写上受控日期。
＊依据《质量手册发放控制页》发放。
程序文件
主责
部门经理
相关部门
管理者代表/分管副总
文控中心
＊根据各部门实际需要发放。
作业指导
文件
具有相应资格的人
分管副总/总监
＊发放前须经审核批准，在发放的复印本上盖上“受控文件”印章，并写上受控日期。
记录表格
/
＊表格、记录一般不盖受控章。
外来文件
提交部门负责人
＊客供工程文件资料，需盖“客供资料”章控制。
＊确保外来标准是最新版，发放一般盖“外来文件”章控制。
质量计划
研发
品质
工程
相关部门经理
分管副总／总监
5.1.1受控文件发放时，发放部门填写《文件发放通知单》，文控中心依通知单内容及相关规定进行发放，并要求接收人在《文件收发登记表》上签收，有旧版则必须回收处理。
5.1.2相关各部门受控文件因丢失或损坏不能用的，要求文件发放部门补发，需填写《文件增/补申请单》，并经管理者代表同意；
文件增补后，若有找回遗失文件，应当交回发放部门。
5.2文件资料的更改
更改方法
＊可直接记录在修改控制页内。
审批发放按5.1执行。
＊管理者代表组织修改。
作业指导文件
＊具有相应资格技术员修改。
工程文件
＊如标准用料清单（BOM）更改、已投产模具更改等，更改确认后，开发部/工程部填写《工程更改通知单》，并确保与该文件相关的所有其他受控文件都得到相应更改，主导部门负责对《工程更改通知单》的情况全程跟踪；
将正本交给文控员保存并发放复印本；
备注
＊版本号、页码更改：
以文件版本号显示更改。
版本号用“版本/修订”形式表示，版本用1、2、3…表示，修订用1、2、3…表示，如1/1、1/2、1/3…。
修订达10次或视内容修订程度决定版本是否升级为2/0、2/1、2/2。
。
页码用…/…形式表示，如1/1、1/2、2/2…。
文件页数多而更改页数少，只需改被修改页的版本号，不需整体换版。
＊非受控的文件资料，不受更改版本控制。
＊各部门启用新质量记录的空白表格，或更改旧质量记录空白表格时，需经管理者代表批准后可直接更改，但需到文控员编号备案。
＊各部门不得在受控文件上随意更改。
确需修改的，按上述要求执行。
5.3文件资料的受理登记
文件资料
受理方法
体系文件（除外来文件外）
＊文控中心接收文件时，检查是否按《文件控制程序》的要求编制，文件号、版本号是否正确、是否与现行其它文a件重复，编制审批手续是否正确齐全，有无附电子文档？
是否与电子文档一致？
无问题即可按要求发放各部门。
如不正确，则退回编制部门重新修订。
＊文件资料接收后，作好记录，然后将该文件资料按分类归档存放，按要求发放。
各部门收到文件资料后及时分类归档，并即时把旧版退回文控员。
（含外来标准、样品、顾客提供的文件、供应厂商提供文件等）
＊各部门均可接收外来文件，接收外来文件时，如已有该文件的相同版本，则作废。
若没有，做好记录，注明“客供资料”或“外来文件”。
若需发放，按5.1执行，做好新文件收发记录。
＊对外来标准，责任单位判别是否为适用的最新版本标准。
＊外来文件旧版本被新版本取代作废时，按5.4执行。
5.4作废旧版文件的处理
5.4.1换版后，文件资料发放部门应更换该文件所有相关文件，销毁时应填据《文件销毁申请表》。
5.4.2回收作废文件要及时处理，作适当记录证明已回收；
该销毁的销毁，若需保留或另行用的，应在醒目位置盖“作废文件”印章或逐页划大“×
”，隔离存放，经批准予以销毁的登记《文件销毁登记表》。
5.5文件资料保管和贮存
5.5.1文件资料管理中所需的“受控”等印章由文控员妥善保管，不得外借。
5.5.2本公司对受控电子文件资料由相关人员统一上传到管理平台，按照系统职责分配的权限管理。
系统管理平台由专人负责维护管理，服务器进行数据库自动备份。
5.5.3各部门使用受控文件资料时，不得随意在文件上更改、不得自行复印；
如有需要必须申请，到文控处复印。
文件资料的贮存、防护提供适宜的环境、充分的设施，满足防潮、防火、防虫害等要求。
5.5.4各部门人员需借阅文件资料，办理《文件借阅登记表》。
本公司非工程技术人员、非管理人员借阅有关带保密性的文件资料，需经部门经理（主管）审批同意。
外单位人员借阅有关带保密性的文件资料，需经董事长审批同意。
5.5.5编写新版本作业指导书，需要到文控中心统一编号。
5.5.6各部门文控员收到文件后要及时归档，文件未盖“受控”章或未经相关人员审批或没有统一的文件编号，则该文件均不能作为指导工作的依据。
5.5.7有效文件的三标识：
有唯一的文件号、有按规定的审批签字、有盖章（含公司公章、红色“受控文件”章、蓝色“非受控文件”章）。
有效表格的三标识：
有与《质量记录一览表》相符合的唯一的表格编号、有归档保存部门、有保存期限。
5.5.8所有文件和表格正本均由文控员统一分类管理，管理方式按5.3/5.4条款执行。
5.6质量管理体系文件的编号原则
5.6.1质量手册（英文名：
QUALITYMANUAL。
）
编号：
QM-※※
版本号（用01、02等表示）
质量手册的英文简称
5.6.2程序文件（英文名：
QUALITYPROCEDURE。
编号：
QP-※※
程序号（用01、02等表示）
程序文件的英文简称
5.6.3指导文件（英文名WORKINSTRUCTION。
）
WI—※—※※※
序号（用001、002等表示）
部门代码（详见5.6.9条款）
作业指导的英文简称
对于图纸文件等其它文件，应予以建立文件编号规则及相关管理制度。
5.6.4质量记录（英文名QUALITYREPORT的，是固定格式的空白单据。
QR-※※-※※-※※※
版本号（用A、B等表示）
序号（用01-99表示）
部门代码
程序号（用01,02等表示）
质量记录的英文简称
5.6.5外来文件，
WL—※※—※※※
序号（用001-999等表示）
国标（GB）/行业标准（HY）/客户代码（拼音或英文缩写）
外来的拼音缩写
5.6.6质量计划，
JH—※※—※※※
序号（用001-999等表示）
主导部门代码（详见5.6.9条款）
计划的拼音缩写
5.6.7产品总装图纸：
按产品编码原则。
5.6.8产品零件图：
按产品物料编码原则。
5.6.9工程变更通知单，
EC※※※※※※※
序号（001-999）
年度缩写（2010为10）
主导部门代码
工程变更的英文缩写
5.6.10部门代码表：
部门
代号
代号
董事长办公室
DS
市场部
YX
财务部
CW
电机部
DJ
生产办
SC
内勤部
NQ
研发部
YF
精工部
JG
人力资源部
RL
外贸部
WM
物流部
WL
装配部
ZP
WK
采购部
CG
品管部
PG
注塑课
ZS
压铸课
YZ
售后服务课
SH
设备课
SB
模具课
MJ
5.7文件控制印章样式
受控文件章：
受控文件
禁止复制
部门
（代码）
大伟公司文件章
红色3.5×
2.8CM
参考文件章：
参考文件
大伟公司文件章
蓝色3.5×
2.8CM
作废文件章：
大伟公司文件章
作废文件
外部文件章：
_____________
版本：
大伟公司
红色5.0×
3.0CM
5.8电子文件的管理
5.8.1相关各部门电子文件应及时整理并登录在《电子文件资料控制清单》中，
5.8.2研发部门的图纸等电子文件，经整理标识后,交文控员保存，由文控员登录在《电子文件资料控制清单》。
5.8.3文控在发放文件前，必须确保所发放文件要有电子档在文控中心归档保存。
5.8.4有关电子文档的管理参照《电子文档管理规范》。
6.参考文件
6.1《电子文档管理规范》。
7.记录文件
表单编号
记录名称
记录类型
保存部门
保存期限
QR-02-WK-01A
文件发放通知单
纸本
三年
QR-02-WK-02A
文件增/补审请表
QR-02-WK-03A
文件收发登记表
QR-02-WK-04A
文件借阅登记表
QR-02-WK-05A
电子文件资料控制清单
QR-02-WK-06A
文件销毁申请表
QR-02-WK-07A
文件销毁登记表
8.附件（无）。
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